高校學生檔案全面信息化的必要性和可行性分析

周學芬

摘 要：高校學生檔案作為人事檔案的前身和基礎(chǔ)，其信息化建設(shè)滯后于其他檔案類別。為了滿足社會及個人對學生檔案的利用需求，達到在檔案管理及服務(wù)上的提質(zhì)增效，提升學生檔案的安全性，推動高校檔案管理全面信息化建設(shè)，需盡快實現(xiàn)學生檔案的全面信息化。在法律制度已有保障，實踐經(jīng)驗已有基礎(chǔ)，技術(shù)設(shè)備不斷完善，信息網(wǎng)絡(luò)正趨健全的大好形勢下，高校學生檔案全面信息化正可順勢而為。

關(guān)鍵詞：學生檔案;信息化;提質(zhì)增效

近年來，高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得豐碩的成果，信息化技術(shù)的應(yīng)用推動了高校檔案管理及服務(wù)模式的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變，極大提升了管理效率和服務(wù)水平。然而，作為高校檔案重要組成部分的學生檔案，因其作為人事檔案的特殊性，成為了信息化建設(shè)的短板。據(jù)了解，目前各高校檔案館在學生檔案信息化方面，仍然停留在以檔案保存及轉(zhuǎn)遞記錄為主的數(shù)據(jù)上傳和共享階段，其效用主要為方便查詢檔案出入情況和材料歸檔情況。學生檔案的載體、歸檔方式、管理方式、轉(zhuǎn)遞方式以及服務(wù)利用的方式都遠遠滯后于其他門類的檔案信息化進程。筆者認為，高校學生檔案全面信息化勢在必行且完全能夠得到實現(xiàn)。

一、高校學生檔案全面信息化勢在必行

1.學生檔案全面信息化是社會及學生個人日益增長的檔案利用的要求

隨著社會發(fā)展，高校學生即使在就讀期間也參與了越來越多的社會事務(wù)，同時他們對未來職業(yè)方向、繼續(xù)深造等方面的選擇也越來越多。這些變化也帶來了社會及學生個人對檔案利用的需求日益增長。目前，高校學生檔案利用主要為以下方面：一是學生個人由于實習、就業(yè)、對外交流、升學、留學、組織關(guān)系轉(zhuǎn)接以及家庭經(jīng)濟事務(wù)等事項，需要查詢或復制檔案材料、出具相關(guān)檔案證明;二是社會機構(gòu)和相關(guān)組織基于政治審查、經(jīng)歷調(diào)查、組織發(fā)展、學歷確認、家庭關(guān)系核實等需求而查閱檔案或出具證明;三是因檔案在后續(xù)流轉(zhuǎn)過程中毀損遺失，需要補辦檔案材料等情況。

除了在利用范圍上的不斷擴大之外，利用者對檔案服務(wù)的時效性要求也越來越高。隨著社會生活節(jié)奏加快，各領(lǐng)域都在創(chuàng)新技術(shù)和應(yīng)用提升服務(wù)效率，人們已習慣享受快捷迅速的服務(wù)。檔案利用者已不滿足于傳統(tǒng)的服務(wù)水平，他們希望立等可取、急速送達，他們要求遠程辦理、在線傳遞，他們建議直播查閱、信息共享等。這些新的服務(wù)需求，受制于傳統(tǒng)檔案載體和管理方式，給高校學生檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。要迎接挑戰(zhàn)，滿足人民群眾日益增長的檔案利用需求，提升檔案服務(wù)的水平，必須創(chuàng)新學生檔案管理方法，全面實現(xiàn)學生檔案信息化。

2.學生檔案全面信息化是檔案管理及服務(wù)提質(zhì)增效的要求

傳統(tǒng)紙媒檔案在管理利用上耗時長，效率低。以筆者所工作的華中科技大學檔案館學生人事檔案科為例，以一人一卷計，我科日常管理的庫存學生檔案常量約6萬卷。2019年全年接收、登記、整理、歸檔各類檔案材料約20萬件，按每件平均耗時1分鐘計，共需3333小時;全年整理核查新生入庫檔案約16000卷，按每卷平均耗時10分鐘計，共需2667小時;另有畢業(yè)生檔案寄送、接待組織和個人的查詢利用、來人來電咨詢、數(shù)據(jù)處理及維護等。全年的工時按每天工作8小時計，需要1075個工作日（見表一），至少需要配備5位全職管理人員。

當我們仔細分析這些數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)絕大部分的工作時長都是在處理紙質(zhì)檔案材料，收集、整理、轉(zhuǎn)遞三項就耗費了80%的工作時間，嚴重擠占了服務(wù)利用上的時間和精力（見圖一）。在這種情況下，提升服務(wù)質(zhì)量、提高管理效益的目標，何以實現(xiàn)？

要突破學生檔案管理困境，實現(xiàn)提質(zhì)增效，必須利用既有紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子檔案直接歸檔、檔案數(shù)字資源安全存儲、檔案信息合理共享等信息化技術(shù)和手段，將檔案管理者從紙堆中解放出來。如此，他們才能更專注于高質(zhì)量的檔案服務(wù)和更有深度和廣度的檔案利用，真正提升學生檔案管理的效用和價值。

3.學生檔案全面信息化是檔案保護及管理安全性的要求

實現(xiàn)學生檔案全面信息化是對檔案保護的要求。在日益頻繁的檔案查詢利用過程中，檔案材料被反復抽取、翻閱、整理，導致紙張破損污染，字跡模糊難辨，不利于長期保存和利用。將紙質(zhì)檔案材料進行數(shù)字化后，利用信息平臺可以進行無限次查詢利用，而不必顧慮對紙質(zhì)材料的損傷。

實現(xiàn)學生人事檔案全面信息化可以極大提升檔案的安全性。在日常檔案管理過程中，有兩個檔案安全方面的問題一直是管理者所擔心的。一是消防安全，這是所有傳統(tǒng)載體檔案的首要安全考慮，對此，各檔案館在建設(shè)、裝配、維護等方面投入了極大的經(jīng)費和考量。二是檔案信息安全，即檔案材料從形成機構(gòu)交付檔案館保存后，其上的信息記錄不可以被篡改，材料不可以被其他人抽取、更換。這點在當前的高校學生檔案管理過程中是存在安全隱患的。如前文所述，因各種利用要求，檔案館常年接待許多校內(nèi)外組織查閱學生檔案。在查閱時，檔案管理人員很難做到全程監(jiān)督查檔人的具體行為，現(xiàn)代監(jiān)控設(shè)備也存在許多覆蓋盲區(qū)。在這種情況下，如果查檔人有意篡改檔案記錄，甚至調(diào)換材料，是很難被當場發(fā)現(xiàn)的。這種安全隱患，在現(xiàn)有的傳統(tǒng)檔案形態(tài)及管理模式下，是難以消除的。實現(xiàn)了學生檔案全面信息化，這些安全隱患將不復存在。

4.學生檔案全面信息化是人工智能時代發(fā)展的要求

很多專家預(yù)測，人工智能技術(shù)的發(fā)展，將使很多傳統(tǒng)工作崗位在不遠的將來急劇萎縮甚至消失，其中自然是包括檔案管理。筆者不清楚這個時代具體會在什么時候到來，也還沒做好下崗的準備，但毋庸置疑，人工智能技術(shù)的全面應(yīng)用必然是以信息化為基礎(chǔ)的。目前，由于各種原因，人事檔案信息化已經(jīng)成了高校檔案信息化的一塊短板，學生人事檔案亦是如此。在此次新冠肺炎疫情期間，筆者所在的檔案館堅持為世界各地的畢業(yè)校友在線辦理學歷學位認證、出具成績證明等，依托的正是我館較為完備的電子檔案管理系統(tǒng)。但在學生人事檔案方面，信息化尚在初級階段，除了存檔及寄送信息查詢業(yè)務(wù)，其他的還是需要工作人員到庫房，提取實物檔案辦理。由此可見，沒有全面的檔案信息化做基礎(chǔ)，人工智能技術(shù)依然不能解放人力。

二、高校學生檔案全面信息化可行性分析

1.法律制度有保障

2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了最新修訂的《中國人民共和國檔案法》，并規(guī)定于2021年1月1日起實施。新檔案法著力推動信息化建設(shè)，在新增的第五章“檔案信息化建設(shè)”中，對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統(tǒng)建設(shè)等方面做出了明確規(guī)定。法律要求各級人民政府將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。條文中還明確規(guī)定電子檔案應(yīng)當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。該章節(jié)法條還對電子檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、檔案信息資源共享服務(wù)平臺的建設(shè)提出了要求。新檔案法的頒布，為我們推動和實現(xiàn)學生檔案全面信息化提供了法律依據(jù)和保障。

2.實踐經(jīng)驗有基礎(chǔ)

學生檔案信息化不是一個新的提法，也早有實踐。雖然，作為人事檔案整體的全面信息化尚在探索階段，但在招考檔案、成績檔案、以及學籍變動登記等學籍檔案材料方面，已經(jīng)不同程度應(yīng)用了電子檔案技術(shù)和信息化傳輸技術(shù)。如高考招錄檔案。

自2003年開始，全國各省區(qū)市與有關(guān)招生高校全面實施高考計算機遠程網(wǎng)上錄取，即我們通常說的網(wǎng)上投檔?？忌鷤兊膱罂夹畔⒅苯愉浫胗嬎銠C，形成電子文檔，經(jīng)各地高招管理部門審核確認，經(jīng)過規(guī)范的錄取程序，最后被在線轉(zhuǎn)遞到錄取高校的招生部門。這是一項標準的電子檔案材料的形成和轉(zhuǎn)遞。但是，由于電子檔案的法律效力一直未得到明確，電子檔案的管理機制尚未建立，各高校檔案館并未對這些電子材料進行直接歸檔，而是采用打印后以紙質(zhì)檔案保存的傳統(tǒng)管理方式進行保管。這些年，大部分省市招辦都采取了雙套制，電子投檔的同時，也給考生準備了打印版的招錄材料進行實物轉(zhuǎn)遞，僅有以江蘇省為代表的極少數(shù)地區(qū)堅持僅轉(zhuǎn)遞電子檔案。

與之類似的還有各高校畢業(yè)生的學業(yè)成績，同樣也是應(yīng)用電子信息紙質(zhì)化歸檔管理。這些學生學籍檔案的信息化實踐給我們?nèi)鎸崿F(xiàn)學生檔案信息化提供了經(jīng)驗基礎(chǔ)。

3.電子檔案實現(xiàn)技術(shù)成熟普及

電子檔案實現(xiàn)技術(shù)包含兩個方面，一是電子信息直接形成檔案的技術(shù)。這方面，目前電子簽名、電子印章的運用和防偽技術(shù)已經(jīng)成熟并逐漸普及;在線文檔的多方協(xié)作功能得到廣泛應(yīng)用;以及新興的區(qū)塊鏈防篡改技術(shù)也在電子檔案的形成過程看到了應(yīng)用前景。

二是傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工應(yīng)用技術(shù)已經(jīng)非常成熟，轉(zhuǎn)化效率顯著提高。 例如，高清度掃描設(shè)備、大容量存儲設(shè)備、智能化識別技術(shù)等軟硬件方面日臻完善，使得學生檔案中大量的紙質(zhì)材料都可以以較高的質(zhì)量和極快的效率完成數(shù)字轉(zhuǎn)化和保存。

4.信息化網(wǎng)絡(luò)正趨健全

隨著國家近年來在信息化建設(shè)方面的有力推進，全社會的經(jīng)濟生活各方面的信息化網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)逐漸鋪開。人才的頻繁流動，帶來人事檔案信息的流動。包括學校檔案機構(gòu)、人才服務(wù)機構(gòu)、企事業(yè)人力資源部門等都在紛紛投入人力、物力建設(shè)人事檔案信息化管理平臺。在這樣的背景下，高校學生檔案信息化作為人事檔案信息化的一個重要的基礎(chǔ)平臺，其效用價值將得到極大的發(fā)揮。

5.人才保障有顯著優(yōu)勢

高校檔案館在推進學生檔案信息化建設(shè)方面有顯著的人才優(yōu)勢。檔案信息化建設(shè)對于工作人員在新理念及新技術(shù)的理解及應(yīng)用方面都提出了更高的要求。雖然在檔案數(shù)字化加工以及應(yīng)用方面已經(jīng)有許多技術(shù)成熟的專業(yè)公司，當前各檔案館也大多通過服務(wù)采購來搭建檔案信息化系統(tǒng)平臺，但無論是在采購時擬定個性化方案，還是在應(yīng)用驗收以及日常維護與管理過程中，都需要相關(guān)工作人員能深度理解相關(guān)技術(shù)并掌握數(shù)據(jù)處理等基本辦公軟件功能。這對于長期和紙質(zhì)檔案打交道的傳統(tǒng)檔案管理員來說，具有一定的挑戰(zhàn)。

高校檔案館得益于高校的人才高地效應(yīng)，其工作人員在受教育程度上相較人才市場等地方人事檔案保管機構(gòu)具有一定優(yōu)勢。以筆者所在的華中科技大學檔案館為例，全館在編職工30人，其中碩士及以上學歷16人，本科學歷12人，大專及以下學歷2人（學歷分布見圖二）。高素質(zhì)的人才隊伍對于建設(shè)和實現(xiàn)學生檔案信息化是一個重要保障。

2020年，新冠肺炎疫情影響了社會生活的方方面面，遠程辦公、在線辦理、數(shù)據(jù)共享等檔案管理、服務(wù)和利用的信息化建設(shè)也成了更為迫切的現(xiàn)實需要。據(jù)了解，部分高校檔案館已經(jīng)逐步實現(xiàn)了文件類檔案材料的數(shù)字化加工和信息化管理，并在疫情期間為師生校友等提供了大量遠程服務(wù)。但是，由于制度、理念和實施辦法的制約，學生人事檔案信息化赫然已成為明顯落后于其他檔案類別的一塊短板。在新的形勢下，乘著全面推進檔案信息化建設(shè)的東風，建設(shè)和實現(xiàn)高校學生檔案全面信息化應(yīng)作為高校檔案管理的一項重要工作。

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（作者單位：華中科技大學檔案館）