Excel數(shù)據(jù)分析處理功能在招生錄取中的應(yīng)用

王鴻鵬

摘要：Excel電子表格作為目前應(yīng)用最廣泛的辦公軟件之一，功能全面、操作方便，具有高度自動(dòng)化、運(yùn)算準(zhǔn)確等特點(diǎn)，在表格處理、數(shù)據(jù)分析、圖表制作等方面應(yīng)用廣泛。該文以招生工作中遇到的數(shù)據(jù)分析處理等問題為例，介紹如何利用Excel的自動(dòng)篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視及常用函數(shù)等功能，提高工作人員對(duì)信息自動(dòng)化處理能力，提升工作效率。

關(guān)鍵詞：Excel 數(shù)據(jù)分析 篩選 數(shù)據(jù)透視 函數(shù)

中圖分類號(hào)：TP391文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ?文章編號(hào)：1672-3791（2021）11（c）-0000-00

Absrtact： As one of the most widely used office software， Excel spreadsheet has comprehensive functions， convenient operation， high automation， accurate operation and other characteristics， and is widely used in table processing， data analysis， chart making and other aspects. This paper takes the data analysis and processing problems encountered in the recruitment work as examples， and introduces how to improve the staff's automatic information processing ability and work efficiency by using the automatic screening， classification and summary， data perspective and common functions of Excel.

Key Words：Excel;Data analysis;Filtering;Perspective;Functions;

在招生錄取工作中，會(huì)涉及大量錄取信息，要從眾多信息中得到各種有價(jià)值信息，這就需要對(duì)錄取數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、匯總處理。目前，較為常用的方式有兩種：一種是利用信息化軟件系統(tǒng);二是利用Excel表格進(jìn)行數(shù)據(jù)分析處理。因各高校使用的信息化軟件系統(tǒng)不一致，功能不完善，往往很難靈活應(yīng)用，而利用Excel表格進(jìn)行數(shù)據(jù)分析處理更加方便快捷，已成為眾多招生人員必備的基本技能。

1 Excel數(shù)據(jù)分析處理功能

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)已經(jīng)普及到我們生活、辦公等各個(gè)方面，讓人們的工作和生活模式發(fā)生了很多變化[1]。辦公軟件是我們使用計(jì)算機(jī)最為常見的軟件之一，它可完成文字處理、表格制作、幻燈片制作、圖形圖像處理、數(shù)據(jù)分析處理等方面工作[2]。目前較為常用的辦公軟件有Microsoft Office和WPS Office兩種。

Microsoft Office是由微軟公司開發(fā)的一套基于Windows操作系統(tǒng)的辦公軟件套裝[3]。常用組件有Word、Excel、PowerPoint等。圖形界面友好、可以方便處理文字、圖形和數(shù)據(jù)等功能，是最常用的辦公文檔處理軟件之一。

WPS Office是由北京金山辦公軟件股份有限公司開發(fā)的一套辦公軟件，可以實(shí)現(xiàn)文字、表格、演示文稿、PDF閱讀等多種功能。具有內(nèi)存占用低、運(yùn)行速度快、云功能多、通用性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)[4]。WPS Office個(gè)人版對(duì)個(gè)人用戶免費(fèi)，逐漸占領(lǐng)了辦公軟件市場(chǎng)。

目前，Microsoft Office與WPS Office辦公軟件功能及用法基本一致，在某些方面，WPS Office使用更加便捷，更符合國人使用習(xí)慣。Excel表格是辦公應(yīng)用軟件組件之一，能夠方便地制作人們?nèi)粘９ぷ髦械母鞣N電子表格，同時(shí)還提供了大量的函數(shù)及數(shù)據(jù)分析處理功能，在表格中可以直接運(yùn)用這些函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、計(jì)算和分析，生成各種圖表，使辦公過程更加輕松自如。

2 招生錄取中常用的數(shù)據(jù)分析處理功能

在招生錄取工作中，考生數(shù)據(jù)往往以Excel表格形式出現(xiàn)，在使用方面，可利用Excel的自動(dòng)篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視、函數(shù)等功能，使二維的招生錄取數(shù)據(jù)迅速提取、轉(zhuǎn)化成人們需要的結(jié)果。

2.1自動(dòng)篩選

篩選是將工作表中大量數(shù)據(jù)依據(jù)需要的條件進(jìn)行顯示，不滿足條件的數(shù)據(jù)進(jìn)行隱藏。篩選分為自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選，自動(dòng)篩選用于篩選條件簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)，高級(jí)篩選用于篩選條件復(fù)雜的數(shù)據(jù)，可按照多個(gè)條件及運(yùn)算方式進(jìn)行篩選。較為常用的仍為自動(dòng)篩選[5]。以常見的考生信息表格為例，具體步驟如下：

考生信息表中列標(biāo)往往有：姓名、性別、身份證號(hào)、準(zhǔn)考證號(hào)、錄取專業(yè)、所在院系、考生類型、生源所在地等等。單擊選中首行（即列標(biāo)所在的一行），選擇菜單“數(shù)據(jù)”—“篩選”—“自動(dòng)篩選”。

此時(shí)，每一項(xiàng)列標(biāo)處出現(xiàn)了“篩選器”下拉菜單，選中想要篩選的字段下拉菜單，即可呈現(xiàn)當(dāng)前字段不同類型的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，也可選擇相應(yīng)結(jié)果進(jìn)行進(jìn)一步篩選，點(diǎn)擊后，所選條件的數(shù)據(jù)會(huì)單獨(dú)顯示出來，并且會(huì)提示符合條件的數(shù)據(jù)數(shù)量。比如：篩選不同專業(yè)人數(shù)、不同性別人數(shù)、不同生源地人數(shù)等。使用完成后，可選擇篩選菜單中的“全部顯示”以恢復(fù)所有數(shù)據(jù)。若篩選功能使用完成后，可再次單擊“篩選”以結(jié)束篩選狀態(tài)。

2.2 分類匯總

數(shù)據(jù)篩選可以實(shí)現(xiàn)特定字段的數(shù)據(jù)顯示與統(tǒng)計(jì)功能，但當(dāng)需要對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行一次性統(tǒng)計(jì)時(shí)，篩選功能就變得不夠全面，因此可以使用分類匯總功能，實(shí)現(xiàn)特定數(shù)據(jù)的一次性匯總。分類匯總就是對(duì)數(shù)據(jù)按某個(gè)字段進(jìn)行分類，將字段值相同的連續(xù)紀(jì)錄作為一類，進(jìn)行求和、平均和計(jì)數(shù)等匯總運(yùn)算[6]。例如：匯總出不同專業(yè)考生的平均分或最高分、最低分，匯總出不同專業(yè)的考生人數(shù)等。具體步驟如下：

在分類匯總前，必須對(duì)要分類的字段進(jìn)行排序，否則分類匯總毫無意義。比如：要匯總各專業(yè)人數(shù)，則要先將數(shù)據(jù)按考生專業(yè)排序;要匯總不同考生類型的錄取分?jǐn)?shù)情況，則要先將考生類型排序。

將鼠標(biāo)定位到需要匯總的數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格，一般定位到錄取信息表中的任意單元格即可，單擊菜單“數(shù)據(jù)”—“分類匯總”，會(huì)彈出設(shè)置對(duì)話框。其中：“分類字段”選擇剛才排序的字段;“匯總方式”指的是將匯總的數(shù)據(jù)按求和、計(jì)數(shù)、平均值等;“選定匯總項(xiàng)”內(nèi)可通過復(fù)選框勾選需要匯總的具體數(shù)據(jù)字段。

匯總后，數(shù)據(jù)會(huì)以分級(jí)顯示的方式呈現(xiàn)，可繼續(xù)點(diǎn)擊左側(cè)分級(jí)顯示欄中的“123”或“+-”符號(hào)，顯示或隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)，匯總結(jié)果將在對(duì)應(yīng)匯總項(xiàng)目下方顯示。

如果要恢復(fù)數(shù)據(jù)區(qū)域，可在對(duì)“分類匯總”對(duì)話框中選擇“全部刪除”，該項(xiàng)不會(huì)刪除數(shù)據(jù)本身，只會(huì)刪除匯總的結(jié)果，數(shù)據(jù)將會(huì)恢復(fù)匯總前的狀態(tài)。

2.3 數(shù)據(jù)透視表.

分類匯總一般只對(duì)一個(gè)字段分類匯總，但是如果想要對(duì)多個(gè)字段進(jìn)行分類匯總，就必須用到數(shù)據(jù)透視表。數(shù)據(jù)透視表是一種對(duì)復(fù)雜數(shù)據(jù)進(jìn)行快速匯總和建立交叉列表的交互式表格，提供多種組合方式，不同的組合方式反映不同的統(tǒng)計(jì)信息，幫助我們從不同角度分析解決問題。在數(shù)據(jù)透視表中，也可以利用報(bào)表篩選出用戶需要的數(shù)據(jù)。例如：匯總出不同專業(yè)男女生人數(shù)，匯總出不同院系、不同專業(yè)各錄取類型人數(shù)等等。具體步驟如下。

將鼠標(biāo)定位到需要匯總的數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格，一般定位到錄取信息表中的任意單元格即可，單擊菜單“插入”—“數(shù)據(jù)透視表”，會(huì)彈出“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對(duì)話框，確認(rèn)數(shù)據(jù)區(qū)域和放置數(shù)據(jù)透視表的位置，點(diǎn)擊“確定”。

在彈出的“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框中，定義數(shù)據(jù)透視表布局，可以理解為：將所需統(tǒng)計(jì)的字段類型拖入至區(qū)域內(nèi)的“行”“列”“值”。例如：若要匯總各學(xué)院、各專業(yè)的不同錄取類型學(xué)生數(shù)，應(yīng)將“二級(jí)學(xué)院”字段拖入至篩選器，將“錄取專業(yè)”托入至“行”區(qū)域，將“錄取類型”托入至“列”區(qū)域，將“姓名”托入至“值”區(qū)域。“值”區(qū)域在其他應(yīng)用中，也可根據(jù)實(shí)際情況重新設(shè)置為求和、平均值、最大值、最小值等統(tǒng)計(jì)方式，在此例中，按默認(rèn)的計(jì)數(shù)方式即可。

匯總完成后，工作區(qū)域會(huì)顯示當(dāng)前匯總出的結(jié)果，結(jié)果上方“篩選器”可以進(jìn)一步篩選不同學(xué)院的匯總結(jié)果。數(shù)據(jù)透視完成后，是以單獨(dú)工作表形式出現(xiàn)，若無需使用，可將生成的工作表刪除即可。

2.4 常用函數(shù)

函數(shù)是Excel中已經(jīng)定義好的計(jì)算公式，函數(shù)使用的是參數(shù)的特定數(shù)值，按照特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行。使用函數(shù)的方法大致有兩種：一是在單元格內(nèi)直接輸入;二是利用函數(shù)向?qū)瓿珊瘮?shù)輸入。Excel中提供了300多個(gè)函數(shù)，這些函數(shù)覆蓋了許多應(yīng)用領(lǐng)域，每個(gè)函數(shù)需要設(shè)置不同的參數(shù)，要記住每個(gè)函數(shù)的名稱、參數(shù)及用法是不可能的，當(dāng)知道函數(shù)的類別以及需要計(jì)算的問題時(shí)，或知道函數(shù)的名稱但不知道具體參數(shù)時(shí)，必須使用函數(shù)向?qū)?，使用時(shí)只需選定運(yùn)算結(jié)果存放的某個(gè)單元格，然后點(diǎn)擊“函數(shù)”—“其他函數(shù)”，并搜索需要使用的函數(shù)名稱即可。

2.4.1 條件函數(shù)—IF

IF函數(shù)指的是Excel中的條件函數(shù)，是根據(jù)指定的條件來判斷其“真”（TRUE）、“假”（FALSE），根據(jù)邏輯計(jì)算的真假值，從而返回相應(yīng)的內(nèi)容，可以使用函數(shù) IF 對(duì)數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測(cè)。

該函數(shù)有3個(gè)參數(shù)，結(jié)構(gòu)如下：IF（logical_test、value_if_true、value_if_false），即：IF（判斷條件、結(jié)果為真的返回值、 結(jié)果為假的返回值）。

第一參數(shù)是判斷條件，如“某單元格="**"”或“某單元格>**”，結(jié)果為真返回**，結(jié)果為假返回**。舉例如下。

在錄取數(shù)據(jù)中，判斷數(shù)據(jù)是否符合條件，如：總分大于等于300，返回結(jié)果“計(jì)算機(jī)應(yīng)用”，否則返回結(jié)果“電子商務(wù)”。則可利用該函數(shù)并設(shè)置參數(shù)：IF（A2>=300，"計(jì)算機(jī)應(yīng)用"， "電子商務(wù)"）。注意：若返回的結(jié)果為漢字，需用英文引號(hào)引起來，運(yùn)算后會(huì)返回錄取專業(yè)。

2.4.2 條件判斷函數(shù)—COUNTIF

COUNTIF函數(shù)是Excel中的條件判斷函數(shù)，是用來統(tǒng)計(jì)指定區(qū)域中符合特定條件的單元格個(gè)數(shù)。需要指定判斷的區(qū)域，還需要輸入判斷的表達(dá)式。

該函數(shù)有兩個(gè)參數(shù)，結(jié)構(gòu)如下：COUNTIF（range、criteria），即：COUNTIF（范圍、條件）。

第一個(gè)參數(shù)是需要判斷的數(shù)據(jù)區(qū)域或范圍，第二個(gè)參數(shù)是判斷的條件或表達(dá)式，計(jì)算的結(jié)果返回符合條件的單元格個(gè)數(shù)[6]。舉例如下。

在錄取數(shù)據(jù)中，若要統(tǒng)計(jì)成績(jī)大于等于300分的學(xué)生數(shù)、小于300分的學(xué)生數(shù)，并返回結(jié)果。則可利用該函數(shù)并設(shè)置參數(shù)：COUNTIF（A2：A11，">=300"）或COUNTIF（A2：A11，"<300"）。

2.4.3 排名函數(shù)—RANK

RANK函數(shù)是Excel中的排名函數(shù)，是用來計(jì)算某個(gè)數(shù)值相對(duì)于某些區(qū)域內(nèi)數(shù)值的大小排名，并將排名返回。該函數(shù)有3個(gè)參數(shù)，結(jié)構(gòu)如下：RANK（number、ref、[order]），即：RANK（數(shù)值、數(shù)值區(qū)域、升序或降序）。

第一個(gè)參數(shù)是需要進(jìn)行排名的某一個(gè)數(shù)值，第二個(gè)參數(shù)是排序所需要比對(duì)的數(shù)值區(qū)域范圍，第三個(gè)參數(shù)是按升序或降序產(chǎn)生的排序方式（若為降序排序，可忽略），返回結(jié)果為排序的名次。舉例：

在錄取數(shù)據(jù)中，若要依據(jù)學(xué)生總分進(jìn)行排名，并返回結(jié)果。則可利用該函數(shù)并設(shè)置參數(shù)：RANK（A2，$A$2：$A$11），注意：函數(shù)在復(fù)制到其他數(shù)據(jù)單元格內(nèi)時(shí)，引用的數(shù)據(jù)范圍會(huì)發(fā)生變化，而排名函數(shù)所引用的數(shù)據(jù)區(qū)域范圍必須固定，否則會(huì)發(fā)生運(yùn)算錯(cuò)誤，因此需要將A2：A11范圍的行標(biāo)、列標(biāo)前分別加$符號(hào)，即改為：$A$2：$A$11，以固定數(shù)據(jù)范圍。

3 結(jié)語

Excel 是辦公應(yīng)用軟件的一個(gè)重要的組成部分，一般的表格、計(jì)算、函數(shù)的應(yīng)用等都可以用EXCEL來解決，現(xiàn)主要應(yīng)用在數(shù)據(jù)管理、財(cái)經(jīng)商貿(mào)、金融、投資等眾多領(lǐng)域，可以幫助我們?cè)邶嫶蟮碾娮颖砀駭?shù)據(jù)中快速分析、處理數(shù)據(jù)，利用篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視等功能快速提取有用信息，利用函數(shù)、公式等功能快速運(yùn)算數(shù)據(jù)，提高工作效率、輔助決策問題。

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