Excel電子表格在財(cái)務(wù)日常工作中的應(yīng)用

劉穎

摘要：信息化進(jìn)代誰能掌握更先進(jìn)的工作方法誰就能輕松面對挑戰(zhàn)和競爭。對財(cái)務(wù)人員來說除了掌握財(cái)務(wù)專用軟件外能夠熟練的使用Excel表格輔助工作，將事半功倍，大提高工作效率，提升管理水平，突顯個(gè)人能力，它是解決工作中實(shí)際問題的最佳工具。

關(guān)鍵詞：競爭；Excel表格；數(shù)據(jù)分析

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）019-000-01

隨著信息化時(shí)代的到來，企業(yè)和個(gè)人普遍都面臨著來自方方面面的挑戰(zhàn)和競爭壓力，這也暗示著誰能掌握更多的本領(lǐng)、更高的效率，誰就是真正的贏家。對財(cái)務(wù)人員來說Excel表格無疑是進(jìn)行各種數(shù)據(jù)處理、分析和處理表單，解決工作中所遇到的實(shí)際問題的最佳工具。

Excel是一種通俗易懂的計(jì)算機(jī)軟件， 它操作簡單，功能強(qiáng)大，適用范圍廣，應(yīng)用普遍，還能進(jìn)行圖表制作。財(cái)務(wù)軟件的普及大大減輕了會計(jì)人員的負(fù)擔(dān)，提高工作效率，節(jié)約了財(cái)務(wù)成本。但實(shí)務(wù)工作者也發(fā)現(xiàn)，財(cái)務(wù)軟件更偏重于會計(jì)賬務(wù)的處理，缺少財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析，而固定資產(chǎn)模塊管理，庫存模塊管理，工資模塊管理等是需要另外付費(fèi)購買之后才能使用的，而掌握Excel我們就可以節(jié)約這些花費(fèi)。

一、Excel在會計(jì)工作應(yīng)用中的優(yōu)缺點(diǎn)

1.優(yōu)點(diǎn)

（1）成本低廉。Excel對軟硬件配置要求很低，便于企業(yè)實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息化。（2）使用方便，掌握容易。Excel賬務(wù)處理系統(tǒng)的基本功能就能滿足企業(yè)的日常需要，一般都是日常電子表格應(yīng)用，由于門檻很低，初學(xué)計(jì)算機(jī)的人也能很快掌握，界面美觀易懂、用戶輕松使用；（3） 運(yùn)用函數(shù)計(jì)算。Excel的函數(shù)豐富多樣，善于使用函數(shù)，不僅可以提高工作效率，還能保證數(shù)字的準(zhǔn)確。

2.缺點(diǎn)

由于Excel是一款可基礎(chǔ)應(yīng)用和自行開發(fā)于一身的軟件，可以通俗易懂也可以高端應(yīng)用，Excel的高級函數(shù)命令，需要有計(jì)算機(jī)專業(yè)的人員來完成，顯然對于財(cái)務(wù)人員來說，運(yùn)用這些函數(shù)難度非常大。

二、Excel在會計(jì)工作中的應(yīng)用

1.數(shù)據(jù)的保護(hù)

在會計(jì)工作中，為了數(shù)據(jù)保密，我們可以應(yīng)用EXCEL的數(shù)據(jù)保護(hù)功能設(shè)置工作簿的打開權(quán)限對數(shù)據(jù)或工作薄加密保護(hù)， 我們還可以在這個(gè)功能里設(shè)置“修改文件時(shí)的密碼”，當(dāng)文件需要修改時(shí)就會有提示，以免誤操作而破壞整張表的公式影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。點(diǎn)擊“文件”菜單中的“保存”命令-點(diǎn)擊“工具”菜單上的”選項(xiàng)”-點(diǎn)擊“安全性”在“打開文件時(shí)的密碼”編輯框中，輸入密碼-點(diǎn)擊“確定”按鈕-點(diǎn)擊“保存”按鈕。

2.賬簿的處理

以銀行存款日記賬為例來加以說明。銀行存款日記賬是根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間先后順序逐筆進(jìn)行登記的，用EXCEL按業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序?qū)⒂涃~憑證中相對應(yīng)的內(nèi)容記錄到銀行存款日記賬中即可 ，啟動Excel，生成一個(gè)工作簿，命名為“XX賬簿”，把工作表sheet1、sheet2、sheet3重命名為“資產(chǎn)負(fù)債表”、“銀行存款日記賬”、“試算平衡表”等。這樣，一個(gè)賬簿及該賬簿的相關(guān)內(nèi)容就一目了然了。

3.數(shù)據(jù)的共享

會計(jì)工作都有嚴(yán)格的崗位分工，每個(gè)財(cái)務(wù)崗位都有自己的崗位職責(zé)，有時(shí)我們想要得到的匯總數(shù)據(jù)需要把每個(gè)崗位的獨(dú)立數(shù)據(jù)進(jìn)行合并，匯總到一個(gè)工作薄上，查詢數(shù)據(jù)是由何人在何時(shí)編輯填制的。首先建立一個(gè)工作薄，里面設(shè)計(jì)好各個(gè)會計(jì)崗位所需的相關(guān)工作表框架；然后將該工作薄設(shè)置為共享工作??；點(diǎn)擊“工具”菜單—“共享工作簿”命令—“編輯”選項(xiàng)卡—允許多用戶同時(shí)編輯—允許“工作簿合并”—點(diǎn)擊”確定”—保存。

三、Excel在會計(jì)工作中的應(yīng)用實(shí)例

1.決策分析

某醫(yī)藥公司需要某種原材料，該材料可通過外購和自制兩種方式取得。包括以下因素：單價(jià)、數(shù)量、追加的自制成本、單位材料費(fèi)用、單位變動費(fèi)用。打開Excel，在B1：B9分別輸入“數(shù)量、單價(jià)、外購成本總計(jì)、追加的固定資產(chǎn)、單位材料、單位人工、間接費(fèi)用、自制成本總計(jì)”作標(biāo)題，C3=C1-kC2，C8=C6+（C7+C8+C91-kC1），C9=IF（C4>C10）。接下來我們可以利用數(shù)據(jù)透視表繪制出適當(dāng)?shù)膱D形，就可以很輕松的得到相關(guān)的決策信息了。

2.會計(jì)數(shù)據(jù)計(jì)算

某房地產(chǎn)公司要進(jìn)行對外投資，以人民幣為計(jì)量單位，估計(jì)建設(shè)期投資7萬元，預(yù)計(jì)今后連續(xù)5年的凈收益分別為1.2、1.5、1.8、2.1、2.6萬元，那么該項(xiàng)投資的IRR（投資回報(bào)率）是多少呢？在Excel中，將B1-B6單元格中依次輸入-7、1.2、1.5、1.8、2.1、2.6，將光標(biāo)移到B7單元格中，點(diǎn)擊工具欄中的“fx”函數(shù)按鈕，選擇函數(shù)IRR，點(diǎn)擊確定，彈出內(nèi)部收益率（IRR）對話框，在對話框中輸入B1：B6 后，我們要的內(nèi)部收益率（IRR）就可顯示出來，其最后結(jié)果為9%。如果IRR的值大于貸款利率，則此投資計(jì)劃有值得投資的可能。

總之，在日常的財(cái)務(wù)工作中，各企業(yè)的財(cái)務(wù)部門都需要各種各樣的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)并制作成報(bào)表，Excel具有排列、篩選、自動填充、數(shù)據(jù)有效性等簡單實(shí)用的功能，能夠幫助企業(yè)財(cái)務(wù)人員統(tǒng)計(jì)整理所需的數(shù)據(jù)，制作成簡潔清晰的報(bào)表，可以利用SLN函數(shù)進(jìn)行固定資產(chǎn)折舊的管理，還可以利用COUNTA函數(shù)和VBA編程進(jìn)行庫存的自動化管理。財(cái)務(wù)人員在實(shí)際工作中應(yīng)多學(xué)多用，巧妙的利用的各種功能來提升自己的價(jià)值空間，讓它成為我們的一種工作習(xí)慣。Excel的應(yīng)用使會計(jì)工作從原本的核算上升到財(cái)務(wù)管理與分析。相信隨著越來越多的會計(jì)人掌握了越來越豐富的Excel知識，將大大提高財(cái)務(wù)人員的管理水平，提升財(cái)務(wù)人員的社會地位和重要性，推動國家的會計(jì)事業(yè)從核算到管理的飛躍。

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