企業(yè)電子檔案管理模式與優(yōu)化建議

文/康晨煒

當(dāng)前企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中深受信息化影響，無(wú)論是辦公自動(dòng)化，還是信息技術(shù)的運(yùn)用都會(huì)產(chǎn)生大量電子檔案。如果依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式勢(shì)必會(huì)影響電子檔案功能的發(fā)揮。因此，越來(lái)越多企業(yè)開(kāi)始將電子檔案管理模式信息化作為重要方向，并結(jié)合企業(yè)電子檔案的管理需求制定了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和制度體系，規(guī)范了企業(yè)電子檔案管理流程，提升了電子檔案管理效率，使電子檔案真實(shí)性、安全性、有效性得到了有效保障。

1 企業(yè)電子檔案管理模式及現(xiàn)狀

企業(yè)電子檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，當(dāng)前企業(yè)電子檔案管理主要有“單套制”和“雙套制”管理模式。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，“單套制”管理模式將會(huì)成為企業(yè)電子檔案管理模式的主流。企業(yè)需要提升電子檔案管理效果，首先要對(duì)企業(yè)電子檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析和研究，并結(jié)合存在的問(wèn)題制定有針對(duì)性的策略。

1.1 企業(yè)電子檔案管理模式類(lèi)型

我國(guó)企業(yè)電子檔案管理當(dāng)前主要有“雙套制”管理模式和“單套制”管理模式?！半p套制”管理模式是指企業(yè)在紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，還需要對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案歸檔的一致性?！皢翁字啤惫芾砟Ｊ絼t是在檔案管理過(guò)程中只需要對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔和管理，并不需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔和管理。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)背景下，無(wú)論是“雙套制”管理模式還是“單套制”管理模式都需要對(duì)電子檔案管理給予足夠的重視，確保電子檔案信息安全。很長(zhǎng)一段時(shí)間，企業(yè)在電子檔案管理過(guò)程中并沒(méi)有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，主要采取的是“雙套制”的管理模式——只有實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同時(shí)歸檔，才能夠?yàn)殡娮訖n案的真實(shí)性、可靠性、可用性、完整性提供對(duì)照和對(duì)比借鑒。通過(guò)“雙套制”管理，既彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案自身的缺陷，也實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案的相互借鑒、相互補(bǔ)充。在信息化建設(shè)初級(jí)階段，企業(yè)在電子檔案管理過(guò)程中受到產(chǎn)業(yè)信息化標(biāo)準(zhǔn)不健全，電子檔案管理人員能力素質(zhì)偏低，難以對(duì)于信息技術(shù)進(jìn)行有效利用等客觀條件的限制，在電子檔案管理過(guò)程中難以對(duì)電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)整合。而隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)信息化程度不斷加深，相應(yīng)地在電子檔案管理過(guò)程中也開(kāi)始運(yùn)用各種新技術(shù)，既實(shí)現(xiàn)了電子檔案的長(zhǎng)期保存和信息安全，也能夠結(jié)合企業(yè)發(fā)展和業(yè)務(wù)活動(dòng)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行整合和利用，特別是優(yōu)秀人才的引進(jìn)為電子檔案開(kāi)發(fā)利用和保管提供了人才保障，既為企業(yè)電子檔案管理免除了后顧之憂，也能夠結(jié)合企業(yè)發(fā)展，對(duì)電子檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。

1.2 企業(yè)電子檔案管理現(xiàn)狀

企業(yè)電子檔案“雙套制”管理模式與業(yè)務(wù)實(shí)踐存在著沖突。早期我國(guó)企業(yè)之所以會(huì)施行“雙套制”管理模式，主要是應(yīng)對(duì)當(dāng)時(shí)電子檔案出現(xiàn)的挑戰(zhàn)。這一時(shí)期企業(yè)文件以紙質(zhì)為主，雖然會(huì)產(chǎn)生少量的電子檔案，但主要起輔助作用?！半p套制”的電子檔案管理模式是在特定時(shí)期、特定背景下產(chǎn)生的，雖然具有合理性，但對(duì)電子檔案管理屬于權(quán)宜之計(jì)。而隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展以及現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要，企業(yè)開(kāi)始生成大量電子檔案，無(wú)論是在業(yè)務(wù)開(kāi)展層面還是在企業(yè)管理層面，隨著電子檔案數(shù)量的暴增，相應(yīng)地在電子檔案管理模式上也需要與時(shí)俱進(jìn)。電子檔案從輔助角色逐漸演變成為主導(dǎo)角色。如果企業(yè)依然采取“雙套制”電子檔案管理模式，勢(shì)必會(huì)與電子檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生沖突，進(jìn)而影響業(yè)務(wù)部門(mén)相關(guān)業(yè)務(wù)開(kāi)展。紙質(zhì)檔案管理不僅違背了信息化建設(shè)要求，也會(huì)降低工作效率，增加業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)擔(dān)，相應(yīng)地在紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中還需要不斷地投入人力、物力、財(cái)力，才能夠保證檔案管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

未來(lái)企業(yè)檔案管理應(yīng)以電子檔案管理作為主要方面，在管理過(guò)程中要嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)政策要求，積極構(gòu)建“單套制”電子檔案管理模式。“單套制”電子檔案管理既要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，也需要相關(guān)部門(mén)的共同協(xié)作，不斷地推進(jìn)企業(yè)電子檔案信息化建設(shè)，加大電子檔案管理人員教育培訓(xùn)，進(jìn)一步提升相關(guān)人員的能力和素質(zhì)?，F(xiàn)階段企業(yè)在電子檔案“單套制”管理過(guò)程中也有一些亟待解決問(wèn)題。一是部分企業(yè)對(duì)于電子檔案重視程度不足。很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)年齡較大，在檔案管理方面更依賴于紙質(zhì)檔案，認(rèn)為紙質(zhì)檔案更加直觀，相應(yīng)地對(duì)電子檔案重視程度不足，缺少歸檔意識(shí)，沒(méi)有對(duì)電子檔案信息化建設(shè)作出長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，導(dǎo)致電子檔案信息資源沒(méi)有得到合理利用和開(kāi)發(fā)。二是電子檔案管理制度機(jī)制不健全。當(dāng)前部分企業(yè)在檔案管理過(guò)程中并沒(méi)有結(jié)合電子檔案的相關(guān)制度要求完善企業(yè)電子檔案管理制度，導(dǎo)致很多電子檔案工作開(kāi)展缺少制度依據(jù)，電子檔案管理質(zhì)量不高、不全面。三是電子檔案資源沒(méi)有得到合理利用和開(kāi)發(fā)。企業(yè)在電子檔案管理過(guò)程中投入了大量資金和人力，形成了具備相當(dāng)規(guī)模的電子檔案信息，但在利用開(kāi)發(fā)過(guò)程中一方面基于信息安全角度考慮，另一方面缺乏主動(dòng)意識(shí)，導(dǎo)致電子檔案信息資源沒(méi)有得到利用和開(kāi)發(fā)，形成了“信息孤島”，企業(yè)電子檔案管理效率低下，只能為企業(yè)提供簡(jiǎn)單的文件檢索和信息搜尋服務(wù)。

2 企業(yè)電子檔案管理模式的優(yōu)化建議

新形勢(shì)下，企業(yè)在電子檔案管理過(guò)程中，要充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展對(duì)于企業(yè)電子檔案管理產(chǎn)生的深刻影響，要主動(dòng)改變傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理理念，完善電子檔案“單套制”管理制度，因地制宜地采取靈活的電子檔案管理模式，進(jìn)一步提升電子檔案“單套制”管理的適用性和可操作性，并實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息資源的有效整合和綜合利用，結(jié)合企業(yè)需要提煉出價(jià)值的電子檔案信息，更好地實(shí)現(xiàn)電子檔案的價(jià)值和作用。

2.1 優(yōu)化電子檔案管理制度

2.1.1 完善電子檔案管理制度。要從電子檔案形成、接收、管理、利用和處置等多個(gè)層面出發(fā)，進(jìn)一步提升管理制度和規(guī)范的針對(duì)性和有效性，增強(qiáng)電子檔案管理實(shí)施的可行性和可操作性。要通過(guò)電子檔案管理制度落實(shí)，確保電子檔案信息收集及時(shí)、準(zhǔn)確，確保電子檔案管理安全可靠，確保電子檔案利用高效有序。

2.1.2 充分發(fā)揮制度機(jī)制在電子檔案保管和利用中的作用。企業(yè)在電子檔案管理過(guò)程中既要注重電子檔案安全管理，也要注重電子檔案的高效利用。要通過(guò)制度機(jī)制落實(shí)推進(jìn)電子檔案信息資源深度整合，構(gòu)建和完善電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并以此作為電子檔案信息利用和整合的重要載體，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對(duì)接，進(jìn)而按照相應(yīng)的制度規(guī)范和開(kāi)發(fā)要求，對(duì)電子檔案深入開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息價(jià)值。此外，還要參照國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其電子檔案元數(shù)據(jù)進(jìn)行定義，確立元數(shù)據(jù)管理的基本原則、依據(jù)和方法，進(jìn)一步提升元數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性。

2.2 優(yōu)化電子檔案管理流程

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，企業(yè)生成了越來(lái)越多的電子檔案，要求企業(yè)在檔案管理過(guò)程中對(duì)原有的檔案管理流程進(jìn)行梳理和創(chuàng)新，認(rèn)識(shí)到原有的管理方式已經(jīng)很難滿足電子檔案管理的現(xiàn)實(shí)訴求。要通過(guò)流程管理理念落實(shí)，為電子檔案管理提供新的思路和方式。

2.2.1 實(shí)現(xiàn)電子檔案與業(yè)務(wù)流程管理的深度融合。企業(yè)電子檔案來(lái)源于業(yè)務(wù)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的成熟度決定著電子檔案的成熟度。因此，在電子檔案管理過(guò)程中應(yīng)從電子檔案整個(gè)生命周期通盤(pán)考慮，將電子檔案管理融入到企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)整個(gè)流程之中，實(shí)現(xiàn)電子檔案的流程化管理，進(jìn)一步提升電子檔案與業(yè)務(wù)管理工作的契合性。

2.2.2 企業(yè)要對(duì)電子檔案管理流程進(jìn)行重新梳理和優(yōu)化。信息時(shí)代背景下，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化目標(biāo)就需要對(duì)內(nèi)部組織架構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，提升企業(yè)業(yè)務(wù)效率，加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理，而優(yōu)化電子檔案管理流程是企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的重要方面。結(jié)合電子檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)訴求，改變傳統(tǒng)電子檔案管理思路，減少不必要的電子檔案管理步驟，提升企業(yè)電子檔案?jìng)鬏斔俣?，更好地?shí)現(xiàn)電子檔案價(jià)值。

2.2.3 搭建企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理需要一定的載體和途徑，為了更好地適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)訴求，有必要搭建電子檔案管理系統(tǒng)，要求業(yè)務(wù)部門(mén)和相關(guān)單位要將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速收集、快速處理、快速整合。通過(guò)企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)的搭建，既能夠加強(qiáng)部門(mén)之間的聯(lián)系互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案在部門(mén)之間的快速運(yùn)轉(zhuǎn)；同時(shí)也能夠?yàn)殡娮訖n案的整體開(kāi)發(fā)利用、流程優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持，進(jìn)一步提升企業(yè)電子檔案管理效果。

2.3 優(yōu)化電子檔案反饋機(jī)制

企業(yè)電子檔案既需要安全保護(hù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，也需要通過(guò)電子檔案反饋機(jī)制的落實(shí)，加強(qiáng)部門(mén)之間的聯(lián)系互動(dòng)，充分發(fā)揮電子檔案的價(jià)值和作用。電子檔案管理需要多個(gè)部門(mén)多方協(xié)同，才能夠確保電子檔案生成、管理、利用多個(gè)環(huán)節(jié)緊密閉合。

2.3.1 從電子檔案的生成看，電子檔案一般都是由企業(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)生成，企業(yè)電子檔案生成既要遵守電子檔案的制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，也需要通過(guò)電子檔案顯示業(yè)務(wù)部門(mén)的工作進(jìn)展以及相關(guān)工作信息。生成后的電子檔案需要按照一定的制度流程報(bào)送給電子檔案管理部門(mén)，由電子檔案管理部門(mén)按照相關(guān)檔案管理流程上報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)審閱或由其他業(yè)務(wù)部門(mén)辦理。在這一過(guò)程中業(yè)務(wù)部門(mén)成為了重要的反饋主體，部門(mén)生成的電子檔案一般都會(huì)提出業(yè)務(wù)需求，需要領(lǐng)導(dǎo)決策或相關(guān)部門(mén)的輔助，才能更好地完成業(yè)務(wù)工作。為了支持業(yè)務(wù)工作快速地開(kāi)展，檔案管理部門(mén)要結(jié)合電子檔案內(nèi)容進(jìn)行快速辦理，并及時(shí)地向業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行反饋，給予必要的政策支持、技術(shù)支持、資金支持、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等。

2.3.2 從企業(yè)電子檔案管理的角度看，企業(yè)電子檔案作為業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要憑證，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中發(fā)揮了重要作用。在這一階段，各部門(mén)員工成為了重要反饋主體。一方面，電子檔案管理部門(mén)會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)人員電子檔案相關(guān)內(nèi)容的落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)估，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化和完善。另一方面，結(jié)合績(jī)效評(píng)估結(jié)果，針對(duì)員工參與電子檔案管理不夠、參與積極性不強(qiáng)、電子檔案反饋態(tài)度不積極等問(wèn)題對(duì)員工進(jìn)行指導(dǎo)，強(qiáng)化企業(yè)員工對(duì)電子檔案管理的認(rèn)知，充分認(rèn)識(shí)到電子檔案對(duì)業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)性作用，使員工在完成業(yè)務(wù)目標(biāo)的同時(shí)，也能夠落實(shí)電子檔案管理任務(wù)。

2.4 加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

新時(shí)期，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，對(duì)企業(yè)電子檔案管理提出了新的要求。為更好適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)在電子檔案管理過(guò)程中既要主動(dòng)地引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，夯實(shí)企業(yè)電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。同時(shí)也要加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，從企業(yè)電子檔案發(fā)展需求角度出發(fā)，注重內(nèi)部電子檔案管理人才培養(yǎng)，加大對(duì)外部人才引進(jìn)力度。為此，一方面，企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予電子檔案管理人才培養(yǎng)足夠的重視，在年初就應(yīng)該形成人才培養(yǎng)方案，并結(jié)合企業(yè)電子檔案管理的具體需求，對(duì)企業(yè)電子檔案人才培養(yǎng)的具體內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，引進(jìn)前沿技術(shù)，進(jìn)一步提升企業(yè)電子檔案管理人員的能力和素養(yǎng)。同時(shí)要對(duì)企業(yè)電子檔案管理人才培訓(xùn)的方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，聘請(qǐng)前沿專(zhuān)家學(xué)者針對(duì)當(dāng)前企業(yè)電子檔案管理存在的新問(wèn)題、新情況進(jìn)行講解、討論，進(jìn)一步豐富企業(yè)電子檔案管理人才的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升企業(yè)電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。另一方面，要面向社會(huì)加大對(duì)企業(yè)電子檔案管理人才引進(jìn)力度，與高校合作培養(yǎng)適合企業(yè)電子檔案管理的高素質(zhì)人才，通過(guò)內(nèi)強(qiáng)外聯(lián)的方式，為企業(yè)電子檔案管理提供扎實(shí)的人才保障，進(jìn)一步提升企業(yè)電子檔案管理效果，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

總之，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展推動(dòng)了企業(yè)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，企業(yè)在現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型過(guò)程中要將電子檔案管理作為重要方面。一方面，要充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性和必要性，通過(guò)落實(shí)“單套制”管理模式，進(jìn)一步提升電子檔案管理成效，確保電子檔案信息安全，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的綜合利用和開(kāi)發(fā)。另一方面，要完善電子檔案管理制度機(jī)制，優(yōu)化電子檔案管理流程，充分發(fā)揮電子檔案在推動(dòng)企業(yè)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型方面的作用。