高校人事檔案數(shù)字化管理的實(shí)施策略與路徑

王志麗

摘要：高校人事檔案管理工作是高校檔案管理工作的有機(jī)組成部分，它對(duì)高校人事工作的發(fā)展有著基礎(chǔ)性的作用，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，如何利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高高校人事檔案數(shù)字化管理的有效性，成為每一個(gè)高校需要關(guān)注的問(wèn)題。研究顯示，用數(shù)字化管理的模式對(duì)高校人事檔案工作進(jìn)行管理，是提高管理效能的有效之舉。

關(guān)鍵詞：高校? 人事檔案? 數(shù)字化管理

分類(lèi)號(hào)：G647.24

一、高校人事檔案管理數(shù)字化管理的重要意義

隨著互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，高校人事檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，那么人事檔案數(shù)字化管理的意義到底有哪些呢？第一，它是順應(yīng)當(dāng)今社會(huì)需求的一種舉措，它可以使得原本傳統(tǒng)的人事檔案工作動(dòng)態(tài)化起來(lái)，動(dòng)態(tài)化管理可以隨著人事變動(dòng)隨時(shí)變動(dòng)人事檔案，將離職的人員歸類(lèi)，將新入職的人員檔案錄入到系統(tǒng)中，提高管理的精準(zhǔn)性;第二，它可以滿(mǎn)足高校人事檔案工作多樣化的要求，可以給服務(wù)對(duì)象提供多樣化的服務(wù)信息，滿(mǎn)足不同服務(wù)者的需求;第三，它可以適應(yīng)高校人事檔案工作系統(tǒng)化的需求，當(dāng)代事檔案工作無(wú)論是從資料的收集環(huán)節(jié)，還是從統(tǒng)計(jì)、處理環(huán)節(jié)，僅僅靠一個(gè)部門(mén)很難完成相應(yīng)的工作，這就要求多部門(mén)合作，這種合作需要有數(shù)字化管理的支撐;第四，它還符合高校檔案工作的發(fā)展規(guī)律以及發(fā)展方向，同時(shí)它能激發(fā)學(xué)校的人才優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)高校人事檔案管理工作的發(fā)展，提高人事決策的科學(xué)性。

二、高校人事檔案管理實(shí)施數(shù)字化的路徑和策略

1.以服務(wù)為核心，重塑管理理念

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，很多管理人員缺乏服務(wù)理念，這導(dǎo)致人事檔案工作難以發(fā)揮其作用和價(jià)值。為了提高服務(wù)理念，高校應(yīng)該做以下幾點(diǎn)：第一要以人為本，重新樹(shù)立服務(wù)理念，在數(shù)字化管理過(guò)程中，要摒棄原先單一、靜止、片面的認(rèn)識(shí)，要從靜止的管理轉(zhuǎn)向動(dòng)態(tài)管理，從單一部門(mén)管理轉(zhuǎn)向多部門(mén)參與，對(duì)高校人事檔案管理人員要一視同仁，扭轉(zhuǎn)管理的片面性，充分發(fā)揮信息技術(shù)管理的優(yōu)勢(shì)。第二，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是高校人事檔案管理的核心，要注重檔案的實(shí)時(shí)更新和發(fā)展，而不是等到人事變動(dòng)時(shí)才被動(dòng)地進(jìn)行變更。要用全員化管理思維，提高服務(wù)效能，要明確數(shù)據(jù)庫(kù)安全性和完整性之間的關(guān)系，同時(shí)還要看到數(shù)字化管理和紙質(zhì)化管理兩者各自的優(yōu)勢(shì)和缺點(diǎn)，努力協(xié)調(diào)兩者良性發(fā)展，提高管理效能。

2.以高效為目標(biāo)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)管理

人事檔案數(shù)字化管理的核心在于人，建立一支高效能專(zhuān)業(yè)的高校人事檔案管理隊(duì)伍，是高校做好數(shù)字化人事檔案工作重要的工作舉措，需要從以下幾方面著手處理：第一高校要重視人事檔案數(shù)字化管理人才隊(duì)伍構(gòu)建工作，原先很多高校人事檔案從業(yè)人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提升，他們雖然接受過(guò)專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)，但是他們?cè)鹊闹R(shí)系統(tǒng)已經(jīng)不能滿(mǎn)足現(xiàn)代的需求了，這樣就制約了高校人事檔案數(shù)字化管理工作的發(fā)展，高校人事檔案管理層在選擇檔案管理人員時(shí)，注重人員的專(zhuān)業(yè)能力和信息化能力，建立一支素質(zhì)高專(zhuān)業(yè)能力過(guò)硬的高校檔案管理隊(duì)伍;第二要注重?cái)?shù)字化專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍的選撥，數(shù)字化管理檔案是檔案管理的趨勢(shì)，在原先高校檔案管理隊(duì)伍中，很多人員根本沒(méi)有數(shù)字化管理的技能，難以支撐起人事檔案數(shù)字化管理工作，因此應(yīng)該給當(dāng)下高校檔案管理隊(duì)伍中補(bǔ)充相應(yīng)的人員;第三，建設(shè)人才隊(duì)伍的梯隊(duì)，提升隊(duì)伍延續(xù)性，首先要考慮年齡的搭配，每一個(gè)適合的年齡階層都應(yīng)該有相應(yīng)的人員儲(chǔ)備，同時(shí)還要注意人才隊(duì)伍興趣愛(ài)好的搭配、內(nèi)外向性格的搭配，這樣才能更好的優(yōu)化高校人事檔案管理隊(duì)伍，提升隊(duì)伍的服務(wù)的能力。

3.以安全為基礎(chǔ)建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)

建立數(shù)據(jù)庫(kù)是高校人事檔案工作的核心所在，建立安全數(shù)據(jù)庫(kù)又是建立數(shù)據(jù)庫(kù)的重點(diǎn)，或者說(shuō)是建立數(shù)據(jù)庫(kù)的原則。如何建立安全的數(shù)據(jù)庫(kù)，首先要完善數(shù)據(jù)庫(kù)功能開(kāi)發(fā)，提高數(shù)據(jù)庫(kù)抵御風(fēng)險(xiǎn)能力，要將數(shù)據(jù)庫(kù)的功能開(kāi)發(fā)到位，構(gòu)建安全認(rèn)證和安全體系，購(gòu)買(mǎi)安全系數(shù)高的軟件系統(tǒng)，這些都是提高數(shù)據(jù)庫(kù)安全的有效舉措;其次，要規(guī)范檔案管理人員的管理工作，在現(xiàn)實(shí)中很多安全問(wèn)題都是因?yàn)楣芾砣藛T操作不當(dāng)造成的，因此在提高管理安全性上，必須規(guī)范管理人員的管理行為，制定相應(yīng)的工作流程和工作制度，進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)提高管理人員的管理效能和專(zhuān)業(yè)性，進(jìn)而提升數(shù)字化管理的安全性能;最后要不斷地更新和完善相關(guān)的軟件系統(tǒng)，人事檔案系統(tǒng)與人事信息化管理工作密不可分，無(wú)論是打印機(jī)、U盤(pán)或者是電腦的硬盤(pán)等等都是人事檔案信息的分析處理存儲(chǔ)的重要載體，提高這些軟件系統(tǒng)的安全性，也就提升人事檔案管理的安全性能也就提高了，高校應(yīng)該投入大量的資金進(jìn)行維護(hù)和優(yōu)化，提升軟件的性能，進(jìn)而安全性。

4.以規(guī)范為方向理順制度

制度是管理的核心要義，在規(guī)定設(shè)計(jì)制度時(shí)，要以人為本充分體現(xiàn)服務(wù)的理念和價(jià)值，制定現(xiàn)代人事檔案信息化管理制度，讓它指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)的人事檔案管理工作。在制定制度的過(guò)程中，要將服務(wù)的理念貫穿其中，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，讓制度要凌駕于個(gè)人的權(quán)力之上，讓管理由原先的人管人變?yōu)橹贫裙苋?，這樣可以提高制度管理的實(shí)效性，只有削弱控制功能，加強(qiáng)服務(wù)的功能，這樣才能實(shí)現(xiàn)對(duì)人的宏觀管理。同時(shí)要加強(qiáng)制度的實(shí)效性，根據(jù)日常工作管理的流程制定相應(yīng)的制度體系，讓人事檔案數(shù)字化管理工作有章可循，有據(jù)可依。同時(shí)在制度過(guò)程中要細(xì)化制度分類(lèi)，分別對(duì)檔案的存儲(chǔ)、檔案的甄別、檔案的保管、檔案的轉(zhuǎn)換等一些流程制定相應(yīng)管理制度，嚴(yán)格把關(guān)高校人事檔案管理工作中的各個(gè)流程，努力將高校人事數(shù)字化管理檔案工作規(guī)范化、程序化、科學(xué)化。制度的建立要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，保證制度對(duì)當(dāng)下人事檔案信息管理工作的制度作用。

結(jié)束語(yǔ)：總之，高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要環(huán)節(jié)，高校應(yīng)該利用好數(shù)字化管理的模式，提升管理的效能。

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