推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的探索與實(shí)踐

戴永成

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理工作已逐漸無法滿足發(fā)展需求，財(cái)務(wù)檔案管理的信息化成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。本文基于此背景，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的現(xiàn)況進(jìn)行整體分析，并提出注重信息化意識(shí)培養(yǎng)、加強(qiáng)信息軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、做好信息化管理的監(jiān)管工作等建議。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理；信息化建設(shè)；探索

傳統(tǒng)的一般的檔案管理是指對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等行為的統(tǒng)稱，具體的包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用等。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理，其傳統(tǒng)的工作任務(wù)與一般檔案管理無明顯差異。財(cái)務(wù)檔案因其具有有較高的嚴(yán)肅性、時(shí)效性，對(duì)于機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)有著重要意義。與此同時(shí)，為保證財(cái)務(wù)檔案發(fā)揮作用，需要嚴(yán)格保證其真實(shí)性、準(zhǔn)確性，同時(shí)對(duì)檔案管理的工作者也有較為嚴(yán)格的要求。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理工作量日益增大，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理模式因其效率低下、工作繁瑣逐漸無法滿足各方機(jī)構(gòu)需要。而信息化工作模式因其高效性及正常工作狀態(tài)下的低失誤率，逐漸成為財(cái)務(wù)檔案管理建設(shè)的重要方向。

1 財(cái)務(wù)檔案管理信息化概述

1.1 財(cái)務(wù)檔案管理信息化的特點(diǎn)

從工作效率、質(zhì)量上說，信息化財(cái)務(wù)檔案管理具有較高的工作效率、質(zhì)量。近年來信息處理軟件的功能日益強(qiáng)大，人機(jī)交互變得日益簡單方便，計(jì)算、工作效率也進(jìn)一步提升。同時(shí)，大量工作任務(wù)交由計(jì)算機(jī)完成，而在正常工作狀態(tài)下，計(jì)算機(jī)工作錯(cuò)誤率可視為零，同時(shí)工作者由于工作任務(wù)量的大大減少，其工作強(qiáng)度大量極大降低，相應(yīng)的工作出錯(cuò)概率也極大地降低。

從信息保存上說，信息化的財(cái)務(wù)檔案管理，硬盤為主要的信息存儲(chǔ)介質(zhì)至，其保存效率較高，保存成本較低。但由于使用磁盤為儲(chǔ)存介質(zhì)，信息存儲(chǔ)的安全性從一定程度上有說所下降，高密度的信息存儲(chǔ)也使得當(dāng)信息存儲(chǔ)磁盤出現(xiàn)硬損傷時(shí)，會(huì)有大量的信息丟失。因此信息的備份、安全防護(hù)顯得格外重要。

1.2 財(cái)務(wù)檔案管理信息化的必要性

一方面，財(cái)務(wù)檔案管理的難度不斷提升。財(cái)務(wù)檔案管理屬于各方工作機(jī)構(gòu)必不可少的基礎(chǔ)管理。由于其基本的工作性質(zhì)是為機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)服務(wù)，當(dāng)經(jīng)濟(jì)體制不斷革新時(shí)，財(cái)務(wù)檔案管理的工作重點(diǎn)也會(huì)不斷變化。而受到國家整體經(jīng)濟(jì)改革走勢(shì)的影響，各方機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)體制改革不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理的難度也不斷加大。目前，迫切需要進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)檔案管理的科學(xué)性、系統(tǒng)性以及精細(xì)程度，以更好的為財(cái)務(wù)預(yù)算服務(wù)。因此，隨著財(cái)務(wù)檔案管理工作要求的提高，改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理的工作模型、提升其管理效能的重要性日益顯著。

另一方面，信息化財(cái)務(wù)檔案管理有極高的優(yōu)越性。信息的數(shù)字化使得信息的管理效率大大提升，各項(xiàng)財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、票據(jù)的傳輸、處理都變得更加靈活方便。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)的高效性，財(cái)務(wù)檔案信息調(diào)用、傳輸?shù)男蚀蠓嵘?。反觀傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理，財(cái)務(wù)信息再次調(diào)用時(shí)常會(huì)耗費(fèi)較高的人力物力，且檔案在多次調(diào)用中也會(huì)出現(xiàn)不可避免的損傷。財(cái)務(wù)檔案管理信息化，方便了檔案資源的整合，極大地提升了工作效率。因此，在新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下，財(cái)務(wù)檔案管理信息化是極為必要的。

2 財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀與分析

2.1 財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

雖然財(cái)務(wù)檔案管理信息化是目前財(cái)務(wù)檔案管理工作的必然走勢(shì)，但其信息化道路卻存在諸多障礙。各方機(jī)構(gòu)嘗試用不同方式建立信息化的財(cái)務(wù)檔案管理模式，雖都有一定成果，但整體來說存在較多問題。目前，財(cái)務(wù)檔案管理的信息化在檔案信息的數(shù)字化和信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)如網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、信息管理軟件的開發(fā)等上已取得一定進(jìn)展，財(cái)務(wù)檔案管理軟件逐漸強(qiáng)大，處理效率不斷提升。但信息化覆蓋程度不高，信息化工具使用效率不高的問題仍然存在。

2.2 財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的問題及解析

目前財(cái)務(wù)檔案管理信息化主要存在檔案工作者信息化素質(zhì)不高，財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作模式系統(tǒng)性不強(qiáng)的問題。

由于信息化技術(shù)在近幾年來高速發(fā)展，其發(fā)展速度甚至高于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理工作者的接受能力，有部分工作者在接受信息化工作技術(shù)上存在障礙，雖然有關(guān)組織會(huì)進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，但由于工作者自身意識(shí)不強(qiáng)，通常培訓(xùn)效果并不理想，無法滿足目前財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作的需求。

財(cái)務(wù)檔案管理信息化逐漸在推動(dòng)，但整體建設(shè)的系統(tǒng)性明顯不夠。主要表現(xiàn)在（1）信息化僅僅在部分環(huán)節(jié)信息化，整體的管理仍然是傳統(tǒng)管理模式。在管理上部門間并未形成相互合作，只是簡單的對(duì)部分信息化難度較低的環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化。（2）財(cái)務(wù)檔案管理信息化監(jiān)管不力。電子化財(cái)務(wù)檔案取代紙質(zhì)檔案記錄后，不可避免的存在數(shù)據(jù)混亂，維護(hù)難度大的問題。此外，由于電子信息易于修改及修改痕跡難以查詢的性質(zhì)，有部分單位為謀取利益，面對(duì)客戶信息隨意篡改，這都導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理更加混亂、更難管理。

3 如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)

3.1 注重信息化意識(shí)的培養(yǎng)

首先是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層的信息化意識(shí)，組織領(lǐng)導(dǎo)往往很大程度上決定組織的發(fā)展方向，只有領(lǐng)導(dǎo)層重視財(cái)務(wù)檔案管理的信息化發(fā)展，工作人員才能有更多的機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)信息化知識(shí)，信息化系統(tǒng)才能建立。其次，提高財(cái)務(wù)工作人員的信息化意識(shí)，在財(cái)務(wù)檔案整理過程中，財(cái)務(wù)工作人員是工作的主干，只有財(cái)務(wù)工作人員自身有較為先進(jìn)的信息化意識(shí)，提高自身信息化技術(shù)能力的意識(shí)才會(huì)強(qiáng)烈，相應(yīng)的，整個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程才有較為充沛的原動(dòng)力。

3.2 加強(qiáng)信息軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)的硬件、軟件平臺(tái)始終是財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，需要注意的是，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)絕不僅僅是提升硬件平臺(tái)數(shù)量，或是簡單的配置信息化管理設(shè)備，真正能夠直接協(xié)助財(cái)務(wù)工作者進(jìn)行財(cái)務(wù)信息管理的是信息軟件。信息軟件的處理能力直接決定財(cái)務(wù)工作者的工作質(zhì)量，信息軟件的人機(jī)交互友好程度直接決定財(cái)務(wù)工作者的工作效率。因此真正決定信息化基礎(chǔ)設(shè)施質(zhì)量的是信息軟件的質(zhì)量，高質(zhì)量的信息軟件無疑會(huì)給財(cái)務(wù)檔案管理的信息化提供巨大幫助。

3.3 做好信息化管理的監(jiān)管工作

雖然財(cái)務(wù)檔案管理信息話有諸多優(yōu)勢(shì)，但不可避免的也存在一些弊端，若不對(duì)其劣勢(shì)進(jìn)行改善和監(jiān)管，其發(fā)展必然會(huì)受到抑制。

財(cái)務(wù)檔案管理信息化之后帶來的信息安全問題是影響其發(fā)展主要阻礙之一，由于虛擬信息修改過于容易，信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性常常難以考證，這就需要建立較為完善的監(jiān)管系統(tǒng)。一方面對(duì)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，比如對(duì)錄入的信息進(jìn)行追蹤監(jiān)控，追蹤其信息修改記錄。另一方面，對(duì)財(cái)務(wù)工作者進(jìn)行適當(dāng)監(jiān)管，定時(shí)考核其工作質(zhì)量，建立完善的處罰制度。

4 總結(jié)

財(cái)務(wù)檔案管理信息化是經(jīng)濟(jì)改革的必然走勢(shì)，目前財(cái)務(wù)檔案管理的信息化已初步建成，但仍存在信息化程度不高、意識(shí)不強(qiáng)、系統(tǒng)尚不完善等問題。因此，應(yīng)注重工作者信息化意識(shí)的培養(yǎng)、加強(qiáng)信息軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、完善信息化管理的監(jiān)管系統(tǒng)，從多方面入手加快財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，掃清主要障礙，使得信息化的優(yōu)勢(shì)得以完全發(fā)揮。

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