提升煤炭企業(yè)檔案管理水平的措施分析

摘 要：檔案管理對(duì)企業(yè)的管理具有重要的作用，不僅能夠?qū)⑵髽I(yè)工作的資料保存下來(lái)，也能方便企業(yè)人力資源管理部門進(jìn)行合理的人事安排，幫助企業(yè)管理部門更好地對(duì)單位的人、事、物進(jìn)行全面的了解，在推動(dòng)我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中也具有一定重要意義。在煤炭企業(yè)中，檔案管理能夠促進(jìn)企業(yè)管理水平和工作效率的提升，保障企業(yè)開發(fā)項(xiàng)目的科學(xué)性和全面性。本文對(duì)煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析，并對(duì)提升檔案管理水平的措施進(jìn)行了探討，希望能給煤炭企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)一定的理論參考。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè);檔案管理;工作現(xiàn)狀;有效措施

企業(yè)檔案工作具體來(lái)說(shuō)就是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和日常管理中根據(jù)具體的事件需求進(jìn)行的一些資料記錄和管理工作。例如，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)的過(guò)程當(dāng)中會(huì)對(duì)企業(yè)的盈利情況進(jìn)行相應(yīng)的記錄，所有的企業(yè)經(jīng)營(yíng)記錄和業(yè)績(jī)信息會(huì)保存在企業(yè)的檔案當(dāng)中。為了方便后期企業(yè)能夠快速地進(jìn)行查閱，相關(guān)的工作人員務(wù)必要做好檔案的管理工作。這樣不僅能夠有助于企業(yè)管理決策人員及時(shí)了解企業(yè)的整體發(fā)展?fàn)顩r，還能夠幫助企業(yè)高層管理人員做出正確決策。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的背景之下，行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，檔案管理工作的有效落實(shí)能夠幫助企業(yè)在實(shí)踐的過(guò)程當(dāng)中積累一定的經(jīng)驗(yàn)，有助于企業(yè)轉(zhuǎn)變管理理念和經(jīng)營(yíng)方式。檔案管理工作水平的提升，能夠保障企業(yè)檔案的完整性和真實(shí)性。隨著2020年6月20日檔案法的修訂，檔案管理這一問(wèn)題再次引起企業(yè)的重視。在新時(shí)代背景下，企業(yè)的檔案管理不僅關(guān)系到企業(yè)的生存和發(fā)展，也是推進(jìn)國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中的一部分。煤炭企業(yè)務(wù)必要重視檔案管理工作，相關(guān)的工作人員要全面了解當(dāng)下煤炭企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)現(xiàn)存的企業(yè)檔案管理問(wèn)題進(jìn)行深入的分析，通過(guò)不斷的改革和調(diào)整，并依據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要制定更加科學(xué)合理的檔案管理制度，采用切實(shí)有效的管理措施。要嚴(yán)格按照新《檔案法》第五章“檔案信息化建設(shè)”的要求，跟隨社會(huì)發(fā)展的步伐，響應(yīng)國(guó)家檔案建設(shè)信息化的號(hào)召，不斷對(duì)檔案管理的方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，不斷對(duì)檔案管理的硬件設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作效率的全面提升，促進(jìn)企業(yè)朝著長(zhǎng)期穩(wěn)定的方向發(fā)展。

1 煤炭企業(yè)檔案管理的重要意義

企業(yè)結(jié)構(gòu)具有一定的復(fù)雜性和邏輯性，企業(yè)是一個(gè)系統(tǒng)的組織，部門之間都有著自己的責(zé)任和義務(wù)，分別負(fù)責(zé)不同的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，也履行著不同的管理運(yùn)營(yíng)責(zé)任。想要對(duì)這些部門的工作進(jìn)度和工作質(zhì)量進(jìn)行充分的了解和掌握，檔案管理工作就顯得尤為重要。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，檔案管理工作是將企業(yè)的所有信息進(jìn)行總結(jié)和歸納整理，以便于企業(yè)管理人員進(jìn)行有效的管理和科學(xué)的決策。因此，檔案管理工作的重要性不言而喻，這一工作不僅影響企業(yè)的發(fā)展，還關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。所以，企業(yè)務(wù)必要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在日常的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，檔案管理人員也要認(rèn)識(shí)到自身的重大責(zé)任，要認(rèn)真完成對(duì)于各種信息的記錄和分類管理工作，要努力保證工作信息的完整性和準(zhǔn)確性。在進(jìn)行檔案記錄和補(bǔ)充的過(guò)程中，要遵循實(shí)事求是的原則，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的具體情況和企業(yè)發(fā)展方向，務(wù)必保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展的速度逐漸加快，國(guó)內(nèi)外新能源企業(yè)如雨后春筍般出現(xiàn)在市場(chǎng)中，給傳統(tǒng)煤炭企業(yè)帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。但是煤炭企業(yè)要認(rèn)識(shí)到自身的重要性，積極尋求企業(yè)改革創(chuàng)新的方式。不僅僅要在技術(shù)上進(jìn)行研發(fā)和創(chuàng)新，在管理上也要加大創(chuàng)新力度，尤其是對(duì)關(guān)系到企業(yè)命脈的檔案管理工作更要引起重視。我國(guó)的煤炭企業(yè)可以借鑒國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不斷對(duì)自身企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)行完善和升級(jí)，全面提升企業(yè)自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2 現(xiàn)階段煤炭企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 思想觀念落后，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度不足

煤炭企業(yè)屬于傳統(tǒng)型企業(yè)，很多管理人員年齡較大，雖然實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)比較豐富，但思想觀念和工作方式相對(duì)落后。一些從事檔案管理工作的人員還沿用傳統(tǒng)的管理方法，企業(yè)的管理者對(duì)與檔案管理工作也不夠重視。沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)與企業(yè)發(fā)展的重要性，在日常的管理和經(jīng)營(yíng)過(guò)程當(dāng)中，更加注重提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)于檔案管理工作采用形式化的工作態(tài)度。

2.2 檔案管理制度不健全，管理層級(jí)不明確

《檔案法》第五條指出，檔案工作應(yīng)該實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整性和安全性。煤炭企業(yè)在進(jìn)行檔案管理之前要遵照檔案法的相關(guān)規(guī)定，對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，也就是要確定好檔案管理的規(guī)范流程，讓企業(yè)檔案管理的工作人員和檔案的使用人員都能夠有所參考。煤炭企業(yè)檔案管理制度不完善，檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案的建立和管理過(guò)程中就沒(méi)有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，很容易出現(xiàn)工作上的失誤和漏洞。由于檔案的類別和內(nèi)容都有所差異，機(jī)密程度也不相同，所以煤炭企業(yè)要遵照《中華人民共和國(guó)檔案法》中提到的分級(jí)管理，對(duì)檔案的具體類別、詳細(xì)內(nèi)容、機(jī)密程度進(jìn)行有效的劃分，便于企業(yè)的管理和使用。除此之外，企業(yè)的檔案管理硬件設(shè)施沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的升級(jí)和更新，難以符合現(xiàn)代化信息管理的要求，造成檔案管理工作效率相對(duì)較低。

2.3 管理人員素質(zhì)和工作能力水平參差不齊

由于一些企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠，造成檔案管理工作沒(méi)有規(guī)范的流程，工作人員的素質(zhì)和能力水平參差不齊。個(gè)別從事檔案管理工作的工作人員不具備良好的檔案管理技能，甚至在理論知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)上都嚴(yán)重的不足，綜合素質(zhì)較差的工作人員難以承擔(dān)其檔案管理工作的責(zé)任，極大程度地影響了檔案管理工作效率的提升。此外，一些工作人員雖然具備檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，但是受傳統(tǒng)工作方式的影響較深，難以適應(yīng)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，甚至對(duì)于信息化的檔案管理方式有抵觸情緒，在一定程度阻礙了企業(yè)檔案管理的信息化進(jìn)程。

2.4 檔案管理信息化建設(shè)力度不夠

現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展不斷朝著信息化的方向邁進(jìn)，各行各業(yè)的持續(xù)都離不開信息化技術(shù)的支持。新《檔案法》也對(duì)檔案信息化建設(shè)做出了相應(yīng)的倡導(dǎo)，并提出了檔案工作的規(guī)范制度。煤炭企業(yè)要積極響應(yīng)新《檔案法》的要求，將檔案管理工作信息化建設(shè)提上日程。雖然一些煤炭企業(yè)已經(jīng)開始采用的信息化管理方式，但是在這一方面建設(shè)的力度明顯不足，煤炭企業(yè)的信息化多流于形式，沒(méi)有深入到整個(gè)檔案管理工作的各個(gè)方面，人工化的管理還占據(jù)著主要的位置，這樣的管理方式難以適應(yīng)企業(yè)時(shí)代發(fā)展的需求。

2.5 檔案管理及信息化建設(shè)資金投入不足

企業(yè)檔案管理部門對(duì)信息化建設(shè)投入資金的力度不夠，難以保障信息化設(shè)備的優(yōu)化和升級(jí)，嚴(yán)重阻礙了煤炭企業(yè)檔案管理的信息化進(jìn)程，難以實(shí)現(xiàn)信息化設(shè)備的普及和有效使用。檔案管理信息化建設(shè)需要技術(shù)的支持，無(wú)論是向其他企業(yè)購(gòu)買技術(shù)還是進(jìn)行技術(shù)的研發(fā)，都離不開資金的支持。當(dāng)下，多數(shù)煤炭企業(yè)更加注重對(duì)其他方面的投入，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)投入嚴(yán)重不足。

3 提升煤炭企業(yè)檔案管理水平的有效措施

3.1 煤炭企業(yè)要轉(zhuǎn)變檔案管理工作的觀念

煤炭想要在檔案管理工作上有所突破，務(wù)必要對(duì)工作的理念和形式有所創(chuàng)新。煤炭企業(yè)要認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理的重要性，明確檔案管理是記錄企業(yè)發(fā)展和員工勞動(dòng)的重要途徑，不僅能夠真實(shí)記錄企業(yè)過(guò)去的發(fā)展情況，還能夠?yàn)槠髽I(yè)未來(lái)的發(fā)展方向提供有力的參考。檔案作為企業(yè)的重要信息資源，務(wù)必要進(jìn)行科學(xué)的管理才能發(fā)揮出最大的效用。只有對(duì)檔案管理工作重視起來(lái)，才能夠進(jìn)一步推動(dòng)煤炭企業(yè)的整體工作效率。此外，作為檔案管理工作的工作人員，也要及時(shí)轉(zhuǎn)變自身的工作理念，努力提高自身的專業(yè)水平，認(rèn)識(shí)到崗位工作的重要價(jià)值，認(rèn)真做好自己的本職工作，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的一份力量。

3.2 健全煤炭企業(yè)檔案管理規(guī)章制度

煤炭企業(yè)要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需求不斷調(diào)整企業(yè)檔案管理的工作方式，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》相關(guān)規(guī)定和企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況健全企業(yè)內(nèi)部的檔案管理規(guī)章制度，確定檔案的工作原則、檔案的范圍、檔案管理人員權(quán)責(zé)和具體的管理措施。在具體的管理措施中要對(duì)檔案的收集、分類、管理、借閱、歸檔和銷毀等進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，讓檔案管理工作人員有統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的工作流程。企業(yè)要善于發(fā)現(xiàn)實(shí)際工作當(dāng)中的問(wèn)題，并及時(shí)采取措施進(jìn)行修正和改善，對(duì)原有的檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)。一般情況下，在制定檔案管理制度的過(guò)程中要采取以下措施：首先，要對(duì)檔案的收集過(guò)程有明確的規(guī)定，讓企業(yè)各部門之間積極的配合，方便檔案管理工作人員對(duì)各部門的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理，不斷增強(qiáng)各部門之間的交流與合作。這樣的做法能夠保證各部門之間工作的有效性和檔案信息采集的時(shí)效性。要進(jìn)一步完善企業(yè)的獎(jiǎng)懲制度和員工激勵(lì)政策，不斷增強(qiáng)員工工作的積極性和主動(dòng)性。其次，要對(duì)各部門之間的關(guān)系進(jìn)行明確的規(guī)定，讓各部門都清楚認(rèn)識(shí)到自己崗位的責(zé)任和義務(wù)，要對(duì)員工的詳細(xì)信息進(jìn)行檔案留存，推動(dòng)煤炭企業(yè)人力資源檔案管理的工作進(jìn)程。最后，要將企業(yè)的所有文件進(jìn)行歸檔，在任務(wù)下達(dá)和歸檔的過(guò)程中要保障任務(wù)信息的準(zhǔn)確性和一致性，為日后的工作提供重要的數(shù)據(jù)參考。

3.3 對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

檔案管理的硬件設(shè)施對(duì)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)具有至關(guān)重要的作用，是保障信息化進(jìn)程的前提條件。因此，保障硬件設(shè)施的優(yōu)越性是企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)中重要的一環(huán)。要對(duì)企業(yè)檔案管理硬件設(shè)施的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)更換和修整。在日常的工作中，檔案管理的工作人員也要對(duì)其進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，及時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢測(cè)和升級(jí)。要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的安全防護(hù)措施，避免發(fā)生意外造成企業(yè)檔案的缺失，進(jìn)而影響整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)要設(shè)立緊急管理預(yù)案，一旦發(fā)生危險(xiǎn)事故，要及時(shí)處理，避免給企業(yè)造成損失。要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息的機(jī)密性管理，在檔案借閱和歸檔的過(guò)程中都要嚴(yán)格遵守檔案管理的流程，避免企業(yè)重要信息泄露和缺失。對(duì)檔案管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行日常的維護(hù)也是檔案管理工作人員的重要責(zé)任，一定要謹(jǐn)慎對(duì)待。

3.4 重視檔案管理人才聘用和培訓(xùn)工作

社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的加劇和企業(yè)的不斷發(fā)展對(duì)人才提出了更高的要求，隨著教育水平的不斷提升，現(xiàn)階段高素質(zhì)人才不斷涌現(xiàn)。在信息化進(jìn)程不斷加速的趨勢(shì)之下，煤炭企業(yè)也要重視對(duì)人才的聘用和培訓(xùn)工作。尤其是關(guān)系到企業(yè)命脈的檔案管理部門，企業(yè)在進(jìn)行人才選擇時(shí)一定要慎之又慎。為了保障檔案管理水平的穩(wěn)步提升，煤炭企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理方面人才的引進(jìn)和聘用，選擇具有豐富管理經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)儲(chǔ)備的高素質(zhì)人才。對(duì)現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行檔案管理信息化培訓(xùn)，不斷充實(shí)信息化管理相關(guān)的理論知識(shí)，鍛煉工作人員的實(shí)踐操作能力。對(duì)于員工培訓(xùn)來(lái)說(shuō)，企業(yè)可以根據(jù)員工的實(shí)際工作情況和工作能力水平進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，也可以和其他企業(yè)之間進(jìn)行交流合作，引進(jìn)專家學(xué)者對(duì)工作人員進(jìn)行職業(yè)能力培訓(xùn)和實(shí)踐操作指導(dǎo)。根據(jù)工作人員的崗位選擇不同的培訓(xùn)方式。除此之外，要不斷完善檔案管理工作人員的績(jī)效考評(píng)和薪酬制度，從根本上滿足員工的需要，讓檔案管理工作人員提升工作的積極性和主動(dòng)性。

3.5 保障檔案管理工作經(jīng)費(fèi)充足

煤炭企業(yè)想要提高檔案管理工作的水平，不僅要明確企業(yè)檔案管理發(fā)展的目標(biāo)，也要制訂科學(xué)的計(jì)劃，保障檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入。不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作方面的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息化設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的檢修和更新。同時(shí)，煤炭企業(yè)要不斷進(jìn)行檔案管理技術(shù)方面的研發(fā)，保障研發(fā)資金能夠?yàn)榧夹g(shù)創(chuàng)新提供有力的支持。除此之外，企業(yè)也要根據(jù)自身的發(fā)展需求，進(jìn)行整體上的規(guī)劃。要考慮企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)因素，并在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，借鑒其他企業(yè)的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)和企業(yè)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)建立現(xiàn)代化的檔案信息管理平臺(tái)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)形式相對(duì)復(fù)雜，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈。煤炭企業(yè)想要在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)的過(guò)程當(dāng)中提升自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，不僅要在生產(chǎn)技術(shù)上有所突破，還要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的管理，尤其是對(duì)于企業(yè)檔案工作的管理。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)和企業(yè)的需求進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，煤炭企業(yè)在檔案管理的過(guò)程中要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。通過(guò)不斷完善企業(yè)檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)硬件設(shè)施的優(yōu)化升級(jí)，增強(qiáng)對(duì)檔案管理專業(yè)人才的聘用和培訓(xùn)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息化進(jìn)程，提高煤炭企業(yè)檔案管理的綜合水平。

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作者簡(jiǎn)介：袁龍梅（1978— ），大專學(xué)歷，窯街煤電集團(tuán)天祝煤業(yè)有限責(zé)任公司（甘肅武威）助理館員，研究方向：檔案。

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