運用SPD 模式加強公立醫(yī)院醫(yī)用耗材采購的精細化管理

魏凌，朱子寒

南京醫(yī)科大學第一附屬醫(yī)院招標管理辦公室，江蘇南京 210029

醫(yī)用耗材多屬于一次性物品，具有使用頻率高、用量大、種類多、覆蓋面廣等特點，是醫(yī)院僅次于藥品支出的一個重大支出項目。 公立醫(yī)院醫(yī)用耗材一般按照政府采購制度開展，但現(xiàn)行的政府采購制度缺乏規(guī)范化和針對性，容易出現(xiàn)預算編制質(zhì)量與醫(yī)院實際情況不符、采購流程不規(guī)范、崗位責權(quán)混亂等問題，加之近幾年不斷推行的醫(yī)療改革，大大增加了公立醫(yī)院的醫(yī)用耗材采購管理難度[1]。 精細化管理是近幾年在醫(yī)院管理中獲得廣泛認可的一種持續(xù)質(zhì)量改進方法，在提高醫(yī)院醫(yī)用耗材采購管理質(zhì)量、 高效支持醫(yī)院運營與發(fā)展中效果顯著[2]。SPD 物流管理模式，是現(xiàn)代醫(yī)療機構(gòu)比較認可的一種供應(yīng)鏈管理模式，它將信息化物流技術(shù)和醫(yī)院相對復雜的現(xiàn)場運營有機地結(jié)合在一起，將院內(nèi)醫(yī)療物資的物流管理分成3 大部分，分別是面向供應(yīng)商的采購、供應(yīng)管理、院內(nèi)一級物流倉庫的加工管理以及面向院內(nèi)各二級消耗點推送管理。 該院將SPD 物流管理模式引入醫(yī)院醫(yī)用耗材采購的精細化管理中，極大地提升了管理質(zhì)量，保障了精細化管理更好的運轉(zhuǎn)效果。 現(xiàn)對公立醫(yī)院醫(yī)用耗材采購精細化管理中遇到的問題及運用SPD 模式加強精細化管理的策略進行總結(jié)分析。

1 公立醫(yī)院醫(yī)用耗材采購管理中存在的問題

1.1 采購制度不規(guī)范、部門權(quán)責不明確

公立醫(yī)院醫(yī)用耗材采購制度一般按照政府采購制度開展，缺乏針對性和規(guī)范性，也無完善的監(jiān)督制度，采購期間容易出現(xiàn)弄虛作假的情況。 且采購環(huán)節(jié)涉及的不同部門權(quán)責也并未完全明確，權(quán)限較為分散，缺乏有效的管理，出現(xiàn)問題容易推諉，采購信息集約化管理程度低[3]。

1.2 缺乏監(jiān)管機制、采購預算偏高

公立醫(yī)院采購預算多由財務(wù)部門進行預算申報再經(jīng)財政部門審批與調(diào)整，整個過程中缺乏規(guī)范的監(jiān)管機制，無法有效監(jiān)督和落實對即將采購的醫(yī)用耗材實際數(shù)額、規(guī)格、價格等的調(diào)查，采購和配送計劃多憑經(jīng)驗制定，導致預算數(shù)據(jù)缺乏科學性，預算整體偏高[4]。

1.3 采購管理不夠信息化

公立醫(yī)院醫(yī)用耗材采購招標一般僅單純利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)布公告，缺乏專門的采購流程管理系統(tǒng)，信息化水平偏低，無法全面地收集和挖掘不同部門的采購信息數(shù)據(jù)，使得預算監(jiān)控機制、風險預警機制、供應(yīng)鏈管理等管理體系無法有效開展[5]。 檔案資料的管理大量依賴紙質(zhì)檔案，效率低下。

2 醫(yī)院引入SPD 模式的原因

醫(yī)院為什么要引進SPD 模式，這是一個十分重要的話題。 SPD 模式的興起，和現(xiàn)階段國家醫(yī)療體制改革有很大的關(guān)系。 隨著國家在這個事件方面的調(diào)控，以及零加成政策的出臺，醫(yī)院在物資管理方面不斷進步，傳統(tǒng)的醫(yī)用物資管理模式，是屬于粗放和低效的管理模式，在這一方面，是處于一定的劣勢地位的。 基于這些問題的情況，醫(yī)院在對于物資管理方面，提高精細化水平，降低成本，成為一個十分重要的難題。 SPD 模式涵蓋了針對醫(yī)院量身打造出滿足醫(yī)院實際管理需求的管理模式建設(shè)、院內(nèi)庫房改造建設(shè)、信息系統(tǒng)建設(shè)、服務(wù)人員派駐建設(shè)等。 醫(yī)院使用這個模式以后，引入了新的服務(wù)理念，即醫(yī)用物資理念。 就使得醫(yī)院管理成本下降，提高了醫(yī)院的運營效率。

3 SPD 模式的應(yīng)用優(yōu)勢

SPD 模式由供應(yīng)（Supply）、管理（Processing）、配送（Distribution）3 個部分組成，利用信息技術(shù)在醫(yī)用耗材精細化管理流程的基礎(chǔ)上實現(xiàn)3 者的無縫銜接，形成一個新的供應(yīng)鏈管理模式，合理整合社會資源，即成為新型醫(yī)院物流管理系統(tǒng)[6]。 其應(yīng)用優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

3.1 采購供應(yīng)管理優(yōu)勢

運用SPD 模式構(gòu)建新型醫(yī)院物流管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對各部分醫(yī)用耗材的歷史使用、實際消耗、供應(yīng)商投標、庫存管理情況等進行收集和計算，實現(xiàn)對采購信息的自動分析和生成，制定科學合理的采購計劃，避免傳統(tǒng)人工處理效率低下、容易出現(xiàn)錯漏等不良情況[7]。 而且采購計劃也能夠通過供應(yīng)采購協(xié)同商務(wù)平臺直接生成，并迅速上傳至對應(yīng)領(lǐng)導的電腦，由其進行審批后自動傳輸至供應(yīng)商客戶端，通過電話、短信等實時交流渠道與供應(yīng)商進行溝通，形成信息化采購供應(yīng)管理鏈[8]。 另外，SPD 模式下的新型醫(yī)院物流管理系統(tǒng)采用電子化管理，不僅快捷方便，而且材料管理的成本較低，管理也更為規(guī)范化。

3.2 倉庫加工管理優(yōu)勢

SPD 模式下的新型醫(yī)院物流管理系統(tǒng)采用標準化物流管理流程，醫(yī)用耗材出入都使用條形碼掃描技術(shù)，入庫時更為便捷和準確，系統(tǒng)能夠在短時間內(nèi)準確對大量驗收信息進行比對，并自動規(guī)劃入庫擺放位置，不僅效率大大提高，而且驗收準確率也明顯提高，避免出現(xiàn)人工處理填寫錯誤或遺漏的情況[9]。 揀貨加工時系統(tǒng)能夠自動生成清單，工作人員單純憑清單進行掃碼揀貨即可，無需繁瑣的手續(xù)和反復校對，工作效率大增，工作難度和工作量下降。 加工時工作人員系統(tǒng)會根據(jù)加工消耗點自動規(guī)劃和推送單據(jù)，工作人員根據(jù)耗材定數(shù)包直接加工，更為簡單直接。對于高值醫(yī)用耗材和可循環(huán)利用耗材的管理，系統(tǒng)能夠進行實時數(shù)據(jù)監(jiān)控，便于工作人員盤點以確保賬實相符[10]。

3.3 消耗點推送管理優(yōu)勢

SPD 模式下的新型醫(yī)院物流管理系統(tǒng)對各二級消耗點均建立了定數(shù)包系統(tǒng)，對定數(shù)單元管理流程進行了規(guī)范。 醫(yī)用耗材在使用后醫(yī)護人員根據(jù)定數(shù)標簽放入回收處，運營人員則根據(jù)對回收處的標簽進行掃描，系統(tǒng)就會判斷醫(yī)用耗材的消耗情況，補貨管理系統(tǒng)則自動規(guī)劃相應(yīng)的補貨信息推送至各二級消耗點管理倉庫系統(tǒng)，從而實現(xiàn)精準配送[11]。 尤其是在公立醫(yī)院醫(yī)用耗材種類越來越多的現(xiàn)狀下，SPD 系統(tǒng)對不同消耗周期和品種的醫(yī)用耗材均可通過大數(shù)據(jù)分析得出最優(yōu)配送路徑和周期，較傳統(tǒng)的人工管理效率提升了數(shù)倍。

3.4 結(jié)算管理優(yōu)勢

SPD 模式下的新型醫(yī)院物流管理系統(tǒng)還具備結(jié)算管理功能，實現(xiàn)了醫(yī)院科室、供應(yīng)商與配送商的準確結(jié)算對賬，可自動配置結(jié)算節(jié)點，根據(jù)醫(yī)院供應(yīng)購銷協(xié)議、配送購銷協(xié)議進行合理調(diào)整，最大限度實現(xiàn)財務(wù)零庫存。

4 SPD 模式運用策略

4.1 完善公立醫(yī)院醫(yī)用耗材采購制度，構(gòu)建配套物流管理組織構(gòu)架

先對公立醫(yī)院現(xiàn)有的物流管理組織構(gòu)架進行重建，將財務(wù)科、物資采購中心、總務(wù)科、設(shè)備科、信息科集合成一個物流管理整體，建立SPD 系統(tǒng)并對整個物流管理的流程進行運營和監(jiān)管。 逐步梳理以往的醫(yī)用耗材使用情況、供應(yīng)鏈資金流、物流以及相關(guān)的信息流情況，發(fā)掘風險控制點，健全系統(tǒng)內(nèi)部控制制度[12]。 明確不同部門的權(quán)責分配，由院領(lǐng)導直接負責醫(yī)用耗材采購目錄、預算編制和對賬等核心工作，而醫(yī)用耗材采購供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)則由醫(yī)院派遣專門人員與監(jiān)管合作方共同負責。 同時公立醫(yī)院還需要重視專項審計小組的設(shè)置，定期進行合作方供應(yīng)鏈管理的審計工作，加強監(jiān)督管理。

4.2 嚴格把控供招標關(guān)

在公立醫(yī)院醫(yī)用耗材采購招標的環(huán)節(jié)需要建立嚴格的供應(yīng)商準入標準，引入生產(chǎn)技術(shù)先進且生產(chǎn)能力有保障的誠信醫(yī)藥分銷供應(yīng)商進行合理競爭，以保障招標成功后醫(yī)用耗材質(zhì)量和數(shù)量能夠滿足各科室使用需求。建立對供應(yīng)商的風險防控機制，對于供應(yīng)商的保障自制、物流服務(wù)水平、信用情況等進行綜合考量，避免出現(xiàn)供貨質(zhì)量差、合同或信用問題等[13]。 公平有效的競爭機制也必不可少，能夠有效避免單獨供應(yīng)商長期供貨可能出現(xiàn)的可持續(xù)供貨風險和供貨質(zhì)量下降的情況。 另外，在合作建立后也可以運用SPD 管理模式建立供應(yīng)商評價體系，對供應(yīng)商在長期合作中的服務(wù)質(zhì)量進行評估，發(fā)現(xiàn)其不規(guī)范的行為，尤其要對于醫(yī)用耗材有無不良事件的發(fā)生、供應(yīng)商響應(yīng)時間的長短和到貨周期等指標進行評估，對于綜合評分較高的供應(yīng)商可以長期合作，反之需要及時更換[14]。 同時，公立醫(yī)院醫(yī)用耗材供應(yīng)商的選擇也需要盡量選擇廠家直銷或區(qū)域一級經(jīng)銷商，盡量減少中間不必要的成本增加環(huán)節(jié)。

4.3 動態(tài)掌握市場價格

降低公立醫(yī)院醫(yī)用耗材采購成本、提高管理效率是引入SPD 模式增強采購精細化管理的重要戰(zhàn)略目標。要同時兼顧各方的利益需要從以下方面入手：首先要動態(tài)掌握醫(yī)用耗材的市場價格，利用SPD 模式對幾十甚至上百個供應(yīng)商的過往數(shù)據(jù)進行綜合評比，篩選出幾家符合公立醫(yī)院醫(yī)用耗材采購要求的供應(yīng)商，充分挖掘市場集中采購數(shù)據(jù)，找準市場集中采購與供貨價格的平衡點，既滿足了公立醫(yī)院醫(yī)用耗材采購的價格需求，也滿足了供應(yīng)商通過擴大服務(wù)市場來提高盈利的目的，實現(xiàn)公立醫(yī)院與供應(yīng)商的雙贏發(fā)展[15]。 另外，公立醫(yī)院還能夠借助互聯(lián)網(wǎng)平臺、聯(lián)合當?shù)卣歪t(yī)療集團企業(yè)組建集中采購聯(lián)盟，在政策允許的情況下，動態(tài)把握市場價格最新的優(yōu)惠信息，從而極大程度降低采購成本。 在此過程中醫(yī)院的領(lǐng)導要基于醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展的高度充分考慮成本效益最優(yōu)配置問題，促進降本增效戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

4.4 SPD 物流管理模式

由于公立醫(yī)院應(yīng)用耗材的品種繁多，對醫(yī)院資金占用量大，因此對于醫(yī)用耗材的采購更需要注重全院耗材的系統(tǒng)化管理。 要實現(xiàn)全院耗材的系統(tǒng)化管理必須依靠SPD 系統(tǒng)的信息化管理手段，充分考慮醫(yī)院醫(yī)用耗材的庫存成本和缺貨成本這兩個方面，準確把控醫(yī)用耗材的采購數(shù)量，實現(xiàn)醫(yī)用耗材的及時、準確采購[16]。 SPD 物流管理模式與傳統(tǒng)的物流中心倉庫庫存制定采購計劃不同，能夠?qū)崟r根據(jù)公立醫(yī)院各科室對醫(yī)用耗材的使用和需求情況結(jié)合醫(yī)院庫存情況分析匯總而自動制定精準的采購計劃，減少存儲和資金壓力。 另外，SPD 物流管理模式還能夠充分考慮供應(yīng)商的遠近、對突發(fā)事件的應(yīng)急能力等多方因素，因而在訂貨點的設(shè)定上更符合公立醫(yī)院的實際需求。 需要注意的是，醫(yī)用耗材性質(zhì)特殊，若出現(xiàn)某種重要醫(yī)用耗材缺貨的情況會直接影響患者的救治，造成醫(yī)院的巨大損失。 因此需要重視供應(yīng)商對采購需要的及時響應(yīng)情況，保障供貨渠道的穩(wěn)定，提高耗材采購效率，防止缺貨現(xiàn)象發(fā)生。當然也需要注意避免醫(yī)用耗材采購數(shù)量過多造成庫存積壓、存儲成本增加、管理成本增加的情況，盡量避免耗材過期或損耗的額外損失。因此，通過SPD 物流管理模式合理采集數(shù)據(jù)，運用信息化手段科學地制定不同耗材的再訂貨點和再訂貨量對實現(xiàn)醫(yī)用耗材精準采購十分有利。

4.5 加強成本績效考核

憑借SPD 模式建立符合公立醫(yī)院實際要求的SPD供應(yīng)商與院內(nèi)管理部門績效考核體系，其中對于SPD供應(yīng)商的績效考核偏重于供貨價格是否穩(wěn)定、供貨是否及時、物流服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)流程和單據(jù)管理等幾個能夠?qū)⑨t(yī)院醫(yī)用耗材采購產(chǎn)生直接影響的方面。 而對于院內(nèi)管理部門的績效考核則針對財務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門、監(jiān)察部門、審計部門以及各科室進行靈活成本管控績效考核，主要集中在醫(yī)用耗材驗收、擺放、出入、加工、人員管理等多個方面，加強對工作人員行為規(guī)范的約束[17]。 當然必要的獎勵制度也十分重要，對于成本績效考核良好的部門或個人予以獎勵，做到獎懲分明。 另外，對于供應(yīng)商退出機制、反腐敗機制的建立和完善也不容忽視，加強績效考核的約束力。

5 優(yōu)化SPD 模式流程

5.1 優(yōu)化供應(yīng)流程

通過在線采購、分類采購的方式豐富公立醫(yī)院醫(yī)用耗材采購的方式。 前者通過SPD 系統(tǒng)加強與供應(yīng)商業(yè)務(wù)的平臺對接，實現(xiàn)供應(yīng)貨、款、票的交互管理，同時也便于實時進行訂單、配送、驗收以及資金結(jié)算等情況的查詢，使業(yè)務(wù)處理流程更為直接和明晰，大大提高了采購和供應(yīng)效率。 后者則可按照戰(zhàn)略耗材、瓶頸耗材、杠桿耗材以及低價值耗材對即將采購的醫(yī)用耗材進行分類，通過SPD 系統(tǒng)制定相應(yīng)的采購計劃，從而實現(xiàn)采購資源的優(yōu)化配置。 另外，通過SPD 系統(tǒng)整合供應(yīng)商也有利于降低采購頻次和結(jié)算頻次，實行集中化的采購與結(jié)算，提高議價能力，降低采購價格成本和耗材管理成本[18]。

5.2 優(yōu)化庫存

利用SPD 系統(tǒng)建立中心庫實現(xiàn)對醫(yī)用耗材的供應(yīng)鏈管理，杜絕交叉管理的情況，通過管理定數(shù)包和控制庫存能夠?qū)崿F(xiàn)庫存的科學化管理，使得安全庫存、訂貨周期、訂貨量等更為科學化。

5.3 優(yōu)化推送流程

運用SPD 系統(tǒng)構(gòu)建公立醫(yī)院醫(yī)用耗材精細化監(jiān)測系統(tǒng)，對各環(huán)節(jié)的醫(yī)用耗材消耗、存儲的情況進行動態(tài)監(jiān)測，通過大數(shù)據(jù)分析對醫(yī)用耗材的出入情況進行分析，能夠自動向科室醫(yī)護人員推送耗材定數(shù)包，從而提高醫(yī)用耗材的周轉(zhuǎn)速率，避免耗材的浪費，此即定數(shù)推送模式。 另外，還可以采取定制配取模式，即根據(jù)次日收入安排，系統(tǒng)會自動匹配專門人員負責派送次日的手術(shù)套包，提高手術(shù)耗材配置效率。

6 結(jié)語

隨著國內(nèi)醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)用耗材的功能日益復雜、種類也日益繁多，不同耗材間的價格也存在較大差異，傳統(tǒng)的耗材采購管理模式已經(jīng)逐漸難以滿足管理需求，各種管理漏洞和弊端逐漸暴露，尤其是公立醫(yī)院問題較多。 針對采購制度不規(guī)范、部門權(quán)責不明確，缺乏監(jiān)管機制、采購預算偏高，采購管理不夠信息化等嚴重制約公立醫(yī)院的健康發(fā)展的問題， 科學運用SPD模式加強公立醫(yī)院醫(yī)用耗材采購精細化管理能夠搭建現(xiàn)代化和專業(yè)化的物流管理系統(tǒng)，有利于提高公立醫(yī)院醫(yī)用耗材采購精細化管理質(zhì)量，有效控制公立醫(yī)院醫(yī)用耗材采購成本。