數(shù)字化時代高?？谑鰴n案采集與傳播對策

鄒蘭

摘 要：口述檔案是高等院校檔案資源建設(shè)的關(guān)鍵組成部分，可以讓傳統(tǒng)檔案記錄更形象、更生動、更具體，甚至可以彌補(bǔ)校史空白。由此可見，高?？谑鰴n案為其編史修志工作提供了諸多重要的歷史素材來源，亦是對所有師生展開愛國、榮校教育的最佳路徑與方法。根據(jù)口述檔案具有的特殊性，要想做好高?？谑鰴n案各項工作，則必須創(chuàng)建規(guī)范完善的采集整理流程。本文基于對高?？谑鰴n案的概念進(jìn)行解讀，明確高?？谑鰴n案面臨的問題，而后總結(jié)出數(shù)字化時代高?？谑鰴n案的傳播對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;高校;口述檔案;采集;傳播對策

引言

伴隨中國高校辦學(xué)質(zhì)量的持續(xù)提高與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，我國高校非常重視周年慶活動和校史館創(chuàng)建以及校史編撰等相關(guān)工作，擁有珍貴史料價值和功能的口述檔案在高校發(fā)展工作和重大活動中逐漸發(fā)揮其具有的重要作用，很多高校已開始實(shí)施口述檔案工作，然而因檔案意識、專業(yè)人才等方面的限制，當(dāng)前口述檔案工作依舊存有諸多問題，故而本文對數(shù)字化時代高?？谑鰴n案采集與傳播對策進(jìn)行全面探究。

一、高校口述檔案的概述

1.口述檔案的含義與功能

所謂口述檔案，即指研究應(yīng)用與儲存歷史記憶而開展有計劃、有目的采訪而構(gòu)成地特殊資料，最開始是利用錄音和逐字記錄的形式。而高?？谑鰴n案是其中的一種，為了記錄與保存學(xué)校發(fā)展歷史的檔案形式。隨著信息化時代的興起，高?？谑鰴n案已進(jìn)入到數(shù)字化建設(shè)時代。而且，高?？谑鰴n案和書面檔案存在極大差異性，其擁有以下幾個價值功能：首先，針對高校檔案工作而言，能夠發(fā)揮與拓寬高校檔案具有的服務(wù)功能、優(yōu)化高校檔案體制、豐富高校檔案資源、凸顯高校辦學(xué)傳統(tǒng)與辦學(xué)特色;對于高?？谑鰴n案而言，可以彌補(bǔ)學(xué)校文獻(xiàn)檔案存在的空白，呈現(xiàn)高校發(fā)生重大事件的真實(shí)場景，加強(qiáng)高等院校檔案的真實(shí)性、生動性、形象性與可讀性。

2.口述檔案數(shù)字化的原因

高等院?？谑鰴n案數(shù)字化是其數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵部分，與其他檔案數(shù)字化相同，均是伴隨計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、互聯(lián)網(wǎng)、多媒體以及數(shù)字?jǐn)z影等多個現(xiàn)代科技發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型口述檔案形式，其將各類載體的口述檔案信息資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息資源，用數(shù)字化的模式進(jìn)行儲存，以網(wǎng)絡(luò)化的模式進(jìn)行連接，運(yùn)用現(xiàn)代計算機(jī)系統(tǒng)展開管理，構(gòu)成一個結(jié)構(gòu)性口述檔案信息資源庫，可及時提供運(yùn)用語境服務(wù)進(jìn)行資源共享，使檔案資源數(shù)字化、檔案管理智能化與檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。另外，要想推動高?？谑鰴n案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，則應(yīng)當(dāng)重視各個方面的影響因素。首先，高等院校口述檔案從本質(zhì)角度而講，就是現(xiàn)代社會與時俱進(jìn)發(fā)展的需求，根據(jù)創(chuàng)建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化口述檔案可以有效克服傳統(tǒng)儲存狀態(tài)存在的不足，更好、更全面進(jìn)行管理與保護(hù)，為高校教職工提供最佳服務(wù)。其次，高校要想實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，則應(yīng)當(dāng)將口述檔案包含在內(nèi)的一切檔案工作均進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。只要高等院校口述檔案數(shù)字化建設(shè)成功，根據(jù)信息“高速公路”這一輸送路徑，就可以隨時隨地查閱信息與利用信息，從而充分發(fā)揮高?？谑鰴n案工作的價值和作用。

二、高?？谑鰴n案面臨的問題

1.口述檔案意識相對薄弱

因傳統(tǒng)思想理念的直接影響，高等院校黨政管理部門、專業(yè)院系與辦學(xué)實(shí)體會對口述檔案的可靠性和真實(shí)性產(chǎn)生質(zhì)疑，其認(rèn)為口述檔案具有極強(qiáng)的主觀情緒，不同個體在不同時代背景、時間、地點(diǎn)對會同一歷史事件出現(xiàn)表述不一的情況，所以其認(rèn)為高?？谑鰴n案并不具備檔案應(yīng)有的情報價值以及憑證價值。然而，文字檔案信息同樣具有相應(yīng)的主觀性，文字檔案記錄的信息并非都是“真相”。因?qū)W校教職工缺少對口述檔案的正確認(rèn)識，對口述檔案的認(rèn)同度與重視度均較低，加上高等院校檔案室缺少正確積極的宣傳引導(dǎo)，造成高校教職工對口述檔案的采集、應(yīng)用意識十分薄弱，從而對高校口述檔案的實(shí)際建設(shè)及發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

2.口述檔案專業(yè)人才短缺

從相關(guān)調(diào)查中得知，高等院校未能開展口述檔案工作的主要原因即是專業(yè)人才團(tuán)隊缺乏。專業(yè)技術(shù)優(yōu)質(zhì)人才短缺，口述檔案工作團(tuán)隊缺少穩(wěn)定性，已經(jīng)變成我國高等院?？谑鰴n案發(fā)展緩慢的主要障礙。現(xiàn)階段，口述檔案工作者一般均是由檔案工作人員和新聞工作人員等組成，而高等院校檔案工作人員主要工作就是收集檔案、整理檔案、保管檔案與利用檔案，但既擁有檔案專業(yè)知識又具備信息化技術(shù)的優(yōu)質(zhì)復(fù)合型人才極少;而針對高校新聞工作者而言，其主要將新聞宣傳和推廣工作作為主導(dǎo)，既懂得新聞采訪又懂得歷史知識的專業(yè)人才十分稀少。而且，檔案工作人員以及新聞工作人員均是由于特殊工作需求臨時被領(lǐng)導(dǎo)抽調(diào)到口述檔案工作中，未能經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，綜合素養(yǎng)與專業(yè)能力均需要進(jìn)一步提高。

3.檔案工作體系缺少穩(wěn)定

高等院?？谑鰴n案一般都是在學(xué)校周年慶活動、校史館創(chuàng)建與校史編撰等多個特定工作中構(gòu)成的，是高?？偨Y(jié)自身辦學(xué)經(jīng)驗、展現(xiàn)自身辦學(xué)成果的一個產(chǎn)物。在某些特定工作結(jié)束后，高校口述檔案工作的不斷發(fā)展在各個方面影響下無法獲得長效保障，如設(shè)備、資金與制度等，而且在學(xué)校層面也缺少長效系統(tǒng)的工作體系。根據(jù)調(diào)研情況而言，將口述檔案建設(shè)與發(fā)展融入到高校檔案管理整個工作體系中的較少，因口述檔案沒有被列入歸檔領(lǐng)域，加之相關(guān)工作人員整體數(shù)量較少，但工作任務(wù)和壓力十分繁重，從而對口述檔案工作人員開展工作的自主性和積極性產(chǎn)生不利影響，由此可見，在高校檔案館層面缺少長效工作體系。

三、數(shù)字化時代高?？谑鰴n案的采集

1.準(zhǔn)備工作

高?？谑鰴n案收集前期準(zhǔn)備工作必須充分，主要囊括確定口述檔案的對應(yīng)主題以及口述人員。而且，口述檔案選擇的主題要具有一定代表性和價值性，且具有深遠(yuǎn)意義。現(xiàn)階段，高?？谑鰴n案主題囊括學(xué)校創(chuàng)建歷史、重要科研項目和各種重大活動及事件，如學(xué)校教師支教援疆、成立西藏新疆班等多個有特色、有意義、有價值的口述主題。其次，明確好主題后，應(yīng)確定訪談對象，訪談對象往往都是學(xué)校歷任校領(lǐng)導(dǎo)、有影響力的校友與其他了解學(xué)校發(fā)展歷史且參與學(xué)校各種重大活動的老一輩教職工等。明確口述檔案主題與訪談對象后，由高校檔案編研者查詢各種檔案資料，進(jìn)一步了解和掌握口述檔案主題的背景。如果前期資料準(zhǔn)備不夠充分，則會對被訪者講述訪談內(nèi)容產(chǎn)生直接影響。例如，在展開口述檔案錄制時，因前期準(zhǔn)備不足，與受訪者缺少溝通交流，致使受訪者口述事實(shí)模糊，最終導(dǎo)致錄制失敗?；诖?，在口述檔案錄制前，必須將采訪稿預(yù)先透露給被訪者，和被采訪者展開深度溝通及交流，詢問被訪者的看法與意見，進(jìn)而為訪談工作有序開展奠定基礎(chǔ)。

2.收集工作

在口述檔案訪談過程中，訪談?wù)邞?yīng)當(dāng)和被訪者展開友好溝通。為了使被訪談?wù)咔逦鷾?zhǔn)確地進(jìn)行講述，訪談人員會結(jié)合檔案資料展開恰當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)與提醒，在訪談過程中被訪者講述或者回憶時，應(yīng)當(dāng)耐心傾聽并做好記錄，進(jìn)而得到完整精確的口述檔案。而且，在口述檔案收集中還會遇到諸多困難和問題，比如被采訪者不愿意接受采訪甚至拒絕參與任何訪談，所以采訪者會根據(jù)上門拜訪以及充分講解口述檔案具有的重要性與影響力等使被采訪者放下心中顧慮和芥蒂，選擇參與訪談。另外，還有一些學(xué)校老教職工因年齡較大，記憶日益模糊，語速十分緩慢，所以在訪談時必須給予其充分全面的照顧和引導(dǎo);有的被采訪者因為緊張、害怕等多個原因造成重復(fù)錄制，采訪者也需要給予其耐心與理解，讓被采訪者可以輕松、愉快地完成訪談。針對在外地及國外的被采訪者而言，一般會根據(jù)網(wǎng)絡(luò)視頻形式展開訪談，并且把視頻訪談保存記錄，標(biāo)記好具體時間和對應(yīng)主題。由此可見，唯有克服障礙和困難，為被采訪者創(chuàng)造有利條件，只有這樣，才能得到真實(shí)、客觀、具體的口述檔案，而且還能充分反應(yīng)出客觀歷史事實(shí)。

3.整理工作

在口述檔案訪談結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)對訪談資料進(jìn)行歸納整理。后期整理囊括錄音、訪談記錄本以及錄像拷貝等一系列后續(xù)工作。而錄音和錄像的保存與管理應(yīng)當(dāng)將《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》作為參照，光盤必須備份超過兩份，而硬盤與移動硬盤也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行備份。抄本制作是最關(guān)鍵的一環(huán)，為了防止時間過長發(fā)生采訪情景信息丟失的情況，必須進(jìn)行及時整理。而且，在整理過程中要極具耐心，重復(fù)多次回放錄像或者錄音，尊重受訪者一切要求，力爭做到“原汁原味”，切記不可根據(jù)個人喜好與想法隨意刪減受訪者“原話”，或是因未能聽清受訪者話語就略過，針對未能聽清或者理解不深入的地方應(yīng)當(dāng)進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)記，便于回放備查，如果遇到過于模糊的地方應(yīng)當(dāng)與受訪者展開再次確認(rèn)。針對受訪者訪談過程中出現(xiàn)的時間、地點(diǎn)、事件及發(fā)展背景等重要細(xì)節(jié)要進(jìn)行詳細(xì)核實(shí)，可在相關(guān)檔案中尋找證明，亦或?qū)ふ移渌嘘P(guān)知情人進(jìn)行驗證。針對與歷史不相符的地方應(yīng)當(dāng)利用括號標(biāo)注的方式在抄本上進(jìn)行標(biāo)注，然而需要注意不可破壞原文。另外，為了保障口述歷史電子檔案的可靠性、科學(xué)性、完整性以及真實(shí)性，高等院校檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家檔案局頒布的相關(guān)規(guī)定創(chuàng)建口述檔案數(shù)據(jù)信息庫，不僅需要對被訪者個人背景展開著錄，而且還應(yīng)當(dāng)將抄本用電子文件的模式歸檔，加入到口述檔案種類下。

四、數(shù)字化時代高?？谑鰴n案傳播對策

1.增強(qiáng)在線口述檔案的征集

數(shù)字時代下高?？谑鰴n案征集方法也在發(fā)生變化，而各種口述檔案的采集則必須彰顯其便利性，由此致使在線口述檔案征集變成了一種全新的征集形式。所謂在線口述檔案，即指將一類口述檔案主題根據(jù)多種渠道進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)公布，讓社會群眾獲取，并且根據(jù)口述檔案在線征集網(wǎng)絡(luò)平臺提交的各種內(nèi)容，如相關(guān)音頻、視頻、實(shí)物資料掃描件、受訪人傳記材料以及拍攝稿件等。但是，在線口述檔案征集必須注重在線征集網(wǎng)絡(luò)平臺的構(gòu)建及管理，全面考慮網(wǎng)絡(luò)平臺創(chuàng)建的目標(biāo)、目標(biāo)對象以及平臺可為群眾提供的各項資源與服務(wù)等，真正解決口述檔案網(wǎng)絡(luò)傳播文件格式和儲存空間等相關(guān)技術(shù)問題，真正做到可持續(xù)性、可有效性征集。

2.完善口述檔案的檢索功能

在現(xiàn)代數(shù)字化時代背景下，信息傳播更加迅速、快捷，以往檔案宣傳一般均是依靠展覽與網(wǎng)站新聞得以實(shí)現(xiàn)，但數(shù)字化時代下口述檔案工作應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對各種新技術(shù)的運(yùn)用，根據(jù)自媒體技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與大數(shù)據(jù)平臺的合理運(yùn)用，推動高?？谑鰴n案采集與傳播成效及質(zhì)量的提高。比如，可根據(jù)創(chuàng)建檔案微信公眾號、微博以及檔案APP等多個網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)對高?？谑鰴n案信息資料的搜索和查詢，以此完善高校檔案檢索功能，對口述檔案信息種類進(jìn)行劃分，提升廣大用戶體驗的認(rèn)同感與滿意度，進(jìn)而為高?？谑鰴n案采集傳播奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

3.豐富口述檔案的傳播方式

數(shù)字化時代下，高等院校檔案部門應(yīng)當(dāng)全面分析新形勢下信息的傳播形式，加強(qiáng)口述檔案信息資源的全面性和吸引力。在確?？谑鰴n案信息真實(shí)可靠的狀況下，創(chuàng)新口述信息內(nèi)容的呈現(xiàn)方式，例如在視頻編輯時可恰當(dāng)加入一些生動形象的動畫講解，運(yùn)用虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，根據(jù)三維空間形式還原歷史，使廣大檔案信息使用者可直觀形象地體會和感受檔案信息的內(nèi)容，加深對口述檔案的了解和認(rèn)識。除此之外，亦可制作成對應(yīng)影視片在各大網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行點(diǎn)播或是根據(jù)手機(jī)直播模式實(shí)現(xiàn)和廣大群眾與受訪者相互間的實(shí)時溝通，致使口述檔案的傳播模式更加豐富多樣。

4.創(chuàng)建口述檔案數(shù)據(jù)資源庫

高等院校檔案部門應(yīng)當(dāng)把征集到的各種檔案資料實(shí)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，根據(jù)不同人物、學(xué)科和校史專題等轉(zhuǎn)換成不同類型的專題信息數(shù)據(jù)資源，構(gòu)成清晰明了的檢索目錄，根據(jù)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)平臺提供有聲檔案或是文字檔案在線服務(wù)，以此便于相關(guān)編研人員對各類主題口述檔案數(shù)據(jù)資料展開進(jìn)一步研究。其次，征集具有個性化的口述檔案，創(chuàng)建特色檔案信息數(shù)據(jù)資源庫。高等院校檔案部門可通過對本校辦學(xué)特色的了解，征集特色化口述檔案，比如軍工學(xué)校在開展口述檔案征集時，要側(cè)重彰顯軍工學(xué)校辦學(xué)特點(diǎn);針對中醫(yī)學(xué)校而言，不僅要凸顯本校辦學(xué)特色與辦學(xué)觀念，還應(yīng)當(dāng)凸顯中醫(yī)文化精髓。與此同時，把征集的信息資料進(jìn)行征集歸納后，構(gòu)成特色化口述檔案信息數(shù)據(jù)資源庫，根據(jù)網(wǎng)站和微信等多個平臺定期呈現(xiàn)高校館藏特色化口述檔案內(nèi)容，以此吸引學(xué)生進(jìn)行搜索和查詢。最后，完善口述檔案管理規(guī)章制度?，F(xiàn)如今，與高等院?？谑鰴n案有關(guān)的規(guī)章制度極少，因此必須設(shè)定各種規(guī)章制度來保障口述訪談流程的專業(yè)化、制度化、科學(xué)化與合理化。譬如，采訪流程、征集形式、歸檔方法以及儲存辦法相互間的內(nèi)在邏輯，采集工作的獎懲措施，口述專項經(jīng)費(fèi)的具體使用權(quán)限，合作組織或是相關(guān)工作人員需要遵守的規(guī)范等多方面設(shè)定完善健全的口述檔案管理制度。特別是在數(shù)字化時代背景下，對于聲像檔案標(biāo)引規(guī)則以及數(shù)字化規(guī)范應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)考慮，進(jìn)而讓口述檔案的整個收集過程和保管運(yùn)用均能夠做到有章可循、有跡可查。

五、結(jié)語

綜上所述，口述檔案是高等院校檔案工作的關(guān)鍵組成部分，已逐漸開始創(chuàng)建數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程，并迎來嶄新的發(fā)展時機(jī)。如何解決數(shù)字化時代高校口述檔案面臨的問題，發(fā)揮口述檔案具有的作用和價值，是現(xiàn)代高等院?？谑鰴n案工作開展的重點(diǎn)。

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（作者單位：云南財經(jīng)大學(xué)）