醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題及優(yōu)化策略

陳明麗

摘 要：在我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人們健康意識逐步提升的社會背景下，我國的醫(yī)療衛(wèi)生體制面臨著進(jìn)一步深化改革的契機(jī)。人事檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作體系中最為重要的組成部分之一，直接關(guān)系著醫(yī)院人力資源的合理配置和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。因此，這就需要醫(yī)院的人事檔案管理人員應(yīng)充分了解工作中存在的問題，有針對性進(jìn)行相應(yīng)優(yōu)化策略的實(shí)施，以此確保人事檔案管理工作的有效性，提升醫(yī)院管理工作的質(zhì)量與效率。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院管理;人事檔案管理;存在問題;優(yōu)化策略

在社會發(fā)展新形勢下，人力資源是任何行業(yè)發(fā)展中最為重要的推動力，直接關(guān)乎行業(yè)競爭的優(yōu)勢。在我國醫(yī)療事業(yè)逐步發(fā)展的過程中，醫(yī)院人力資源管理中個(gè)人情況的記錄以及人力資源的合理配置都是通過人事檔案管理工作的開展而實(shí)現(xiàn)的。因此，在醫(yī)療衛(wèi)生體制進(jìn)一步深化改革的背景下，醫(yī)院管理者應(yīng)充分認(rèn)識到優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理的重要意義以及現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理工作中的不足，只有這樣才能更加注重對醫(yī)院人事檔案管理工作的優(yōu)化與完善，在其職能、作用得到充分發(fā)揮的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)醫(yī)院整體管理工作效率的提升，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展。

一、優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理的重要意義

1.促進(jìn)了醫(yī)院人力資源的科學(xué)配置

檔案是對個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)以及各方面社會活動參與情況的初始記錄，能最為直觀、詳盡地進(jìn)行個(gè)人具體情況的有效了解。而在醫(yī)院管理工作中，通過人事檔案管理工作的優(yōu)化，管理者就能根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃更為科學(xué)、合理地進(jìn)行人力資源的構(gòu)建與配置，從而使醫(yī)院的人力資源結(jié)構(gòu)更加完善，為醫(yī)院更為良好的發(fā)展提供人力資源方面的支持。

2.促進(jìn)了醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展

在我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展的社會背景下，醫(yī)院進(jìn)一步的發(fā)展依賴于更為完善、專業(yè)化醫(yī)療團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建。這就集中體現(xiàn)了醫(yī)院發(fā)展對人才需求的提升。因此，在醫(yī)院管理工作中，通過人事檔案管理工作的優(yōu)化，不僅健全了人事管理的制度，有助于員工工作積極性的提升，同時(shí)也完善了人才的招聘、培訓(xùn)機(jī)制，為醫(yī)療人員專業(yè)性的提升提供了保障。這樣就從很大程度上優(yōu)化了醫(yī)院的人才儲備，增強(qiáng)了醫(yī)院在行業(yè)中的競爭優(yōu)勢，為醫(yī)院的健康長遠(yuǎn)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

3. 促進(jìn)了醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深化

在我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，醫(yī)療衛(wèi)生體制也迎來了深化改革的機(jī)遇。而醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革作為一種綜合、復(fù)雜的過程，需要各個(gè)環(huán)節(jié)以及各方面管理工作的協(xié)調(diào)配合。而人事檔案管理工作作為其中最為重要的組成部分之一，在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革中也發(fā)揮著重要的作用。因此，通過對醫(yī)院人事檔案管理工作的優(yōu)化，不僅健全了人事管理的規(guī)章制度，同時(shí)也引進(jìn)了更為先進(jìn)的數(shù)字化管理技術(shù)與方式，使醫(yī)院整體管理工作的效率得到了提升，促進(jìn)了醫(yī)療衛(wèi)生體制改革進(jìn)程的推動。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題

1.醫(yī)院人事檔案管理意識薄弱

在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷發(fā)展的過程中，有些醫(yī)院認(rèn)為醫(yī)院經(jīng)營管理中醫(yī)療水平以及服務(wù)質(zhì)量的提升是最為重要的工作內(nèi)容，從而在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的購置與完善中投入了大量的精力與財(cái)力，而完全忽視了對醫(yī)院發(fā)展過程中人力資源的管理，尤其是關(guān)于人事檔案方面的管理。正是這種薄弱的醫(yī)院人事檔案管理的意識，導(dǎo)致現(xiàn)階段人事檔案管理工作混亂、管理效率低下。

2.醫(yī)院人事檔案管理模式陳舊

在醫(yī)院人事檔案管理工作中，管理模式的創(chuàng)新至關(guān)重要，它不僅拓展了人事檔案管理工作的范圍，增強(qiáng)了人力資源管理的有效性，同時(shí)也促進(jìn)了檔案管理技術(shù)的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了管理效率的提升。但是在現(xiàn)階段的醫(yī)院人事檔案管理工作中，很大一部分醫(yī)院仍采用以往傳統(tǒng)的檔案管理模式，使人事檔案管理工作無法有效滿足醫(yī)院對人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理職能的充分發(fā)揮，影響了醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3.管理人員專業(yè)素養(yǎng)嚴(yán)重缺乏

在醫(yī)院人事檔案管理工作中，管理人員作為專業(yè)的人員，不僅應(yīng)具備基本的專業(yè)工作能力，同時(shí)還應(yīng)具備過硬的政治覺悟、職業(yè)道德以及思想意識等。但是在現(xiàn)階段的醫(yī)院人事管理工作中，很少有醫(yī)院會聘請專業(yè)的檔案管理人員，從事檔案管理的人大部分是無法勝任其他工作崗位的員工，有的甚至身兼數(shù)職，嚴(yán)重缺乏專業(yè)管理能力，從而嚴(yán)重影響了醫(yī)院人事檔案管理工作的順利開展。

4.醫(yī)院人事檔案管理制度不完善

“沒有規(guī)矩不成方圓”。在任何管理工作中，管理制度的建立與健全都是非常重要的工作環(huán)節(jié)，它不僅能影響管理工作的效率，同時(shí)也會影響員工的工作積極性。由此可見，管理制度的健全與完善在管理工作中發(fā)揮著重要的作用。但是，在現(xiàn)階段的醫(yī)院人事檔案管理工作中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)忽視了對人事檔案管理制度的建立與健全，從而使人事檔案管理工作無法做到按章管理，存在很大的隨意性和不規(guī)范性，嚴(yán)重影響了醫(yī)院人力資源的管理以及人力資源優(yōu)勢的提升，從某種程度上制約了醫(yī)院的良好發(fā)展。

三、醫(yī)院人事檔案管理工作的優(yōu)化策略

1.積極提升醫(yī)院人事檔案管理的意識

意識決定行為。在醫(yī)院人事檔案管理工作的優(yōu)化過程中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識以及管理意識的樹立，發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用，直接影響著優(yōu)化效果的提升。因此，這就需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極進(jìn)行自身管理理念以及管理意識的轉(zhuǎn)變，通過全局意識、創(chuàng)新意識的樹立，從更加廣泛的范圍內(nèi)提升醫(yī)院管理工作效率的提升。

首先，應(yīng)充分認(rèn)識到人事檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要意義。在醫(yī)院管理工作中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人事檔案管理意識薄弱的主要原因在于沒有意識到人事檔案管理工作的重要性。因此，這就需要領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)積極進(jìn)行自身管理理念的優(yōu)化，樹立管理領(lǐng)域中的整體性、大局性思維，充分認(rèn)識到人事檔案管理工作在人力資源管理以及醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展中的重要意義，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理意識的形成與提升。

其次，應(yīng)通過大力宣傳，進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理意識的普及。在醫(yī)院人事檔案管理工作的優(yōu)化過程中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人不僅需要自身具備人事檔案管理的意識，同時(shí)還應(yīng)將這一科學(xué)意識傳輸給每一位員工，使醫(yī)院人事檔案管理工作在員工的監(jiān)督、支持下，獲得良好的優(yōu)化效果。因此，這就需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)通過宣傳欄、醫(yī)院內(nèi)部刊物以及網(wǎng)站等多元化的宣傳媒體進(jìn)行有效的宣傳，以此提高對人事檔案管理工作的重視程度，強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理意識。

2.積極創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理的模式

以往醫(yī)院人事檔案管理工作效率低下的最主要原因之一就是管理模式的陳舊、單一，因此在對醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的過程中，就需要管理人員結(jié)合社會發(fā)展的趨勢積極進(jìn)行人事檔案管理模式的優(yōu)化與創(chuàng)新，使醫(yī)院人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量，隨著管理模式的優(yōu)化而提升，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作體制的進(jìn)一步完善。

首先，應(yīng)創(chuàng)新性進(jìn)行人事檔案代理模式的嘗試。“術(shù)業(yè)有專攻”。在社會經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)日益細(xì)化的過程中，各個(gè)行業(yè)的融合程度也日益增強(qiáng)。而醫(yī)院作為提供醫(yī)療服務(wù)的專業(yè)機(jī)構(gòu)，很難對本單位的人事檔案進(jìn)行高效的管理。這樣醫(yī)院就可以嘗試人事檔案代理的管理模式，將單位內(nèi)的人事檔案交由更為專業(yè)的代理機(jī)構(gòu)管理，從而提升了醫(yī)院人事檔案管理工作的穩(wěn)定性、專業(yè)性和全面性，更大程度上促進(jìn)了醫(yī)院工作的順利開展和長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，這就需要醫(yī)院應(yīng)選擇正規(guī)的人事檔案管理代理機(jī)構(gòu)，制定合理、規(guī)范的代理職權(quán)范圍，并通過相應(yīng)管理制度、管理?xiàng)l例的制定來降低醫(yī)院人事檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，提高人事代理機(jī)構(gòu)的工作效率，確保醫(yī)院今后的良好發(fā)展。

其次，還應(yīng)實(shí)施具有開放性的人事檔案管理模式。在以往的醫(yī)院人事檔案管理工作中，注重個(gè)人檔案的分類、整理與完善，只進(jìn)行管理方面的工作。而隨著醫(yī)院人力資源管理范圍的拓展，人事檔案的管理模式應(yīng)得到一定的創(chuàng)新，應(yīng)不斷加入學(xué)習(xí)培訓(xùn)參與情況、深造材料以及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評定結(jié)果等內(nèi)容，使人事檔案更加完備，使檔案管理工作逐漸向檔案服務(wù)工作轉(zhuǎn)變，使醫(yī)院人事檔案管理的模式更具時(shí)代感和開放性。

3.積極完善醫(yī)院人事檔案管理的制度

在醫(yī)院人事檔案的管理工作中，管理制度的制定是非常重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容，管理制度的制定不僅能使檔案管理工作有章可循，增強(qiáng)工作的有效性和規(guī)范性，同時(shí)也能使管理人員在制度的制約下認(rèn)識到自身的責(zé)任與職責(zé)，有效杜絕了管理混亂、職責(zé)權(quán)利不明確的現(xiàn)象，有助于醫(yī)院人事檔案管理效率的提升。

首先，嚴(yán)格按照國家法律、法規(guī)進(jìn)行人事檔案管理制度的制定。隨著我國社會法治程度的提升，各行各業(yè)的法律法規(guī)都得到一定的健全。而醫(yī)院在對人事檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化的過程中，就應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，嚴(yán)格按照《檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律法規(guī)的指引，進(jìn)行人事檔案管理制度的制定，以此實(shí)現(xiàn)人事檔案管理制度的科學(xué)性、系統(tǒng)性和規(guī)范化。

其次，積極健全人事檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)管理人員工作積極性的提升。醫(yī)院人事檔案管理制度的制定與健全是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，各項(xiàng)規(guī)章制度的制定都能從更加全面的角度促進(jìn)人事檔案管理工作的高效進(jìn)行。因此，這就需要檔案管理人員應(yīng)對人事檔案材料遞交歸檔制度、人事檔案材料收集制度、人事檔案查閱制度、人事檔案管理人員獎(jiǎng)懲制度、人事檔案管理人員培訓(xùn)制度等多個(gè)方面的規(guī)章制度進(jìn)行優(yōu)化完善，使醫(yī)院人事檔案管理工作能做到有章可循、按章辦事。

4.積極運(yùn)用現(xiàn)代化管理方式與技術(shù)

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)行，現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用到了各個(gè)領(lǐng)域，逐漸形成了更加快捷、方便的生產(chǎn)、生活方式。而在對醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的過程中，管理者就應(yīng)積極將信息技術(shù)運(yùn)用到人事檔案管理的工作之中，通過信息化管理、數(shù)字化管理方式及技術(shù)的運(yùn)用，來提高人事檔案管理工作效率的提升，以此使人事檔案管理工作更加適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢。

首先，應(yīng)積極樹立人事檔案現(xiàn)代化管理意識。隨著信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，人事檔案現(xiàn)代化管理已經(jīng)成為人事檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。因此，在醫(yī)院人事檔案管理工作過程中，檔案管理人員應(yīng)積極樹立現(xiàn)代化管理意識，并通過人事檔案管理機(jī)構(gòu)電腦、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施的購置以及人事檔案管理軟件的選擇安裝，來奠定現(xiàn)代化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)，人事檔案管理人員還應(yīng)注重自身信息技術(shù)素養(yǎng)的培養(yǎng)，使人事檔案管理人員能通過人事檔案的錄入、分類、整理等環(huán)節(jié)，來對醫(yī)院的人事檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理。

其次，積極進(jìn)行人事檔案信息化管理體系的建設(shè)。在醫(yī)院人事檔案信息化管理中，管理體系的建設(shè)至關(guān)重要。一方面人事檔案管理人員應(yīng)積極進(jìn)行原始信息的完善、分類與管理，以此提升人事檔案查閱、管理的效率。另一方面管理人員還應(yīng)對信息化管理體系的安全性、穩(wěn)定性進(jìn)行有效防護(hù)，對不同級別的人設(shè)定不同的查閱、檢索權(quán)限，定期對管理體系的安全性進(jìn)行檢查、維護(hù)等，以此確保醫(yī)院人事檔案信息化管理工作的順利開展。

5.積極提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

在醫(yī)院人事檔案管理工作中，管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)水平直接影響著檔案工作服務(wù)質(zhì)量的好壞。因此，在對醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的過程中，管理人員就應(yīng)從自身的專業(yè)素養(yǎng)入手，通過自身業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德以及思想意識等綜合素養(yǎng)的提升來促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作效率與質(zhì)量的提高。

首先，應(yīng)積極優(yōu)化、提升自身的業(yè)務(wù)能力。人事檔案管理人員作為人事檔案的重要管理者，其自身的業(yè)務(wù)能力水平直接影響著人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量。因此，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事管理工作的優(yōu)化，就應(yīng)從管理人員的業(yè)務(wù)能力入手。一方面醫(yī)院應(yīng)提高人事檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，招聘具有專業(yè)知識、專業(yè)技能的人員，以此實(shí)現(xiàn)人事檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè)。另一方面醫(yī)院還應(yīng)注重對在職的人事檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)或業(yè)務(wù)考核，使管理人員能在一定的壓力以及激勵(lì)制度下，實(shí)現(xiàn)自身工作積極性、工作潛能的激發(fā)，提高人事檔案管理工作的效率。

其次，應(yīng)提升自身的職業(yè)道德素質(zhì)。在對人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)提升的過程中，職業(yè)道德素養(yǎng)也是非常關(guān)鍵的一項(xiàng)素質(zhì)能力。而人事檔案管理人員作為向醫(yī)院提供人事信息的主體，只有具備良好的職業(yè)道德，才能更好保障人事檔案資料的有效性、完整性。因此，醫(yī)院就應(yīng)建立一系列完備的考核、競爭機(jī)制，對人事檔案管理人員的職業(yè)道德進(jìn)行全面、客觀的考核與評定，并根據(jù)一定的競爭機(jī)制來進(jìn)行具體崗位的分配，以此增強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作的有效性。

最后，應(yīng)注重自身信息素養(yǎng)的完善。在醫(yī)院人事檔案信息化管理發(fā)展的背景下，對人事檔案管理人員的信息素養(yǎng)提出了更高要求，不僅需要對人事檔案資料進(jìn)行錄入、歸類以及整理等基礎(chǔ)工作，同時(shí)還應(yīng)掌握網(wǎng)絡(luò)資源分享、人事檔案管理軟件操作以及計(jì)算機(jī)安全系統(tǒng)維護(hù)等更專業(yè)的管理技術(shù)。因此，這就需要人事檔案的管理人員應(yīng)積極通過自主學(xué)習(xí)、線上學(xué)習(xí)或參與專業(yè)培訓(xùn)的方式，來進(jìn)行信息技術(shù)的學(xué)習(xí)與掌握，使醫(yī)院人事檔案的管理工作效率在管理人員信息素養(yǎng)逐步完善的過程中得到極大提升。

四、結(jié)語

綜上所述，在新時(shí)期的發(fā)展中人力資源的競爭日益激烈，人事檔案管理工作的重要意義也得到了顯著的體現(xiàn)。因此，在醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展中，管理者應(yīng)充分認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要意義，并通過人事檔案管理意識的增強(qiáng)、管理模式的創(chuàng)新、管理制度的完善以及管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升等方式，來實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理工作有效性、規(guī)范化的增強(qiáng)，為醫(yī)院的健康長遠(yuǎn)發(fā)展奠定良好的人力資源基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王蓉蓉.小議人事檔案管理在醫(yī)院工作中的重要性[J].人力資源，2019

（作者單位：青海省第四人民醫(yī)院綜合檔案室）