高校證明材料自助打印系統(tǒng)設(shè)計與建設(shè)研究

翟宜凱 劉金揚 鄭劍

摘? ?要：高校學(xué)生服務(wù)的信息化與自助化是智慧校園建設(shè)的發(fā)展趨勢，同時也是提升服務(wù)質(zhì)量、提高工作效率的有力支撐。學(xué)生各類證明材料開具是高校各部門一項重要日常工作，學(xué)生需求量大，教職工工作量大。為了提供更加便捷、可靠、安全的證明材料自助打印服務(wù)，文章設(shè)計并實現(xiàn)了多方式登錄、多材料批量打印、全流程無需值守的學(xué)生自助打印系統(tǒng)。文章從需求背景、設(shè)計原則、系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)、使用效果統(tǒng)計分析、實現(xiàn)過程中難點與問題等方面介紹系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞：自助打印系統(tǒng);證明材料;智慧校園;校務(wù)服務(wù);用戶體驗

中圖分類號：TP393.18;G647 ? 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-8454（2021）05-0083-04

一、需求背景

隨著智慧校園建設(shè)的發(fā)展，如何讓信息化技術(shù)更好地服務(wù)于師生成為高校從管理向服務(wù)轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵。[1]我校信息化辦公室在多部門協(xié)同支持下，完成了學(xué)生自助打印系統(tǒng)建設(shè)。

在讀情況、成績單等各類證明是高校學(xué)生畢業(yè)、升學(xué)、求職的必要材料。在6-7月畢業(yè)季、10-12月求職或申請國外高校期間，各類證明材料辦理需求量非常大，且辦理材料種類多、份數(shù)多，辦理時間隨意性強。由于各種證明歸屬于不同部門，學(xué)生需要去不同部門或窗口開具證明材料。再加上部分學(xué)生前期材料準(zhǔn)備不充分，往往會出現(xiàn)“辦事多次跑、反復(fù)跑”等情況。另一方面，相關(guān)教職工很多時間和精力投入到重復(fù)性地解答學(xué)生咨詢、開具證明材料上，依然難以解決業(yè)務(wù)高峰期人流量過大、等候時間過長等問題。且人工辦理對開具的證明沒有系統(tǒng)的統(tǒng)計和管理，已開具的證明無法查驗真?zhèn)巍，F(xiàn)行人工管理服務(wù)模式已無法滿足實際需求。

自助打印系統(tǒng)的優(yōu)勢可以總結(jié)為三個字——便、捷、全?！氨恪笔欠奖?，向?qū)W生提供時間隨便、操作簡便的證明開具服務(wù)，同時減少教職工繁雜的重復(fù)性工作?！敖荨笔强旖荩瑢W(xué)生辦理證明從原來的多次跑變?yōu)橹慌芤惶?，平均辦理時間從半小時縮短到一分鐘?！叭笔侨?，從前辦理各類證明需要了解歸屬部門，一件事的多份證明材料可能要去不同部門或窗口，自助打印系統(tǒng)可以實現(xiàn)一次性批量打印各類證明材料。各業(yè)務(wù)部門辦理的證明材料類型如表1所示。

二、設(shè)計原則

學(xué)生自助打印系統(tǒng)的核心功能是向符合條件的學(xué)生開具各類證明。開具證明的關(guān)鍵是各部門提供證明所涉及的權(quán)威數(shù)據(jù)，部分證明還存在涉及多部門數(shù)據(jù)的情況。因此，數(shù)據(jù)共享是自助證明打印系統(tǒng)建設(shè)的基本要求。在數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上，為打造一個證明種類齊全、功能完善的學(xué)生自助打印系統(tǒng)，從系統(tǒng)服務(wù)角度應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)信息化、自助化，從用戶使用角度應(yīng)當(dāng)具備便捷性、可靠性、安全性。[2]

1.信息化

證明打印服務(wù)信息化，要求實現(xiàn)權(quán)威準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)共享、實現(xiàn)平臺化可擴展。實現(xiàn)準(zhǔn)確的用戶數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享。自助打印系統(tǒng)作為開具證明的權(quán)威途徑，應(yīng)當(dāng)進行嚴(yán)格的身份認(rèn)證，需要對接準(zhǔn)確全面的用戶數(shù)據(jù)。根據(jù)打印材料的不同，需要對接不同部門的權(quán)威業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，根據(jù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)確定打印權(quán)限和打印內(nèi)容。實現(xiàn)平臺化可擴展。為滿足全校各部門各種類型證明材料打印需求，應(yīng)當(dāng)提供豐富的軟件接口，支持方便地進行應(yīng)用服務(wù)和打印事項擴展。[3]

2.自助化

證明打印服務(wù)自助化，通過標(biāo)準(zhǔn)化流程實現(xiàn)用戶全程操作無需指導(dǎo)，通過智能化監(jiān)管實現(xiàn)統(tǒng)一管理維護和異常預(yù)警。我校自助打印系統(tǒng)借鑒外賣訂餐操作流程，并在關(guān)鍵步驟提供清晰的圖示說明，直觀易用，保證用戶無需指導(dǎo)可以自助完成證明打印。后臺管理系統(tǒng)對設(shè)備、用戶、證明類型、打印日志等進行監(jiān)控和分析。對設(shè)備異常情況向用戶進行直接提醒，對管理員進行短信實時提醒，滿足無人值守需求。

3.便捷性

為提供良好的用戶體驗，自助打印服務(wù)強調(diào)方便易用和高效快捷。方便易用要求系統(tǒng)滿足不同用戶各式需求，且全流程操作簡單明了，用最簡化的步驟完成證明打印;高效快捷要求系統(tǒng)提供快速的響應(yīng)，材料生成、打印、蓋章能夠在較短時間內(nèi)完成。此外自助機的投放數(shù)量和地點的合理選擇、自助打印證明種類的不斷豐富，會進一步增強打印服務(wù)的便捷性。[4]

4.可靠性

保證自助機可靠性，要求系統(tǒng)正常運行時間長、故障時間短、故障修復(fù)迅速。要求自助打印設(shè)備穩(wěn)定性強、耐久性好，設(shè)計時充分考慮系統(tǒng)易操作性、增強設(shè)計可靠性。系統(tǒng)運維管理后臺通過完整記錄打印日志、多維度監(jiān)控分析，全面監(jiān)控設(shè)備軟、硬件，異常情況如耗材不足或網(wǎng)絡(luò)異常，都會通過實時短信提醒管理員進行修繕。支持?jǐn)帱c記憶功能，保證用戶打印項目不受設(shè)備故障影響。

5.安全性

硬件方面，應(yīng)保證設(shè)備內(nèi)印章和水印紙的絕對安全。可在關(guān)鍵部件采用金屬防爆外殼并加裝多道安全鎖。確保用戶等非管理人員無法接觸實體章和打印紙。此外，可集成第三方廠商專業(yè)化設(shè)備，如人臉識別設(shè)備、校園卡讀卡器，保證身份驗證、繳費的安全高效。

軟件方面，應(yīng)保證用戶信息安全和系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全。系統(tǒng)登錄、打印完成后默認(rèn)設(shè)置倒計時退出，避免用戶匆忙離開產(chǎn)生信息泄露，并根據(jù)用戶身份對打印權(quán)限和份數(shù)進行限制。設(shè)備放置在室內(nèi)環(huán)境里保證網(wǎng)絡(luò)的物理安全，系統(tǒng)部署在校園內(nèi)網(wǎng)環(huán)境的服務(wù)器上保證網(wǎng)絡(luò)安全。

三、系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

自助打印機樣式類似銀行自助取款機，用戶通過觸摸屏進行交互，完成用戶登錄、材料選擇、繳費確認(rèn)、打印蓋章全流程操作，打印出的證明可以通過手機掃碼檢驗真?zhèn)?。管理員可以通過后臺管理系統(tǒng)對設(shè)備、用戶、證明類型、打印日志等軟硬件進行全面的監(jiān)控和管理。

自助打印系統(tǒng)遵循經(jīng)典的三層架構(gòu)，如圖1所示，分為界面層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)層。界面層為用戶提供系統(tǒng)交互操作界面，包括用戶使用的自助打印機、證明掃碼驗證平臺以及管理員使用的系統(tǒng)管理平臺。業(yè)務(wù)邏輯層實現(xiàn)各模塊功能。數(shù)據(jù)層是系統(tǒng)整體數(shù)據(jù)資源的保障，通過數(shù)據(jù)共享，提供權(quán)威的學(xué)生人員數(shù)據(jù)、各業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)、校園卡數(shù)據(jù)。下面詳細(xì)闡述業(yè)務(wù)邏輯層各模塊功能。

1.登錄模塊

自助打印系統(tǒng)提供統(tǒng)一身份認(rèn)證、基于微信企業(yè)號的掃碼認(rèn)證、校園卡刷卡、身份證刷卡等多種登錄方式，滿足不同用戶需求。統(tǒng)一身份認(rèn)證是高校學(xué)生最普遍最基礎(chǔ)的用戶名、密碼驗證方式，可以避免學(xué)生因沒有帶卡或手機而無法進行證明打印?；趯W(xué)校官方微信企業(yè)號的掃碼登錄是一種安全快速的身份認(rèn)證方式，在學(xué)校官方企業(yè)號驗證個人信息后，僅需微信掃碼即可快速登錄自助機。校園卡、身份證刷卡都配合人臉識別功能進行二次驗證，確保用戶本人辦理。身份證刷卡方式可以保證已畢業(yè)學(xué)生實現(xiàn)自助打印。

2.材料選擇模塊

自助打印系統(tǒng)借鑒外賣訂餐操作流程，簡單便捷，一目了然。學(xué)生可以根據(jù)需要預(yù)覽材料并選擇份數(shù)，支持一次性選擇各類多份文件進行批量打印，通過詳情確認(rèn)環(huán)節(jié)確認(rèn)本次所需打印的材料類型和份數(shù)。

證明材料根據(jù)是否需要審批分為“審批通過材料”和“自助打印材料”。需審批才可打印的材料通過網(wǎng)上服務(wù)大廳進行審批，審批完成后對接至自助打印系統(tǒng)進行打印，否則無法選擇該材料。

本模塊還支持已打印記錄和未完成記錄的查詢。已打印記錄為該用戶完成的所有自助打印項目列表。未完成記錄是該用戶在確認(rèn)打印詳情后，因主觀放棄或客觀中斷未完成打印的記錄。系統(tǒng)支持?jǐn)帱c記憶功能，未完成記錄會保存三天后自動刪除。如因卡紙等機器客觀中斷原因造成打印未完成，可以換一臺機器登錄該賬號，在未完成記錄中找到該記錄完成打印。

3.繳費模塊

繳費模塊根據(jù)不同材料計費規(guī)則進行累計，提供清晰的價格明細(xì)展示，繳費完成后才能夠完成打印。提供校園卡刷卡或移動支付兩種支付方式，滿足在校學(xué)生和已畢業(yè)學(xué)生繳費需求。[5]

4.打印蓋章模塊

通過對各高校和公司的充分調(diào)研，選擇內(nèi)置鮮章支持自動加蓋的自助打印設(shè)備，避免機器需要提供人工蓋章的空白打印紙，真正減少人力投入。[6]單份材料打印和蓋章時間在10s之內(nèi)，每增加一份材料等待時間增加3s，縮短證明辦理等待時間，大大提高辦理效率。

上述登錄、材料選擇、繳費和打印蓋章模塊形成了學(xué)生使用自助打印系統(tǒng)的主要工作流程，如圖2所示。

5.證明驗證模塊

每一份證明材料均帶有防偽驗證的二維碼，用戶可以通過手機掃碼在證明驗證平臺上進行原文件PDF比對。并設(shè)置掃碼累加計數(shù)器限制查驗次數(shù)，保護用戶隱私。

6.系統(tǒng)管理模塊

系統(tǒng)管理員可以通過系統(tǒng)管理平臺對設(shè)備、用戶、證明、打印日志、驗證平臺等進行全面監(jiān)控，對設(shè)備異常情況進行實時提醒或預(yù)警。并提供不同時間維度的打印日志監(jiān)控分析圖表，方便發(fā)現(xiàn)不同材料的打印需求變化情況。

四、使用效果統(tǒng)計分析

學(xué)生自助打印系統(tǒng)投入使用后，首先上線了“本科生在讀證明（中/英文版）”、“本科生成績單”、“研究生成績單”等量大面廣需求迫切的證明。主要用于學(xué)生申請國外高校、保研、求職、實習(xí)、申請獎學(xué)金等各種需求場景。

辦理量：用于申請國外高校的在讀證明需提供中、英文兩版，年辦理人次達(dá)到300，辦理份數(shù)為中英文各500余份，高峰期為10月至12月。用于求職、保研、獎學(xué)金申請等的在讀證明只需開具中文版本，年辦理量達(dá)到1000余份，常態(tài)化辦理無明顯高峰期。本、研畢業(yè)年級學(xué)生均為4000人左右，都需打印成績單，人均3份。由學(xué)院統(tǒng)一報給相關(guān)部門，通過自助機進行全學(xué)院批量辦理。目前95%的證明開具可通過自助機完成辦理，剩余5%特殊情況進行線下辦理。例如證明存在字段缺失或?qū)W生名字長度過長等特殊情況，自助機會提示用戶線下辦理相關(guān)信息，保證證明準(zhǔn)確性和有效性。

辦理時間：由于學(xué)生可以在自助機上集中辦理各類證明，無需多部門多窗口咨詢辦理，平均辦理時間從30分鐘縮短到1分鐘。學(xué)生節(jié)省了時間，避免了高峰期辦理排長隊等現(xiàn)象。同時，也大大減輕教職工重復(fù)性工作負(fù)擔(dān)，能夠有更多的時間精力投入到業(yè)務(wù)提升與創(chuàng)新中去。

五、實現(xiàn)過程中難點與問題

1.如何選擇自助打印設(shè)備

自助打印設(shè)備的選擇，首先要求機器具有內(nèi)置鮮章，確保打印蓋章這一核心功能真正實現(xiàn)自助化。其次要選擇軟硬件功能完善的設(shè)備，硬件應(yīng)具有豐富的功能模塊且布局合理，軟件應(yīng)支持標(biāo)準(zhǔn)接口能夠方便地擴展應(yīng)用服務(wù)。例如設(shè)備具有攝像頭可以支持自動拍照或人臉識別，系統(tǒng)可以對接網(wǎng)上服務(wù)大廳進行證明材料審批。最后，軟硬件開發(fā)廠商的選擇也非常重要。雙方需要有效配合，軟件開發(fā)框架能快速實現(xiàn)不同形式的證明樣式，具備對各類數(shù)據(jù)的對接能力，并通過打印日志提供數(shù)據(jù)分析及預(yù)測等增值服務(wù)。

2.如何設(shè)計系統(tǒng)操作流程

學(xué)生自助打印系統(tǒng)的設(shè)計緊扣便捷、可靠、安全的設(shè)計原則，充分結(jié)合實際需求，利用信息化發(fā)展成果，提供豐富全面的登錄方式，實現(xiàn)無需指導(dǎo)的全流程操作。例如考慮到已畢業(yè)學(xué)生的打印需求，設(shè)計了身份證刷卡登錄方式和移動支付繳費方式，避免因為沒有統(tǒng)一認(rèn)證賬號和校園卡導(dǎo)致的無法打印?？紤]到絕大多數(shù)學(xué)生都有點外賣的經(jīng)驗，借鑒通用的外賣點餐式流程和界面，設(shè)計符合用戶操作習(xí)慣的流程并在關(guān)鍵步驟中提供簡單準(zhǔn)確的提示說明，實現(xiàn)全流程無需值守的自助打印。

3.如何確定服務(wù)事項，確保順利推進

我校信息辦聯(lián)合機關(guān)黨委召開自助打印證明專題討論會，確定自助打印證明材料上線標(biāo)準(zhǔn)，確定權(quán)威的證明專用章和水印紙。并根據(jù)各部門證明需求量和條件成熟度確定首批自助打印事項。協(xié)同校園卡綜合服務(wù)中心對接校園卡數(shù)據(jù)，協(xié)同財務(wù)處對接費用收繳數(shù)據(jù)，協(xié)同各部門確認(rèn)證明內(nèi)容、樣式和數(shù)據(jù)，針對一份證明涉及多部門數(shù)據(jù)的情況通過討論會確認(rèn)各字段的權(quán)威數(shù)據(jù)源。

六、結(jié)語

本文介紹了高校學(xué)生自助打印系統(tǒng)設(shè)計與建設(shè)經(jīng)驗。以充分滿足學(xué)生需求、減輕教師工作負(fù)擔(dān)為宗旨，遵循服務(wù)信息化、自助化原則，設(shè)計并實現(xiàn)了便捷、可靠、安全的自助打印系統(tǒng)，提升了服務(wù)質(zhì)量，提高了工作效率。現(xiàn)已上線在讀證明、成績單等多種服務(wù)項目，受到師生廣泛好評。展望未來努力的方向，一方面在積累使用數(shù)據(jù)后，可以通過對各類材料、不同類別學(xué)生、不同時間段使用情況分析，進一步優(yōu)化自助打印系統(tǒng)服務(wù)體驗。例如，在畢業(yè)季對常用相關(guān)材料實現(xiàn)一鍵批量打印，節(jié)省查找和選擇時間。在每年不同時段調(diào)整材料呈現(xiàn)順序，方便學(xué)生查找。另一方面，可以不斷豐富自助打印系統(tǒng)功能，例如集成“學(xué)生證火車票充磁”服務(wù)[7]，打造更多元化的自助服務(wù)設(shè)備[8]，不斷提高智慧校園自助服務(wù)水平。

參考文獻：

[1]教技[2012]5號.教育部關(guān)于印發(fā)《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020年）》的通知[Z].

[2]徐青山，張建華，楊立華.高校智慧校園建設(shè)的頂層設(shè)計及實踐應(yīng)用——以“智慧北航”為例[J].現(xiàn)代教育技術(shù)，2016（12）：112-118.

[3]竇夏陽.高校統(tǒng)一自助打印系統(tǒng)建設(shè)研究[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2018（30）：169-170.

[4]高杰.我國自助設(shè)備應(yīng)用現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢[J].中國金融電腦，2010（8）：21-23.

[5]李盾，李林校.完全學(xué)分制下高等院校成績單自助打印系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)——以北京理工大學(xué)珠海學(xué)院為例[J].科教導(dǎo)刊，2017（20）：13-15.

[6]姚立敏.淺析浙江大學(xué)成績自助打印系統(tǒng)[J].考試周刊，2017（42）：139，141.

[7]劉芬，陸家蘭.高校教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].中國教育信息化，2019（3）：94-96.

[8]徐博.基于自助服務(wù)設(shè)備的高校一站式服務(wù)大廳建設(shè)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2017（28）：144，148.

（編輯：王天鵬）