信息時代下檔案管理模式的創(chuàng)新研究

丁薇

摘 要：隨著信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，社會生產(chǎn)和居民生活產(chǎn)生了很大的變化。對于檔案管理工作而言，信息網(wǎng)絡(luò)在信息生產(chǎn)和傳播方式上都有了新的形式，對檔案管理的工作有了明顯的提升。信息時代下，便捷的信息網(wǎng)絡(luò)也對檔案資源的利用起到了積極的促進(jìn)作用。文章分析了信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的電子檔案形式逐漸完善、檔案的建立和檢索呈現(xiàn)新的形式、檔案與日常生活十分緊密等特點，闡述了檔案管理為企業(yè)決策提供有效的依據(jù)、優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部管理、促進(jìn)企業(yè)的改革發(fā)展等意義，分析了當(dāng)下檔案管理工作存在的信息化建設(shè)不足、體制較為陳舊、檔案管理的人員信息化水平不高等問題，提出了完善檔案管理的信息化建設(shè)、加強(qiáng)檔案管理的體制改革、提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、構(gòu)建全方位的檔案數(shù)據(jù)庫等改革創(chuàng)新措施。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;創(chuàng)新

檔案信息資源是組織機(jī)構(gòu)必不可少的內(nèi)部資源，由開發(fā)人員進(jìn)行具體的開發(fā)與研究，并且進(jìn)行二次應(yīng)用，才能夠顯示出真正的價值。隨著我國社會不斷發(fā)展，社會經(jīng)濟(jì)十分活躍，對于檔案的管理工作，也提出了新的要求。各個機(jī)構(gòu)和部門的檔案管理工作，需要符合時代發(fā)展的要求，來更好為社會做貢獻(xiàn)。在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息傳播方式發(fā)生了很大的變化。檔案管理，本質(zhì)就是信息的管理，因此信息網(wǎng)絡(luò)時代，對于檔案的管理，要更多地放在信息化的建設(shè)上，利用信息網(wǎng)絡(luò)手段，來加強(qiáng)檔案智能化的應(yīng)用效果。

一、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的特點

1.電子檔案形式逐漸完善

信息時代下，信息技術(shù)的發(fā)展為檔案工作帶來了革命性的變化。其中最重要的一點就是檔案資源可以通過數(shù)字形式來進(jìn)行處理，通過計算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行整理、傳輸和存儲。這就形成了電子信息檔案，以數(shù)字的形式來進(jìn)行管理。電子信息檔案相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，具有十分明顯的優(yōu)勢。在檔案的制作、傳輸、存儲等多個方式，都要比傳統(tǒng)的檔案更加高效和便捷。隨著計算機(jī)等智能設(shè)備的普及。以及互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和應(yīng)用。電子檔案已經(jīng)成為檔案管理工作的主要形式。對于檔案管理的工作人員來說，電子檔案的使用大大降低了工作強(qiáng)度，提升了工作效率。對于廣大職工來說，則十分便利地實現(xiàn)了檔案的檢索和傳輸。

2.檔案的建立和檢索呈現(xiàn)新的形式

在信息時代下，檔案的建立和檢索呈現(xiàn)新的形式。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案需要在計算機(jī)設(shè)備上進(jìn)行建立和處理，同時也需要計算機(jī)設(shè)備來進(jìn)行檢索。這種電子檔案的建立和檢索方式，在一定程度上改變了檔案管理的工作方法和流程。尤其是在檔案的檢索中，只需要通過數(shù)據(jù)庫檢索，就能夠精準(zhǔn)快速鎖定檔案資料。而傳統(tǒng)的檔案管理中，必須需要通過一定的數(shù)字編碼，來進(jìn)行檢索，在消耗的時間和花費(fèi)的精力來說，都有很大的差別。

3.檔案與日常生活十分緊密

當(dāng)下的社會環(huán)境，檔案與職工以及民眾的日常生活聯(lián)系十分緊密。職工的檔案不僅涉及個人的工作經(jīng)歷、身體情況、家庭關(guān)系等。在計劃經(jīng)濟(jì)時期，我國的社會生產(chǎn)和居民生活比較單一，人員流動性不明顯，職工的單位和崗位調(diào)動也不多。因此，檔案管理工作就十分簡單，職工一般只在固定的單位工作直到退休。而在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，人員流動性較大，即使是國有企業(yè)、事業(yè)單位等，職工的入職和離職頻率也較高。另外，一些企業(yè)的職工除了在本單位工作之外，還會有眾多的社會兼職。社會生活的改變，會直接影響到檔案管理工作。由于職工及人員的社會活動增加，檔案也與個人的日常生活十分緊密，對于檔案管理工作的要求也越來越高。

二、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的意義

1.為企業(yè)決策提供有效的依據(jù)

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一個重要組成部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實面貌的一項重要工作。對于企業(yè)的發(fā)展來說，檔案管理工作還能夠為企業(yè)的決策提供更加有效的依據(jù)。在市場經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下，任何企業(yè)都需要通過對市場情況的調(diào)查和分析，來做出符合實際需求的各項決策。在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，企業(yè)的部分信息檔案也在網(wǎng)絡(luò)平臺上公開展示，這對于企業(yè)之間的競爭與合作提供了很大的便利。企業(yè)可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺上的檔案的分析和整理，來考察自己的合作伙伴和競爭對手，掌握更多的信息。同時，在檔案管理中，可以將這些市場信息進(jìn)行整理和分析，為企業(yè)的決策者提供科學(xué)的數(shù)據(jù)和市場預(yù)測，使得企業(yè)能夠做出有效的決策。

2.優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部管理

企業(yè)的所有信息，最后都會歸檔到檔案管理部門。這些檔案信息對企業(yè)的內(nèi)部管理有很大的幫助，能夠為企業(yè)的內(nèi)部優(yōu)化管理提供必要的依據(jù)。尤其是大型的國有企業(yè)內(nèi)部的機(jī)構(gòu)部門復(fù)雜，人員數(shù)量眾多，企業(yè)的內(nèi)部管理工作也十分棘手。在信息網(wǎng)絡(luò)下，企業(yè)的檔案管理能夠快速為其內(nèi)部管理提供必要的依據(jù)。比如，每個職工的個人工作情況、工齡和獎懲情況等，都可以通過數(shù)字信息的形式展現(xiàn)出來。這些數(shù)字信息檔案能夠為企業(yè)的內(nèi)部管理提供真實有效的信息，對內(nèi)部管理實現(xiàn)優(yōu)化和完善。

3.促進(jìn)企業(yè)的改革發(fā)展

在社會主義新時代的環(huán)境下，企業(yè)需要不斷改革與創(chuàng)新發(fā)展，才能夠提升服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)最大程度的收益。在企業(yè)的改革發(fā)展中，檔案管理能夠為企業(yè)提供科學(xué)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，對企業(yè)的發(fā)展歷史、各項具體的政策進(jìn)行分析和展示，為企業(yè)的改革發(fā)展提供有效的依據(jù)。尤其是在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，各種信息能夠通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)快速的傳播，使得市場呈現(xiàn)很大的不確定性。先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)也在不斷的研發(fā)和應(yīng)用，對于企業(yè)來說也需要不斷了解和接觸新的科學(xué)技術(shù)，來投入到企業(yè)的生產(chǎn)、服務(wù)以及內(nèi)部管理中。這就需要檔案管理工作，將市場數(shù)據(jù)、歷史資料等盡可能完整地分析和呈現(xiàn)，以有效促進(jìn)企業(yè)的改革發(fā)展。

三、當(dāng)下檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理的信息化建設(shè)不足

在信息時代下，企業(yè)的檔案管理工作呈現(xiàn)很大的問題就是信息化建設(shè)不足。對于檔案的信息化建設(shè)，主要包含兩個方面。一是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案能夠整理轉(zhuǎn)化為電子檔案;二是要建立規(guī)范的電子檔案管理制度。首先，對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的電子轉(zhuǎn)換，需要很大的工作量。尤其是發(fā)展時間較長的企業(yè)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容十分豐富，時間歷程也較久遠(yuǎn)。因此，一些企業(yè)可能會對這項檔案整理工作沒有引起重視，沒有投入一定的人力來實現(xiàn)電子信息檔案的整理工作。只是選取了某個時間段之后，或者是某個類別的檔案來進(jìn)行電子檔案的整理和歸檔。這就產(chǎn)生了一定的弊端，在進(jìn)行檔案整理或者數(shù)據(jù)分析中，單純進(jìn)行電子檔案的分析，就顯得不夠準(zhǔn)確，大部分檔案和數(shù)據(jù)因為沒有錄入數(shù)據(jù)庫，而失去了自身的價值。其次，對于電子信息檔案管理制度的建立和規(guī)范實施，在某些事項中還存在一定的疏漏。比如，在一些重要的人事檔案管理中，有些普通和常用的信息并沒有進(jìn)行公開，在查閱信息的過程中，需要通過檔案管理人員才能夠進(jìn)行檢索，增加了檔案管理人員的工作量。

2.檔案管理的體制較為陳舊

在信息時代，檔案管理體制已經(jīng)表現(xiàn)出很大的缺陷。首先，當(dāng)下的檔案管理工作體制，都是計劃經(jīng)濟(jì)時期建立起來，具有很大的黨政機(jī)關(guān)的檔案管理色彩。主要表現(xiàn)在分支機(jī)構(gòu)和人員數(shù)量眾多、對于檔案信息過于敏感、檔案管理的手續(xù)和流程十分復(fù)雜等。其次，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的生產(chǎn)和服務(wù)都發(fā)生了很大的變化，已經(jīng)逐步向現(xiàn)代企業(yè)的模式過渡。企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)與企業(yè)的自身發(fā)展不相符，檔案管理工作已經(jīng)跟不上企業(yè)與時代發(fā)展的潮流。另外，信息網(wǎng)絡(luò)的普及，使得信息呈現(xiàn)大爆發(fā)的狀態(tài)，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法進(jìn)行有效的處理。而落后陳舊的檔案管理體制，對于信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展所帶來的信息傳播、存儲等的變化，沒有及時進(jìn)行有效的對接，使得眾多信息沒有進(jìn)行歸檔。尤其是在職工信息的管理中，存在著很大的缺陷。職工在入職、離職等環(huán)節(jié)中，會涉及自身檔案的轉(zhuǎn)接問題，落后的檔案管理制度，使得職工在處理個人檔案的過程十分煩瑣，對職工造成很大的困難。

3.檔案管理的人員信息化水平不高

檔案管理的信息化建設(shè)，與檔案管理人員的個人職業(yè)素質(zhì)有直接的影響。企業(yè)的檔案管理工作是行政管理的一部分，相比于一線的技術(shù)和管理人員來說，在人員安排上有大的隨意性。首先，檔案管理工作人員缺乏專業(yè)性，有許多檔案管理人員都是其他崗位人員轉(zhuǎn)崗而來，從事一些簡單的檔案整理和行政管理工作。這些人員大都缺乏專業(yè)的檔案管理技術(shù)和經(jīng)驗，也缺乏檔案管理信息技術(shù)的基本能力。其次，檔案管理人員在信息化的建設(shè)上不夠積極，沒有認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性。尤其是面對大量復(fù)雜的傳統(tǒng)檔案整理工作，缺乏一定的動力。另外，檔案管理人員在信息化的建設(shè)和服務(wù)上不夠?qū)I(yè)。一方面檔案管理人員缺乏信息技術(shù)的相關(guān)能力，對于現(xiàn)代化的電子辦公系統(tǒng)和軟件缺乏良好的應(yīng)用能力。另一方面在進(jìn)行檔案管理服務(wù)上，沒有借助信息網(wǎng)絡(luò)來提升檔案管理及服務(wù)的質(zhì)量，使得信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用只是增加了檔案管理的工作量，沒有展現(xiàn)出應(yīng)用的效果。

四、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新模式分析

1.完善檔案管理的信息化建設(shè)

在信息時代的發(fā)展下，檔案管理的信息化建設(shè)要不斷完善，才能夠使得檔案管理工作與時代的發(fā)展相適應(yīng)，使得檔案管理工作更加符合企業(yè)發(fā)展的要求。首先，要加強(qiáng)對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息化整理和歸檔工作，將企業(yè)的歷史檔案進(jìn)行統(tǒng)一的整理和歸檔，錄入企業(yè)檔案的電子數(shù)據(jù)庫中。其次，要建立科學(xué)完善的信息化檔案管理制度。將企業(yè)的檔案進(jìn)行兩種形式存檔，實現(xiàn)更加安全可靠的檔案管理和存儲形式。同時，也要開通檔案的線上管理和服務(wù)模式，使得企業(yè)的所有人員都能夠通過平臺，來對企業(yè)檔案進(jìn)行線上系統(tǒng)的查閱和檢索。這對于企業(yè)的管理人員來說，會對企業(yè)的基本情況更加了解，也能夠十分方便的調(diào)取企業(yè)的信息，為企業(yè)的發(fā)展和改革建立數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。對于普通職工來說，這種線上平臺可以更加方便地調(diào)取自己的檔案，節(jié)省職工的時間和精力。同時，對于檔案管理人員來說，只需要在線上平臺進(jìn)行檔案和相關(guān)文件的更新，就可以實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.加強(qiáng)檔案管理的體制改革

在社會主義新時代的環(huán)境下，企業(yè)自身的發(fā)展需要進(jìn)行新的改革與探索，才能夠適應(yīng)新的社會環(huán)境。而企業(yè)內(nèi)部的檔案管理，也需要根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展以及社會環(huán)境來進(jìn)行創(chuàng)新改革發(fā)展。首先，在檔案管理機(jī)構(gòu)的體制改革中，要擯棄計劃經(jīng)濟(jì)時期檔案管理工作落后的制度和理念，采用新的工作方法和工作理念來開展新時期的檔案管理工作。其次，要將檔案管理的信息化改革作為檔案管理工作改革的重要方向，在實現(xiàn)辦公自動化和信息化的基礎(chǔ)上，來建立相應(yīng)的管理制度。另外，在傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟(jì)時期，企業(yè)的檔案管理的工作重點是對企業(yè)人員、資產(chǎn)的管理，通過檔案管理來實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的良好管理。而在新的經(jīng)濟(jì)形勢下，檔案管理應(yīng)該以市場分析為工作重點，通過檔案管理工作，來為企業(yè)提供更多的市場信息，來增加企業(yè)的核心競爭力，使得企業(yè)能夠通過檔案管理所提供的數(shù)據(jù)收集和分析，來更好進(jìn)行市場戰(zhàn)略的有效決策，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

3.提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，是企業(yè)檔案管理實現(xiàn)良好改革與發(fā)展的前提。因此，要加強(qiáng)和重視企業(yè)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。首先，在檔案管理的崗位招聘中，要嚴(yán)格落實專業(yè)對口、能力為主的原則，面向各個院校及社會各界來選擇優(yōu)秀的人才。尤其要注重人員的信息化素養(yǎng)，將信息化素養(yǎng)作為檔案管理工作能力的重要指標(biāo)。檔案管理工作只有不斷注入新的血液，才能夠使檔案管理工作實現(xiàn)有效的改革和進(jìn)步。其次，還要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使得檔案管理人員能夠在具有優(yōu)秀的工作經(jīng)驗基礎(chǔ)上，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)和信息理念，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)。除了檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)之外，還應(yīng)該通過企業(yè)文化、個人道德等內(nèi)容的培訓(xùn)，來加強(qiáng)檔案管理人員的團(tuán)隊協(xié)作能力，建設(shè)優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作團(tuán)隊，提升檔案管理部門的整體凝聚力，才能夠高效實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的改革與創(chuàng)新。

4.構(gòu)建全方位的檔案數(shù)據(jù)庫

全方位的檔案數(shù)據(jù)庫的建立，就是要實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)化和通用化的特點。所謂的標(biāo)準(zhǔn)化，就是檔案管理的建設(shè)能夠符合國家、行業(yè)、企業(yè)內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案的內(nèi)容和類型都要全面，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案與其他的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行無限制的傳輸和共享。所謂的通用化，就是企業(yè)在建立數(shù)據(jù)庫中，能夠?qū)崿F(xiàn)各個崗位職工和人員的檢索和使用。比如，企業(yè)的一些固定格式的數(shù)據(jù)、表格，所有的企業(yè)職工都可以通過線上渠道進(jìn)行瀏覽和下載，供普通的職工使用?；蛘呤瞧髽I(yè)進(jìn)行社會人事招聘中，可以開放企業(yè)的部分檔案，來供應(yīng)聘人員查看。比如，應(yīng)聘的人員和成績、應(yīng)聘的崗位及薪資待遇的介紹等。這些都可以通過檔案管理的信息化建設(shè)來提供給公共網(wǎng)絡(luò)，以提升企業(yè)社會公共形象。

五、結(jié)語

綜上所述，在信息時代下，我國的社會發(fā)展趨勢已經(jīng)逐步向智能化和信息化方向轉(zhuǎn)變，在大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的影響下，企業(yè)的檔案管理工作必須向信息化方向進(jìn)行轉(zhuǎn)型。在轉(zhuǎn)型的過程中，企業(yè)必須要加強(qiáng)自身的檔案管理能力，建設(shè)一支優(yōu)秀的檔案管理隊伍，不斷完善企業(yè)內(nèi)部的管理制度，使檔案管理能夠及時進(jìn)行轉(zhuǎn)型，促進(jìn)企業(yè)的改革與發(fā)展。

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（作者單位：中國鐵路西安局集團(tuán)有限公司新豐鎮(zhèn)車站）