論私人檔案管理問(wèn)題研究

李琪

[摘 要] 檔案作為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作以及人民群眾各方面情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展，維護(hù)國(guó)家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。私人檔案，是國(guó)家檔案資源不可或缺的組成部分，尤其貼近群眾，反映群眾生活，是完整呈現(xiàn)祖國(guó)面貌、人民群眾生活的真實(shí)記錄。但由于我國(guó)對(duì)私人檔案的研究起步比較晚，我國(guó)的私人檔案管理仍有很多問(wèn)題和不足，文章從私人檔案定義入手，通過(guò)分析對(duì)比國(guó)內(nèi)外私人檔案現(xiàn)狀，從檔案征集、檔案保管、檔案利用角度出發(fā)，探索其中不足及背后原因，最后提出完善私人檔案管理的意見(jiàn)和建議。

[關(guān)鍵詞] 私人檔案；征集；保管；利用；主體；市場(chǎng)

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2021）14-0061-03

“二戰(zhàn)”以來(lái)，世界各國(guó)尤其是西歐國(guó)家高度重視對(duì)私人檔案的研究。自1950年國(guó)際檔案理事會(huì)成立以來(lái)，私人檔案主題已在國(guó)際檔案大會(huì)上進(jìn)行了多次討論。1996年，在北京召開(kāi)的第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上確立了“社會(huì)——文化檔案”觀，意味著社會(huì)信息資源系統(tǒng)包括公共檔案和私人檔案。這引起了我國(guó)對(duì)私人檔案社會(huì)價(jià)值的關(guān)注。2014年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》指出：“縣級(jí)以上各級(jí)檔案行政管理部門要積極指導(dǎo)國(guó)有企業(yè)開(kāi)展檔案工作引導(dǎo)、幫助非公有制經(jīng)濟(jì)組織和社會(huì)組織做好檔案工作”。因此，檔案與檔案工作的基礎(chǔ)支撐作用不可或缺，任何一項(xiàng)重要工作和重要活動(dòng)都離不開(kāi)檔案的基礎(chǔ)支撐[1]。

一、私人檔案概述

私人檔案有廣義的私人檔案與狹義的私人檔案之分，廣義的私人檔案是具有非公立或官方性質(zhì)的機(jī)關(guān)、企事業(yè)團(tuán)體、組織機(jī)構(gòu)所形成的檔案；狹義的私人檔案是屬于個(gè)人或家庭和社會(huì)生活、生產(chǎn)活動(dòng)所產(chǎn)生的私人性質(zhì)的文字、圖表、數(shù)字載體等形式的檔案。文章所說(shuō)的私人檔案是私人或私人組織在社會(huì)活動(dòng)中形成的為私人所有的檔案[2]。

二、國(guó)內(nèi)外私人檔案現(xiàn)狀

20世紀(jì)50年代，是我國(guó)檔案學(xué)的起步和發(fā)展階段，但此后很長(zhǎng)時(shí)間，檔案事業(yè)停滯不前。而自1950年的國(guó)際檔案大會(huì)開(kāi)始，西方各國(guó)已開(kāi)始重視私人檔案，且檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展。直至1987年，我國(guó)出臺(tái)了《中華人民共和國(guó)檔案法》，這是我國(guó)第一部檔案法。該檔案法規(guī)定“一切國(guó)家機(jī)關(guān)，武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)”。私人檔案作為檔案的組成部分，也首次擁有了法律約束力。由此，我國(guó)的檔案研究和檔案事業(yè)重新煥發(fā)生機(jī)。

（一）私人檔案征集

私人檔案征集主要有兩種，一是以美、法為代表的柔性方式；二是以俄國(guó)、意大利為代表的剛性方式。我國(guó)采用的是這兩種方式并行的檔案征集方式[3]。

1.國(guó)外私人檔案征集

以美、法柔性方式為例，由于美國(guó)憲法規(guī)定“私有財(cái)產(chǎn)神圣不可侵犯”，國(guó)家也無(wú)權(quán)過(guò)問(wèn)私人財(cái)產(chǎn)，包括私人檔案，因此出于尊重個(gè)人所有權(quán)的目的，個(gè)人擁有私人檔案的相對(duì)處置權(quán)。法國(guó)則是通過(guò)政府副鼓勵(lì)、獎(jiǎng)勵(lì)，政府贖買，自愿移交、捐贈(zèng)的方式收取私人檔案，還有一些歐美國(guó)家采取免稅、個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)、專項(xiàng)購(gòu)買和代購(gòu)的方式收集檔案。

除柔性方式外，還有俄國(guó)政府的剛性方式。俄國(guó)《列寧檔案法令》規(guī)定，撤銷所有作為主管機(jī)關(guān)的政府機(jī)關(guān)的檔案館，建立統(tǒng)一國(guó)家檔案全宗，設(shè)立統(tǒng)一掌管國(guó)家檔案全宗和全國(guó)檔案事物的檔案管理總局。其強(qiáng)硬體現(xiàn)在凡未經(jīng)檔案管理總局書面批準(zhǔn)的一切政府機(jī)關(guān)，無(wú)權(quán)銷毀任何檔案文件，違法者依法制裁，在意大利也有類似規(guī)定[4]。

2.我國(guó)私人檔案征集

我國(guó)私人檔案征集主要以捐贈(zèng)、收購(gòu)、征購(gòu)和寄存為主?！稒n案法》規(guī)定，對(duì)于具有重要?dú)v史社會(huì)價(jià)值的私人檔案，應(yīng)捐獻(xiàn)給國(guó)家各類各類檔案館，由國(guó)家給予檔案有效保護(hù)。相關(guān)法律法規(guī)的出臺(tái)，一方面體現(xiàn)了國(guó)家強(qiáng)制力，另一方面以鼓勵(lì)捐贈(zèng)、給予捐贈(zèng)津貼的方式收集檔案，既能調(diào)動(dòng)民眾的積極性，也能達(dá)到檔案的征集目的。

（二）私人檔案保管

檔案保管是檔案管理流程的中心。針對(duì)不同價(jià)值屬性的檔案，檔案如何保管、怎樣保管、由誰(shuí)保管的問(wèn)題，各個(gè)國(guó)家采取了不同的解決辦法。

1.國(guó)外私人檔案保管

西方國(guó)家普遍重視私人檔案保管。法國(guó)政府規(guī)定：屬于國(guó)家藝術(shù)文化和《檔案法》規(guī)定范圍內(nèi)的一般性檔案應(yīng)由國(guó)家統(tǒng)一管理，個(gè)人不得擅自留存或處置，并在法律層面頒布實(shí)施了《法蘭西共和國(guó)檔案法》《關(guān)于保護(hù)具有歷史價(jià)值和公共利益的私人檔案的法令》等法律法規(guī)，強(qiáng)調(diào)了法律的不可違抗性，為政府對(duì)私人檔案的監(jiān)控力度提供了有力保障。

2.我國(guó)私人檔案保管

我國(guó)私人檔案可通過(guò)寄存、捐贈(zèng)或出賣等方式進(jìn)行處置?！稒n案法》規(guī)定，具有國(guó)家和社會(huì)保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)保密而不能廣泛傳播的檔案，檔案所有者應(yīng)履行妥善保管的義務(wù)。另外，檔案所有者在獲得國(guó)家檔案行政管理部門批準(zhǔn)后，可向各級(jí)國(guó)家檔案館寄存、捐贈(zèng)或出賣檔案。其中，對(duì)檔案出賣有明確要求，禁止贈(zèng)與對(duì)象是外國(guó)人或外國(guó)組織[5]。

3.私人檔案利用

法國(guó)是全世界最早實(shí)行公共檔案向全社會(huì)開(kāi)放的國(guó)家，其檔案開(kāi)放程度、利用率相對(duì)較高?！斗ㄌm西共和國(guó)檔案法》規(guī)定，國(guó)家保存期滿30年的檔案，屬開(kāi)放范圍。其中，涉及個(gè)人隱私、財(cái)產(chǎn)、權(quán)利糾紛的檔案，個(gè)人需通過(guò)協(xié)調(diào)或部分開(kāi)放的形式進(jìn)行申請(qǐng)利用。

在我國(guó)，凡向檔案館移交、捐贈(zèng)、寄存檔案的單位和個(gè)人，享有檔案的優(yōu)先利用權(quán)，也擁有限制利用檔案的權(quán)利，檔案館會(huì)配合檔案擁有者維護(hù)其合法權(quán)益。

三、私人檔案管理存在的問(wèn)題

我國(guó)的檔案事業(yè)起步較晚，私人檔案管理尚處于落后階段，主要存在檔案管理主體模糊、管理理論與實(shí)踐脫節(jié)、缺乏市場(chǎng)管控機(jī)制等問(wèn)題[6]。

（一）私人檔案檔案管理主體模糊

民眾缺乏檔案意識(shí)，檔案主體概念模糊，這是檔案形成者的普遍問(wèn)題。私人檔案以個(gè)人和家庭為背景，主要記錄了個(gè)人、家庭或某個(gè)個(gè)體的生產(chǎn)生活變化，并在一定程度上反映了社會(huì)、歷史的變遷和發(fā)展。其特殊性體現(xiàn)在某些重要人物或重大事件親歷者，其私人檔案具有重大社會(huì)意義，應(yīng)將其移交檔案館妥善保管。若私人檔案形成者視檔案為個(gè)人財(cái)產(chǎn)，缺乏檔案意識(shí)，不遵守檔案移交保管的規(guī)定，以個(gè)人意志擅自保存、處置和銷毀檔案。這種行為無(wú)視了作為檔案保管主體的國(guó)家檔案保管機(jī)構(gòu)，輕則使國(guó)家和社會(huì)失去了一份具有珍貴檔案價(jià)值的私人檔案，重則觸犯國(guó)家法律，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。國(guó)家檔案管理行政機(jī)關(guān)的檔案工作面向檔案行業(yè)、檔案從業(yè)者，與檔案相關(guān)的法律法規(guī)面向社會(huì)個(gè)體和公民個(gè)人落實(shí)力度不夠，社會(huì)大眾層面的檔案形成者、檔案所有者對(duì)相關(guān)法律法規(guī)知之甚少。因此，私人檔案意識(shí)和檔案主體概念模糊。

（二）私人檔案管理理論與實(shí)踐脫節(jié)

理論是指導(dǎo)實(shí)踐的關(guān)鍵，理論與實(shí)踐的脫節(jié)體現(xiàn)在檔案管理的上層建筑對(duì)檔案的監(jiān)督和控制力薄弱。國(guó)家檔案政策和檔案法規(guī)是指導(dǎo)一切檔案工作的基礎(chǔ)，也是法律的底線，體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)檔案管理的監(jiān)督和控制權(quán)，但檔案法規(guī)具有一定的抽象概括性，屬于高度總結(jié)的戰(zhàn)略指導(dǎo)意見(jiàn)，操作性不強(qiáng)，且法律具有一定滯后性，這導(dǎo)致國(guó)家檔案行政管理機(jī)關(guān)的許多行政決策是建立在不完全信息之上的，缺乏決策全面性、前瞻性。另外，私人檔案來(lái)源廣，形成者眾多，導(dǎo)致法律對(duì)檔案形成者的約束力不強(qiáng)，也加大了檔案行政管理機(jī)關(guān)的執(zhí)法難度[7]。

（三）私人檔案管理缺乏市場(chǎng)管控機(jī)制

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，私人檔案作為私人財(cái)產(chǎn)的主觀意識(shí)是一種普遍的社會(huì)現(xiàn)象。隨著國(guó)家檔案法律法規(guī)的不斷完善和發(fā)展，黨的十六大確立了對(duì)私人檔案在內(nèi)的各類私有財(cái)產(chǎn)的保護(hù)，其中對(duì)隱私權(quán)和著作權(quán)的保護(hù)，更加深了檔案所屬的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。個(gè)人的人事檔案、社會(huì)關(guān)系證明，在確立房屋產(chǎn)權(quán)、著作權(quán)益歸屬等問(wèn)題的廣泛應(yīng)用，體現(xiàn)了私人檔案在解決經(jīng)濟(jì)糾紛中的作用。同時(shí)，檔案中介機(jī)構(gòu)和檔案收購(gòu)者在檔案收購(gòu)、征購(gòu)中的獲利行為，檔案所有者為追逐檔案所屬的經(jīng)濟(jì)利益的出賣檔案行為，無(wú)不體現(xiàn)著檔案時(shí)刻處在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的調(diào)控和制約下。我國(guó)的私人檔案事業(yè)發(fā)展尚不充分，檔案在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)本身的規(guī)律下，更應(yīng)遵守國(guó)家檔案行政管理部門的集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，接受國(guó)家在宏觀調(diào)控和微觀業(yè)務(wù)層面的管控，因此，建立必要的市場(chǎng)管控機(jī)制是必不可少的[8]。

四、對(duì)私人檔案管理現(xiàn)狀、問(wèn)題的建議

面對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)一波三折的歷史背景，私人檔案管理尚處于充分發(fā)展的歷史階段，建議我國(guó)的私人檔案管理應(yīng)從明確主體權(quán)利與義務(wù)、建立健全管理體制和機(jī)制、增強(qiáng)集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與市場(chǎng)調(diào)節(jié)相結(jié)合的角度出發(fā)，以上層建筑推動(dòng)私人檔案管理基礎(chǔ)工作，確保檔案工作有法可依，依法展開(kāi)，進(jìn)一步完善私人檔案成為覆蓋人民檔案信息資源的重要組成部分，發(fā)揮私人檔案信息資源的歷史價(jià)值和社會(huì)價(jià)值[9]。

（一）明確主體權(quán)利與義務(wù)

《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定了檔案主體為檔案所有者、國(guó)家檔案行政管理部門和有權(quán)采取代為保管的中介機(jī)構(gòu)。但隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的調(diào)節(jié)和檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，我國(guó)出現(xiàn)了許多以檔案代管代存、檔案經(jīng)營(yíng)為業(yè)務(wù)的中介機(jī)構(gòu)和法人主體，還有社會(huì)各界企、事業(yè)單位、檔案館（室）也都不同程度地參與私人檔案管理，成為檔案主體的一部分，而各檔案主體的檔案參與者又包括檔案工作人員、檔案形成者、檔案使用者、檔案收購(gòu)者和檔案出賣者等[10]。明確不同主體、不同身份檔案參與者的權(quán)利和義務(wù)，在不損害公共權(quán)益及他人權(quán)益的基礎(chǔ)上，以公權(quán)保障私權(quán)，以私權(quán)推動(dòng)和發(fā)展公權(quán)，才能充分發(fā)揮檔案主體的責(zé)任，推動(dòng)檔案為社會(huì)服務(wù)，為人民服務(wù)[11]。

（二）建立健全管理體制和機(jī)制

私人檔案從形成、發(fā)展到提供利用涉及多個(gè)主體的各個(gè)發(fā)展流程，各環(huán)節(jié)在遵守國(guó)家法律法規(guī)的前提下，都應(yīng)具備更加微觀的、具體的、可操作性的指導(dǎo)規(guī)范和操作要求。在檔案形成方面，需要檔案所有者增強(qiáng)檔案保護(hù)意識(shí)，妥善保管具有保存價(jià)值的私人檔案，使珍貴檔案能夠在檔案館或個(gè)人手中得到有效保護(hù)和傳承，為后世所用[12]。在檔案發(fā)展流通階段，要進(jìn)行實(shí)名登記和動(dòng)態(tài)監(jiān)控，以明確檔案流通目的，便于分清檔案相關(guān)方的責(zé)任與義務(wù)，全面掌握檔案流通軌跡和檔案去向，確保國(guó)家文化財(cái)產(chǎn)和國(guó)家秘密的完整和安全，維護(hù)國(guó)家利益。在檔案提供利用方面，要加強(qiáng)檔案利用的流程管理和制度管理，讓檔案利用者知曉檔案價(jià)值，明確利用者權(quán)利與義務(wù)，以確保提供檔案的安全性，避免檔案受損和丟失。

（三）增強(qiáng)集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和市場(chǎng)調(diào)節(jié)相結(jié)合

在我國(guó)，檔案行政管理部門起主導(dǎo)作用，發(fā)揮檔案宏觀監(jiān)控和微觀協(xié)調(diào)的主體作用。私人檔案雖然具有一定的私人屬性，但市場(chǎng)調(diào)控和檔案為人所用的價(jià)值屬性決定了檔案擁有者將不可避免地與檔案形成者、檔案利用者、檔案內(nèi)容關(guān)聯(lián)者產(chǎn)生必要的社會(huì)聯(lián)系。堅(jiān)持集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，在檔案行政管理部門的集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，增強(qiáng)集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和市場(chǎng)調(diào)節(jié)相結(jié)合，充分發(fā)揮檔案中介機(jī)構(gòu)，企、事業(yè)單位，檔案館的社會(huì)服務(wù)功能，促進(jìn)并完善檔案宏觀政策更符合基礎(chǔ)化檔案工作，推動(dòng)私人檔案作為社會(huì)財(cái)富的資源整合[13]。

五、結(jié)語(yǔ)

眾所周知，“沒(méi)有控制，沒(méi)有組織的信息很難成為資源”，私人檔案作為私人性較強(qiáng)的信息，多數(shù)由檔案所有者保管，雖然有與之相配的檔案法規(guī)和規(guī)章制度，但許多私人檔案的保存仍處于個(gè)人或機(jī)構(gòu)分散的失控狀態(tài)下，這不僅造成了國(guó)家檔案信息資源的流失，也不利于整合私人檔案。因此，亟須從國(guó)家行政管理機(jī)關(guān)的頂層設(shè)計(jì)和戰(zhàn)略規(guī)劃調(diào)控私人檔案資源，建立健全檔案管理體系和機(jī)制，以集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)為核心，增強(qiáng)集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與市場(chǎng)調(diào)節(jié)相結(jié)合，聯(lián)合各方主體力量，做好私人檔案管理。

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