淺談事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理與創(chuàng)新

文/李海云

事業(yè)單位文書檔案主要是指事業(yè)單位在各項管理事務活動中產生的命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等文書材料，人們習慣稱之為文書檔案。文書檔案是事業(yè)單位發(fā)展歷史的原始記錄，是事業(yè)單位在執(zhí)行上級政策、履行管理職責的重要憑證，也是提煉總結本單位在工作中的經驗和教訓的重要材料，更是指導事業(yè)單位繼往開來的重要資源。隨著事業(yè)單位各項工作的不斷發(fā)展進步，辦文辦事流程的不斷優(yōu)化，特別是文件系統(tǒng)的不斷更新，文書檔案管理已面臨新的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位文書檔案在堅持規(guī)范化管理的同時，還要不斷探索文書檔案管理的創(chuàng)新，引導文書檔案更好地服務事業(yè)單位的各項工作。

1 事業(yè)單位文書檔案內容及特點

1.1 事業(yè)單位文書檔案的內容

2006年12月18日，國家檔案局發(fā)布第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（以下簡稱“《規(guī)定》”）。《規(guī)定》對事業(yè)單位的文書檔案的內容和文書檔案保管期限做了明確的界定。《規(guī)定》第二條指出，“本規(guī)定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。”涵蓋了不同形式和不同種類的文件材料。不僅包括了文書材料，而且包括了非文書材料；不僅包括了紙質文件材料，而且也包括非紙質文件材料。根據《規(guī)定》第三條，機關文件材料歸檔范圍主要包括四個方面：一是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；二是機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；三是本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料，下級機關報送的重要文件材料；四是其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。可見文書檔案蘊含了事業(yè)單位在履行管理服務工作中所形成的所有材料，當然更多的具體內容主要包括請示、報告、通知、會議記錄、會議紀要、工作計劃、總結、方案、調研報告等文書檔案。

1.2 事業(yè)單位文書檔案的特點

事業(yè)單位文書檔案具有檔案的本質屬性即原始記錄性，檔案是歷史的真跡，必須保持它的特性，才能充分發(fā)揮它的效用。另外文書檔案還具有檔案的一般屬性就是歷史屬性和文化屬性，是歷史的記錄，是人們記憶的延續(xù)，產生于人類活動的過程之中，伴隨著人類活動的全過程，是人類文化創(chuàng)造的精華，是文化的載體，是人類文化發(fā)展的紐帶和橋梁。事業(yè)單位文書檔案內容多，來源廣，涉及單位的黨務、行政、人員管理、設備、后勤保障以及科研、基建等內容，具備綜合性特點。另外，有的文書檔案還具有一定的保密性，開放有一定的限制，不能完全公開。由于事業(yè)單位的性質不同，很多事業(yè)單位的文書檔案還具有行業(yè)背景，呈顯著的職業(yè)化特點。

2 事業(yè)單位文書檔案的重要性

2.1 事業(yè)單位文書檔案是單位文書處理工作的重要部分

從文件生命周期理論來說，辦結完畢的文書即是檔案。但這必須通過檔案者規(guī)范的管理，鑒定對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文書，按照一定的規(guī)律保存起來，使之有序化后才是真正意義上的檔案。因此，文書檔案是事業(yè)單位文書處理的最后一個環(huán)節(jié)，如果缺乏這個環(huán)節(jié)，單位的文書工作就不完整，會影響事業(yè)單位文書工作的質量。

2.2 事業(yè)單位文書檔案是國家和社會檔案資源的重要組成

事業(yè)單位在發(fā)展歷程中，在履職管理與服務的工作中形成的大量的文書檔案，不只是本單位的重要檔案資源，而且還是本地區(qū)、本行業(yè)，乃至國家和社會的檔案資源的重要組成部分。文書檔案雖然是各事業(yè)單位的各個部門產生的，但會定期向本地區(qū)檔案館移交并進行統(tǒng)一管理，可見，各事業(yè)單位文書檔案是國家的重要財富。

2.3 事業(yè)單位文書檔案具有重要的考查價值

按照事業(yè)單位文書檔案整理要求，檔案工作者會定期將文書檔案通過鑒定后分類分期限進行管理，確保重要的文書檔案能得到規(guī)范的管理——有的適合永久保存，有的適合定期30年的長期保存。這些文書檔案中的計劃、方案、總結、報告等能顯現出單位在執(zhí)行上級政策方面的執(zhí)行力是否有偏差，成為檢查、巡視、評估、審計的重要憑證。同時還能通過對文書檔案開展梳理、匯總等研究，提煉曾經在工作中積累的經驗，總結教訓并提出整改和努力的方向，為事業(yè)單位的發(fā)展和改革提供方向性指導。

3 事業(yè)單位文書檔案存在的問題

3.1 事業(yè)單位文書檔案管理模式和技術陳舊

隨著辦公信息技術的不斷發(fā)展，新時期辦公方式發(fā)生了很大的變化，但部分事業(yè)單位在文書檔案工作方面沒有跟上改革的步伐。有的單位實現了網上辦文，檔案管理信息系統(tǒng)則建設滯后；有的單位甚至在文書檔案歸檔的時候還在用傳統(tǒng)的紙質件歸檔，要求文件管理人員將處理完畢的文件打印成紙質件，然后再在檔案管理系統(tǒng)里錄入歸檔，一方面造成了浪費，妨礙了文書檔案管理的提檔升級，不能實現快捷的收集、整理、利用，另一方面由于文書檔案涉及的類別多，范圍廣，大量的機械的重復的工作，使事業(yè)單位的檔案人員容易造成職業(yè)倦怠，很難作為——應付日常的事務性的檔案工作都覺難以勝任，更別說是檔案工作的創(chuàng)新性了。

3.2 事業(yè)文書檔案管理不規(guī)范、不科學

根據調查，在文書檔案管理方面，很多單位并沒有明確的管理辦法，更是在制度建設方面欠缺，即使有的單位制定了相關制度，也很多是轉發(fā)借鑒上級單位或者兄弟單位的相關制度，適用性方面不是很強，特別是在收集、整理和利用等方面標準不足，分類不科學、不規(guī)范，在鑒定哪些要歸檔，哪些不歸檔，哪些是永久保存，哪些是長期保存，哪些是短期保存，哪些作為資料進行管理沒有明確的規(guī)定。其實在文書檔案的收集、整理方面，檔案業(yè)界是有具體的可操作的辦法的，但很多規(guī)定和辦法，很多事業(yè)單位并沒有執(zhí)行，而是在管理過程中，習慣成自然，仍然沿用傳統(tǒng)理念，不愿嘗試新方法——畢竟很多改革變動都是牽一發(fā)而動全身，新要求新標準執(zhí)行起來還是有一定難度。因此，有的事業(yè)單位沒有對文書檔案進行分類管理，例如沒有按規(guī)定加蓋歸檔章、裝盒以及盒內說明不規(guī)范等，這對今后統(tǒng)一納入檔案信息管理埋下了隱患。

3.3 文書檔案管理與實際需求有距離

文書檔案管理的價值和作用，雖然很多事業(yè)單位都越來越重視，也意識到了文書檔案管理與文書處理的流程對接不充分，與實際需要有距離。但文件管理人員只是負責文件處理，檔案意識不強，檔案知識欠缺，辦結完畢后如何處置思考不夠。例如筆者所在單位合同管理人員，他只負責合同的簽訂與管理，一年后全部打包給文書檔案人員，檔案人員再在此基礎上分類整理、目錄錄入、裝盒上架，根本就沒有認真細看，消化合同內容，讓一些重要的合同掩蓋在其他一般的材料里，為合同的利用埋下了隱患。特別是在文書檔案的檢索方面，更是與實際工作脫離。文件檢索是實現檔案價值的基本途徑，在信息化普及的今天，如果還選用手動檢索的方式，必將降低事業(yè)單位文書檔案管理的質量，不能很好發(fā)揮文書檔案的功能和價值。

4 制約事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理和創(chuàng)新的因素

4.1 文書檔案管理意識弱，造成創(chuàng)新不足

根據調查，文書檔案沒有引起很多事業(yè)單位決策層和管理層的重視。目前很多事業(yè)單位強調工作的成效和創(chuàng)新，對目前容易給單位帶來影響和效益的工作和項目比較重視，人、財、物都向其傾斜，認為單位的文書檔案管理不重要，文書檔案做得好壞給單位不會造成多大影響。上級部門在開展考核工作和領導考察時，沒有將檔案工作納入考核內容，即使有的地區(qū)將檔案管理的情況納入了考核指標，但所占系數微乎其微，不痛不癢，只是流于形式。究其原因，文書檔案管理的成效要經過漫長的過程才能凸現，現在很多事業(yè)單位領導層開展輪換制，在一個單位工作只是一段時期，長期在一個單位任職的領導很少，造成他們不愿意將精力和財力、物力放在不起眼的文書檔案工作上，制約了單位文書檔案規(guī)范化管理和創(chuàng)新的步伐。

4.2 文書檔案類別多、來源廣，給規(guī)范化管理造成一定的難度

根據2006年國家檔案局發(fā)布的8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，機關單位歸檔的內容有13大類別，若干小類別，可以看出文書檔案具有類別多、來源廣、內容雜的特點。2015年國家檔案局出臺了《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/22-2015），隨后各地區(qū)檔案館也先后制定了本地區(qū)的歸檔文件整理辦法。國家層面和省市檔案機構頻繁地下放文件，制定規(guī)范，說明文書檔案的規(guī)范化方面確實存在問題。因為文書檔案內容多，不僅給收集工作方面帶來了難度。而且歸檔的整理工作煩瑣，勞動強度大，要做到科學地整理、規(guī)范地管理有一定的難度，對于那些產生時間久遠的檔案，經辦人不斷變化，特別是在工作交接中不規(guī)范、不科學，造成利用價值的弱化，從而影響了單位文書檔案的管理質量。

4.3 人員素質不高，能力差，缺乏規(guī)范化管理和創(chuàng)新的團隊

很多事業(yè)單位沒有專業(yè)的文書檔案人員，其文書檔案職責一般由單位辦公室的秘書同志兼任。兼職的同志工作頭緒多、事務雜，很難將工作重心放在檔案管理上。有的單位雖然有專職文書檔案管理人員，但普遍都是安排一些文化水平偏低、能力較弱的同志從事檔案管理工作——既然領導不重視，與其他部門同志相比能力弱、待遇低，那就更是拖沓敷衍，得過且過，在面對煩瑣的文書檔案整理工作時，不能很好地履行收集、整理、利用等工作，創(chuàng)新更是不能。日復一日，文書檔案管理必將陷入被動的局面。

5 事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理和創(chuàng)新的策略

5.1 構建文書檔案管理信息系統(tǒng)

實現檔案資源信息的共享和便捷利用是文書檔案管理的目標。在信息化、數據檔案管理的新形勢下，對文書檔案的原始數據進行收集，并運用專業(yè)的檔案信息化管理系統(tǒng)，運用新技術手段將文書檔案有序管理，實現文書檔案信息的收集、整理、利用以及存儲等智能化信息管理，提高文書檔案管理的規(guī)范性和創(chuàng)新性是努力的方向。特別是在利用的時候，可以集成數據，運用關鍵主題搜索，完成檔案的匯編，為領導決策和單位服務提供便利。在引進、改版單位OA文件系統(tǒng)的關鍵時期，檔案工作者一定要主動介入，將文書檔案管理和文書管理的創(chuàng)新同步進行，同部署同實施，從而實現文書檔案的規(guī)范化管理和創(chuàng)新，更好地發(fā)揮文書檔案的價值。

5.2 建立規(guī)范的文書檔案管理制度

要確保事業(yè)單位文書檔案管理的規(guī)范化和創(chuàng)新，規(guī)范、科學的管理制度是必不可少的。首先應該明確文書檔案人員以及文書處理人員的檔案管理職責，實現文件到檔案的無縫對接。要讓每一個管理人員對自己的職責和檔案管理流程全面掌握、入腦入心，這樣才能避免因職責分工不明、操作流程不規(guī)范而造成的檔案混亂的現象。此外，還應該有科學的評價和考核機制，每年評價考核文書檔案人員的工作情況，并給予一定的獎勵和懲罰。對其他的文件管理人員，也應建立評價考核制度，合理評價文書管理人員在文書檔案方面的工作成效，進一步促進他們的檔案管理能力。

5.3 優(yōu)化和完善文書檔案管理流程

檔案工作是隨著事業(yè)的發(fā)展不斷發(fā)展的，離開具體的工作，單就檔案談檔案就是一句空話。因為事業(yè)單位文書檔案管理不是孤立的工作，其工作機制和管理流程不能游離在單位的各項工作之外，必須讓文書檔案管理與事業(yè)單位各部門的工作方式和模式相適應，檔案工作的好壞與事業(yè)單位各部門的工作息息相關，因此，要想進一步規(guī)范文書檔案管理和創(chuàng)新檔案管理，必須得到單位內部各職能部門的支持。檔案工作人員要多方位地征求其他部門的意見和建議，進一步細化文書檔案管理流程，并及時修正。另外，還應學習拿來主義，借鑒先進的工作經驗和做法，拿來并創(chuàng)新吸收，少走彎路，進一步優(yōu)化和完善文書檔案管理流程，為事業(yè)單位的檔案信息資源建設創(chuàng)造有利條件。

5.4 提升文書檔案管理人員素質

為進一步做好文書檔案的規(guī)范化管理和創(chuàng)新工作，就必須不斷提升文書檔案管理人員業(yè)務素質。嚴把進人關，可招錄一些具有專業(yè)技能的新同志充實到文書檔案管理隊伍中。加強培訓，內部培訓和外部培訓相結合，開展檔案知識與文書知識以及信息技術相關知識的學習培訓，不斷增強文書檔案管理人員的素質。

事業(yè)單位文書檔案是事業(yè)單位貫徹執(zhí)行黨的方針政策，開展各項活動的重要記錄，只有堅持文書檔案規(guī)范化和創(chuàng)新工作的統(tǒng)一性，才能進一步做好事業(yè)單位的文書檔案管理，每一位文書檔案管理人員都應該多思考、多探討如何在規(guī)范化和創(chuàng)新性方面有所作為，小平臺也能干出大事業(yè)，不斷推進文書檔案管理水平，提升文書檔案的價值，為本單位的事業(yè)發(fā)展提供支撐和保障。