新時代高校檔案館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用研究

摘 要：高校檔案館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用是國家檔案工作重要組成部分。文章以廣西科技師范學(xué)院為例，對新時代高校檔案館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用情況進行分析，查找存在不足，對照新時代檔案工作對高校提出的新要求，研究提出從加快高校檔案的現(xiàn)代化建設(shè)、創(chuàng)新開展高校檔案的服務(wù)和利用、加強檔案人才隊伍建設(shè)三個方面，積極推動新時代高校檔案館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;開發(fā)利用

檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻，高校檔案是高校教育教學(xué)和高校行政管理事務(wù)活動中所形成的原始?xì)v史記錄。高校檔案資源是高校人才培養(yǎng)第一手、最原始的資料，高校檔案文化資源見證了中國教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，見證學(xué)校發(fā)展歷史。因此，新時代高校檔案館館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用，對高校教育事業(yè)發(fā)展和學(xué)校建設(shè)具有非常重要的意義。在此，本文以廣西科技師范學(xué)院為例，研究探討新時代高校檔案館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用。

1 館藏資源建設(shè)與利用情況

據(jù)不完全統(tǒng)計，截至2021年底，廣西科技師范學(xué)院共有一級類目11類、二級類目51類，各類檔案館藏資源119626件，其中教學(xué)類數(shù)量最多占比最高，達到74140件，占比62.0%。其次是文書類，25195件，占比21.1%。兩類占館藏資源的83.1%。同時，在統(tǒng)計數(shù)據(jù)中電子檔案的數(shù)量為21786件，占檔案總量的18.2%，說明在電子檔案方面的收集不多，信息化的普及率仍較低。在館藏資源利用方面，近4年查詢利用次數(shù)達1528次，占館藏資源總量的1.28%（以件為單位）。各類檔案在利用率占比方面，學(xué)籍類檔案利用率最高，達到44.5%。廣西科技師范學(xué)院檔案館館藏資源及利用情況詳見表1。

2 館藏資源存在的問題

廣西科技師范學(xué)院檔案館成立于2018年5月，成立近4年來，檔案館的檔案收集、整理、管理等系列工作取得了長足的進步。館藏檔案數(shù)量由2018年的68039件增加到2021年的119626件，年均增速達到約20.69%。檔案利用率也由2001—2010年的0.37%提高到1.28%。然而，由于建館時間不長，部分人員對檔案管理工作的認(rèn)識不足，導(dǎo)致館藏資源仍存在諸多不足。

2.1 館藏資源偏少，資料來源比較單一

廣西科技師范學(xué)院作為一個具有63年歷史、近年全日制學(xué)生人數(shù)達17000人的廣西名校，檔案總量達不到12萬件，館藏資源明顯偏少。高校檔案館藏主要來源于校內(nèi)各部門，檔案來源途徑比較單一。檔案歸全率較低，基建檔案館藏資源、名人檔案資源及館際資源建設(shè)方面比較欠缺。在11大類51個類目中，檔案以教學(xué)類檔案為主，科技類檔案占比不高，僅1.3%，檔案結(jié)構(gòu)仍不合理。館藏質(zhì)量參差不齊，電子檔案占比僅為18.2%，與檔案數(shù)字化信息化建設(shè)的要求還有較大差距。

2.2 館藏資源利用率低，服務(wù)仍處于“坐等上門”模式

目前，廣西科技師范學(xué)院仍以被動提供服務(wù)為主，利用者需要到館內(nèi)進行調(diào)檔查閱。由于對檔案宣傳力度不夠，檔案利用人群有限，導(dǎo)致檔案利用率低。據(jù)統(tǒng)計，1958—2000年的檔案利用率為0.46%，2001—2010年的檔案利用率為0.37%，合并以前學(xué)校的紙質(zhì)檔案利用率為0.10%。2018年學(xué)校成立檔案館后，檔案利用率有所提高，達到1.28%，但仍較低，4年查閱次數(shù)共1528人次，平均到每天，查閱檔案者僅1人次左右。

2.3 館藏資源數(shù)字化滯后，檔案信息化水平低

由于學(xué)校經(jīng)費預(yù)算緊張，檔案館申請多年的檔案管理系統(tǒng)難以落實，仍用單機版GD2000，難以實現(xiàn)文檔一體化管理。加上部分兼職檔案管理人員對檔案的數(shù)字化認(rèn)識不足，電子檔案沒有統(tǒng)一收集。檔案管理人員對電子掃描設(shè)施設(shè)備操作不熟練，導(dǎo)致儀器設(shè)備得不到有效應(yīng)用，檔案數(shù)字化得不到有效實施。最后導(dǎo)致館藏資源數(shù)字化滯后，檔案信息化水平低[1 ]。

2.4 館藏建設(shè)和開發(fā)供求不平衡，利用者傾向性明顯

通過對近4年的“利用檔案、資料及效果登記簿”統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)利用者對館藏檔案利用內(nèi)容具有明顯的傾向性。單位需求利用主要集中在文書、財務(wù)憑證等方面;個人查找以歷屆畢業(yè)生需求為主，需求內(nèi)容集中在學(xué)籍方面。

2.5 基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)滯后，管理人員組織結(jié)構(gòu)不合理

廣西科技師范學(xué)院檔案館沒有獨立的館舍，檔案專用庫房也是由原來的圖書室改造而成，目前館舍在圖書館頂層，溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)、滅火裝置不足，這對檔案的保管會帶來安全隱患。庫房和辦公室一共有9間，面積約為700平米。4間庫房雖采用密集架，但館室面積不足，館舍硬件設(shè)施仍相對滯后。在檔案館管理人員方面，在編人員6人雖有1人高級職稱、2人中級職稱，但均不是檔案專業(yè)，基本上沒有檔案管理工作經(jīng)驗，且年齡上50歲以上3人，40—50歲2人，年齡結(jié)構(gòu)偏老，難以適應(yīng)新時代檔案數(shù)字化信息化的發(fā)展需要。

3 新時代對高校檔案提出了新要求

根據(jù)2021年1月1日起施行的《中華人民共和國檔案法》要求，建立科學(xué)的管理制度，加強檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新檔案服務(wù)形式，推動高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，充分利用高校檔案資源服務(wù)地方經(jīng)濟社會發(fā)展和學(xué)校建設(shè)。

3.1 建立科學(xué)的管理制度，推動檔案管理的規(guī)范化

對照新的《檔案法》第十九條規(guī)定，廣西科技師范學(xué)院檔案館建設(shè)基礎(chǔ)水平低，起步晚，需要加大對檔案館建設(shè)人力物力財力的支持，以確保學(xué)校檔案館適應(yīng)新時代的建設(shè)要求。

3.2 推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，推動檔案管理的現(xiàn)代化

對照新的《檔案法》第三十五、三十六條規(guī)定，廣西科技師范學(xué)院檔案館信息化建設(shè)比較滯后，迫切需要提高認(rèn)識，完善設(shè)施，利用新技術(shù)，加快推進學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化。

3.3 創(chuàng)新檔案服務(wù)形式，不斷提高檔案服務(wù)水平

對照新的《檔案法》第二十八條規(guī)定，廣西科技師范學(xué)院檔案館有責(zé)任和義務(wù)去不斷創(chuàng)新檔案的服務(wù)形式，不斷提高自身的檔案服務(wù)水平。

4 加快高校檔案的現(xiàn)代化建設(shè)

根據(jù)我們當(dāng)前存在的問題，對照新時代對檔案工作的新要求，尋找差距，結(jié)合實際，加快推進學(xué)校檔案的現(xiàn)代化建設(shè)。

4.1 注重檔案收集整理，不斷豐富館藏信息資源

檔案的收集整理是檔案能否被有效利用的根本前提，決定了檔案資料的價值性和可利用性[2 ]。一個館藏檔案不豐富、檔案資源貧乏的檔案部門很難做好檔案提供利用工作。注重檔案的收集和整理首先要確保檔案的完整性，要求檔案員在收集檔案時一定要面面俱到，對上級部門發(fā)文、兄弟單位來文以及單位內(nèi)部發(fā)文等產(chǎn)生的檔案資料都要收集齊全。

4.2 加強制度和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保檔案安全

規(guī)范的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的檔案館基礎(chǔ)設(shè)施是對檔案安全的基礎(chǔ)保障。一方面要健全各項規(guī)章制度，為安全管理的實施提供保障。另一方面要完善基礎(chǔ)設(shè)施，嚴(yán)格實行檔案庫房的科學(xué)管理。對于電子檔案而言，不光要在“九防”的環(huán)境下儲存，還要利用數(shù)字簽名、訪問控制、防火墻、系統(tǒng)漏洞檢測等技術(shù)，減少非法入侵。同時，做好突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案，針對可能出現(xiàn)的緊急情況，制訂各種應(yīng)急預(yù)案，確保檔案安全。

4.3 加快檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

電子文件歸檔和管理是檔案信息化建設(shè)的重中之重，檔案部門要以《電子文件歸檔與管理規(guī)范》為依據(jù)，加強檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，確保有價值的電子文件及時、完整、真實、有效地保存在檔案部門，為“電子公文和紙質(zhì)公文一樣得到科學(xué)保管和有效利用”奠定基礎(chǔ)[3 ]。因我們檔案館剛成立，收集的檔案信息有限。以后爭取實現(xiàn)高校檔案管理工作的一體化，檔案管理人員還要對紙質(zhì)檔案進行電子形式上的轉(zhuǎn)換，提高檢索效率，加快信息化建設(shè)，實現(xiàn)學(xué)校檔案的管理現(xiàn)代化。

5 創(chuàng)新開展高校檔案的服務(wù)和利用

創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力，高校檔案的服務(wù)和利用同樣需要創(chuàng)新驅(qū)動。特別是隨著信息化時代的到來，檔案工作者必需通過不斷創(chuàng)新才能做好檔案的管理和服務(wù)工作。

5.1 創(chuàng)新服務(wù)手段，不斷豐富檔案的服務(wù)內(nèi)容

隨著人們對檔案認(rèn)識、需求越來越大，要求檔案開放的呼聲也越來越高。傳統(tǒng)查找檔案速度慢，查全率和查準(zhǔn)率低，迫切需要創(chuàng)新服務(wù)手段，不斷豐富檔案的服務(wù)內(nèi)容。一是要通過建立檔案網(wǎng)站，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。建立檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)、檔案網(wǎng)站，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更便捷的服務(wù)。二是要開展在線服務(wù)。通過在線服務(wù)滿足人們持續(xù)高漲的檔案利用需求。

5.2 拓展服務(wù)領(lǐng)域，不斷滿足檔案的服務(wù)需求

隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，人們對檔案服務(wù)的需求日益多樣化、個性化。檔案工作者要根據(jù)新時代人民群眾的新需求，拓展服務(wù)領(lǐng)域，不斷滿足檔案的服務(wù)需求。一是要實現(xiàn)信息服務(wù)的社會化。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切，檔案部門既要面對政府機關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。二是要加強信息資源共享。人類的知識和信息資源在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有的知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。三是要合理開發(fā)檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過對反饋信息進行分析研究，可以提高檔案信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。

6 加強檔案人才隊伍建設(shè)

以人為本是一切工作的出發(fā)點和落腳點。人是生產(chǎn)力中最活躍、最重要的因素，檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展，同樣離不開檔案人才的培養(yǎng)。建設(shè)一支政治過硬、愛崗敬業(yè)、業(yè)務(wù)精湛、服務(wù)高效的檔案人才隊伍，為黨管檔，確保高校檔案事業(yè)行穩(wěn)致遠(yuǎn)。

6.1 提高檔案職業(yè)道德素養(yǎng)

檔案職業(yè)道德規(guī)范是檔案人員普遍遵循的行為準(zhǔn)則，是社會對檔案人員的道德行為和道德關(guān)系的基本要求的概括。檔案人要切實提升檔案工作者的職業(yè)道德，積極踐行“為黨管檔，為國守史，為民服務(wù)”。明確檔案工作職責(zé)、使命和目標(biāo)，樹立檔案服務(wù)新理念，明確工作目標(biāo)、重點，調(diào)動檔案干部的積極性和創(chuàng)造性，激發(fā)檔案干部隊伍活力和潛力，不斷提升檔案工作者的職業(yè)操守和文化素養(yǎng)。

6.2 強化檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)

在這個知識更新與科技發(fā)展一日千里的時代，檔案工作者要具備較強的綜合能力，還需通過不斷學(xué)習(xí)培訓(xùn)，以確保自身的知識結(jié)構(gòu)能與時俱進。一方面，要系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，深入了解檔案領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作。另一方面，要進一步拓寬知識面，以更好勝任檔案工作需要。如學(xué)習(xí)社會應(yīng)急管理，使檔案資源在關(guān)鍵時期發(fā)揮輔助決策作用;學(xué)習(xí)法律知識，只有做到知法、守法和用法，才能運用檔案知識去協(xié)助國家法治建設(shè)。

6.3 強化檔案團隊建設(shè)

開展檔案團隊建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要建設(shè)一個有影響力的領(lǐng)導(dǎo)班子，打造一個堅強的骨干中層，建設(shè)一個個人與事業(yè)共同成長的檔案團隊，夯實檔案管理工作基礎(chǔ)。通過開展團隊文化建設(shè)，改進工作作風(fēng)，弘揚“馬上辦”和“釘釘子”精神，切實推動工作提質(zhì)增效。采用科學(xué)的激勵手段，激發(fā)檔案系統(tǒng)廣大干部職工的積極性與創(chuàng)造性，讓團隊成員感到競爭壓力，充分挖掘個人潛能，不斷發(fā)展提高自己，達到個人成長與事業(yè)發(fā)展的完美結(jié)合，實現(xiàn)個人與團隊的共同發(fā)展。

基金項目：廣西科技師范學(xué)院科研基金項目青年項目“新時代高校檔案館館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用研究”課題研究成果編號：GXKS2020QN022

參考文獻：

[1]劉英姿，肖春霞.地方高校檔案館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用——以懷化學(xué)院為例[J].檔案時空，2018（02）：32—33.

[2]高文姬.淺析新時代高校檔案館館藏資源建設(shè)——以廣西科技師范學(xué)院為例[J].城建檔案，2021（02）：123—124.

[3]李佳欣.新時期如何做好高校檔案管理工作[J].黑龍江科學(xué)，2016（11）：136—137.

作者簡介：藍(lán)艷林（1980— ），壯族，廣西忻城人，大學(xué)本科，廣西科技師范學(xué)院檔案館檔案館館員。研究方向：檔案管理和利用。

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