干部人事電子檔案的價值實現(xiàn)與有效利用

劉歲梅

摘? 要：在當今社會現(xiàn)代化、智能化形勢下，干部人事電子檔案建設工作是一項必須開展的重要工作。本文主要從干部人事電子檔案建設的必要性、價值實現(xiàn)、有效利用三個方面進行分析，探討高校干部人事電子檔案發(fā)展的路徑。

關鍵詞：電子檔案;價值實現(xiàn);有效利用;高校;制度建設

Abstract： In today's social modernization and intelligence situation， the construction of cadres and personnel electronic files is an important work that must be carried out. This article mainly analyzes the necessity， value realization， and effective use of the construction of electronic cadres and personnel files， and discusses the development path of electronic cadres and personnel files in colleges and universities.

Keywords： Electronic archives; Value realization; Effective use; Colleges and universities; System construction

目前，很多單位都開始著手開展電子檔案建設工作，本文主要從干部人事電子檔案建設的必要性，及其在高校師資隊伍建設中的價值實現(xiàn)及有效利用三個方面進行分析，探討高校干部人事電子檔案發(fā)展的路徑。

1 干部人事電子檔案建設的必要性

1.1 貫徹落實干部檔案信息化工作規(guī)劃的需要。2018年11月中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》第二十六條指出：組織人事部門及其干部人事檔案工作機構應當按照國家相關標準和要求，加強檔案信息資源的規(guī)劃、建設、開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。

2019年2月，重慶市干部檔案工作座談會要求：“各地各單位要按照國家相關技術標準，結合實際制定干部人事檔案數(shù)字化建設三年計劃，2019年通過檔案專項審核‘回頭看，核準干部信息、補齊檔案材料、規(guī)范整理檔案，2020年建立黨委（黨組）管理中層干部數(shù)字檔案，力爭2021年全面建立數(shù)字檔案?！?/p>

1.2 提高干部檔案信息化工作水平的需要。干部人事電子檔案建設是高校師資隊伍建設的重要組成部分，建立數(shù)字檔案系統(tǒng)是對干部考核體系、教師個人發(fā)展曲線的改革，是提高黨的建設和組織、人事工作科學化水平的重要手段，是當前和今后一個時期干部人事檔案工作的重要任務。[1]

1.3 提高干部人事檔案服務能力的需要。2014年6月，為深化干部人事制度改革、整治選人用人不正之風，中央起草發(fā)布了《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》（中組發(fā)〔2014〕9號），要求要創(chuàng)新干部檔案管理的方法和手段，積極推進干部檔案數(shù)字化，不斷提高管檔工作水平。

2015年《關于專項審核工作調研督查情況的通報》充分利用現(xiàn)代化信息技術，提高管檔用檔水平、嚴防檔案涂改造假。2016年3月，中共中央組織部印發(fā)了《2016—2020年全國組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)劃》的通知（組通字〔2016〕21號），要求大力推進干部人事檔案數(shù)字化建設，不斷擴大數(shù)字檔案覆蓋面，筑牢防止檔案涂改造假的技術防線。

目前，很多高校都是多個校區(qū)同時存在，干部人事檔案庫房只能存放在某一個校區(qū)，在不同校區(qū)開展工作，有時會需要及時查閱某位教師的干部人事檔案，但是迫于地方限制實現(xiàn)不了馬上查閱，因而會導致工作的滯后性。[2]干部人事電子檔案的建設可以有效解決高校因為多校區(qū)運營而引起的查檔延時、耗時的實效性問題，在服務干部選拔、職級晉升、人才培養(yǎng)等工作方面，全面實現(xiàn)干部檔案的數(shù)字化服務體系，有效拓展了干部人事檔案的公共服務功能，順應網(wǎng)絡信息化發(fā)展的大趨勢。[3]

2 干部人事電子檔案的價值實現(xiàn)

2.1 轉變角色，實現(xiàn)雙向審核，打造開放式服務體系。紙質干部人事檔案目前只能管檔人查閱、審核檔案，本人有查檔需求的話，只能通過申請后經(jīng)查檔人進行間接查閱，不能直觀地查閱本人人事檔案中的內容，更不能確定自己檔案中的信息是否正確，那么，如何在不違反檔案管理政策的前提下，又能揭開紙質干部人事檔案的這層神秘面紗，讓本人有足夠的知情權？可以通過干部人事電子檔案雙向審核的方式，讓教師直接、直觀地查閱自己的檔案，進而充分體現(xiàn)干部人事檔案的公共服務功能。即入職后本人將紙質干部人事檔案遞交給學校管檔人，管檔人經(jīng)過審核檔案、補充材料、裝訂成冊、掃描、數(shù)字化轉化、數(shù)據(jù)入庫等工作流程后，將教師個人的干部人事檔案通過數(shù)據(jù)庫完整地呈現(xiàn)出來，教師個人可以通過局域網(wǎng)查閱自己的人事檔案，如果他本人對于檔案內容有質疑，可以聯(lián)系管檔人進行再次審核確認，通過這樣雙向審核的方式實現(xiàn)本人享有對自己干部人事檔案的知情權、自查權，充分呈現(xiàn)干部人事檔案的開放式公共服務功能，進一步脫稿其使用價值。

2.2 數(shù)據(jù)互通，打造學校教師隊伍建設基礎數(shù)據(jù)庫。通過干部人事電子檔案建設，建立高校人事信息數(shù)據(jù)庫。每個教師的紙質干部人事檔案內容通過系統(tǒng)軟件全面地展示在數(shù)據(jù)庫中，現(xiàn)在有些高校在教師隊伍建設中，建立了很多各自獨立的人事應用系統(tǒng)，面對這些信息孤島，在做大數(shù)據(jù)分析的時候，會花大量的時間和精力，把這些各自獨立的數(shù)據(jù)融合在一起再做分析，這樣既耗時、耗力，又容易出錯。將干部人事電子檔案中的內容通過技術手段和學校的公開招聘系統(tǒng)、職稱評審系統(tǒng)、繼續(xù)教育學時評審系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等人事系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通，這樣通過一定的技術手段將一個教師從進校到退休的職業(yè)生涯全程、立體、直觀地呈現(xiàn)出來。可以從入口到出口為干部提拔、職稱晉升、人才培養(yǎng)提供基礎的數(shù)據(jù)分析，為學校教師隊伍建設提供有效依據(jù)?？梢哉鎸崱⒈憬?、有效地描繪出教師個人的發(fā)展軌跡，描繪出整個學校師資隊伍建設的現(xiàn)狀及存在的問題。用大數(shù)據(jù)的方式為高校教師隊伍建設指引方向。

2.3 依托電子檔案和智慧校園平臺，建立“智慧檔案”。干部人事電子檔案建設是建設信息化、智慧化校園的大勢所需。隨著我國各地相繼提出“智慧城市”和“智慧政府”的發(fā)展戰(zhàn)略，各個校園也推出“智慧校園”建設，網(wǎng)絡信息化作為“智慧校園”的重要組成部分，如何充分利用現(xiàn)有信息化技術進一步提升組織、人事工作的信息化水平，我認為“智慧檔案”的建設將是重中之重。智慧檔案是在電子化檔案建設的基礎上，整合利用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術，以實現(xiàn)檔案信息智能感知、獲取、傳輸、處理、服務的工作模式，是檔案信息化建設發(fā)展的高級形態(tài)，也是干部人事檔案數(shù)字化發(fā)展的必然結果。[4]

在實現(xiàn)各類人事系統(tǒng)數(shù)據(jù)互通的基礎上，建立教師隊伍建設基礎數(shù)據(jù)庫，通過大數(shù)據(jù)挖掘技術將此數(shù)據(jù)庫和學校教學、管理等檔案信息的其他數(shù)據(jù)庫進行連接后，提取、選擇事關教師本人的有效信息，再進行整合分析，形成新的數(shù)據(jù)庫，通過信息技術手段將此數(shù)據(jù)庫和智慧校園貫通連接后，教師個人通過指紋或人臉識別技術，便捷地登錄智慧校園平臺，使用語音識別功能就能方便、快捷地查閱出自己需要的檔案信息。

3 干部人事電子檔案的有效利用

3.1 以軟件應用為保障，確保技術運行穩(wěn)定、安全。目前大部分高校使用的干部人事電子檔案系統(tǒng)，它采用先進的.Net平臺技術，技術穩(wěn)定成熟，結合干部人事檔案具體業(yè)務需求而構建統(tǒng)一架構的干部人事檔案信息管理平臺。該系統(tǒng)支持定制開發(fā)，并支持原有檔案管理系統(tǒng)的升級及備份檔案數(shù)據(jù)安全整體遷移，可使用云計算、全文檢索等先進技術結合組織人事系統(tǒng)具體檔案應用進行量身定制的特色開發(fā)應用，實現(xiàn)組織人事部門干部人事檔案的集中統(tǒng)一管理和利用。

2019年12月12日，根據(jù)《中共重慶市委組織部關于認真做好新任市管干部紙質檔案和數(shù)字檔案報送工作的通知》（渝委組〔2019〕138 號）文件精神，沒有實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化的單位，使用該系統(tǒng)《干部數(shù)字檔案采集軟件》規(guī)范制作數(shù)字檔案，以確保新任市管干部數(shù)字檔案的質量。

本系統(tǒng)基本涵蓋了組織人事系統(tǒng)的干部人事檔案管理工作范圍，業(yè)務覆蓋面廣，技術穩(wěn)定成熟，風險可控。上線后可大大提高教職工個人查閱檔案、轉遞檔案的時效性和準確性，有效整合信息資源，實現(xiàn)組織人事工作在人事檔案信息方面的互通共享，實現(xiàn)干部人事檔案信息資源統(tǒng)一收集、管理、保存及利用。

3.2 以紙質檔案為基礎，確保干部人事檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的準確性。干部人事電子檔案建設工作是建立在干部人事紙質檔案規(guī)范化管理的基礎上，因此如何保障紙質檔案的規(guī)范性、準確性、完整性，將是實現(xiàn)干部人事電子檔案建設的源頭保障，作為學校干部人事檔案的管檔人，應該從一個教師入校前干部人事檔案的轉遞、審核、補充材料等方面做好基礎性工作，從“三齡兩歷一身份”的審核到每一份復印件的審核，再到每一份材料的裝訂等方面，來把握細節(jié)的準確性，保證每一份材料的真實性、準確性、及時性，保證每一本檔案的規(guī)范性、真實性、有效性，這樣才能從源頭確保干部人事檔案的數(shù)據(jù)的準確性，為干部人事檔案數(shù)據(jù)庫做好基礎保障。

3.3 以制度為抓手，積極推進干部人事電子檔案的規(guī)范化管理。檔案工作的制度化建設是整個干部人事檔案工作的重中之重，目前關于干部人事檔案制度的建設主要是圍繞紙質檔案的管理來進行制定的，主要包括材料收集制定、材料鑒別、歸檔制度、轉遞制度、檢查核對統(tǒng)計制度等幾個方面。相對于干部人事檔案信息化建設這方面的制度有些高校是籠統(tǒng)而言，沒有細化。

2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議通過了新修訂的檔案法，國家主席習近平簽署第47號主席令予以公布，自2021年1月1日起正式施行，這是我國檔案法治建設過程中一個新的里程碑，對我國檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生重大而深遠的影響。檔案法的第五章專門對檔案信息化建設做出了全面闡述。因此高校在實施干部人事電子檔案后，應該從設備設置、管理，信息的編寫、輸出，數(shù)據(jù)維護、應用，數(shù)據(jù)的保密性等方面進行制度建設，避免信息化建設中的檔案信息泄露的情況發(fā)生，確保干部人事電子檔案項目安全、穩(wěn)定、有效運營，維護干部人事檔案工作的嚴肅性。

參考文獻：

[1]趙小芬.干部檔案管理信息系統(tǒng)建設探索[J].辦公室業(yè)務，2020年第14期.

[2]曹玉蘭.論高校檔案數(shù)字化中的風險與應對措施[J].檔案管理，2017年第2期.

[3]程婧.高?；n案數(shù)字化流程與探索[J].檔案管理，2019年第2期.

[4]許美娟.互聯(lián)網(wǎng)+”時代高職院校智慧檔案建設[J].辦公自動化，2020年第17期.

（作者單位：重慶廣播電視大學 來稿日期：2021-06-20）