適用企業(yè)的數(shù)字檔案中心建設(shè)可行性分析

文｜劉 寧

企業(yè)檔案是企業(yè)自身發(fā)展的歷史記錄，是不可或缺的信息資源和重要資產(chǎn)，是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。21世紀(jì)是高度信息化的時(shí)代，企業(yè)數(shù)字化檔案室對(duì)于企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行有效整合，可充分發(fā)揮檔案資源的作用，對(duì)于企業(yè)做大、做強(qiáng)，傳播企業(yè)文化，具有非常重要的意義。

近年來，隨著計(jì)算機(jī)的普及以及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，各級(jí)數(shù)字化檔案館（室）應(yīng)運(yùn)而生。企業(yè)的快速發(fā)展迫切要求檔案部門能夠跨區(qū)域、全時(shí)段提供優(yōu)質(zhì)的檔案檢索利用服務(wù)。在這種情況下，企業(yè)必須加大檔案數(shù)字化步伐，形成網(wǎng)絡(luò)檔案資源，按照企業(yè)需要提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。

一、現(xiàn)狀分析

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)集中管理，能保證檔案信息的完整，能滿足不同角度、不同層次的開發(fā)和利用。尤其是在檔案的開發(fā)利用方面多下功夫，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，以提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益為原則，開發(fā)與保管相結(jié)合，檔案人員要熟悉所管范圍及相關(guān)業(yè)務(wù)，提高檔案信息利用率。

目前，集團(tuán)公司和各個(gè)下屬單位采用的是分散式部署的方法。檔案數(shù)據(jù)沒有互聯(lián)互通，各自負(fù)責(zé)各自公司的檔案數(shù)據(jù)，造成了集團(tuán)公司對(duì)下屬單位檔案的管控力不足的現(xiàn)象。檔案數(shù)據(jù)管理分散、領(lǐng)導(dǎo)多頭，不利于檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一規(guī)劃和協(xié)調(diào)管理，不利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。各下屬單位積累的檔案資料，由自己保管，雖然暫時(shí)用起來方便，可隨時(shí)間推移，人員變動(dòng)，使一些重要的檔案資料因保存方式不對(duì)而造成的文件損壞或丟失，會(huì)給今后查閱工作帶來困難。各公司根據(jù)自身制定相應(yīng)的檔案規(guī)范，這也造成了各公司之間的檔案樣式不同。各公司檔案數(shù)據(jù)各自獨(dú)立，沒有集中管理，不利于領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)、正確決策，不利于對(duì)檔案資源的綜合管理、加工、篩選、編研和傳遞。更不能取得經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

二、建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案中心的必要性

（一）檔案工作的基本原則

新修訂的《檔案法》，明確了檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則，新增加的檔案信息化建設(shè)章節(jié)，規(guī)定了企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。鼓勵(lì)和支持檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。因此，企業(yè)檔案集中管理，檔案資源共享利用，已成為企業(yè)檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。

（二）企業(yè)自身發(fā)展所需

近年來，信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案信息電子化形式多樣，不受時(shí)空限制，逐步形成共享性特征，檔案信息資源大融合和共享趨勢(shì)也逐步顯現(xiàn)，對(duì)檔案進(jìn)行集中管理，是時(shí)代的必然。因此，集團(tuán)公司也應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，充分利用電子信息技術(shù)平臺(tái)，建立集團(tuán)公司檔案信息網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范檔案管理，優(yōu)化檔案管理流程。

三、企業(yè)數(shù)字檔案中心的優(yōu)勢(shì)

（一）有利于擴(kuò)大收集范圍，豐富檔案資料的內(nèi)容

擴(kuò)大收集范圍，使館藏的范圍廣泛，內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理，成為名副其實(shí)的“保管檔案的基地”。對(duì)那些資料送交檔案保存做出明確界定，提出具體要求，防止檔案散失。

（二）有利于加強(qiáng)集團(tuán)管控能力，規(guī)范檔案管理

檔案數(shù)據(jù)集中管理可以通過賦權(quán)的方式，使得集團(tuán)公司人員可以隨時(shí)查看下屬單位的檔案數(shù)據(jù)，這樣集團(tuán)公司人員就相當(dāng)于兼職到下屬單位辦公，能準(zhǔn)確獲取相關(guān)檔案信息，加強(qiáng)對(duì)各個(gè)下屬單位的指導(dǎo)及管控。

（三）有利于檔案數(shù)據(jù)齊全完整，避免數(shù)據(jù)丟失

集團(tuán)公司檔案數(shù)據(jù)集中管理，可以降低檔案分散管理造成的遺失、損壞、收集不全、查找不便等問題，改善分散管理導(dǎo)致的資料零碎、無(wú)序的狀態(tài)，可以更加全面系統(tǒng)地反映出集團(tuán)公司全部工作活動(dòng)和整個(gè)歷史全貌。當(dāng)下屬單位的檔案服務(wù)器發(fā)生故障時(shí)，而本地又沒有做備份，那么就可以通過集團(tuán)公司的檔案數(shù)據(jù)，找回?cái)?shù)據(jù)避免檔案數(shù)據(jù)的丟失。

（四）有利于加強(qiáng)集團(tuán)基礎(chǔ)工作，維護(hù)集團(tuán)權(quán)利

檔案的前身是文件材料、它們產(chǎn)生于集團(tuán)的生產(chǎn)、技術(shù)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)，高度分散于各下屬單位。這些內(nèi)容豐富的文件不僅是集團(tuán)各項(xiàng)工作的歷史記錄，也是集團(tuán)發(fā)張的條件和依據(jù)。加強(qiáng)文件歸檔，使之成為檔案并集中管理，是集團(tuán)維護(hù)歷史和促進(jìn)發(fā)展的需要，是集團(tuán)加強(qiáng)基礎(chǔ)管理的自身需要。特別在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，集團(tuán)文件材料蘊(yùn)涵著大量聲場(chǎng)、技術(shù)知識(shí)和經(jīng)營(yíng)信息，很多內(nèi)容涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)，加強(qiáng)集中管理，對(duì)防止泄密、失密、維護(hù)集團(tuán)權(quán)益，無(wú)疑具有重要意義。

（五）有利于檔案的有效利用，實(shí)現(xiàn)資源共享

檔案管理的根本目的是利用。實(shí)行檔案數(shù)據(jù)集中管理，可對(duì)集團(tuán)公司檔案資源進(jìn)行有目的、有組織地開發(fā)利用，通過整理、加工，及時(shí)、準(zhǔn)確地為各部門提供不同類型的信息資料，真正實(shí)現(xiàn)檔案為中心工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司內(nèi)部信息資料共享。

（六）有利于檔案工作統(tǒng)一規(guī)劃，形成整體合力

檔案分散在各下屬單位自行管理，雖列入各下屬單位辦公室職責(zé)范圍，但因人員編制緊張，檔案人員往往身兼數(shù)職，無(wú)法投入主要精力從事檔案工作。而檔案數(shù)據(jù)集中管理可實(shí)現(xiàn)檔案工作的重心上移，減少各下屬單位人員編制，可以較好地解決這個(gè)問題。

（七）有利于檔案從業(yè)人員管理，提高操作規(guī)范性

因近年國(guó)有企業(yè)機(jī)構(gòu)改革，各下屬單位本部定員壓減，專職檔案員，特別是有從業(yè)資格證、有經(jīng)驗(yàn)的檔案員轉(zhuǎn)崗，新任檔案員接續(xù)不利，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)和檔案管理經(jīng)驗(yàn)。如果實(shí)行檔案數(shù)據(jù)集中管理的方式，集團(tuán)公司就可以查看到各個(gè)下屬單位制作的檔案數(shù)據(jù)，從而監(jiān)督、指導(dǎo)下屬單位新任檔案員，提高檔案數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性。

（八）有利于檔案全過程管理，保障檔案信息安全

檔案資源的形成，是文件資料全生命周期的過程管理。集團(tuán)公司通過OA 辦公系統(tǒng)，形成電子文件的全過程管理，避免了文件被修改或刪除；通過與電子檔案系統(tǒng)的鏈接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，打破文件與檔案的界限，使檔案提前介入文件生命周期；通過在OA 系統(tǒng)嵌入歸檔范圍、采集時(shí)間及保管機(jī)構(gòu)，保證了電子檔案的原始性、安全性和可持續(xù)利用。

四、企業(yè)數(shù)字檔案中心建設(shè)初探

企業(yè)數(shù)字檔案中心就是從企業(yè)集團(tuán)整體出發(fā)，建立多層級(jí)、跨地域的由成員單位單個(gè)個(gè)體數(shù)字檔案館組成的數(shù)字檔案館群體，以達(dá)到實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館群體中個(gè)體之間檔案信息資源共享的目的。為達(dá)此目的，企業(yè)集團(tuán)群體數(shù)字檔案館就要遵循“頂層設(shè)計(jì)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、試點(diǎn)引領(lǐng)、分步推進(jìn)”的建設(shè)思路，通過建設(shè)達(dá)到從企業(yè)集團(tuán)整體出發(fā)，在分層基礎(chǔ)上建成縱向一體化的群體數(shù)字檔案中心。

（一）實(shí)施策略

為與集團(tuán)公司分級(jí)管理與縱向管控結(jié)合的管理特點(diǎn)相適應(yīng)，集團(tuán)公司數(shù)字檔案中心建設(shè)也需要“縱橫結(jié)合”。一方面構(gòu)建橫向管理，通過分級(jí)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)總部與下屬單位在本級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理的定位與職責(zé)，滿足管理和業(yè)務(wù)發(fā)展要求；另一方面，構(gòu)建縱向流通，通過檔案資源上下貫通的收集方式，滿足集團(tuán)公司總部與下屬單位各個(gè)層次之間的信息共享需求。因此，集團(tuán)公司數(shù)字檔案中心建設(shè)應(yīng)采取“集中管控，分布構(gòu)建”的實(shí)施策略。

（二）實(shí)施方案

1.集團(tuán)公司方面

升級(jí)集團(tuán)公司檔案系統(tǒng)，將集團(tuán)公司單全宗的檔案系統(tǒng)升級(jí)成為多全宗的檔案系統(tǒng)；在集團(tuán)公司檔案系統(tǒng)中新增下屬單位相應(yīng)的檔案類型、基礎(chǔ)設(shè)置等，使其與下屬單位檔案系統(tǒng)的設(shè)置保持一致；設(shè)置集團(tuán)公司檔案系統(tǒng)中人員賬號(hào)的權(quán)限信息，讓集團(tuán)公司相關(guān)人員賬號(hào)能夠查看到各個(gè)下屬單位的檔案數(shù)據(jù)；調(diào)整集團(tuán)公司檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，使其支持自動(dòng)與下屬單位檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)保持同步；在集團(tuán)公司服務(wù)器上部署《檔案數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)》。

2.下屬單位方面

升級(jí)檔案系統(tǒng)，使其與集團(tuán)公司的檔案系統(tǒng)版本保持一致；調(diào)整數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，使其支持自動(dòng)與集團(tuán)公司的檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步；在下屬單位服務(wù)器上部署《檔案數(shù)據(jù)上傳系統(tǒng)》。

3.其他工作

根據(jù)企業(yè)檔案系統(tǒng)特點(diǎn)，需二次開發(fā)《檔案數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)》《檔案數(shù)據(jù)上傳系統(tǒng)》。

（三）方案特點(diǎn)

（1）部署靈活。對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的要求相對(duì)較低，只需服務(wù)器端有固定的WEB IP 地址，其他客戶端只需要能連接互聯(lián)網(wǎng)即可。

（2）數(shù)據(jù)安全。集團(tuán)公司及各個(gè)下屬單位的數(shù)據(jù)庫(kù)、FTP 無(wú)須暴露在互聯(lián)網(wǎng)。