財(cái)務(wù)共享模式下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的探究

周艷榮

摘 要：新時(shí)期下大數(shù)據(jù)等技術(shù)得以廣泛應(yīng)用，財(cái)務(wù)共享模式的價(jià)值也得以凸顯出來。在單位財(cái)務(wù)檔案管理中，通過財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用，能夠促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作效率的改善，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息價(jià)值的最大化發(fā)揮。如何在事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理中應(yīng)用財(cái)務(wù)共享模式，是一個(gè)值得探究的問題。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享;事業(yè)單位;財(cái)務(wù)檔案管理

從我國(guó)事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀來看，有一部分事業(yè)單位應(yīng)用財(cái)務(wù)共享這一檔案管理模式。隨著財(cái)務(wù)共享模式的深入應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案管理工作勢(shì)必需要隨之進(jìn)行調(diào)整。因此，相關(guān)工作人員需結(jié)合財(cái)務(wù)共享模式深入探究會(huì)計(jì)檔案管理工作，以提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

一、財(cái)務(wù)共享模式簡(jiǎn)介

以互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)為支持，財(cái)務(wù)共享模式得以構(gòu)建和運(yùn)作，財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)主要包含以下幾個(gè)方面：一是網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，通過現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，以信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方式來開展報(bào)賬工作，在線填單、業(yè)務(wù)審批、傳送賬單以及審核等，進(jìn)程得以統(tǒng)一，信息共享透明度得到保證，財(cái)務(wù)信息得以高效傳遞，其安全性與真實(shí)性也得到保障。二是財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，可在線對(duì)賬單進(jìn)行編輯，在運(yùn)作模式下賬單信息自動(dòng)生成，月末自動(dòng)記賬過賬，報(bào)表得以生成，此種模式下報(bào)表生成的錯(cuò)誤率得以降低。三是影像管理系統(tǒng)，以該系統(tǒng)為支持，能夠?qū)ω?cái)務(wù)賬單進(jìn)行掃描，以電子賬單為載體來傳遞信息。此種信息化流程下，數(shù)據(jù)傳輸模式有所變化，在電子檔案生成的同時(shí)，能夠存儲(chǔ)賬單電子信息并傳送影像信息，賬單審批更為便捷，整體管理效率也能夠得到明顯提升，審批工作效率也得以保證。四是資金管理系統(tǒng)，保證了資金結(jié)算、調(diào)用、收支管理的可視化，財(cái)政資金利用率得到明顯提升，財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)得以降低。五是電子檔案系統(tǒng)，可在線管理財(cái)務(wù)檔案，便于閱讀和調(diào)用，財(cái)務(wù)檔案管理成本也得以有效控制。

二、財(cái)務(wù)共享模式下事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的特征

從工作范圍出發(fā)，財(cái)務(wù)共享模式下的財(cái)務(wù)檔案有以下特征：一是從事業(yè)單位所在地流向財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)所在地;二是在其發(fā)生轉(zhuǎn)移的過程還伴隨著其他工作線上的工作，包括財(cái)務(wù)檔案收集整理、傳遞和流轉(zhuǎn)過程管理、數(shù)據(jù)化、質(zhì)量管理和風(fēng)險(xiǎn)控制、成檔和成檔后管理等;三是與以往的紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案管理相比，其工作范圍向財(cái)務(wù)檔案成檔前的多個(gè)環(huán)節(jié)得到更進(jìn)一步的延伸。

從工作內(nèi)容的角度上看，財(cái)務(wù)共享模式下的財(cái)務(wù)檔案管理涉及各個(gè)方面，具體體現(xiàn)在：事后收集整理;相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)制訂和執(zhí)行監(jiān)督工;協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)檔案流轉(zhuǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)財(cái)務(wù)檔案中可能發(fā)生的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行甄別、處理、控制;包括財(cái)務(wù)檔案信息的整合及多角度、全方位的有效利用;包括財(cái)務(wù)檔案存儲(chǔ)保管模式、標(biāo)準(zhǔn)的研制與革新。

從政策條件配合上來看，與現(xiàn)行相對(duì)落后的法律要求相比，財(cái)務(wù)共享模式下的財(cái)務(wù)檔案管理仍然需要一定時(shí)間的磨合，因?yàn)樗趯?duì)歸檔手段、管理觀念和存儲(chǔ)方式等的改革要求上存在一定差距;財(cái)務(wù)共享模式下的財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)政策方面也缺少認(rèn)識(shí)，包括政策的方式、觀念、范圍、內(nèi)涵、要求等，目前在短時(shí)間里想要有所突破還比較困難。

三、財(cái)務(wù)共享模式下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問題

調(diào)查研究顯示我國(guó)部分事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作仍采用傳統(tǒng)模式，檔案資料以月、季度或是年度為單位進(jìn)行整理。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在諸多不足，首先檔案資料的收集、整理工作皆需依賴人力、工作量巨大，相關(guān)工作人員在執(zhí)行工作任務(wù)時(shí)難免效率低下。其次，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不容易儲(chǔ)存，一旦遺失或是損壞，將對(duì)事業(yè)單位造成一定影響。早在2015年我國(guó)有關(guān)部門便對(duì)紙質(zhì)檔案管理提出要求，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案資料保留時(shí)間被進(jìn)一步延長(zhǎng)，更是增大了檔案管理工作的負(fù)擔(dān)。事業(yè)單位采用財(cái)務(wù)共享模式之后，不僅這些問題可以得到有效解決，而且工作人員的工作負(fù)擔(dān)被進(jìn)一步減輕。雖然大部分檔案管理工作人員已經(jīng)意識(shí)到財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，但因自身能力不足、經(jīng)驗(yàn)匱乏，使得無法在管理工作中充分利用財(cái)務(wù)共享模式的優(yōu)勢(shì)，造成會(huì)計(jì)檔案管理工作效率低下、質(zhì)量不高的問題。

四、財(cái)務(wù)共享模式下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的策略

（一）精確及時(shí)錄入會(huì)計(jì)檔案資料

為便于檔案資料充分發(fā)揮作用，為事業(yè)單位的發(fā)展提供指導(dǎo)，應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)信息錄入事業(yè)單位內(nèi)部共享系統(tǒng)之中，相關(guān)工作人員方可根據(jù)最新信息進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理。同一個(gè)會(huì)計(jì)信息有兩種基本形式，分別為紙質(zhì)資料和電子文件，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)資料和電子文件的共享同樣大有必要。在錄入會(huì)計(jì)檔案資料的過程中，需要特別注意的是，事業(yè)單位可建立一個(gè)專門的管理團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理工作，以便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正資料和錄入過程中的錯(cuò)誤。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)注重對(duì)管理團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)工作，發(fā)揮培訓(xùn)作用提升團(tuán)隊(duì)專業(yè)素養(yǎng)和管理能力。除此之外，事業(yè)單位可加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作中的信息建設(shè)，善于利用信息技術(shù)為檔案管理服務(wù)，進(jìn)一步提升會(huì)計(jì)檔案資料錄入的準(zhǔn)確度和自動(dòng)化程度，最終提升會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率。對(duì)于工作人員而言，信息化建設(shè)的不斷加強(qiáng)以及信息技術(shù)的利用，可大大減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高會(huì)計(jì)檔案管理精準(zhǔn)度。對(duì)于事業(yè)單位而言，信息化建設(shè)的不斷加強(qiáng)以及信息技術(shù)的應(yīng)用，可大大減少會(huì)計(jì)檔案管理工作中人工的投入，從而為事業(yè)單位節(jié)省成本支出、創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）擴(kuò)大處理規(guī)模

在財(cái)務(wù)共享模式下，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展，需要重視基礎(chǔ)工作，做好財(cái)務(wù)檔案?jìng)魉?、?chǔ)存與溝通等工作，以統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案處理平臺(tái)為支持，保證財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)模性，對(duì)基礎(chǔ)工作成本加以平衡。在將財(cái)務(wù)檔案管理工作的處理規(guī)模擴(kuò)大后，將處理事項(xiàng)進(jìn)行適當(dāng)增加，待初步整理完成財(cái)務(wù)檔案后，做好檔案核查工作，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或者質(zhì)量問題，歸類統(tǒng)計(jì)，明確業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所出現(xiàn)問題，進(jìn)而制定策略，科學(xué)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于相關(guān)管理部門來說也便于吸取經(jīng)驗(yàn)，從而確保事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作水平得到明顯提升。

（三）不斷完善會(huì)計(jì)檔案管理體系制度

首先，系統(tǒng)化規(guī)定會(huì)計(jì)檔案歸檔制度，對(duì)于尚未打印成紙質(zhì)文件的電子檔案內(nèi)容進(jìn)行妥善保管以及備份，避免檔案資料的丟失。任何一筆資金的流入和流出都需要被打印成紙質(zhì)形式，并記錄好日期信息，會(huì)計(jì)部門可根據(jù)各項(xiàng)項(xiàng)目編制賬簿，從而形成會(huì)計(jì)檔案，交由管理部門進(jìn)行管理，待銀行機(jī)構(gòu)或是事業(yè)單位開展工作時(shí)拿出作為參考資料。其次，需要成立一個(gè)完善的會(huì)計(jì)檔案儲(chǔ)存制度，可準(zhǔn)備專門的磁盤將會(huì)計(jì)檔案儲(chǔ)存在磁盤內(nèi)，盡可能準(zhǔn)備兩個(gè)磁盤，選擇一個(gè)磁盤為備用磁盤，并將兩個(gè)磁盤放置于不同位置保管。事業(yè)單位應(yīng)采取相應(yīng)措施確保磁盤保管環(huán)境防潮、防腐，如若磁盤數(shù)量較多，則需要對(duì)磁盤進(jìn)行編號(hào)和分類，以便于更好地查閱。與此同時(shí)，還需建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案使用制度。如若工作人員需要查閱檔案資料則需要進(jìn)行登記，并經(jīng)過檔案保管負(fù)責(zé)人的同意，以保障會(huì)計(jì)檔案在保管中的安全。同時(shí)，可便于保管人員了解檔案使用記錄和去向。最后，還應(yīng)建立健全的會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，?guī)定事業(yè)單位內(nèi)需要進(jìn)行備份的檔案資料，并對(duì)備份方案的保管、使用、數(shù)量和時(shí)間進(jìn)行明確規(guī)定，特別需要關(guān)注性質(zhì)特殊的備份檔案。為更好地管理備份檔案，事業(yè)單位還應(yīng)安排專門人員定期檢查備份檔案的完整情況，一旦發(fā)現(xiàn)損壞，及時(shí)采取措施補(bǔ)救或是重新備份。

（四）構(gòu)建數(shù)字化處理平臺(tái)

通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方式來管理財(cái)務(wù)檔案信息，能夠以一體化的方式呈現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息，便于信息共享，財(cái)務(wù)檔案管理也更為科學(xué)且便捷。這就需要事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，對(duì)存儲(chǔ)成本與溝通成本加以平衡，保證財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化處理平臺(tái)的規(guī)范化構(gòu)建，以規(guī)模效應(yīng)為支持，保持相關(guān)成本平衡化?；谪?cái)務(wù)檔案管理規(guī)定出發(fā)，建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，制定財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并加以規(guī)范實(shí)施，完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬軟件環(huán)境建設(shè)，便于傳輸、交換和共享財(cái)務(wù)檔案信息。為滿足財(cái)務(wù)檔案硬件管理需求，需要積極完善信息網(wǎng)絡(luò)，提高財(cái)務(wù)檔案利用率，保證財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化，更好的對(duì)外承接業(yè)務(wù)，快速收回所投入成本，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理水平也逐步得到提升。

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