論上海地鐵工程檔案的細(xì)化管理

顧佳鶯

摘要：目前地鐵在促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起著舉足輕重的作用，許多城市開始認(rèn)識(shí)到建造地鐵的重要性，但是地鐵工程信息的管理尚未引起足夠的重視;眾所周知，地鐵工程檔案是地鐵建設(shè)全過(guò)程的同步記錄，為此本文主要分析了當(dāng)前上海地鐵工程檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：上海地鐵;工程檔案;細(xì)化管理

1引言

地鐵工程信息隨著地鐵建設(shè)階段逐漸形成，整個(gè)地鐵建設(shè)項(xiàng)目完成后，工程檔案將傳輸?shù)匠鞘袡n案中心，現(xiàn)階段地鐵工程具有建設(shè)時(shí)間長(zhǎng)、數(shù)據(jù)量大、涉及部門多、管理人員頻繁調(diào)動(dòng)等特點(diǎn)，隨著各種系統(tǒng)的逐步完善，政府部門開始關(guān)注地鐵項(xiàng)目質(zhì)量，從而關(guān)注地鐵項(xiàng)目檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化;但是，在“重視外部工程，輕視內(nèi)頁(yè)資料”的思想的影響下，工程檔案的重要性并沒有引起建設(shè)單位的重視，上海地鐵雖起步較早，但沒有相關(guān)硬性法律法規(guī)明確的工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，這些因素?zé)o疑增加了地鐵工程檔案管理的難度，導(dǎo)致部分地鐵工程檔案，只“整”不“理”。

2 地鐵工程檔案管理的基本原則

2.1同步原則

地鐵工程的施工材料應(yīng)與工程進(jìn)度保持同步，及時(shí)提交檢查，并隨著施工的進(jìn)行及時(shí)回收和整理，予以保存和存檔。

2.2規(guī)范原則

地鐵項(xiàng)目信息的內(nèi)容必須根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況和原始記錄填寫，以確保內(nèi)容真實(shí)完整，同時(shí)符合設(shè)計(jì)圖紙的要求，現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)和當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)。當(dāng)本地標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)沖突時(shí)，數(shù)據(jù)填充標(biāo)準(zhǔn)以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)。

2.3及時(shí)原則

施工進(jìn)度完成后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)將地鐵項(xiàng)目資料上報(bào)監(jiān)理單位，以改善資料，確保資料合法性。

2.4有效原則

地鐵工程檔案必須符合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，確保資料內(nèi)容真實(shí)，有效，格式要符合業(yè)主，質(zhì)量監(jiān)督站及其他有關(guān)部門的要求。文件上的簽名需要自己簽名，有關(guān)人員要在合同執(zhí)行人中登記，檢查后應(yīng)及時(shí)蓋章，以確保文件的合法性和有效性。

2.5完整原則

為了實(shí)現(xiàn)完成文件的完整性，子項(xiàng)目的劃分必須完整且正確;根據(jù)子項(xiàng)目的劃分，編制檢驗(yàn)批表和標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。完整且正確的信息是建筑數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的重要體現(xiàn)。

3 地鐵工程檔案的重要性及其特點(diǎn)

地鐵工程檔案客觀實(shí)際地反映了地鐵工程建設(shè)管理的整體過(guò)程，地鐵工程檔案里面的各項(xiàng)資料和數(shù)據(jù)真實(shí)反映了地鐵建設(shè)過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)和步驟，對(duì)地鐵后期的維護(hù)和修理都提供了數(shù)據(jù)支持，所以地鐵工程檔案可以說(shuō)是地鐵的安全運(yùn)營(yíng)保障書。其具有以下特點(diǎn)：

（1）檔案內(nèi)含有的數(shù)據(jù)資料紛繁復(fù)雜，分為音頻、圖像、文字等，具有很深刻的實(shí)際意義。

（2）檔案內(nèi)資料所涉及的范圍和收集單位不同。所有數(shù)據(jù)材料的產(chǎn)生、分類、查驗(yàn)和移交，需要施工單位、設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位以及其他不同的單位之間有序配合完成，而不能是一個(gè)單位或者一個(gè)環(huán)節(jié)中的數(shù)據(jù)整合。在這個(gè)過(guò)程中，無(wú)論有多小的過(guò)錯(cuò)都會(huì)在結(jié)果產(chǎn)生巨大的損失，正所謂“失之毫厘謬以千里”。

（3）檔案整理需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。地鐵工程的建設(shè)周期比較長(zhǎng)，從生產(chǎn)線啟動(dòng)到項(xiàng)目的完成和驗(yàn)收通常需要三至五年的時(shí)間，該過(guò)程很復(fù)雜，并且有很多不同的環(huán)節(jié)，所以導(dǎo)致在檔案整理的過(guò)程中不斷有新的數(shù)據(jù)資料進(jìn)入，需要耗費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間進(jìn)行歸納和分類。

（4）檔案內(nèi)容所涉獵的專業(yè)跨度大，知識(shí)面廣。地鐵工程檔案中，各種資料涉及文科、工科和理科以及自然科學(xué)等，從建筑學(xué)、工程力學(xué)、自然科學(xué)到漢語(yǔ)言文學(xué)、政治學(xué)都有所涉及，并且專業(yè)性也很強(qiáng)，可以說(shuō)是高新技術(shù)專業(yè)人員的勞動(dòng)智慧結(jié)晶。

4 影響地鐵檔案管理的主要問(wèn)題

4.1檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案管理的重視不足

目前，許多參與地鐵工程建設(shè)的單位特別重視項(xiàng)目建設(shè)。他們沒有對(duì)地鐵工程檔案管理給予足夠的重視，也沒有大力推廣相關(guān)規(guī)定;他們沒有意識(shí)到工程檔案是項(xiàng)目建設(shè)和管理的重要基礎(chǔ)，因此削弱了檔案信息化建設(shè)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展的影響，對(duì)總體工作的職能的貢獻(xiàn)。特別是在施工階段，由于施工任務(wù)繁重，建設(shè)單位強(qiáng)調(diào)施工和生產(chǎn)而不重視檔案管理的現(xiàn)象很普遍。例如，工程技術(shù)數(shù)據(jù)的收集和分類應(yīng)從工程啟動(dòng)就開始，但很多情況是該工程最終完成，但未及時(shí)對(duì)工程技術(shù)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和分類，工作進(jìn)度表不能與地鐵工程的建設(shè)同步。當(dāng)該項(xiàng)目即將完成并被查驗(yàn)時(shí)，將投入大量的人力和物力來(lái)補(bǔ)充工程檔案信息，這使建設(shè)單位忙于應(yīng)付竣工驗(yàn)收。這種“秋后算賬”工作方法就會(huì)導(dǎo)致所歸檔的地鐵工程檔案毫無(wú)章法，亂堆亂砌，等到出現(xiàn)安全或其它問(wèn)題時(shí)，不僅無(wú)法進(jìn)行追責(zé)，更難以修護(hù)。

4.2檔案人員的專業(yè)水平不高，缺乏現(xiàn)代檔案管理技能

檔案管理員通常是新手，大多數(shù)都是兼職，他們沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，缺乏工程檔案知識(shí)。大多數(shù)檔案管理員整日忙于接收和發(fā)送文檔以及處理日常事務(wù)，他們沒有時(shí)間照顧技術(shù)檔案管理的研究，對(duì)工程文件相對(duì)不熟悉。盡管一些檔案管理員對(duì)檔案管理有所了解，但他們?nèi)狈ΜF(xiàn)代檔案管理技能，在普及辦公自動(dòng)化的過(guò)程中，已經(jīng)開發(fā)了一些專業(yè)的應(yīng)用軟件，但是還沒有進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。盡管一些檔案管理員使用計(jì)算機(jī)，但它們僅限于目錄級(jí)別的檢索，缺乏電子檔案管理，室內(nèi)檔案的數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)的專業(yè)知識(shí)和操作技能嚴(yán)重影響了地鐵項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量和利用效率。

4.3檔案質(zhì)量不佳，檔案數(shù)據(jù)未及時(shí)傳輸

當(dāng)前有多數(shù)地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案存在不完整，不及時(shí)，電子文件，電子信息內(nèi)容缺失項(xiàng)，簽名程序不到位，隱藏的工程驗(yàn)收記錄不準(zhǔn)確。有些存檔的材料沒有完整的法律程序，主要是復(fù)印版等，有些甚至將施工圖視為竣工圖，竣工圖的編制和更改是不規(guī)則，不真實(shí)和不完整的。當(dāng)前施工單位大多無(wú)專職資料員，施工資料都由現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員兼職填寫，現(xiàn)場(chǎng)人員只能在下班后編寫檢驗(yàn)批表、施工記錄表等資料，資料寫完后無(wú)法及時(shí)交給項(xiàng)目部檔案管理人員，資料多存放于施工現(xiàn)場(chǎng)，待工程結(jié)束整理歸檔資料時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)施工資料不齊全完整，很難達(dá)到地鐵工程檔案歸檔要求以及提交給當(dāng)?shù)氐某鞘薪ㄔO(shè)檔案館的移交要求。

5 加強(qiáng)地鐵工程檔案管理工作的措施

5.1提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立科學(xué)適用的地鐵工程檔案管理機(jī)制

項(xiàng)目部應(yīng)在工程前期即安排專人負(fù)責(zé)內(nèi)業(yè)資料的收集、整理、歸檔，建立完善的檔案管理責(zé)任制度，明確各部職責(zé)，落實(shí)到人，嚴(yán)格執(zhí)檔案行管理辦法。工程內(nèi)業(yè)資料不是只涉及工程部一個(gè)部門，還涉及試驗(yàn)室、測(cè)量部門，所以施工過(guò)程中資料管理人員要協(xié)調(diào)好測(cè)量、試驗(yàn)部門，及時(shí)出具相關(guān)工程數(shù)據(jù)，以保證資料的及時(shí)性，準(zhǔn)確性，各部相互配合，才能共同完成工程資料;工程后期各部提前準(zhǔn)備竣工資料，相互溝通，共同解決資料中存在的問(wèn)題，對(duì)竣工資料進(jìn)行集中組卷，保證竣工資料及時(shí)移交。若在整理竣工資料過(guò)程中發(fā)現(xiàn)不明確的問(wèn)題，可以積極與各兄弟單位進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)優(yōu)秀的工作經(jīng)驗(yàn);介紹地鐵工程檔案的評(píng)估，獎(jiǎng)懲方法，將檔案管理納入工程建設(shè)的年度工作計(jì)劃，并納入各部門評(píng)估目標(biāo)管理目標(biāo)責(zé)任制的內(nèi)容，以便檔案管理。檔案管理工作是真正基于相關(guān)法規(guī)，并有條不紊地進(jìn)行;進(jìn)行預(yù)檢查，整改和驗(yàn)收跟蹤整個(gè)工作過(guò)程，以便在整個(gè)施工過(guò)程中對(duì)整個(gè)工程檔案進(jìn)行控制，以確保信息的全面完整和及時(shí)歸檔。

5.2加強(qiáng)內(nèi)業(yè)資料的日常管理

一是要求現(xiàn)場(chǎng)做好施工的原始記錄。目前上海地鐵資料雖然按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化填寫，為防止后期資料填寫格式的變化，現(xiàn)場(chǎng)需做好原始記錄，以備后期資料修改時(shí)仍有正確真實(shí)的參考憑證。二是資料收集填寫準(zhǔn)確、合理、真實(shí)。對(duì)于首次接觸資料管理的人員，應(yīng)先充分了解資料的填寫要求，內(nèi)容格式，其次應(yīng)了解所寫資料對(duì)照的施工內(nèi)容。三是隨工程進(jìn)度及時(shí)收整工程資料，加強(qiáng)對(duì)資料的合理歸放保存。在施工過(guò)程中要及時(shí)跟進(jìn)資料，保持與進(jìn)度同步，對(duì)填寫完的資料及時(shí)報(bào)送至監(jiān)理單位進(jìn)行報(bào)驗(yàn)，監(jiān)理驗(yàn)收通過(guò)后及時(shí)收回，同時(shí)提前根據(jù)資料的分部分項(xiàng)合理安排存放地點(diǎn)，資料應(yīng)根據(jù)時(shí)間合理存放，避免因隨意堆放等造成資料的丟失。

內(nèi)業(yè)資料的管理是一項(xiàng)繁重的工作，需要管理人員具備細(xì)心、耐心及責(zé)任心的品質(zhì)，內(nèi)業(yè)資料不是一蹴而就的，需要平時(shí)的及時(shí)收集，細(xì)心整理，合理保管;施工過(guò)程中每完成一個(gè)分項(xiàng)工程就應(yīng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行梳理、存放，避免資料存在遺失、不合格的現(xiàn)象。

5.3提高員工檔案管理的綜合素質(zhì)

地鐵工程檔案管理是具有專業(yè)性，全面性和技術(shù)性的一項(xiàng)工作，這就要求地鐵工程檔案管理人員做好以下工作：一是對(duì)工程資料要做到在施工過(guò)程中及時(shí)收集并整理存放，同時(shí)做好原始記錄的記載，避免后期因資料要求的變化而引起資料返工找不到原始記錄，導(dǎo)致資料無(wú)法反映真實(shí)施工情況;竣工資料要做到紙質(zhì)優(yōu)良、紙面整潔，字跡清晰明了，簽字真實(shí)齊全。二是資料根據(jù)業(yè)主、質(zhì)監(jiān)站、檔案館下發(fā)的指導(dǎo)文件進(jìn)行合理分類進(jìn)行歸檔組卷，做到資料清冊(cè)正確、齊全，做到與資料內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)。三是資料內(nèi)容進(jìn)行正確排版，逐頁(yè)編碼，便于查閱。四是竣工圖由施工原圖編制而成的需做到原圖表面無(wú)污漬、紙張無(wú)破損、內(nèi)容清晰可見并且在原圖標(biāo)題欄右上加蓋竣工圖章。

5.4促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，提高地鐵項(xiàng)目檔案服務(wù)效率

檔案的生命在于運(yùn)用。地鐵工程檔案是具有高度專業(yè)性，涉及廣泛的管理類別，只有對(duì)地鐵工程檔案的開發(fā)和利用，才能使其價(jià)值發(fā)揮真正的效力。在地鐵工程正式開工之前，工程部應(yīng)提前組織技術(shù)人員對(duì)施工圖紙進(jìn)行研究，對(duì)施工圖中的可能存在的問(wèn)題進(jìn)行集中整理，積極組織圖紙會(huì)審，讓技術(shù)人員充分了解設(shè)計(jì)圖紙與設(shè)計(jì)說(shuō)明，預(yù)先熟悉未來(lái)施工過(guò)程中可能存在的困難，做好充分的準(zhǔn)備;同時(shí)對(duì)工程開工所需要的開工資料進(jìn)行充分的了解并及時(shí)填寫，例如編寫施工組織設(shè)計(jì)、工程施工質(zhì)量保證體系審查表、開工報(bào)告，做好取樣、見證計(jì)劃表，以及準(zhǔn)備好各相關(guān)單位和部門所需的審查報(bào)告等。這些表格、報(bào)告、數(shù)據(jù)等都需要及時(shí)錄入相關(guān)系統(tǒng)，做好電子備份，防止在后期紙質(zhì)版檔案由于時(shí)間久遠(yuǎn)而老化發(fā)黃，字跡模糊，導(dǎo)致一定的損失。

充分利用電子檔案管理可以增加地鐵工程檔案管理的安全性，在管理過(guò)程中可以設(shè)置一定權(quán)限，每個(gè)單位只能查閱本單位所錄入的數(shù)據(jù)，而不能查閱其他有關(guān)數(shù)據(jù)，這就極高的保障了檔案的安全。

6 結(jié)論

總之，地鐵工程檔案管理是地鐵建設(shè)的重要組成部分，相關(guān)單位必須提高對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)，應(yīng)安排專職地鐵工程檔案管理人員，不斷加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，積極協(xié)調(diào)各部門配合相關(guān)工作，建立完善的工程檔案管理系統(tǒng);并實(shí)現(xiàn)合理科學(xué)的檔案管理，以確保地鐵檔案的收集及時(shí)性，完整性和有效性，從而不斷促進(jìn)整個(gè)地鐵建設(shè)行業(yè)的發(fā)展。

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（上海地鐵維護(hù)保障有限公司工務(wù)分公司 200233）