基于有效利用視角分析醫(yī)院檔案管理

曲媛

摘 要：檔案管理在醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展中起著不可忽視的作用，它對(duì)與醫(yī)院的病理整理與事件存根都有很大的影響，并且不同種類的檔案肩負(fù)著不同的使命，不同的檔案對(duì)不同方面的監(jiān)管也不盡相同。但是這些對(duì)歷史的存根卻對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)事物的正常運(yùn)行起著指導(dǎo)的的作用，并協(xié)調(diào)著各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行起到了客觀依據(jù)的效用。

關(guān)鍵詞：有效利用；檔案管理；作用發(fā)揮

醫(yī)院檔案對(duì)醫(yī)院事物的管理涉及醫(yī)院工作領(lǐng)域的方方面面，有醫(yī)療方面的，包括醫(yī)用的儀器記錄還有醫(yī)療器械等醫(yī)務(wù)護(hù)理上的檔案記錄。科研方面的，涵蓋醫(yī)療技術(shù)的突破或是醫(yī)療手法講解上的不同檔案存根，以供醫(yī)務(wù)人員的翻看與學(xué)習(xí)。再有就是教學(xué)上的檔案，這些檔案被作為醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行保存。剩下其他的還有預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政等。只要是相對(duì)重要并且有參考價(jià)值的一切值得存檔的文字、聲音、圖片、錄像、標(biāo)本等，還有其他在不同載體或是不同的表現(xiàn)形式上的事物。對(duì)協(xié)調(diào)醫(yī)院的各項(xiàng)事物與進(jìn)行參考比對(duì)的事實(shí)依據(jù)。

1 對(duì)醫(yī)院檔案的管理

對(duì)于檔案的管理，首先要要有健全高效的管理機(jī)制，面對(duì)各種各樣需要進(jìn)行存檔的檔案級(jí)別的資料與物品，需要建立出一個(gè)相對(duì)集中的部門與運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行整理與看護(hù)，并且將各個(gè)部門的檔案存儲(chǔ)下發(fā)到個(gè)人，這樣不僅可以省去對(duì)陳年檔案需要人力資源上的翻找，還將更繁重的工作進(jìn)行了分化處理，節(jié)省了人力也達(dá)到了安全儲(chǔ)存的目的，具體做法如下：

1.1 集中式管理

對(duì)檔案的集中式管理，是相關(guān)醫(yī)院綜管理的深化改革，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部機(jī)制上的完善與實(shí)行管理上現(xiàn)代化的需求。醫(yī)院應(yīng)確立一個(gè)能夠?qū)n案進(jìn)行集中式管理的獨(dú)立部門，并且這個(gè)部門應(yīng)由一個(gè)具有資歷的醫(yī)療人員來(lái)領(lǐng)導(dǎo)，因?yàn)檫@樣的分配有利于檔案的整理與收集，資深的醫(yī)療人員對(duì)醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程比較了解，從根本上來(lái)說(shuō)這樣的安排更有利于整個(gè)工作的展開。并由這個(gè)帶頭人對(duì)工作進(jìn)行分工下達(dá)，落實(shí)到被細(xì)分的檔案收集整理的人員來(lái)進(jìn)行檔案的管理，并對(duì)檔案管理制定出統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。以保證檔案的完整與安全，準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

1.2 健全檔案管理制度

為了對(duì)檔案進(jìn)行高效管理，以防止檔案在整理與收集的過(guò)程中產(chǎn)生丟失與不全的情況的發(fā)生，從醫(yī)院的整體角度看，無(wú)論是什么樣的部門與什么類型的科室都需要對(duì)自身工作中的一些需要進(jìn)行存檔的材料采取收集整理的檔案存檔。但是正是因?yàn)檎麄€(gè)醫(yī)院有很多的部門與科室，這就給各項(xiàng)檔案的收集與整理進(jìn)行統(tǒng)一的管理機(jī)制帶來(lái)的許多麻煩。面對(duì)這樣的情況就需要醫(yī)院實(shí)行檔案集中化的收集與管理機(jī)制。與此同時(shí)，還需要全院的醫(yī)療工作者們對(duì)此事進(jìn)行積極的配合，提高全體工作者們的檔案意識(shí)，在對(duì)檔案進(jìn)行了翻閱或是查找后要記得及時(shí)把檔案進(jìn)行歸檔處理，并且要有專業(yè)的人員對(duì)接觸過(guò)檔案的人員進(jìn)行審查與登記，以免在翻閱的過(guò)程中檔案產(chǎn)生丟失或是損壞的情況。在這樣的管理機(jī)制下還是無(wú)法避免檔案丟失的請(qǐng)款發(fā)生的，這就需要檔案的管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行看護(hù)時(shí)要認(rèn)真負(fù)責(zé)，一旦發(fā)生檔案丟失的情況要立刻尋找并落實(shí)到個(gè)人，確保檔案能夠完整，完整的檔案對(duì)于整個(gè)醫(yī)院的運(yùn)轉(zhuǎn)起著不可忽視的作用。

1.3 用現(xiàn)代信息技術(shù)

將醫(yī)院的各類檔案進(jìn)行信息化處理，首先可以避免檔案原件被過(guò)多地直接使用，或過(guò)多借閱、使用原件而造成原件的損壞，以達(dá)到保護(hù)檔案原件的目的，還可以有效地降低和避免重要資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。其次可以利用檔案軟件提供的統(tǒng)一信息格式，隨時(shí)進(jìn)行錄入，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的轉(zhuǎn)換和提取，短時(shí)間完成檔案的歸檔工作。再次電子文件利用醫(yī)院全院聯(lián)網(wǎng)就可以完成導(dǎo)航，提高了檔案原件的利用率。

2 創(chuàng)新作用

在診療過(guò)程中形成的醫(yī)療文書如醫(yī)囑、檢查檢驗(yàn)結(jié)果、病歷及其分析等是進(jìn)行醫(yī)療、教學(xué)和臨床研究的寶貴資料，是分析和發(fā)現(xiàn)醫(yī)學(xué)規(guī)律的重要資歷檔案不僅是患者病情的發(fā)展變化和醫(yī)生的診治過(guò)程的載體，更是醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量的具體體現(xiàn)。

2.1 病歷的作用

在醫(yī)院的管理、醫(yī)療、預(yù)防、保健、科研創(chuàng)新、教學(xué)中具有重要的地位和作用。對(duì)各病區(qū)住院病歷進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)、分析，編寫各科常見病種診療常規(guī)；對(duì)流行病學(xué)調(diào)研、醫(yī)院和上級(jí)管理部門醫(yī)療預(yù)防工作有重要作用；對(duì)各科常見病、多發(fā)?。粚?duì)整理名老中醫(yī)驗(yàn)方、編寫醫(yī)案匯編，繼承發(fā)展中醫(yī)藥提供便捷的資源平臺(tái)，最大限度地提高病歷資料的利用率。

2.2 檔案的憑證作用

隨著人們法制觀念與自我保護(hù)意識(shí)的增強(qiáng)，醫(yī)患糾紛呈上升趨勢(shì)，病歷檔案作為客觀全面地反映病人住院期間就診情況的歷史材料，已經(jīng)成為解決醫(yī)療糾紛的重要依據(jù)，為保護(hù)病人及醫(yī)務(wù)人員的合法權(quán)益發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。特別是《醫(yī)療事故處理?xiàng)l理》的出臺(tái)，不但明確規(guī)定了醫(yī)療糾紛訴訟實(shí)行舉證責(zé)任倒置，還特別指出病人擁有知情同意權(quán)，可以復(fù)印病歷等檔案材料，這就進(jìn)一步提高了病歷檔案的實(shí)際利用價(jià)值。病歷檔案還是處理各種肇事、事故和傷殘鑒定的重要證據(jù)，相當(dāng)一部份鑒定都要根據(jù)病歷檔案來(lái)作對(duì)照分析，才能作出正確的結(jié)論。由此可見，病歷檔案的憑證作用日趨凸顯，其有效利用率呈不斷上升的趨勢(shì)。

3 實(shí)行檔案信息化

提高科研檔案的管理水平，充分利用科研檔案資源，更好地滿足醫(yī)院科研事業(yè)日益發(fā)展的需要。檔案管理部門應(yīng)適時(shí)根據(jù)利用者的需求性質(zhì)以及科研檔案信息的特點(diǎn)和檔案部門的自身?xiàng)l件，科學(xué)合理地設(shè)計(jì)和選擇提供服務(wù)的方式、方法，編制多種用途的檢索工具，加快調(diào)卷速度，提高查全、查準(zhǔn)率，提高科研檔案的有效利用率。

當(dāng)今是信息時(shí)代，什么都要與網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行掛鉤才能在以后發(fā)展中找到出路，檔案的管理也一樣，最好利用信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上的支持，對(duì)檔案的管理與儲(chǔ)存實(shí)行編碼處理，再輸入進(jìn)電腦，利用電腦強(qiáng)大的存儲(chǔ)功能與聯(lián)網(wǎng)檢索處理，可以有效的減輕工作人員的工作重力，并且實(shí)現(xiàn)了檢索上的高效。這一樣的改變不僅僅方便了醫(yī)院自身的檔案管理由于檔案資料上的查找檢索，也可以利用信息的聯(lián)網(wǎng)性與其他醫(yī)院進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，這樣更有利于醫(yī)院與醫(yī)院之間的信息交換與資源上的共享。

結(jié)束語(yǔ)

面對(duì)現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)上進(jìn)步也在發(fā)生著日新月異的變化，這樣的發(fā)展速度與變化也給醫(yī)院中的各項(xiàng)檔案的存檔帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)，檔案的種類的會(huì)越來(lái)越多并且形成檔案的形式也變得多樣，這就要求醫(yī)院對(duì)檔案進(jìn)行管理的部門實(shí)行改革并改進(jìn)對(duì)檔案的存儲(chǔ)與檢索方式，再向更高層次的方向上發(fā)展，地區(qū)與地區(qū)，國(guó)家與國(guó)家之間同樣實(shí)現(xiàn)了資源與歷史上的聯(lián)系，以促進(jìn)世界醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)共同繁榮，為疾病醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

參考文獻(xiàn)

[1]石磊玉.提升基層照護(hù)促進(jìn)全面健康[J].中國(guó)衛(wèi)生政策研究，2011（11）.

[2]趙紅，王小合，應(yīng)心，蘇曉培，李瑞，高建民，張亮.基本醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)均等化研究進(jìn)展與路徑選擇[J].中國(guó)衛(wèi)生政策研究，2011（11）.

[3]車蓮鴻，程曉明.我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院技術(shù)效率的動(dòng)態(tài)分析[J].中國(guó)衛(wèi)生資源，2011（03）.