企業(yè)物資采購管理中信息化的實(shí)踐探討

馮賽會

【摘 要】企業(yè)物資采購全過程信息化控制與管理，旨在保障企業(yè)物資采購工作的有效性，提升物資采購的安全性。物資采購過程中發(fā)生的紕漏、問題，不利于企業(yè)的長遠(yuǎn)健康發(fā)展。企業(yè)只有建立起完善、高效的物資采購信息化的管理制度，積極應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，加強(qiáng)物資采購管理力度，才能提升物資采購管理的科學(xué)性和有效性。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);物資采購;管理信息化;實(shí)踐探討

0 引言

企業(yè)管理工作的有效性，關(guān)系企業(yè)能否健康、持續(xù)發(fā)展，是國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要支撐。就現(xiàn)階段企業(yè)物資采購管理的全過程來看，由于企業(yè)要管理的材料種類、數(shù)量過多，因此整個采購流程中信息溝通的效率不高，信息傳遞不順利、不穩(wěn)定，尚未建立起完善、有效的信息反饋機(jī)制?，F(xiàn)階段，企業(yè)物資管理存在許多問題，因此加強(qiáng)對信息的及時分析十分重要。只有建立良好的信息分析和信息反饋的機(jī)制，才能夠保障物資采購管理的有效性，減少不良問題的產(chǎn)生。

1 企業(yè)物資采購管理的狀況和信息化優(yōu)勢

根據(jù)現(xiàn)階段企業(yè)物資采購管理的實(shí)際情況分析，當(dāng)前企業(yè)物資采購是以企業(yè)、行業(yè)、國家的標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)的，是制度層面的管理，對物資采購全過程的管理尚不到位。在物資采購、價格、計劃、儲存等方面的管理工作中，企業(yè)沒能實(shí)現(xiàn)良好、有機(jī)的協(xié)調(diào)配合，尚未建立起科學(xué)、完善的企業(yè)物資采購科學(xué)管理體系。信息技術(shù)在我國各行各業(yè)中的融合應(yīng)用，憑借強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)傳輸信息功能和互聯(lián)網(wǎng)打造的高效傳遞信息的渠道，形成和發(fā)展了信息化管理的高效方式，這也成為企業(yè)物資采購管理的趨勢。借助各種軟件和交流程序的互動、溝通，各方的需求能夠跨越時間、空間的局限，實(shí)現(xiàn)高效、遠(yuǎn)距離的信息傳遞，滿足企業(yè)物資收集對比的切實(shí)需要，幫助企業(yè)選擇最佳、合適的產(chǎn)品，有效地把握產(chǎn)品需求數(shù)量。信息化技術(shù)還能夠調(diào)解供應(yīng)方和生產(chǎn)商的沖突，協(xié)調(diào)好供應(yīng)量與需求量的矛盾，供應(yīng)方與生產(chǎn)商能夠在信息技術(shù)的支持下，及時地溝通，清除障礙和解決問題，有助于推進(jìn)現(xiàn)代化物資管理模式發(fā)展[1]。

企業(yè)物資采購管理作為企業(yè)實(shí)際運(yùn)行發(fā)展過程中的關(guān)鍵內(nèi)容，其管理工作的有效性，事關(guān)物資采購的效果，關(guān)系到后續(xù)問題能否有效預(yù)防。首先，物資采購管理旨在為企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供有力保障。企業(yè)的發(fā)展離不開物資，如果物資供應(yīng)不及時，企業(yè)勢必受到影響，不利于企業(yè)的正常運(yùn)營。物資采購旨在為企業(yè)提供充足的物資保障。但是，如果企業(yè)物資采購管理存在問題，企業(yè)的整體運(yùn)營就會受到影響，進(jìn)而影響企業(yè)的發(fā)展。只有在物資采購的過程中加強(qiáng)管理和控制，嚴(yán)格按照相關(guān)質(zhì)量制度管理物資，才能夠維護(hù)企業(yè)的良好運(yùn)行和正常生產(chǎn)，為企業(yè)贏得競爭優(yōu)勢，提升企業(yè)的綜合實(shí)力。其次，優(yōu)化企業(yè)物資采購管理，是企業(yè)做好成本控制的必要步驟。做好企業(yè)物資采購管理，能夠有效地節(jié)省企業(yè)生產(chǎn)成本，為企業(yè)獲得較好的經(jīng)營效益。物資采購工作一般包括采購、運(yùn)輸、管理等方面，這些都與企業(yè)生產(chǎn)成本有直接的關(guān)系。在物資采購的過程中，如果不能有效地控制成本，勢必會影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。只有加強(qiáng)對物資采購的管控力度，才能有效地控制企業(yè)的生產(chǎn)成本，推動企業(yè)的良好發(fā)展和市場經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展企業(yè)。最后，良好的物資采購管理工作，能夠加強(qiáng)企業(yè)與供應(yīng)商的良好合作與交流。完善、科學(xué)的物資采購管理系統(tǒng)的建設(shè)，能夠加強(qiáng)企業(yè)與供應(yīng)商的良好合作，建立起完善的供應(yīng)鏈模式。企業(yè)能夠在與供應(yīng)商合作的過程中，開辟有效的市場信息接口，更便利地收集市場中的信息數(shù)據(jù)，有助于企業(yè)進(jìn)行科學(xué)的決策方案的制訂。強(qiáng)化物資采購管理工作，能夠?qū)⑽镔Y采購與生產(chǎn)有機(jī)結(jié)合，能夠滿足企業(yè)生產(chǎn)的實(shí)際需求，制訂出清晰、科學(xué)、完善的物資采購方案，發(fā)揮物資采購管理對促進(jìn)企業(yè)良好、高效生產(chǎn)的積極效用。

2 企業(yè)物資采購管理信息化的具體應(yīng)用

企業(yè)物資采購日常運(yùn)營中，電子商務(wù)常常被看做是物資采購的數(shù)字化形式，這也是物資采購信息化的初期階段。事物狀態(tài)通過信息的形式表現(xiàn)出來。采購數(shù)字化要通過數(shù)據(jù)表現(xiàn)出事物的實(shí)際狀態(tài)和事物屬性，通過計算機(jī)自動處理，提升處理全過程的信息化，從而利于企業(yè)物資采購的優(yōu)化發(fā)展。在企業(yè)的日常事務(wù)中，數(shù)字處理主要針對企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品、訂單展開。

2.1 訂單信息

在物資采購管理中，訂單信息是最基本的內(nèi)容。訂單中涵蓋了產(chǎn)品、資金和供應(yīng)商的相關(guān)信息。物資采購的信息化發(fā)展，要以實(shí)現(xiàn)訂單信息的數(shù)字化為核心。訂單信息數(shù)字化管理的效果，決定了物資采購信息管理的有效性。

2.2 供應(yīng)商信息

信息技術(shù)能夠提高信息儲存、檢索的便捷性，能夠提供更加高級的應(yīng)用程序。供應(yīng)商信息包括供應(yīng)商的信用、交付的及時性、交付質(zhì)量等。優(yōu)化供應(yīng)商關(guān)系，利于企業(yè)與供應(yīng)商的溝通和互動，幫助企業(yè)與供應(yīng)商建立長期合作的良好關(guān)系。企業(yè)能夠科學(xué)地選擇供應(yīng)商，切實(shí)提高企業(yè)的長期采購利益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化[2]。

2.3 資金信息

依托金融信息化的良好發(fā)展，物資采購管理資金信息的數(shù)字化管理更加便捷，能夠高效、及時地獲取所需的信息數(shù)據(jù)。資金信息的有效管理，特別是對占據(jù)大量資金的關(guān)鍵設(shè)備的管理，直接關(guān)系企業(yè)的經(jīng)營效益。

2.4 產(chǎn)品信息

提高產(chǎn)品信息的數(shù)字化，能夠有效地提升物資采購的整體質(zhì)量。采購質(zhì)量是物資采購的關(guān)鍵部分，也是難度最大的部分?，F(xiàn)階段，采購信息的獲取主要依靠數(shù)字標(biāo)簽、射頻技術(shù)等相關(guān)技術(shù)的支持。

3 企業(yè)物資采購管理信息化的緊迫性

3.1 企業(yè)物資采購管理高效快速發(fā)展的切實(shí)需要

物資采購計劃的制訂、準(zhǔn)備與分配，需要對采購的原材料進(jìn)行調(diào)查和管理。傳統(tǒng)的物資采購管理方式面對繁重的工作任務(wù)和復(fù)雜的信息數(shù)據(jù)，常常出現(xiàn)力不從心的問題，影響信息處理的有效性和穩(wěn)定性，不能夠很好地滿足企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)需求。只有有效應(yīng)用信息技術(shù)，對關(guān)鍵信息進(jìn)行數(shù)字化管理，不斷完善相關(guān)業(yè)務(wù)步驟，建立起高效、統(tǒng)一的物資供應(yīng)鏈，才能為企業(yè)提供可持續(xù)、高效、科學(xué)發(fā)展的優(yōu)勢資源和動力。

3.2 企業(yè)物資采購管理改革升級的關(guān)鍵

信息技術(shù)在企業(yè)物資采購管理中的有效融合，逐步拓寬了企業(yè)采購業(yè)務(wù)的范圍，賦予了企業(yè)物資采購現(xiàn)代服務(wù)的意義價值。數(shù)字化作為當(dāng)前企業(yè)信息化管理發(fā)展的目標(biāo)，成為引領(lǐng)整個行業(yè)信息化發(fā)展的旗幟。信息技術(shù)在企業(yè)物資采購中發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，只有充分地運(yùn)用信息技術(shù)，推進(jìn)物資管理的革新，才能夠為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造全新的動力支持[3]。

3.3 提升企業(yè)經(jīng)營競爭力和綜合實(shí)力的重要舉措

企業(yè)制定人員素質(zhì)全面協(xié)調(diào)發(fā)展和數(shù)據(jù)統(tǒng)一化的工作目標(biāo)，旨在優(yōu)化企業(yè)物資采購信息管理，提升企業(yè)物資采購管理的有效性。在這一工作目標(biāo)的引領(lǐng)下，“信息孤島”的問題得到妥善解決，符合標(biāo)準(zhǔn)要求的具有鮮明集成性的網(wǎng)絡(luò)平臺層出不窮，各個地區(qū)之間的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)有效整合和集成。企業(yè)能夠以更自由、更積極的姿態(tài)參與市場競爭。企業(yè)建立的具有極強(qiáng)綜合性的信息應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了物資采購管理系統(tǒng)的集成化，存儲管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)等的有機(jī)整合，都為企業(yè)的良好發(fā)展和積極參與市場競爭提供動力。

4 現(xiàn)階段企業(yè)物資采購管理存在的問題

4.1 供求信息的針對性不強(qiáng)

現(xiàn)階段，材料供應(yīng)商大規(guī)模生產(chǎn)導(dǎo)致的供求不平衡的問題十分明顯。當(dāng)前，供應(yīng)商數(shù)據(jù)的存檔不夠及時，有些供應(yīng)商采用的評級方式并不符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

4.2 缺乏有效的供求信息

供求信息的可靠性是企業(yè)物資采購管理的前提條件，可靠的信息數(shù)據(jù)能夠加強(qiáng)企業(yè)與供應(yīng)商之間的交流和互動，利于企業(yè)與供應(yīng)商之間良好的交易磋商。在實(shí)際的物資采購管理工作中，常常出現(xiàn)信息不準(zhǔn)確、不可靠與信息變更的問題，這些都降低了物資采購管理的可靠性和科學(xué)性。一些同類型的材料，材料的信息數(shù)據(jù)不夠全面，實(shí)際采購的過程中沒有按照計劃的材料質(zhì)量要求進(jìn)行采購。供應(yīng)商在這一階段的調(diào)查不夠細(xì)致、全面，企業(yè)只能依靠記錄情況選擇供應(yīng)商，很容易給后續(xù)的工作造成危害。

4.3 尚未建立起科學(xué)的物資采購管理體系

在市場競爭日益激烈和技術(shù)要求越來越高的背景下，建立科學(xué)、高效的物資采購管理體系，成為企業(yè)發(fā)展的有效舉措。專業(yè)化管理人員的培養(yǎng)、科學(xué)規(guī)范的采購方式及統(tǒng)一的采購來源等，這些都需要企業(yè)加強(qiáng)管理。然而，現(xiàn)階段企業(yè)物資采購的人員綜合素質(zhì)不夠高，工作隊伍中缺少專業(yè)的高素質(zhì)人才。企業(yè)對物資采購業(yè)務(wù)的重視程度不夠，對專業(yè)人才的引進(jìn)、培訓(xùn)力度不夠，這也影響了員工技能水平的提升。當(dāng)前，企業(yè)對采購的渠道和形式的控制還存在欠缺，容易出現(xiàn)材料采購問題，降低企業(yè)員工工作的積極性。

5 推進(jìn)企業(yè)物資采購管理信息化的具體途徑

5.1 建立完善的信息化物資采購管理平臺

建立完善、科學(xué)的采購管理平臺是現(xiàn)階段企業(yè)物資采購管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵工作。企業(yè)要根據(jù)相關(guān)部門的要求，做好詳細(xì)記錄，對未來的材料采購進(jìn)行預(yù)估和統(tǒng)計分析。并以此為基礎(chǔ)，對各個部門使用的材料種類、數(shù)量進(jìn)行詳細(xì)的記錄，利于日后為項目分析等工作提供可靠依據(jù)和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。為了避免出現(xiàn)貨物積壓和資源緊缺等問題，企業(yè)需要盡快建立起能夠詳細(xì)地反映物資需求信息的信息反饋機(jī)制，做好數(shù)據(jù)信息的有效對接，有效整合和收集相關(guān)信息，優(yōu)化數(shù)據(jù)互動與反饋。建立完善的采購管理平臺，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求，構(gòu)建科學(xué)的供應(yīng)商信息管理機(jī)制。企業(yè)在采購材料之前，能夠借助互聯(lián)網(wǎng)對各個供應(yīng)商的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和分析，以自身的發(fā)展需求為依據(jù)，整合供應(yīng)商信息，對供應(yīng)商價格、材料質(zhì)量、供應(yīng)商交易數(shù)量、交貨時間等相關(guān)信息進(jìn)行細(xì)致的收集，并按照一定的方法建立采購信息的系統(tǒng)化模型。在訂貨指標(biāo)的指導(dǎo)下，企業(yè)能夠結(jié)合自身的實(shí)際條件和切實(shí)需求，找到長期合作的供應(yīng)商伙伴。企業(yè)在開展物資采購時，優(yōu)先考慮供應(yīng)商伙伴，有效地節(jié)省企業(yè)的物資采購成本，提高物資采購的效率，減少繁雜瑣事對企業(yè)物資采購的影響。此外，企業(yè)的采購經(jīng)理要對市場中重要、關(guān)鍵的信息進(jìn)行定期的收集和調(diào)查，做好信息分析，把握物資市場的發(fā)展趨勢，科學(xué)合理地預(yù)測企業(yè)采購，優(yōu)化企業(yè)采購的數(shù)量和時間。這樣做可以有效地節(jié)省企業(yè)采購的成本投入，還能夠提升物資采購的科學(xué)性和合理性，從而為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益[4]。

5.2 采取一體式信息化物資采購管理方式

由于生產(chǎn)線的實(shí)際分布情況和生產(chǎn)需求存在差異，因此各個部門在進(jìn)行物資采購時，信息交流不夠順利、通暢，很容易造成資源浪費(fèi)，消耗人力、物力、財力。企業(yè)要加強(qiáng)采購的綜合性信息化管理工作，在企業(yè)內(nèi)部建立起采購資料的統(tǒng)一供給處，加強(qiáng)與制造部門的聯(lián)系與互動，及時收集企業(yè)內(nèi)部各個部門的實(shí)際物質(zhì)需求，創(chuàng)建起物料控制圖，科學(xué)比較相關(guān)信息。通過物料控制圖，綜合、直觀、實(shí)時地展示出企業(yè)的實(shí)際需要，并以此為依據(jù)展開具體的采購和管理工作。在物料控制圖的幫助下，各個部門之間的溝通更加便捷、高效，信息交流暢通性大大提高，優(yōu)化了物流，利于各個部門正常經(jīng)營和良好生產(chǎn)。同時，充分利用好相關(guān)資源和便利條件，降低企業(yè)采購的成本投入。

5.3 明確信息化物資采購管理的發(fā)展趨勢

現(xiàn)階段，許多企業(yè)都已經(jīng)建立起適合自身實(shí)際經(jīng)營情況和適應(yīng)自身發(fā)展的信息化平臺。企業(yè)能夠借助平臺的支持，細(xì)化和完善采購、存儲等各個管理步驟，切實(shí)提升物資采購管理的信息化。未來，企業(yè)將進(jìn)一步優(yōu)化和完善采購管理信息化流程。同時，要加強(qiáng)信息技術(shù)研發(fā)工作，不斷優(yōu)化信息技術(shù)的應(yīng)用，將其應(yīng)用到合同簽訂、談判合作等工作中。企業(yè)要加強(qiáng)對物資采購管理人員的績效考核，加強(qiáng)對管理人員綜合素質(zhì)和專業(yè)能力的培訓(xùn)。要提高人才準(zhǔn)入門檻，提高采購人員的專業(yè)知識技能，切實(shí)提高整個員工隊伍的工作能力和工作效率。

6 結(jié)語

企業(yè)要想提升物資采購管理的信息化水平，需要從源頭出發(fā)，建立科學(xué)高效的信息采集管理平臺。同時，企業(yè)要高度重視人力資源應(yīng)用管理系統(tǒng)的重要作用，發(fā)揮其優(yōu)勢，推進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展。高效、快速地解決信息管理平臺中的問題，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與公司管理工作的良好、有效結(jié)合。借助動態(tài)化信息資源，提高信息技術(shù)的實(shí)際效益，優(yōu)化人才招聘流程。企業(yè)要合理把握和預(yù)測市場的發(fā)展變化，助力企業(yè)收購管理，幫助企業(yè)獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益。

參 考 文 獻(xiàn)

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[3]張磊.信息化在企業(yè)物資采購管理工作中的創(chuàng)新應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2020（6）：26-27.

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