智慧校園背景下高校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的探討

摘 要：本文從智慧校園建設(shè)背景出發(fā)，探討高校學(xué)籍檔案信息化工作的現(xiàn)狀，并從優(yōu)化檔案管理模式、開發(fā)學(xué)籍檔案信息資源、構(gòu)建管理人才隊伍、完善相關(guān)規(guī)章制度等方面提出若干建議。

關(guān)鍵詞：智慧校園;學(xué)籍檔案

伴隨著“智慧城市”概念的提出，我國提出了“智慧校園”的建設(shè)思路?！吨袊逃F(xiàn)代化2035》指出，要建設(shè)智能化校園，統(tǒng)籌建設(shè)一體化智能化教學(xué)、管理與服務(wù)平臺。國家于2018年頒布了《智慧校園總體框架》，提出了智慧校園建設(shè)的總框架。智慧校園是在數(shù)字校園基礎(chǔ)上的物理空間和信息空間的有機(jī)銜接，是教育信息化的更高級形態(tài)。智慧校園使信息化技術(shù)融入到校園的教學(xué)管理中，在實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)全覆蓋的情況下打通高校各自孤立的管理軟件和系統(tǒng)平臺，從而達(dá)到資源和信息數(shù)據(jù)共享的目的。

智慧校園的建設(shè)與信息資源建設(shè)密切相關(guān)，智慧校園的建設(shè)對當(dāng)前高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)和管理提出了新的要求。近十年來，我國的教育質(zhì)量水平逐步提高，高等學(xué)校的學(xué)生數(shù)量也明顯增加。高校學(xué)籍檔案的數(shù)量和管理難度也因此增加。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的問題不斷增多，運用信息化手段進(jìn)行學(xué)籍檔案管理也就勢在必行。

一、學(xué)籍檔案信息化的必要性和意義

學(xué)籍檔案是高校檔案管理工作的主要內(nèi)容之一，指的是記錄學(xué)生在校就讀期間情況的資料，包括入學(xué)材料（如招生花名冊）、學(xué)籍信息及變更材料、成績單、獎懲情況、畢（結(jié)）業(yè)信息（如畢業(yè)生花名冊、畢業(yè)生登記表）等。學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況。學(xué)籍檔案的服務(wù)應(yīng)用范圍廣，包括單位入職、出國深造、職稱晉升等方方面面。當(dāng)前社會和用人單位越來越重視個人檔案，中組部印發(fā)的《關(guān)于完善干部人事檔案材料的通知》和《干部人事檔案工作條例》都強(qiáng)調(diào)了檔案材料在遴選人才、學(xué)生升學(xué)就業(yè)中的重要性。通過核實學(xué)籍檔案能為學(xué)生提供學(xué)歷證明、在學(xué)證明、在校期間獎懲榮譽(yù)情況。若畢業(yè)生的個人檔案丟失了，也可以通過查詢學(xué)籍檔案為其提供佐證。

由于學(xué)籍檔案的使用頻率高，紙張易磨損，紙上的字跡也隨時間推移而模糊。對學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理，能夠有效降低紙質(zhì)原件的使用頻率，起到保護(hù)檔案的作用。另外，傳統(tǒng)檔案包括大量的實體紙質(zhì)材料，會占用較大的儲存空間。而高校的學(xué)生人數(shù)不斷擴(kuò)張，在如此大的學(xué)生基數(shù)之上再擴(kuò)充檔案容量，需要占用學(xué)校大量空間資源，動輒上萬份的紙質(zhì)檔案資料管理起來也十分耗費人力資源。面對大數(shù)據(jù)時代智慧校園建設(shè)的新趨勢，高校學(xué)籍檔案管理模式必須做出改變，分析傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問題，找出解決方案。

傳統(tǒng)的檔案利用需經(jīng)過工作人員查檔—從庫房調(diào)閱案卷—復(fù)印檔案等步驟，如果需要查找的學(xué)籍檔案數(shù)量較多，則需要工作人員頻繁在庫房內(nèi)不同位置調(diào)閱案卷，復(fù)印之后再歸回原位。而進(jìn)行學(xué)籍檔案數(shù)字化之后，就相當(dāng)于建立了一個海量的數(shù)據(jù)庫，管理人員可以根據(jù)學(xué)生入學(xué)時間、生源地、專業(yè)等字段篩選學(xué)生信息，從檔案軟件系統(tǒng)中快速找到所需的信息數(shù)據(jù)。學(xué)生的學(xué)籍檔案保存在網(wǎng)絡(luò)空間，無需擔(dān)心占用過多的實體檔案庫房面積。管理人員可以隨時查詢調(diào)閱文檔，耗費的時間也比原來減少了許多。這一方法極大提高了工作效率，縮短了工作時間，也節(jié)約了人力，使檔案調(diào)閱利用更加高效、方便。使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，有關(guān)機(jī)構(gòu)在調(diào)閱學(xué)生學(xué)籍檔案時只要通過網(wǎng)絡(luò)渠道或信息系統(tǒng)就可獲取所需資料。在管理學(xué)生學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出方面，傳統(tǒng)紙質(zhì)學(xué)籍檔案需經(jīng)過整理、密封、郵寄等程序，而通過數(shù)字化管理系統(tǒng)，轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出高校只需通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)對接，節(jié)約了資源和成本。

二、學(xué)籍檔案信息化工作現(xiàn)狀和困境

1.軟硬件設(shè)施落后

大部分高校的主要精力集中于專業(yè)建設(shè)，而檔案館（室）屬于學(xué)校發(fā)展中的邊緣部門，得到的資金支持力度較小，部分高校缺乏甚至沒有學(xué)籍檔案專項管理經(jīng)費。在智慧校園建設(shè)中，檔案部門的話語權(quán)和參與程度很有限。有些高校雖在早年引入了學(xué)籍管理信息技術(shù)，但軟件系統(tǒng)并沒有隨著技術(shù)發(fā)展而更新，因此不能在智慧校園建設(shè)的背景下發(fā)揮功效?；A(chǔ)設(shè)施的老舊缺、軟件配置落后且更新緩慢，這些客觀條件都阻礙了學(xué)籍檔案的保護(hù)和利用。

2.信息化程度低

雖然多數(shù)高校都推進(jìn)過檔案信息化工作，但檔案信息化工作目前仍處于初級起步階段。多數(shù)高校對學(xué)籍檔案的掃描數(shù)字化加工數(shù)量很有限，有些僅限于對利用率較高的招生花名冊、畢業(yè)生花名冊等檔案材料進(jìn)行數(shù)字化，以提供信息證明和原件復(fù)印服務(wù)為主。信息化工作還未形成完善的系統(tǒng)，其管理模式也未在高校中得到推廣普及。大部分高校的信息化管理是傳統(tǒng)檔案管理與信息化管理的結(jié)合，即在紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，通過掃描、OCR文字識別技術(shù)等將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息并保存到數(shù)據(jù)庫。

因此，學(xué)籍檔案的傳統(tǒng)收集和利用方式仍為主流，即由學(xué)院/系部形成紙質(zhì)學(xué)籍材料，根據(jù)學(xué)生的培養(yǎng)層次將學(xué)籍材料上交到不同部門：本?？茖W(xué)生交教務(wù)處、研究生交研究生院、成教生交繼續(xù)教育學(xué)院。以上管理部門再按年度將紙質(zhì)學(xué)籍材料移交學(xué)校檔案館存檔。檔案館負(fù)責(zé)提供檔案利用服務(wù)，其包括查詢、調(diào)閱、復(fù)印紙質(zhì)檔案等。為提高服務(wù)效率，檔案館在后期再將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，掛接到學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中。

3.信息服務(wù)能力及管理水平低

隨著智慧校園的建設(shè)，傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理與服務(wù)之間的矛盾愈加明顯。傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案查詢和利用必須到檔案館現(xiàn)場方能辦理，提供的材料只能是紙質(zhì)檔案。傳統(tǒng)的檔案利用方式的耗時、不便捷、靈活度欠佳，導(dǎo)致用戶體驗差。

在智慧校園背景下，學(xué)籍檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)技術(shù)人才。一名學(xué)籍檔案管理人才，既要了解高校學(xué)籍檔案開發(fā)利用的相關(guān)知識，也要熟悉大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)操作技能。但在當(dāng)前情況下，此類專業(yè)人才還比較缺乏?，F(xiàn)有的檔案管理人員多為輔導(dǎo)員或行政管理人員兼職擔(dān)任，以上人員大多非專業(yè)出身，缺乏檔案專業(yè)管理知識，缺乏對自身工作價值的認(rèn)識，對計算機(jī)操作的熟練程度也欠佳，難以全身心投入學(xué)籍檔案工作。多數(shù)工作人員僅滿足于根據(jù)檔案管理規(guī)章制度和上級通知文件部署開展工作。對業(yè)務(wù)不熟悉、檔案意識淡薄、檔案管理模式與時代脫節(jié)、思維方式和工作理念缺少創(chuàng)新等原因都導(dǎo)致檔案工作開展不順利。

4. 未充分挖掘信息資源利用價值

很多高校采用的是早期的學(xué)籍檔案管理方式，學(xué)籍檔案的開發(fā)利用也將滿足師生需求擺在首位。盡管高校通過院系和輔導(dǎo)員收集了豐富的學(xué)籍資源信息和數(shù)據(jù)，但這些信息資源多分散在教務(wù)處、學(xué)工處、繼續(xù)教育學(xué)院等各個部門，各部門間的數(shù)據(jù)由不同系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)計，處于點狀發(fā)展?fàn)顟B(tài)，尚未能很好兼容或互相導(dǎo)入。這些海量學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)信息滯留在各個部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，得不到充分利用，還占用了存儲空間，存在數(shù)據(jù)重復(fù)建設(shè)的問題。且普通高校對學(xué)籍檔案的利用也僅限于保管和查詢，對學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)資源價值的發(fā)掘還不夠。若能通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，對以上學(xué)籍信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行橫向分析比較，就能為教育部門分析決策提供全面而詳實的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐，總結(jié)出教育過程中的經(jīng)驗和不足，進(jìn)而推動教學(xué)改革，提升高校的辦學(xué)水平。

三、學(xué)籍檔案信息化實現(xiàn)途徑

傳統(tǒng)學(xué)籍檔案通過拍攝照片的形式將學(xué)籍檔案信息數(shù)字化。這種方式的優(yōu)點是省時省力，往往只需要幾秒鐘時間就可以完成信息采集。劣勢是對拍攝人員的技術(shù)水平和拍照設(shè)備有一定的要求。第二種方式是使用掃描儀掃描學(xué)籍檔案。若學(xué)籍資料已經(jīng)裝訂成冊，多數(shù)情況下需要將資料拆分后一頁頁地進(jìn)行掃描，以獲得良好的掃描效果。若原始學(xué)籍資料幅面較大或表有折痕，則不適合采用掃描的方式。

隨著智慧校園的建設(shè)，通過不同軟件錄入學(xué)籍檔案信息是今后學(xué)籍檔案信息化實現(xiàn)的重要途徑。學(xué)生從入校開始就產(chǎn)生了各種信息資料，學(xué)校的各部門分門別類將學(xué)生的信息錄入不同的系統(tǒng)，最終匯集成關(guān)于學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)。

四、學(xué)籍檔案信息開發(fā)利用的建議

1.完善相關(guān)制度規(guī)范準(zhǔn)則

要加強(qiáng)頂層設(shè)計，將學(xué)籍檔案信息化納入智慧校園建設(shè)規(guī)劃之中。參與智慧校園建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定，把學(xué)籍檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)融入智慧校園建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系中，為后期的系統(tǒng)對接和利用奠定基礎(chǔ)。根據(jù)智慧校園的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合現(xiàn)有的電子文件管理規(guī)范和檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范制定學(xué)籍檔案信息化管理方面的規(guī)章制度，解決目前學(xué)籍檔案信息化工作面臨的管理操作缺乏實踐操作具體標(biāo)準(zhǔn)的困境。從制度層面對學(xué)籍管理工作進(jìn)行梳理和全面把關(guān)，對學(xué)籍檔案形成、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行指導(dǎo)和規(guī)范。加強(qiáng)對高校學(xué)籍檔案信息安全化的管理，提升學(xué)籍管理效果。

2.基礎(chǔ)設(shè)施配套完善

高校應(yīng)購買掃描儀、計算機(jī)、存儲器、服務(wù)器等必要的硬件設(shè)備，同時抓好軟件設(shè)施（學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)、信息數(shù)據(jù)庫）建設(shè)，提升日常學(xué)籍管理工作的管理效率。使檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)化，與智慧校園系統(tǒng)內(nèi)的各軟件系統(tǒng)可兼容。以智慧校園建設(shè)為契機(jī)，提升學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)質(zhì)量。定期對學(xué)籍管理的軟硬件設(shè)施進(jìn)行更新與維護(hù)，確保軟硬件設(shè)施的正常運行，為學(xué)籍檔案信息化工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.優(yōu)化檔案管理模式

隨著智慧校園的建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)會全面覆蓋校園范圍。基于一體化的建設(shè)理念，包括校園一卡通、教學(xué)綜合信息服務(wù)平臺、財務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、校園安防、網(wǎng)上辦事大廳等多平臺融合后，成為一個一站式綜合服務(wù)平臺。借助這個智慧服務(wù)平臺，校園內(nèi)的海量信息數(shù)據(jù)得以互通和共享。

高校根據(jù)自身發(fā)展實際情況，結(jié)合現(xiàn)有高科技技術(shù)，探索建立基于智慧校園的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理平臺，使學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)從學(xué)籍檔案的各形成部門匯集到學(xué)校的數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)多部門之間的數(shù)據(jù)共享、學(xué)籍管理系統(tǒng)與智慧校園系統(tǒng)的對接。學(xué)校通過更新系統(tǒng)和設(shè)備，提高系統(tǒng)快速處理數(shù)據(jù)的能力，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段優(yōu)化檔案服務(wù)的業(yè)務(wù)流程，提供PC端、移動手機(jī)端等多端口服務(wù)體系，以實現(xiàn)學(xué)籍檔案一站式智慧服務(wù)為目標(biāo)，為廣大師生和業(yè)務(wù)部門提供各種智慧化的服務(wù)。面向智慧校園的學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，離不開對廣大師生群眾需求的調(diào)研。信息化建設(shè)應(yīng)以用戶需求為第一，不斷優(yōu)化服務(wù)。使服務(wù)對象通過登錄這個一站式服務(wù)窗口，足不出戶就可以向檔案館提出申請，包括查詢檔案、核實學(xué)籍檔案、提供成績單及花名冊等服務(wù)。不用親臨現(xiàn)場，也不需要向多個部門提出申請，節(jié)約雙方的時間成本，讓數(shù)據(jù)代替人跑路。

4.開發(fā)學(xué)籍檔案信息資源

各部門綜合運用不同技術(shù)手段收集學(xué)籍檔案信息，對學(xué)籍資料進(jìn)行數(shù)字化掃描后再分析整理信息。要全面系統(tǒng)地采集學(xué)生的基本信息，保證學(xué)籍信息的唯一性，對學(xué)生在校期間的信息進(jìn)行記錄和追蹤，不斷更新完善。通過橫向縱向比較這些學(xué)籍信息，可以對學(xué)生在校期間的信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，便于學(xué)校了解掌握學(xué)生的基本情況，也能更有針對性地為學(xué)生提供職業(yè)生涯規(guī)劃、發(fā)展建議等。在各個數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)之間設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口，打破數(shù)據(jù)孤島，通過數(shù)據(jù)對接和數(shù)據(jù)集成，最終達(dá)到數(shù)據(jù)共享的目的。

5.構(gòu)建專業(yè)化學(xué)籍檔案管理人才隊伍

建設(shè)智慧校園，需要統(tǒng)籌建設(shè)一體化智能化的教學(xué)、管理和服務(wù)平臺。這就需要高校培養(yǎng)或引入高素質(zhì)專業(yè)技術(shù)人才，打造一批技術(shù)過硬的人才隊伍。要加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理人才的培養(yǎng)力度，讓學(xué)籍檔案管理人員學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)、計算機(jī)、統(tǒng)計學(xué)知識，提高檔案管理水平和素養(yǎng)，定期對學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以利更好地推進(jìn)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)。通過提供良好待遇吸納更多的高科技人才進(jìn)入學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的隊伍，提高人員的工作積極性。

6.提升網(wǎng)絡(luò)信息安全

要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，注重數(shù)據(jù)安全管理。在信息化建設(shè)進(jìn)程中，要針對檔案的安全性問題采取防范措施，以免導(dǎo)致學(xué)生的個人學(xué)籍信息泄露。在學(xué)籍檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，以確保檔案安全性為前提，挖掘信息資源價值并提升學(xué)籍檔案信息的管理效率是未來的努力方向。

7.貼近新媒體發(fā)展方向

高?？赏ㄟ^官網(wǎng)、智慧校園系統(tǒng)、微信客戶端等提供查詢學(xué)籍信息的網(wǎng)上預(yù)約服務(wù)平臺，擺脫時間、空間的限制，實現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)。通過時間預(yù)約，工作人員可集中辦理有關(guān)業(yè)務(wù)，師生群眾按約定時間即可取件，避免跑空或浪費冗長的等待時間。有些高校在學(xué)生服務(wù)中心辦事大廳設(shè)置有自助打印成績單的打印機(jī)，全天24小時開放，為查詢者提供了便利。

五、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代下，智慧校園建設(shè)為高校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)帶來了新的發(fā)展機(jī)遇。學(xué)籍檔案管理工作者一方面要優(yōu)化管理方式，另一方面要在智慧校園建設(shè)背景下適時引入信息化技術(shù)，適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，創(chuàng)新思維，提升學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量和效率，以滿足社會對學(xué)籍檔案信息的多元化需求。

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[3]張建娥.探討數(shù)字化管理模式用于高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的價值[J].蘭臺內(nèi)外，2019

（作者單位：福建衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

作者簡介：朱顏郴（1987-），女，漢族，福建寧德人，碩士，福建衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室館員，研究方向：高校檔案管理。