我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略

陳芙蓉

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)作為信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的、艱巨的工程，因此檔案工作人員應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化建設(shè)；實(shí)踐；發(fā)展策略

檔案資源在我國(guó)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，而隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理工作已跟不上時(shí)代發(fā)展步伐，檔案管理改革迫在眉睫。檔案數(shù)字化建設(shè)是信息化過(guò)程中的重要內(nèi)容，我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)是今后檔案工作方向的趨勢(shì)，也是檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措。作為檔案工作人員，應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義，針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀，探索新的發(fā)展策略，從而推動(dòng)檔案數(shù)字化的發(fā)展。

一、檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展起來(lái)的一種新型檔案信息形態(tài)，是一種綜合性技術(shù)，具有簡(jiǎn)單、直觀等特點(diǎn)。檔案數(shù)字化利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將各種傳統(tǒng)載體的館藏檔案資源轉(zhuǎn)為數(shù)字化的檔案信息，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化形式傳輸，數(shù)字化形式存儲(chǔ)，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，從而有計(jì)劃的整合信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

檔案數(shù)字化的內(nèi)容主要涉及到兩個(gè)方面：一是對(duì)原有館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化；二是對(duì)正在形成的電子檔案及時(shí)進(jìn)行歸檔與保存，確保電子檔案信息真實(shí)。

二、我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

（一）檔案數(shù)字化滿足了社會(huì)的發(fā)展需要

檔案資源是非常豐富的，記載了大量的圖表、文件等，具有很重要的社會(huì)價(jià)值。當(dāng)前人們對(duì)檔案資源管理提出了更高要求，對(duì)獲取檔案信息的準(zhǔn)確性、快捷性要求更高。檔案數(shù)字化建設(shè)具有查詢便捷、保存方便的特點(diǎn)，改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，大大提高了檔案管理效率，不僅有助于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，還有助于滿足社會(huì)的發(fā)展需求。

（二）檔案數(shù)字化順應(yīng)了檔案管理的發(fā)展

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，檔案數(shù)字化具有一定的優(yōu)勢(shì)，如檔案數(shù)字化的容量大，便于保存，能大大節(jié)約空間和成本；紙質(zhì)檔案讀起來(lái)不方便，數(shù)字化檔案查閱比較便利，能通過(guò)檢索快速找出所需資料；紙質(zhì)檔案只能展示圖片、文字等，數(shù)字化檔案則可以通過(guò)電腦技術(shù)滿足人們的要求。

（三）檔案數(shù)字化有利于檔案資源的開發(fā)

信息化社會(huì)要有效的開發(fā)和利用檔案信息資源，必須做好數(shù)字化建設(shè)工作。數(shù)字化檔案工作有助于檔案資源的開發(fā)，從而更好地為社會(huì)服務(wù)；檔案數(shù)字化工作能有效確保信息的準(zhǔn)確性；檔案數(shù)字化不受地域和空間限制，能最大限度的實(shí)現(xiàn)資源共享。當(dāng)前對(duì)檔案資源的利用越來(lái)越多，數(shù)字化檔案建設(shè)有助于檔案資源的開發(fā)，從而推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。

三、我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀與發(fā)展方向

（一）我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前，我國(guó)很多地方開始進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的理論與實(shí)踐探索，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)館藏歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，及時(shí)歸檔、保存新產(chǎn)生的電子文件，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案資源的利用率，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，從而滿足社會(huì)對(duì)檔案資源的需求。當(dāng)前我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)還處在起步階段，還存在一些薄弱環(huán)節(jié)。

1.檔案數(shù)字化管理不規(guī)范

目前我國(guó)檔案管理人員年齡較大，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握不夠，難以跟上時(shí)代發(fā)展步伐。同時(shí)不同單位由于一些因素的限制，檔案數(shù)字化建設(shè)程度不一，導(dǎo)致檔案資源難以共享。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面，我國(guó)檔案管理還沒(méi)有從文件管理完全過(guò)度到數(shù)字管理，這在一定程度上制約了我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。

2.檔案數(shù)字化未得到普及

現(xiàn)在很多地區(qū)的檔案管理還是習(xí)慣于紙質(zhì)檔案，這種管理會(huì)占用大量的空間，且成本較高。一些單位在檔案管理中雖然采用的計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是只是簡(jiǎn)單的利用計(jì)算機(jī)記錄檔案，沒(méi)有將檔案完全轉(zhuǎn)為數(shù)字信息，這不利于信息的采集、整合與利用。

（二）我國(guó)檔案數(shù)字化的發(fā)展方向

隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)檔案工作的要求越來(lái)越高。檔案部門在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的大環(huán)境下，僅靠自身力量完成館藏檔案的數(shù)字化工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。因此可以借鑒國(guó)外成功的模式，將檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包，選擇資質(zhì)高、經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，這樣能減輕館藏單位的工作，同時(shí)又有利于提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包是指將非核心業(yè)務(wù)用加工方式外包給專業(yè)性強(qiáng)的服務(wù)提供商，利用最優(yōu)質(zhì)的社會(huì)資源，降低成本，提高質(zhì)量與效率。一般來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)主要包括檔案資源的數(shù)字化整理、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、網(wǎng)站的維護(hù)、檔案軟件開發(fā)與管理等。

當(dāng)然檔案數(shù)字化外包要采取一定的策略，首先要選擇可靠的外包公司。對(duì)外包商的技術(shù)能力、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行全面的評(píng)估，審查外包商的資質(zhì)證明；審查外包商的能力；審查外包商的經(jīng)驗(yàn)、品牌等，選擇信譽(yù)度高的服務(wù)商。其次強(qiáng)化對(duì)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的管理。檔案數(shù)字化外包是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，要制定出檔案數(shù)字化外包合同，明確服務(wù)的范圍，明確賠償責(zé)任，只出部門對(duì)資源的安全性與機(jī)密性的要求，制定突發(fā)事件的處理策略。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)外包商的監(jiān)管，定期聽取外包商的報(bào)告，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。再次要與外包商進(jìn)行及時(shí)溝通與協(xié)調(diào)。檔案數(shù)字化外包中館藏單位與外包商要進(jìn)行及時(shí)溝通，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。檔案數(shù)字化外包出去并不是說(shuō)檔案工作人員就沒(méi)有責(zé)任了，要主動(dòng)了解外包商的工作進(jìn)展?fàn)顩r，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)協(xié)商解決。

總之，檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而龐大的工程。當(dāng)前我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)還處在起步階段，在發(fā)展中檔案數(shù)字化與社會(huì)優(yōu)質(zhì)資源合作，不僅有助于社會(huì)資源的優(yōu)化配置，還有助于提高檔案工作質(zhì)量與效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]李春剛.檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐的探討[J].電子測(cè)試，2016（1）.

[2]全東虎.論述我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（9）.