干部人事檔案的保密性與知情權(quán)問題研究

郭旭

摘 要：干部人事檔案既是檔案工作的一個(gè)重要組成部分，也是組織人事工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，具有特殊地位和重要作用，它是維護(hù)干部合法權(quán)益的重要憑證。我國的干部人事檔案因其固有的管理體制和嚴(yán)格的保密制度，長期以來實(shí)行的是內(nèi)向型、封閉性的管理模式，干部人事檔案不向本人開放，當(dāng)事人無法了解檔案記載的內(nèi)容，實(shí)際上是違背了公民的知情權(quán)。在以人為本的社會中，需要正確處理好保密性與知情權(quán)的關(guān)系，循序漸進(jìn)地推進(jìn)干部人事檔案的公開工作，保證干部人事檔案工作健康、有序的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;保密性;知情權(quán);問題研究

隨著我國干部人事制度改革的不斷深入和人才流動的日益頻繁，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理模式面臨新的挑戰(zhàn)。分析了干部人事檔案的重要性和干部檔案管理中存在的問題，從硬件建設(shè)、人員配備、健全制度、規(guī)范管理、推進(jìn)信息化、提高利用率等方面提出了干部人事檔案管理的對策。

一、干部人事檔案的背景

干部人事檔案管理是干部人事工作的重要組成部分。根據(jù)黨的干部政策，干部人事檔案屬于干部培訓(xùn)、選拔、任用過程中形成的原始文件，文件的內(nèi)容包含了個(gè)人資本資料、政治思想、品德、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績和工作成果。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，記錄和反映干部人才狀況的干部人事檔案發(fā)揮著更加重要的作用。加強(qiáng)干部人事檔案管理，充分發(fā)揮干部檔案的作用，是新時(shí)期干部組織工作的重要組成部分。目前的干部人事檔案中，不允許本人查閱自己和直系親屬檔案，這在一定程度上剝奪了干部的人事檔案知情權(quán)。在現(xiàn)代的檔案管理中，應(yīng)該本著以人為本的原則，合理的改善人事檔案管理中不符合現(xiàn)代檔案管理制度的部分，不斷加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，建立全國聯(lián)網(wǎng)的人事檔案信息公共服務(wù)平臺。在目前的人事檔案公共服務(wù)中，應(yīng)該不斷加強(qiáng)檔案的保密性和知情權(quán)的相關(guān)建設(shè)，出臺適用于全國的相關(guān)法律規(guī)定，不斷完善人事檔案的知情權(quán)和保密性，從制度和技術(shù)的層面多角度保障當(dāng)事人的知情權(quán)，提高人事檔案的可信度，加強(qiáng)人事檔案的保密工作。目前，我國的人事檔案管理制度仍然沿用了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理制度，根據(jù)檔案管理的規(guī)定，不允許本人查閱自己和直系親屬的檔案，這種規(guī)定并不有利于保障當(dāng)事人的檔案知情權(quán)，而且在一定程度上造成了人事檔案的不透明性，我國很多新聞報(bào)道中已經(jīng)提出了這種制度的弊端。但是國家層面和社會層面還沒有對人事檔案的管理制度進(jìn)行完善，隨著社會人士民主和法律意識不斷增強(qiáng)，如果不對這個(gè)規(guī)定進(jìn)行改革和創(chuàng)新，可能會引發(fā)其他的社會矛盾。

1.從歷史成因來看

我國的人事檔案制度成型于延安時(shí)期，由于當(dāng)時(shí)的社會政治環(huán)境比較復(fù)雜，為了考核我國的干部，政審成為人事檔案制度最核心的內(nèi)容。政審的濃重政治色彩賦予了人事檔案至高無上的行政權(quán)力，一直到上個(gè)世紀(jì)80年代，仍然扮演了政治的角色，在政治運(yùn)動中永遠(yuǎn)是斗爭的利器。在我國的人事檔案管理制度中，涉及到入黨、調(diào)動、獎懲等所有的重要事項(xiàng)關(guān)系的人事檔案的各個(gè)方面，每個(gè)環(huán)節(jié)都與人的知情權(quán)息息相關(guān)?，F(xiàn)在很多對個(gè)人的鑒定和考評都是基于人事檔案，而這些人事檔案又屬于是不公開的狀態(tài)，所以構(gòu)成了傳統(tǒng)人事檔案中最重要的一個(gè)特征——封閉性。在人事檔案的管理中，隨著市場經(jīng)濟(jì)不斷完善，我國的個(gè)體應(yīng)由單位人向社會人轉(zhuǎn)變，在這個(gè)過程中，人事檔案的工作崗位和檔案之間的聯(lián)系逐漸減弱。所以，由于人才的不斷增加，人力資源的作用下，我國人事檔案的政治屬性減弱，在這種背景下，政治檔案的屬性更多體現(xiàn)為信息化，所以計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的人事檔案管理制度應(yīng)該不斷創(chuàng)新，使得人事檔案制度能夠符合中國特色社會主義市場化經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要。

2.從維護(hù)人權(quán)的角度來看

我國目前人事檔案的制度主要是對個(gè)人工作的考評，也包含了獎懲的信息。在這些人事檔案的信息管理中，有很多關(guān)于個(gè)人和單位的內(nèi)容，但是個(gè)人對這些信息檔案中的內(nèi)容是不能夠看見的，而且也缺乏了異議權(quán)和申訴權(quán)，不能夠保障單位領(lǐng)導(dǎo)對其比較客觀的評價(jià)。特別是《中華人民共和國憲法》中規(guī)定了國家尊重和保障人權(quán)，標(biāo)志著當(dāng)事人對自己的人事檔案信息具有知情權(quán)，而且也應(yīng)該尊重當(dāng)事人的保密性，增強(qiáng)人事檔案的透明度，加強(qiáng)人事檔案的公開，已經(jīng)成為我國必然要經(jīng)歷的途徑。因此，我們應(yīng)該回歸人事檔案的實(shí)質(zhì)，加強(qiáng)維護(hù)人權(quán)，賦予人們對人事檔案的合理權(quán)利。

3.從現(xiàn)代人力資源管理的角度來看

現(xiàn)有的人事檔案管理制度并不符合現(xiàn)代人力資源管理的現(xiàn)狀，而且在現(xiàn)代的人事檔案管理中，個(gè)人人事檔案只是對個(gè)人保密。不管這種做法存在怎樣的歷史緣由，但都帶有一定的官僚色彩，缺乏現(xiàn)代人力資源管理中以人為本的現(xiàn)狀。而且對現(xiàn)代干部人事檔案管理的政策方針，也沒有很好的貫徹落實(shí)，人事檔案管理缺乏一定的透明度和社會公信力，造成現(xiàn)在人事檔案管理制度非常需要改革。只有保障以人為本來進(jìn)行人事檔案管理制度的改革，才能夠讓人事檔案制度成為一個(gè)透明的個(gè)人社會公信平臺，在人事檔案管理制度的改革中，不斷保障人們的合法權(quán)益，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，促進(jìn)人才的合理就業(yè)，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)國家和個(gè)人的雙贏。從現(xiàn)在人事檔案管理制度的內(nèi)容出發(fā)，很多都是由本人在不同時(shí)期書寫的信息。例如，個(gè)人履歷、年度考核、職稱評審等，這些對本人來說都不是公開的秘密，而且工資的資料更沒有保密性，即便是面臨處分材料也是本人了解的。人們應(yīng)該保持客觀的信息，對檔案資料采取客觀中立的態(tài)度，重新認(rèn)識人事檔案的機(jī)密性。從現(xiàn)在人事檔案管理制度存在的問題來看，很多人事檔案管理人員由于主觀的判斷失誤，從而導(dǎo)致一些人事檔案的數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差，甚至是錯誤的現(xiàn)象，而且這些人事檔案的數(shù)據(jù)并不能被當(dāng)事人知曉，只能夠被動接受，造成個(gè)人信息數(shù)據(jù)錯誤，在面臨辦理退休或者就業(yè)的時(shí)候存在了很大的問題，造成了一些不符合客觀事實(shí)的數(shù)據(jù)。當(dāng)事人應(yīng)該根據(jù)自己的最新記錄，不斷提高自己的信息真實(shí)性，合理地對人事檔案管理制度實(shí)行動態(tài)管理，保證原始檔案資料和最新的資料相符合。干部人事檔案制度如果缺乏透明度，就會造成暗箱操作，為有心的人留下了漏洞，給當(dāng)事人帶來嚴(yán)重的損害。

二、當(dāng)前干部人事檔案管理中存在的主要問題

1.管理方法仍然以傳統(tǒng)的手工操作為主，整個(gè)過程既繁瑣又復(fù)雜

根據(jù)干部人事檔案工作目標(biāo)的管理要求，收集到的檔案資料，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)存放在干部檔案中，每兩年限定歸檔一次。由于每年增加大量新材料，管理人員不斷忙于材料的收集、包裝、分揀、拆解、裝卸和訂購，以及大量簡單、重復(fù)的勞動。檔案管理方法陳舊過時(shí)，整個(gè)檔案管理程序繁瑣復(fù)雜，已不能適應(yīng)信息時(shí)代對檔案管理現(xiàn)代化的要求。

2.檔案材料的格式?jīng)]有標(biāo)準(zhǔn)化，內(nèi)容不完整

隨著競爭機(jī)制在社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)活動中的引入，人事檔案在就業(yè)和職位晉升方面的資格證書越來越受到重視。這就要求人事檔案中每種材料的來源和內(nèi)容必須是真實(shí)和可靠的，必須經(jīng)過精心鑒定和組織的仔細(xì)驗(yàn)證。然而，在實(shí)際人事檔案管理及相關(guān)研究中，我們發(fā)現(xiàn)，近年來一些人填寫簡歷時(shí)，年齡越小，服務(wù)年齡越早，學(xué)歷越高。有些檔案材料要么用紙不好，要么用圓珠筆寫，內(nèi)容模糊，書寫形式不規(guī)范，不利于保存和使用。

3.缺乏有效的編輯和研究，無法為人才隊(duì)伍的建設(shè)提供高效的信息服務(wù)

目前，地方干部人事檔案一般由組織人事部門檔案室管理，或者由專人存放在總檔案室。大部分是紙質(zhì)文件，管理團(tuán)隊(duì)人員較少，力量薄弱，疲于應(yīng)付各種檔案資料的收集、整理和裝訂。我們沒有時(shí)間和精力來編制材料和計(jì)算機(jī)輸入，也不能建立一個(gè)完整的人才庫。因此，檔案資料所反映的信息不能最大限度地利用。

三、加強(qiáng)干部人事檔案管理，保障保密性與知情權(quán)

1.加強(qiáng)培訓(xùn)教育，提高檔案管理意識

檔案意識是指人們對檔案工作的重視，重點(diǎn)應(yīng)放在加強(qiáng)檔案工作者的意識上。尤其中層領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)管理部門，缺乏對檔案管理工作的正確認(rèn)識，他們經(jīng)常把材料存放在部門或個(gè)人手中。因此，要經(jīng)常組織實(shí)際學(xué)習(xí)部門制定的有關(guān)法律法規(guī)，充分認(rèn)識檔案在干部管理中的地位和作用，認(rèn)真理順干部人事檔案管理與人事管理組織的關(guān)系。人事檔案管理隊(duì)伍的政治、專業(yè)水平對提高人事管理水平，推進(jìn)人事改革具有極其重要的作用。人事檔案管理人員除了具有良好的黨風(fēng)、作風(fēng)、品行等職業(yè)道德外，還必須具備一定的政治理論知識、現(xiàn)代管理知識、計(jì)算機(jī)操作技能、人事管理知識和檔案業(yè)務(wù)知識。同時(shí)，要加強(qiáng)對專業(yè)管理人員的培訓(xùn)，要定期或者不定期組織有關(guān)培訓(xùn)研討會，或者出去參觀學(xué)習(xí)，不斷提高干部人事檔案現(xiàn)代化管理的需要。

2.更新觀念，加強(qiáng)干部人事檔案管理模式創(chuàng)新

干部作為社會的人才基地，人力資源十分豐富。通過干部人事檔案，要從歷史上全面了解干部，認(rèn)識人民，做好工作，“選才興才”，充分發(fā)揮干部人才的作用，提高干部人才的利用率，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。要抓好干部人事檔案的基本工作，確保人事檔案的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

3.實(shí)施信息管理，提高人才利用水平

檔案管理部門要負(fù)責(zé)掌握和提供信息，改變管理方法，采用現(xiàn)代方法，使用計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)和人事檔案管理軟件，采用科學(xué)的方法和技術(shù)，收集、整理、識別、綁定、保存和使用管理人員檔案。根據(jù)建設(shè)實(shí)驗(yàn)室的需要，積極開展檔案研究開發(fā)工作，建立全面、信息化的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，為人才隊(duì)伍建設(shè)、人員交流、人才利用提供準(zhǔn)確資料，促進(jìn)人才合理流動。

4.建立干部人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)

為了充分共享信息，提高勞動效率和工作質(zhì)量，應(yīng)在局域網(wǎng)內(nèi)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)共享信息，提供最先進(jìn)的第一手信息。關(guān)鍵是要解決管理權(quán)限和使用權(quán)問題，通過確認(rèn)身份和驗(yàn)證密碼來提供所需的信息。此外，必須解決信任問題。只有不斷創(chuàng)新管理理念、管理流程和管理工具，才能充分發(fā)揮干部人事檔案的應(yīng)有作用。

首先，要建立起干部信息數(shù)據(jù)庫，包括文字信息數(shù)據(jù)庫和多媒體信息數(shù)據(jù)庫，這是整個(gè)信息系統(tǒng)的源泉。數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內(nèi)的應(yīng)用。多媒體數(shù)據(jù)庫是難點(diǎn)，圖像和視頻數(shù)據(jù)有著容量大、不易管理、調(diào)用速度慢等特性，如果簡單的以文件方式存放，滿足不了數(shù)據(jù)量日益增多時(shí)的調(diào)用、管理、更新、存儲等方面的需要。從長遠(yuǎn)看，必須采用先進(jìn)的分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，以保證多媒體數(shù)據(jù)的應(yīng)用。要使干部多媒體信息系統(tǒng)達(dá)到最佳的應(yīng)用效果，使用先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及高性能的設(shè)備是必要的。照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計(jì)算機(jī)，音頻和視頻可以采用先進(jìn)的數(shù)字杜比和DVD技術(shù)，在提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時(shí)，也能保證在較長時(shí)間內(nèi)的適應(yīng)性。

其次，利用全國通用的人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)對人事檔案管理系統(tǒng)的科技投入，逐步成立成互聯(lián)網(wǎng)的人事檔案信息公共服務(wù)平臺，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源全國共享，這是有效保障當(dāng)事人檔案知情權(quán)的重要措施。相關(guān)工作人員和職能部門要對干部人事檔案管理的法律、政策進(jìn)行認(rèn)真研究，再結(jié)合信息資料嚴(yán)格保密的情況下，根據(jù)數(shù)據(jù)庫的使用原則，對一些重點(diǎn)的信息進(jìn)行加密，滿足不同權(quán)限的單位和個(gè)人使用。而且要在人事檔案信息的共享中建立一定的保密原則，與現(xiàn)在的科技技術(shù)結(jié)合，嚴(yán)格防止網(wǎng)絡(luò)黑客，對于一些不宜公開的部分不能隨意公開。

5.加強(qiáng)干部人事檔案信息的立法保障

對于目前干部人事檔案信息的不透明性，一定程度上違背了公民的知情權(quán)利。由于相關(guān)法律制度的不健全，當(dāng)務(wù)之急是要盡快出臺一部適用于全國的專門法，有效保障干部人事檔案的知情權(quán)、保密權(quán)。在法律的制度中規(guī)定相應(yīng)法律責(zé)任，明確相關(guān)責(zé)任權(quán)限，作為發(fā)生糾紛時(shí)的客觀依據(jù)。

四、結(jié)束語

綜上所述，我們要在干部人事檔案管理法律的調(diào)整中逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念和行為方式，堅(jiān)持以人為本的方針，從當(dāng)事人的角度出發(fā)，思考人事檔案管理法則的建立，加快檔案信息化法律建設(shè)，保障公民的知情權(quán)，從而促進(jìn)人事檔案管理的發(fā)展。

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（作者單位：菏澤市立醫(yī)院）