ERP系統(tǒng)下物資管理內(nèi)部控制探究

李紅

摘 要：物資是企業(yè)在生產(chǎn)過程中的基本原材料，其中包括企業(yè)在日常經(jīng)營管理過程中的最基本數(shù)據(jù)信息。ERP系統(tǒng)是企業(yè)實現(xiàn)科學化、系統(tǒng)化管理的一種有效軟件，其管理理念比較先進，能夠很好地滿足企業(yè)對于內(nèi)部管理系統(tǒng)的需求。ERP系統(tǒng)能夠有效控制企業(yè)內(nèi)部物資資源，實現(xiàn)有效共享，并且在很大程度上能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)整體的信息化管理，進一步實現(xiàn)資源的合理、優(yōu)化配置。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng);物資管理;內(nèi)部控制

中圖分類號：F273.4? ? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2021）28-0101-03

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)之間的市場競爭變得尤為激烈，企業(yè)要想在競爭激烈的市場條件下站穩(wěn)腳跟，企業(yè)要結(jié)合自身的發(fā)展情況以及未來發(fā)展趨勢，在ERP系統(tǒng)下實現(xiàn)物資管理的內(nèi)部控制，從而保證企業(yè)的內(nèi)部物資資源能夠進行有效地整合，進一步降低管理成本、生產(chǎn)成本，提升經(jīng)濟效益，從而增強企業(yè)在市場競爭中的核心競爭力。

一、物資管理的概念、特點以及優(yōu)勢分析

（一）物資管理的概念以及特點分析

物資管理，指的是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中，對企業(yè)所需要的物資進行采購、使用、存儲等相關(guān)的活動進行科學的、合理的規(guī)劃管理，在一定層面上，物資屬于企業(yè)的流動性資產(chǎn)之一。

物資屬于企業(yè)的一種有形的資產(chǎn)，其流動性非常強，在企業(yè)的日常經(jīng)營活動之中，一直保持一種大量使用、不斷購買或者重新歸置的過程。另外，物資還具有變現(xiàn)能力，可以將物資進行銷售，從中獲取一定的經(jīng)濟效益，但是如果物資一直銷售不出去，就很可能成為囤貨，將嚴重抑制企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展。除此之外，特效的實效性也比較明顯，以及發(fā)現(xiàn)潛在經(jīng)濟損失的可能性也較大[1]。

（二）物資管理的優(yōu)勢分析

在企業(yè)物資管理方面，通過借助ERP系統(tǒng)，能夠幫助企業(yè)節(jié)省日常的生產(chǎn)成本和管理成本。眾所周知，企業(yè)內(nèi)部的物資管理流動性比較強，在日常的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，物資管理由于自身的實效性、流動性特點，需要企業(yè)對物資管理進行實時、有效的管理，如果物資在日常的管理過程中出現(xiàn)差錯，就很有可能會阻礙企業(yè)的市場發(fā)展，給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟損失。企業(yè)借助ERP系統(tǒng)，對企業(yè)內(nèi)部的物資進行有效的監(jiān)督和管理，能夠杜絕這一情況，從而幫助企業(yè)節(jié)省物資管理方面的成本，提高企業(yè)在市場競爭中的核心競爭力。

二、企業(yè)對于物資管理的內(nèi)部控制目標

企業(yè)物資管理的內(nèi)部控制，由于特效的實效性和流動性比較明顯，如果企業(yè)沒有對物資管理進行內(nèi)部控制，就有可能會損害企業(yè)在日常發(fā)展過程中的經(jīng)濟利益。在企業(yè)的日常經(jīng)營活動管理過程中，有效地對物資管理實行內(nèi)部控制，不僅要保證企業(yè)能夠及時地提供日常所需要的物資，還要在實際操作過程中，在企業(yè)的物資即將消耗殆盡的時候進行補發(fā)，這樣不僅可以結(jié)余大量的企業(yè)建設資金，還能進一步保證物資管理的內(nèi)部資源及時地補償和供給，促使企業(yè)能夠安全平穩(wěn)的運行[2]。對于這樣的管理模式來說，一般比較適用于經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)，尤其像北京、上海、廣州、深圳這樣一線城市，借助ERP系統(tǒng)對物資管理進行有效的內(nèi)部控制，能夠保證企業(yè)節(jié)省大量的財政資金，為企業(yè)的未來發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃提供準確、科學的參考性意見或者建議，還能促使企業(yè)的財政資金正常運轉(zhuǎn)，促進企業(yè)在同行之間的競爭過程中能夠獲得有利地位，提升自我發(fā)展的競爭地位。

三、ERP系統(tǒng)下物資管理的內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問題

（一）物資管理比較混亂

在ERP系統(tǒng)推行之前，大部分的企業(yè)對于物資的型號、數(shù)量等基本信息管理，依然采用傳統(tǒng)的人工統(tǒng)計形式，使用紙質(zhì)材料來進行相關(guān)的物資編碼的查詢，耗費了大量的時間、精力，還占用較大的空間。此外，企業(yè)每一段時間會進行內(nèi)部調(diào)整，重新劃分工作業(yè)務領域，導致部分物資在型號管理上存在信息不對等的問題。如有的物資型號是通過部門名稱的縮寫進行編碼，但是經(jīng)過企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)調(diào)整以后，這一部分的物資就會被歸入其他部門，為了統(tǒng)一管理這些物資，現(xiàn)有部門會重新對其進行編碼，而在實施ERP系統(tǒng)之后，對這一部分物資進行分類查詢，很容易出現(xiàn)同一批物資擁有不同編碼的問題，導致物資管理的查詢比較混亂。

由于企業(yè)調(diào)整了內(nèi)部的工作業(yè)務，一部分物資在轉(zhuǎn)移到其他部門的時候，原有工作部門會貪圖方便，將原有型號的編寫規(guī)則重新匹配到新一批的物資上，或者直接使用新物資的編碼，相關(guān)人員在借助ERP系統(tǒng)查詢物資的時候，就會出現(xiàn)一個物資型號對應多種物資的情況，嚴重影響了企業(yè)物資管理內(nèi)部控制的工作效率，增加了企業(yè)相關(guān)工作人員的工作負擔。

（二）信息化管理觀念較為落后

企業(yè)在推行ERP系統(tǒng)的過程中，部分企業(yè)沒有正確認識到信息化管理的重要性，也沒有認識到ERP系統(tǒng)對于物資管理的內(nèi)部控制的真正價值。由于受到傳統(tǒng)思想的束縛，大部分物資管理人員對于ERP系統(tǒng)還抱有一種戒備心理，排斥使用ERP系統(tǒng)，不希望改變自身多年的工作管理方式，一時之間很難接受ERP系統(tǒng)管理方式[3]。隨著ERP系統(tǒng)的全面落實，相關(guān)管理人員的抵觸情緒更是被無限放大，致使ERP系統(tǒng)內(nèi)部物資控制方面沒有辦法和企業(yè)的實際工作業(yè)務進行有效融合。

除此之外，還有一部分企業(yè)的管理人員對于ERP系統(tǒng)的物資管理功能沒有真正理解，所以就會導致在推行ERP系統(tǒng)之后，對于企業(yè)自身的工作業(yè)務沒有及時宣傳到位，造成工作部門和管理部門存在一定的差異性。對于ERP系統(tǒng)有效控制和管理物資方面理解的不準確，在一定程度上會降低ERP系統(tǒng)監(jiān)督和管理物資的工作效率。企業(yè)的領導對于物資管理的內(nèi)部控制體系的信息化管理也沒有制定具體的措施落實，不能從根本上通過實行ERP系統(tǒng)來轉(zhuǎn)變企業(yè)的傳統(tǒng)物資管理思想，進一步導致企業(yè)的ERP系統(tǒng)執(zhí)行效率非常不理想。

（三）物資配送的齊全性以及準時性較低

為了保證生產(chǎn)計劃不被間斷，大部分的企業(yè)都是從倉庫將物資拿出，再運輸?shù)礁鱾€生產(chǎn)線上，在物資配送的過程中，對于物資的齊全性、配套性、準時性的要求都比較高。特別是對于一些大型的生產(chǎn)加工企業(yè)，因為生產(chǎn)工藝流程較復雜，自由性也比較高，因此對物資運輸配送的齊全性以及準時性的要求就會比其他行業(yè)要高很多。在沒有實施ERP系統(tǒng)之前，大部分的企業(yè)對于物資運輸配送過程中客戶要求的齊全性、配套性、準時性，都是根據(jù)配送人員來決定的，即按照物資產(chǎn)品的生產(chǎn)加工順序來制定相應的配送清單，結(jié)合客戶規(guī)定物資的配送時間，然后倉庫會根據(jù)物資配送清單進行備貨，再進行物資配送[4]。在實施ERP系統(tǒng)之后，物資配送清單可以直接通過ERP系統(tǒng)打印出來，因缺少生產(chǎn)加工程序，再加上相關(guān)管理人員因為缺少ERP系統(tǒng)的相關(guān)操作知識，就會導致物資在配送的過程中出現(xiàn)送錯的情況，造成客戶的滿意度降低，嚴重影響企業(yè)的良好形象。

另外，大部分的企業(yè)沒有建立專門的物資配送部門，因此在開始執(zhí)行ERP系統(tǒng)之后，也沒有建立相關(guān)的物資配送功能模塊，對于物資配送的齊全性、配套性、準時性缺少相應的信息化管理，最終導致企業(yè)在配送過程中效率嚴重低下，繼而影響了企業(yè)生產(chǎn)車間的產(chǎn)品加工制造效率。

四、ERP系統(tǒng)下物資管理的內(nèi)部控制對策分析

（一）加強不同工作部門之間的信息傳遞

針對企業(yè)物資配送齊全性、配套性、準時性存在的問題，企業(yè)應該加強生產(chǎn)部門和庫房聯(lián)系，建立信息傳遞機制。在企業(yè)的物資配送管理過程中，一般都是從庫房將物資信息傳達給生產(chǎn)部門，再由生產(chǎn)部門傳達給市場部門。因此，企業(yè)應該借助ERP系統(tǒng)，建立物資管理內(nèi)部信息傳遞機制，實現(xiàn)市場、生產(chǎn)、存儲這三者之間的信息共享[5]。通過物資管理內(nèi)部控制機構(gòu)，能夠快速獲取市場變化的動態(tài)信息，全方位、多角度地了解市場上客戶的需求，在此基礎上和生產(chǎn)部門建立起相應的規(guī)劃管理制度，確立好企業(yè)消耗使用量比較高的物資種類，進一步協(xié)調(diào)倉庫和生產(chǎn)部門之間的物資配送準時性。

企業(yè)的物資管理內(nèi)部控制機構(gòu)通過借助ERP系統(tǒng)，及時了解物資庫存數(shù)量和供應商的供貨情況，通過市場部反映的市場數(shù)據(jù)信息，來提升企業(yè)的物資管理效率，并以此計算出物資生產(chǎn)的庫存量。企業(yè)使用ERP系統(tǒng)和供貨商的管理系統(tǒng)進行聯(lián)系，促使供貨商對于企業(yè)的物資情況進行了解，并且以此為參考，計算供貨的時間和物資數(shù)量，保證物資配送的準確性、及時性。對于企業(yè)的物資管理來說，物資數(shù)量、物資數(shù)據(jù)信息直接影響到企業(yè)的整體運營發(fā)展狀況，通過ERP系統(tǒng)，進一步幫助企業(yè)不同工作部門之間有效集成不同的功能，才能進一步保證企業(yè)基本物資數(shù)據(jù)的有效性、準確性，并且以此來提煉對企業(yè)發(fā)展有益的數(shù)據(jù)信息，帶動企業(yè)的經(jīng)濟效益不斷增加。

（二）完善物資管理系統(tǒng)，全面建設ERP系統(tǒng)

對于大部分企業(yè)物資管理的信息化管理存在片面認識的問題，企業(yè)應設置專門的物資管理內(nèi)部控制機構(gòu)。在內(nèi)部控制方面，物資管理內(nèi)部控制機構(gòu)能夠?qū)⑽镔Y的供應、采集、存儲、配送實現(xiàn)一體化管理，從而保證企業(yè)內(nèi)部物資管理的科學性、合理性。

在物資管理方面，建立新的ERP物資管理系統(tǒng)，根據(jù)企業(yè)的不同工作類型以及不同的業(yè)務模塊，劃分物資供貨模塊、物資采集模塊、物資存儲模塊、物資配送模塊，整體促使企業(yè)內(nèi)部物資管理能夠?qū)崿F(xiàn)科學化、集合化。

（三）統(tǒng)一好物資的標準型號

面對企業(yè)內(nèi)部物資管理的型號管理比較混亂的問題，企業(yè)應該統(tǒng)一物資型號標準，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的標準化管理優(yōu)勢。在全面落實ERP系統(tǒng)之前，企業(yè)應建立一個專門的物資管理內(nèi)部控制機構(gòu)，將不同部門或者不同單位負責的物資進行統(tǒng)一、科學的管理。實施集中化的管理模式，并將其中涉及的物資名稱混亂、型號不一等問題進行綜合化的統(tǒng)一管理，聯(lián)系不同工作部門的相關(guān)工作業(yè)務人員將物資型號進行重新劃分標準，重新歸類，設定物資型號的標識，并按照相關(guān)的工作流程，將各個物資名稱進行一一匹配，從而為物資管理內(nèi)部控制的標準化管理提供比較準確的數(shù)據(jù)信息。

在ERP系統(tǒng)的設計階段，通過設置相同物資編碼或者物資名稱一致的沖突性提示軟件，進一步限制相關(guān)人員輸入相同名稱的物資，保證物資名稱的獨立性，從而能夠?qū)ξ镔Y的型號、物資的信息等進行合理化管理，保證每一個物資信息都是獨一無二的。

在企業(yè)在物資管理內(nèi)部控制機構(gòu)中全面使用ERP系統(tǒng)后，企業(yè)的所有物資都能夠按照不同工作部門的業(yè)務需求管理進行詳盡的劃分，便于相關(guān)工作人員及時查詢和管理，通過劃分不同工作部門的物資型號管理，能夠明確地判斷出哪一個物資屬于哪一個部門，從而才能進一步區(qū)分不同工作部門之間的物資信息管理。例如，一個生產(chǎn)加工型企業(yè)，結(jié)合企業(yè)的實際發(fā)展水平，將采購回來的物資進行科學、合理的劃分，保證不同工作部門之間都能明確查詢。而其中采購回來的物資可以根據(jù)供貨商所提供的供貨單號，加上本企業(yè)或者本部門的名稱縮寫作為前綴，進行統(tǒng)一化、科學化的管理;對于外協(xié)加工物資，按照生產(chǎn)加工的工藝程序，根據(jù)本企業(yè)或者本部門的名稱縮寫來進行統(tǒng)一、標準的編號。

結(jié)語

面對日益激烈的市場競爭環(huán)境，企業(yè)之間各種競爭手段花樣百出，應在控制企業(yè)的生產(chǎn)質(zhì)量的情況下，對于其他環(huán)節(jié)進行成本的管理和控制。但是企業(yè)在物資管理方面還是存在較大的探索空間。通過借助ERP系統(tǒng)，來對企業(yè)的庫存情況進行實時的監(jiān)督和管理，及時收集并分析好相應的數(shù)據(jù)信息，總結(jié)并歸納一套能夠適用于企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部管理制度，將企業(yè)的物資資源管理控制在一個合理的范圍之內(nèi)，最終將有效地降低企業(yè)在物資管理方面的成本。

參考文獻：

[1]? 劉璐.淺析ERP管理系統(tǒng)下完善大型國有制造企業(yè)內(nèi)部控制的制度[J].中國科技投資，2019，（36）：193.

[2]? 回世偉.ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制風險及防范策略研究[J].中國管理信息化，2019，（12）：54-55.

[3]? 楊進華.基于ERP系統(tǒng)原理的物料銷售企業(yè)庫存整理控制策略研究——評《ERP系統(tǒng)原理和實施》[J].機械設計，2020，（4）：158.

[4]? 楊洪濤.新時代企業(yè)內(nèi)部控制與文化建設關(guān)系探究——評《企業(yè)內(nèi)部控制與風險管理》[J].科技管理研究，2020，（7）：288.

[5]? 溫富國，李金霞，卞華星.電網(wǎng)企業(yè)物資安全管理探究——評《電網(wǎng)企業(yè)物資管理——ERP MM的研究與應用》[J].中國安全科學學報，2019，（9）：194.

[責任編輯 馬 學]