淺談我國(guó)檔案征集工作發(fā)展現(xiàn)狀及信息時(shí)代下的新訴求

李敏 劉華英

摘 要：檔案征集是豐富檔案館藏的重要手段，是檔案資源體系建設(shè)的重要途徑，開(kāi)展檔案征集工作，能夠加強(qiáng)對(duì)散落在社會(huì)各處具有歷史研究?jī)r(jià)值的檔案的管理，發(fā)掘人類歷史活動(dòng)中的珍貴遺存。文章簡(jiǎn)要分析我國(guó)當(dāng)前檔案征集工作進(jìn)行的意義、發(fā)展現(xiàn)狀、及存在問(wèn)題，并對(duì)信息時(shí)代背景下檔案征集工作新訴求進(jìn)行思考和總結(jié)，以期對(duì)我國(guó)當(dāng)代檔案事業(yè)的發(fā)展有所裨益。

關(guān)鍵詞：檔案征集;泛檔案觀;電子文件

一、檔案征集的定義

長(zhǎng)期以來(lái)，一個(gè)地區(qū)的檔案收集、保管和利用的職能由該地區(qū)檔案館承擔(dān)，其館藏的來(lái)源主要有兩種，一是法定的檔案接收職能，即接收黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位定期移交的檔案;二是向社會(huì)征集的檔案。一般來(lái)說(shuō)，檔案館館藏主體由黨政機(jī)關(guān)法定移交的檔案組成，這一部分館藏記錄著地方最真實(shí)的歷史發(fā)展軌跡，承載著寶貴的人類記憶。人類的記憶與歷史的傳承并非只有這些國(guó)家與地方檔案館館藏可以呈現(xiàn)與延續(xù)，檔案館館藏記錄著國(guó)家豐富的歷史，而民間檔案收藏則可以補(bǔ)充社會(huì)集體的記憶，二者相結(jié)合，共同擴(kuò)展和延伸全社會(huì)歷史記憶的縱深度與橫向面。民間檔案收藏如何補(bǔ)充與豐富并成為國(guó)家與地方檔案館藏資源體系的有機(jī)組成部分，需要檔案機(jī)構(gòu)充分利用檔案征集方式，尋找社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的、散落在各處的、載體形態(tài)各異的檔案材料，使人民群眾意識(shí)到手中檔案所蘊(yùn)藏的巨大價(jià)值，主動(dòng)將個(gè)體收藏融入國(guó)家或地方檔案館藏資源體系之中。

檔案征集，是指檔案館對(duì)散存、散失在境內(nèi)外的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案以接受捐贈(zèng)、代為保管、接受寄存、收購(gòu)、征購(gòu)等方式收存進(jìn)館的行為，是檔案資源體系建設(shè)的重要途徑之一。

二、我國(guó)檔案征集工作現(xiàn)狀

我國(guó)于1987年9月頒布《檔案法》，自此之后各級(jí)檔案館開(kāi)始積極進(jìn)行檔案征集工作。很長(zhǎng)一段時(shí)間人們對(duì)檔案都是傳統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案多指帶有政治屬性的資料文件，即法律規(guī)定移交的各類檔案，因此我國(guó)各級(jí)地方檔案館館藏主體還是來(lái)源于黨政機(jī)關(guān)的按期移交歸檔。隨著我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化的發(fā)展，信息時(shí)代的到來(lái)，無(wú)論是檔案工作者還是檔案利用者都對(duì)地方檔案館館藏資源提出了新的訴求，面對(duì)新態(tài)勢(shì)，許多地方檔案館開(kāi)始走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)，利用檔案征集拓展檔案資源建設(shè)途徑，豐富與補(bǔ)充館藏，健全資源保障體系。

1.檔案征集工作漸成風(fēng)尚

縱觀當(dāng)今信息時(shí)代背景下民眾對(duì)檔案的主要訴求，可以發(fā)現(xiàn)越來(lái)集中在兩大方面：一是與人民群眾自身密切相關(guān)的民生檔案訴求，如勞動(dòng)就業(yè)、教育醫(yī)療等相關(guān)檔案;二是對(duì)于檔案本身文化價(jià)值挖掘的訴求。因此，近年來(lái)我國(guó)各級(jí)地方檔案館在民生檔案征集、以及基于挖掘檔案文化價(jià)值的工作上投入了諸多精力，且都頗有成效。如地區(qū)檔案館以村落姓氏為大主題進(jìn)行民生檔案征集以豐富館藏。浙江寧波市奉化區(qū)檔案館曾面向全區(qū)廣泛征集宗譜檔案，如征集而得的館藏《范氏宗譜》，該宗譜修訂始于民國(guó)26年（1937年），詳細(xì)記載了范氏起源與繁衍。至今，奉化區(qū)檔案館館藏宗譜總數(shù)共計(jì)500多冊(cè)，是研究奉化本邑文化延續(xù)、發(fā)展沿革等方面的珍貴檔案資料。

在檔案征集工作過(guò)程中，檔案館充分尊重檔案所有者的權(quán)利和意愿，對(duì)于個(gè)人或團(tuán)體所保管擁有的檔案資料，通常采用接受捐贈(zèng)、代為保管、征購(gòu)等多種方式，檔案所有者可以自主選擇某一種或幾種方式。如現(xiàn)長(zhǎng)沙市檔案館館藏的清朝咸豐時(shí)期、光緒時(shí)期、民國(guó)時(shí)期及建國(guó)初期的一些地契和分家契約等檔案，就是個(gè)人保管者主動(dòng)上門捐贈(zèng)。這批契約年代久遠(yuǎn)，流傳至今，捐贈(zèng)前家中老人以為這些契約已無(wú)價(jià)值，預(yù)備將其焚燒，后幸得捐贈(zèng)及時(shí)，才得以留下這批頗具歷史研究?jī)r(jià)值的珍貴契約。由此可以看出，大眾正日漸認(rèn)識(shí)、了解與接受檔案征集工作，并積極主動(dòng)參與和配合檔案征集活動(dòng);檔案機(jī)構(gòu)也正通過(guò)征集工作不斷得以豐富珍貴館藏。

2.檔案征集之路荊棘仍存

雖然我國(guó)近年檔案征集工作穩(wěn)步發(fā)展、成績(jī)喜人，但隨著我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，信息時(shí)代對(duì)檔案征集工作提出了更新、更高的訴求。由于長(zhǎng)久以來(lái)檔案信息宣導(dǎo)渠道不夠通達(dá)與豐富，導(dǎo)致民眾對(duì)民間持有檔案的價(jià)值了解不夠深入，同時(shí)由于檔案機(jī)構(gòu)對(duì)征集工作關(guān)注與重視程度不一、征集視角與模式相異等原因，導(dǎo)致近年來(lái)征集散落于民間的檔案工作仍有不足之處，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。

（1）檔案意識(shí)尚未深入人心

我國(guó)還未能全面向人民群眾普及檔案的收集共享意識(shí)，致使當(dāng)前很多具有重要研究?jī)r(jià)值的檔案“藏在深閨人未識(shí)”，甚至隨著收藏者、保管者的離世而一同埋沒(méi)。某些西方國(guó)家對(duì)民間檔案價(jià)值的認(rèn)知之深、征集范圍之廣以及捐贈(zèng)意識(shí)的強(qiáng)烈程度值得我們借鑒與學(xué)習(xí)，如美國(guó)斯坦福大學(xué)胡佛研究所檔案館收錄有我國(guó)近現(xiàn)代時(shí)期的一些檔案材料：蔣介石日記、孔祥熙檔案、宋美齡與蔣經(jīng)國(guó)的往來(lái)函、公務(wù)、甚至連私誼全都做了收錄歸檔。

（2）檔案征集工作體制系統(tǒng)有待完善

一是缺乏制度保障，任何工作的順利進(jìn)行都離不開(kāi)規(guī)范的管理制度，檔案征集工作需要有章可循、有法可依。但目前我國(guó)關(guān)于檔案征集的法規(guī)制度建設(shè)較為薄弱，加強(qiáng)檔案征集工作的制度建設(shè)，促進(jìn)規(guī)范化管理迫在眉睫。

二是缺少人力、財(cái)力保障。檔案征集作為檔案資源體系建設(shè)中的重要一環(huán)，其工作必須交由專人負(fù)責(zé)，但當(dāng)前大多檔案單位都未能設(shè)立專門的征集部門，僅由編研人員兼任征集工作，或是有的單位雖開(kāi)設(shè)了機(jī)構(gòu)卻形同虛設(shè)，未能真正履行征集職能。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，商品交換和信息價(jià)值理念越來(lái)越多地滲入民眾生活，面對(duì)檔案征集方式的自愿選擇原則，民眾在移交自藏檔案資料時(shí)更多地會(huì)從選擇無(wú)償捐贈(zèng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛袃斁栀?zèng)方式。但目前，檔案征集工作缺乏相關(guān)規(guī)范、制度與依據(jù)，導(dǎo)致征集工作專項(xiàng)資金批復(fù)障礙重重，專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)短缺正日益成為檔案征集工作向前發(fā)展的瓶頸問(wèn)題。

三是檔案機(jī)構(gòu)的信息交流渠道不夠通達(dá)，在征集工作進(jìn)行時(shí)對(duì)檔案信息的捕獲不夠敏銳，導(dǎo)致不能及時(shí)知曉社會(huì)多個(gè)方面的重要檔案線索，及時(shí)了解社會(huì)重大事件、突發(fā)事件的發(fā)展動(dòng)向，從而分析是否需要進(jìn)行檔案征集，實(shí)行專題或?qū)ｍ?xiàng)征集跟進(jìn)。

三、信息時(shí)代檔案征集工作新訴求與新思考

隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，人民群眾對(duì)檔案資源的需求滲透到了社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化等多個(gè)層面。檔案征集工作能夠極大地豐富檔案機(jī)構(gòu)檔案資源儲(chǔ)備，以備社會(huì)更新、更高、更廣泛的需求。檔案征集工作任重而道遠(yuǎn)，檔案機(jī)構(gòu)必須主動(dòng)作為，去爭(zhēng)取黨政機(jī)關(guān)以及社會(huì)其他各階層主動(dòng)支持與配合征集工作，提高檔案征集工作高效性，為檔案資源體系建設(shè)提供有力保障。

1.更新思想，秉行“泛檔案觀”

“泛檔案觀”是將所有具備保存價(jià)值的文件資料都收錄為檔案，不論出處、不分載體、不談時(shí)間。即不論這些文件是否屬于黨和政府，不分這些文件是躍然于紙上還是刻錄在光盤，更不談這些文件是實(shí)物還是電子文件，也不講這些文件處于記錄中還是已記錄完成。“泛檔案觀”在檔案征集工作上的體現(xiàn)要求工作者大力拓展檔案征集的范圍。中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院徐擁軍教授在《從檔案收集到知識(shí)積累》一文中指出：“檔案工作者除應(yīng)做好傳統(tǒng)的、嚴(yán)格意義上的文件歸檔和檔案收集之外，還應(yīng)注意收集隱性知識(shí)（借助于顯性化為文件的過(guò)程）、非正式文件（以前被忽視的部分內(nèi)源顯性知識(shí)）和外源顯性知識(shí)（即外部信息）?！?故在當(dāng)今信息時(shí)代下，無(wú)論是檔案工作者還是人民群眾，不能固守傳統(tǒng)的檔案定義，要順應(yīng)信息時(shí)代潮流，根據(jù)不斷變換的檔案工作環(huán)境，更新檔案的內(nèi)涵與外延。樹立檔案除了傳統(tǒng)物化的紙質(zhì)、正式文件之外，還包括具有保存價(jià)值的電子文件、非正式文檔、隱性知識(shí)等的新思想;樹立檔案不僅是歷史的記錄，更是重要的信息資源，是知識(shí)資產(chǎn)的新觀念，并向社會(huì)與公眾宣導(dǎo)這種新觀念。

2.提高時(shí)效，加強(qiáng)前端控制

前端控制是將征集、歸檔環(huán)節(jié)從文件辦理完畢提前至文件產(chǎn)生之初。著名檔案專家馮惠玲教授曾在論述新來(lái)源原則時(shí)談到前端控制：“面對(duì)電子文件的挑戰(zhàn)，新來(lái)源觀更加注重文件的客觀形成過(guò)程，更加強(qiáng)調(diào)記錄和保留文件生成、處理、傳遞和利用過(guò)程的原始背景信息，其實(shí)質(zhì)是尊重歷史、尊重客觀，更好地維護(hù)和還原歷史記憶的真實(shí)”?？梢?jiàn)，在當(dāng)今電子文件深入滲透社會(huì)生活及信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，前端控制可以更有力地維護(hù)文件的原始性、真實(shí)性。檔案征集工作需要將征集的觸角和抓手與檔案管理系統(tǒng)的歸檔環(huán)節(jié)并行，將剛剛產(chǎn)生的法定移交的檔案以外的資料文件也捕獲至檔案管理系統(tǒng)中，以加強(qiáng)前端控制，推動(dòng)征集工作時(shí)效的跟進(jìn)。

3.順應(yīng)潮流，重視電子文件

電子文件內(nèi)容廣泛，形式繁多。我國(guó)近年來(lái)主要保存的電子文件大都為電子文書、信件、報(bào)表等，而對(duì)音頻、視頻、網(wǎng)頁(yè)、多媒體等形式的電子文件關(guān)注不夠，其實(shí)這些載體的信息反而更加直觀豐富，更為民眾所喜聞樂(lè)見(jiàn)。如微博、微信等新媒體的迅猛發(fā)展，充分說(shuō)明新的媒體與媒介更易為民眾所接受。民眾在游弋于這些新媒體與媒介時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的不以文字與圖表來(lái)記錄與展現(xiàn)的電子文件信息流，這些電子文件與信息流也應(yīng)該加強(qiáng)征集進(jìn)館以發(fā)揮其重要價(jià)值。如新加坡國(guó)家圖書館就有“新加坡網(wǎng)絡(luò)檔案”（Web Archive Singapone）專門收錄網(wǎng)頁(yè)電子文件，以及加拿大國(guó)家圖書和檔案館（LAC）的“加拿大政府網(wǎng)絡(luò)檔案”（Government of Canada Web Archive，GCWA）等都是有關(guān)網(wǎng)頁(yè)電子文件的檔案館藏，我國(guó)在這一塊相比還較為缺失，可以借鑒學(xué)習(xí)。

4.繼承傳統(tǒng)，征集民生檔案

黨的十九大提到“永遠(yuǎn)把人民對(duì)美好生活的向往作為奮斗目標(biāo)?！蔽覀兊臋n案征集工作也要貫徹以人為本，以滿足人民群眾美好生活的需求為目標(biāo)，繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)民生檔案的征集。在當(dāng)今信息時(shí)代的背景下，如若仍然固守傳統(tǒng)，沿用舊思維征集民生檔案，則很可能止步不前。我們應(yīng)做的是使人民群眾切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案與其自身利益息息相關(guān)，使檔案真正的走向人民群眾，從而不斷強(qiáng)化民生檔案征集工作。在采用傳統(tǒng)的接受捐贈(zèng)、代為保管、征購(gòu)等征集方式的同時(shí)，充分利用各種媒介，加強(qiáng)宣傳，擴(kuò)大影響。如組織或者個(gè)人捐贈(zèng)具有重要研究?jī)r(jià)值的檔案資料時(shí)，可請(qǐng)相關(guān)機(jī)關(guān)單位出面協(xié)同檔案館組織捐贈(zèng)儀式，通過(guò)媒體進(jìn)行事跡宣傳。這樣既重視了捐贈(zèng)行為，又給予了捐贈(zèng)者嘉獎(jiǎng)，還可以向全社會(huì)進(jìn)行廣泛地宣傳導(dǎo)向，為檔案征集工作營(yíng)造良好的社會(huì)氛圍，以促使民生檔案征集事業(yè)煥發(fā)生機(jī)。

5.培養(yǎng)賢才，健全管理制度

充足的資金支持，科學(xué)的規(guī)章制度，一支精明能干的檔案征集隊(duì)伍，是檔案征集工作順利進(jìn)行的保障。推進(jìn)檔案征集工作，除了檔案人自身的觀念更新和民眾的意識(shí)增強(qiáng)外，還離不開(kāi)檔案部門對(duì)業(yè)務(wù)人才的建設(shè)和管理制度的健全。第一，檔案部門要明確檔案征集范圍，將除了傳統(tǒng)物化檔案之外的具有保存價(jià)值的電子文件、非正式文檔、隱性知識(shí)等納入征集范圍，為檔案征集工作提供更為具體的指導(dǎo)和規(guī)范，推動(dòng)檔案征集工作有序向前。第二，檔案工作人員要樹立緊迫感，防止檔案資料隨著時(shí)間的流逝被檔案保管者遺忘或因當(dāng)事人去世一同埋沒(méi)，導(dǎo)致一些珍貴檔案遺存散失而成為歷史遺憾。第三，根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展和變化，建立多種征集工作模式。如以編研帶動(dòng)征集，編研部門在對(duì)已進(jìn)館的館藏檔案進(jìn)行編研時(shí)，協(xié)調(diào)征集部門征集更多與編研內(nèi)容相關(guān)的檔案資料;又如根據(jù)館藏實(shí)際和本地區(qū)需要，選定一些題目，輔之以調(diào)查收集素材，自編或同其他部門合作編研，做到“收編并舉”，同時(shí)為社會(huì)服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前我國(guó)的檔案征集工作雖仍存在諸多挑戰(zhàn)，但隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)與時(shí)俱進(jìn)，利用新技術(shù)、新方法大力推進(jìn)檔案征集工作，檔案征集的內(nèi)容、形式及其價(jià)值逐步為人們所了解與熟知，同時(shí)國(guó)家對(duì)于檔案工作越來(lái)越多地關(guān)注與政策支持，將大力推動(dòng)檔案征集工作向前發(fā)展，各級(jí)檔案資源體系將會(huì)更加豐富與多元化，檔案文化社會(huì)價(jià)值力也會(huì)日趨增長(zhǎng)。

為國(guó)家、為社會(huì)儲(chǔ)備豐富的檔案資源，及時(shí)、有效地為現(xiàn)代化發(fā)展提供多樣、系統(tǒng)、便捷的檔案信息服務(wù)，這是檔案部門應(yīng)盡的義務(wù)和責(zé)任。做好檔案征集工作，求真務(wù)實(shí)地把散落在社會(huì)各處的珍貴遺存征集進(jìn)館，歸檔保存，雕刻成不朽的國(guó)家記憶與社會(huì)記憶，這是歷史賦予我們每一個(gè)檔案人的偉大使命！

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（作者單位：中南大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院生物醫(yī)學(xué)信息學(xué)系）