信息化手段在醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理中的運(yùn)用

牛靜麗

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，促使信息化發(fā)展的進(jìn)程不斷加快?，F(xiàn)如今，信息化手段已經(jīng)在各行各業(yè)中得到了普遍的引進(jìn)與應(yīng)用。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)是我國(guó)社會(huì)發(fā)展中不容忽視的一項(xiàng)重要事業(yè)，其發(fā)展受到了社會(huì)的廣泛關(guān)注，醫(yī)院為人民群眾提供了疾病治療的場(chǎng)所，與每一個(gè)人的生命健康息息相關(guān)，醫(yī)院的發(fā)展也需要與時(shí)俱進(jìn)，有效的應(yīng)用信息化手段。文章主要針對(duì)醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中信息化手段的應(yīng)用進(jìn)行研究與探討。

關(guān)鍵詞：信息化;醫(yī)院人事檔案;精細(xì)化管理

中圖分類號(hào)：F542 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005-6432（2022）04-0115-02

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2022.04.115

醫(yī)院人事檔案工作是醫(yī)院工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案記錄了醫(yī)院在職人員工作的詳細(xì)信息，是重要的管理資料，也是醫(yī)院人力資源管理工作得以有效開展的重要依據(jù)。現(xiàn)如今，信息化發(fā)展速度不斷加快，醫(yī)院的人事檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，探索新型管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)管理信息化。醫(yī)院在發(fā)展的過程中需要不斷地進(jìn)行人才的招聘，與此同時(shí)，也有工作人員離職或者退休，人事檔案處于不斷更新變化當(dāng)中，只有實(shí)時(shí)進(jìn)行更新才能確保信息的準(zhǔn)確性和可應(yīng)用性。醫(yī)院在人事檔案管理工作中需要不斷提升工作效率，構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案的精細(xì)化管理，確保人事檔案管理工作得以切實(shí)的落實(shí)。

1 醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問題

醫(yī)院人事檔案管理工作主要就是完成醫(yī)院的人事檔案資料的全方位管理工作，人事檔案能夠?qū)⒚恳粋€(gè)工作人員的總體情況都記錄得非常全面、清晰，包括個(gè)人基本情況、工作情況、學(xué)歷情況以及獎(jiǎng)懲任免情況等。隨著信息化手段的介入，人事檔案管理工作已經(jīng)有了較大的改變與突破，檔案電子化基本實(shí)現(xiàn)，同時(shí)也有專門的信息系統(tǒng)開展人事檔案各項(xiàng)工作。人事檔案電子化改革雖然得到了一定的推進(jìn)，但是檔案的分析與具體應(yīng)用方面還是存在一定的問題，信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)還沒有在人事檔案管理工作中得到最大的發(fā)揮，具體表現(xiàn)在以下五個(gè)方面。

1.1 管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

信息化建設(shè)尤其強(qiáng)調(diào)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理?xiàng)l件，這是最為基礎(chǔ)的工作，無論是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)還是管理?xiàng)l件都要求科學(xué)化、統(tǒng)一化和規(guī)范化。信息化手段的有效應(yīng)用需要以成熟完善的醫(yī)院人事檔案管理制度為依托，這樣才能有效地推進(jìn)信息化建設(shè)，進(jìn)而解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的諸多問題，實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享與交換，將人事檔案的價(jià)值真正的發(fā)揮出來。這項(xiàng)工作不僅需要借助于信息化手段，還需要相關(guān)部門的通力配合，醫(yī)療系統(tǒng)現(xiàn)在已經(jīng)從不同程度上加強(qiáng)了人事檔案的信息化建設(shè)，但是由于制度不統(tǒng)一，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)缺乏科學(xué)性和完整性，使得人事檔案信息化建設(shè)還沒有取得較為顯著的成效。

1.2 人事檔案的歸檔存在問題

醫(yī)院人事檔案的歸檔工作都是有相應(yīng)的規(guī)定和依據(jù)的，具體來說，按照規(guī)定可以將檔案進(jìn)行十個(gè)不同類別的劃分，根據(jù)分類對(duì)歸檔的內(nèi)容進(jìn)行不斷的豐富，盡可能全面地展現(xiàn)人力資源的相關(guān)信息。醫(yī)院是典型的知識(shí)密集型單位，對(duì)于每一個(gè)工作人員的學(xué)歷水平、業(yè)務(wù)情況、進(jìn)修經(jīng)歷等都要做詳細(xì)的記錄，然而，現(xiàn)如今醫(yī)院在檔案的歸檔方面還不是足夠細(xì)致，信息的完善度不夠。

1.3 人事檔案信息的利用率不強(qiáng)

檔案管理最為重要的作用就是為人事工作的開展提供依據(jù)和相應(yīng)的支持，在此過程中還需要對(duì)人事檔案的相關(guān)資料進(jìn)行認(rèn)真研究，充分挖掘其重要性和使用價(jià)值，確保醫(yī)院的人力資源管理真正做到人盡其才、才盡其用，從而更好地進(jìn)行人才培養(yǎng)，促進(jìn)醫(yī)院整體工作的進(jìn)一步開展，強(qiáng)化醫(yī)院的全面建設(shè)。然而，由于傳統(tǒng)的人事檔案管理工作更為注重人事檔案的保管，人事檔案只是作為存放在文件柜中的一件資料而存在，人事檔案信息的價(jià)值沒有得到有效的開發(fā)，相關(guān)工作人員沒有意識(shí)到開發(fā)人事檔案的重要性，即使人事檔案管理采用了信息化手段，但是人事檔案資料的建設(shè)依然難以推進(jìn)，檔案的利用率較低，直接影響檔案管理的實(shí)際成效。

1.4 人事檔案管理的工作人員整體素質(zhì)有待提升

信息化建設(shè)與信息化手段的應(yīng)用要求人事檔案管理人員具備專業(yè)的信息化應(yīng)用背景，但是現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理工作人員很多都沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏信息化的專業(yè)技能，檔案的保管和整理等工作都是憑借長(zhǎng)期的工作經(jīng)驗(yàn)逐漸熟悉的，檔案管理的專業(yè)技能缺乏，更不具備電子信息技術(shù)的專業(yè)技能。在人事檔案信息化建設(shè)的過程中，能夠熟練應(yīng)用信息化手段進(jìn)行檔案管理工作的人員嚴(yán)重缺乏，而同時(shí)具備專業(yè)的檔案管理能力和信息化技術(shù)技能的專業(yè)人才更是少之又少，這也是醫(yī)院的人事檔案管理工作很難貫徹落實(shí)信息化技術(shù)的一個(gè)主要原因。

1.5 現(xiàn)有的檔案管理模式與信息化建設(shè)要求難以匹配

從傳統(tǒng)檔案管理角度來看，檔案管理模式基本都是結(jié)合人工工作的具體情況而設(shè)定的，這與信息化建設(shè)之下的檔案管理工作要求不相符，不利于信息化建設(shè)的管理模式的應(yīng)用。比如有的醫(yī)院已經(jīng)改進(jìn)了檔案管理方法，檔案信息已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息錄入和電腦歸檔，然而這些只是信息化手段的最基礎(chǔ)的應(yīng)用，檔案信息的檢索、分享和開發(fā)等相關(guān)方面還沒有明確體現(xiàn)信息化的特征，因此信息化建設(shè)還只是處于基礎(chǔ)的階段，檔案管理的管理模式還有待改進(jìn)。

2 醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的必要性

2.1 檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求

現(xiàn)如今，醫(yī)療衛(wèi)生體系在發(fā)展的過程中不斷完善，使得人事檔案的類型和數(shù)量都有了顯著的增加，每一個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)都有龐大的人事檔案信息數(shù)據(jù)。另外，現(xiàn)在的人員流動(dòng)性也比較強(qiáng)，檔案數(shù)據(jù)需要不斷地更新，傳統(tǒng)的檔案管理方案已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)下的人事檔案管理的需要。與此同時(shí)，龐大的人事檔案信息數(shù)據(jù)在更新處理的過程中要求必須準(zhǔn)確，沒有精細(xì)化管理，很容易出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的混亂。

2.2 人事檔案管理效率提升的必然要求

信息化手段的應(yīng)用能夠有效地提升醫(yī)院人事檔案管理的效率，所以，信息化技術(shù)需要精細(xì)化管理的同時(shí)，也是精細(xì)化管理實(shí)施的重要基礎(chǔ)。人事檔案的精細(xì)化管理對(duì)于任務(wù)的劃分是非常明確和詳細(xì)的，需要對(duì)每一個(gè)任務(wù)的落實(shí)進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，這就使得人事檔案管理的工作量無形中增加了不少。人事檔案管理的工作人員數(shù)量是一定的，想要完成繁雜的工作，就需要提升工作效率，這樣才能保證精細(xì)化管理的有效實(shí)施。信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，精細(xì)化管理的實(shí)施，使得檔案管理工作效率提升，檔案的利用率也相應(yīng)提高。

2.3 醫(yī)院檔案管理模式變革的必然要求

醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理工作采用的都是粗放型的管理模式，現(xiàn)如今人事檔案管理工作需要深度挖掘檔案的可用價(jià)值，需要對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，管理工作要細(xì)化到檔案的鑒別、收集整理等多個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要有效的銜接，這樣才能保證管理的有效性。

3 借助信息化手段促進(jìn)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的具體策略

3.1 打造資料數(shù)據(jù)庫(kù)

信息化建設(shè)的有效落實(shí)，首要的就是進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的打造。首先，打造全覆蓋的電子信息檔案系統(tǒng)，該系統(tǒng)要將醫(yī)院每一個(gè)醫(yī)務(wù)工作者的信息詳盡的涵蓋其中，此項(xiàng)工作要充分的借助于現(xiàn)代化的管理軟件和專業(yè)的設(shè)備，通過現(xiàn)代化信息手段資源，對(duì)醫(yī)院的所有醫(yī)務(wù)工作者進(jìn)行檔案信息的完善，做好檔案目錄的編纂，實(shí)現(xiàn)部門信息的共享。醫(yī)院工作者的個(gè)人信息要逐一不漏地全部完成電腦系統(tǒng)的輸入，并在網(wǎng)絡(luò)云端進(jìn)行儲(chǔ)存，這也是人事檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)的基本打造環(huán)節(jié);其次，結(jié)合具體工作內(nèi)容，借助于云計(jì)算等信息化技術(shù)在建立的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行人事檔案信息的初步分類，這樣有助于信息資料的后期檢索和實(shí)際的應(yīng)用。

3.2 建立健全人事檔案管理制度

人事檔案精細(xì)化管理需要以信息化為背景，重新進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理制度的制定，從而提升醫(yī)院人事檔案管理的整體水平。其一，完善制度，逐步推進(jìn)信息化的工作方式，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)階段的在職工作人員的個(gè)人信息進(jìn)行進(jìn)一步的整理，借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行信息整理和歸檔，逐漸轉(zhuǎn)變管理方式;其二，完善醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)，強(qiáng)化軟件信息系統(tǒng)的建設(shè)，信息化建設(shè)的基礎(chǔ)就是硬件設(shè)備，尤其是通信設(shè)備和計(jì)算機(jī)設(shè)備，醫(yī)院的人事檔案管理工作信息化的推進(jìn)，需要在設(shè)備上進(jìn)行進(jìn)一步的完善，結(jié)合實(shí)際需要進(jìn)行相應(yīng)設(shè)備的配備，增加必要的財(cái)政投入;其三，完善數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，準(zhǔn)確及時(shí)地進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的整理，建立精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，確保信息能夠被精準(zhǔn)的檢索。

3.3 積極進(jìn)行人事檔案信息化管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)

醫(yī)院在發(fā)展的過程中離不開人才的引入，這是醫(yī)院發(fā)展的重要資源。醫(yī)院檔案信息化管理的深入，精細(xì)化管理的推進(jìn)需要醫(yī)院重視信息化人才的引進(jìn)，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。現(xiàn)如今，人事檔案精細(xì)化管理和信息化建設(shè)要求檔案管理人員具備信息化意識(shí)，這樣才能更好地完成檔案管理的信息化建設(shè)。醫(yī)院除了引進(jìn)人才之外，還應(yīng)該注重內(nèi)部人才的培養(yǎng)，定期組織檔案管理人員參與信息化業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，提升工作能力，培養(yǎng)其工作的專業(yè)性，確保檔案管理工作程序更加的規(guī)范，檔案管理工作任務(wù)更為標(biāo)準(zhǔn)的完成。

3.4 充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)的作用

醫(yī)院的人事檔案管理工作也是專人負(fù)責(zé)，但是信息的產(chǎn)生和利用卻是與醫(yī)院的每一個(gè)科室、部門都息息相關(guān)。因此醫(yī)院需要進(jìn)行統(tǒng)一的人事檔案信息管理平臺(tái)的搭建，從而與每一個(gè)科室和部門建立聯(lián)系，借助于平臺(tái)完成信息的共享，并確保在統(tǒng)一的權(quán)限管理內(nèi)，保障醫(yī)院檔案信息的安全。醫(yī)院的人事檔案管理系統(tǒng)既能夠提升工作效率，同時(shí)還具備較強(qiáng)的監(jiān)督作用。傳統(tǒng)的檔案管理在這方面是較為欠缺的，為了檔案管理的精細(xì)化推進(jìn)，需要強(qiáng)化管理的規(guī)范性，通過有效的獎(jiǎng)懲措施，提升人事檔案管理人員工作的積極性和責(zé)任心，從而高效的開展檔案管理工作。

4 結(jié)語

信息化手段的引進(jìn)與應(yīng)用是醫(yī)院人事檔案實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的必然要求，也是重要的途徑，只有借助于先進(jìn)的信息化手段，醫(yī)院的人事檔案管理工作才能更為高效地完成，檔案管理的質(zhì)量才能得到有效的保證，人事檔案信息管理的效率才能得到切實(shí)的提升，醫(yī)院的人力資源管理工作才能高質(zhì)量地開展。

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[基金項(xiàng)目]本文系邯鄲市 2021年度哲學(xué)社會(huì)科學(xué)規(guī)劃重點(diǎn)課題立項(xiàng)項(xiàng)目“基于信息化技術(shù)的公立醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2021140）。

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