數(shù)字化檔案在企事業(yè)單位中的設(shè)計(jì)與推廣

【摘? 要】數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展十分迅速，如今，各行業(yè)紛紛開(kāi)始應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行改革升級(jí)。數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用有效推動(dòng)了檔案工作的進(jìn)步，使其變得更加方便、快捷。論文介紹的系統(tǒng)為快信通公司的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，通過(guò)該系統(tǒng)可以對(duì)快信通目前托管的所有檔案室進(jìn)行有效的管理。其中，管理的主要內(nèi)容為：實(shí)體檔案的定位、實(shí)體檔案的利用、檔案室內(nèi)實(shí)體檔案數(shù)量及門類的統(tǒng)計(jì)、消息通訊等。

【Abstract】The development of digital technology is very rapid. Nowadays， various industries begin to apply digital technology to reform and upgrade. The development and application of digital technology effectively promote the progress of archives work， making it more convenient and fast. The system introduced in this paper is the business management system of Kuaixintong Company. Through this system， all archives rooms managed by Kuaixintong can be effectively managed. Among them， the main contents of management are： the location of physical archives， the use of physical archives， the statistics of the number and categories of physical archives in the archives rooms， message communication and so on.

【關(guān)鍵詞】電子檔案;檔案加工;實(shí)體定位

【Keywords】electronic archives; archives processing; physical location

【中圖分類號(hào)】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）12-0122-02

1 項(xiàng)目研究背景

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的改革升級(jí)，我國(guó)信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展。目前，我國(guó)各行各業(yè)都處于從紙質(zhì)辦公向電子辦公轉(zhuǎn)型升級(jí)的時(shí)代。電子檔案系統(tǒng)指的是利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)結(jié)合信息數(shù)據(jù)庫(kù)，采用軟件工程的思想，將紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)為電子檔案信息系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，電子檔案信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和保密性是尤為關(guān)鍵和重要的。

本系統(tǒng)主要目的是通過(guò)系統(tǒng)對(duì)快信通目前托管的所有檔案室進(jìn)行有效的管理，有效管理的內(nèi)容包括：實(shí)體檔案的定位、實(shí)體檔案的利用、檔案室內(nèi)實(shí)體檔案數(shù)量及門類的統(tǒng)計(jì)、消息通訊等相關(guān)功能的實(shí)現(xiàn)。

該系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)，將系統(tǒng)部署在云服務(wù)器上。系統(tǒng)整體建設(shè)分為兩個(gè)階段，第一個(gè)階段為PC端，第二階段為手機(jī)端，目前，主要建設(shè)的為PC端，后續(xù)手機(jī)端另行協(xié)商。

2 項(xiàng)目研究?jī)?nèi)容

2.1 系統(tǒng)處理的內(nèi)容

第一，檔案錄入管理。系統(tǒng)主要對(duì)通過(guò)掃描儀輸入的圖片進(jìn)行歸檔整理。按照文件的歸類要求，檔案信息的組織架構(gòu)如圖1所示。

其中，文件歸類型的檔案只擁有虛擬封面（在導(dǎo)出數(shù)據(jù)時(shí)不出現(xiàn)）。卷歸類型的檔案擁有封面，且屬于一個(gè)虛擬的文件盒（系統(tǒng)中無(wú)法查詢）。檔案封面上的字段和文件內(nèi)的字段可以通過(guò)用戶自定義進(jìn)行設(shè)置，字段分為三種類型：文本、日期、數(shù)字。一種檔案類型擁有一組封面信息和一組文件信息（檔案內(nèi)所有文件使用同一組字段信息）。除此之外，每份文件需要指定起始頁(yè)碼和終止頁(yè)碼，以便掛接圖片。在檔案管理的過(guò)程中，需要為其內(nèi)部的文件掛接掃描后的圖片。掛接分為自動(dòng)掛接和手動(dòng)掛接兩種方式。自動(dòng)掛接是根據(jù)每份文件的頁(yè)碼自動(dòng)尋找圖片（前提是圖片根據(jù)順序排列），手動(dòng)掛接是手動(dòng)選擇圖片進(jìn)行關(guān)聯(lián)。手動(dòng)掛接可分為添加、刪除兩個(gè)操作，具體功能如下：在掛接操作之前和之后均可預(yù)覽文件夾中的圖片，以便檢查掃描是否有誤、遺漏。掛接完成后圖片的順序根據(jù)圖片的文件名排列。

第二，檔案導(dǎo)入。對(duì)于嚴(yán)格遵循格式規(guī)范編寫的Excel文件可以進(jìn)行導(dǎo)入。支持的Excel模板共有兩種：文件歸檔案模板和卷歸檔案模板（由公司提供標(biāo)準(zhǔn)模板以供編程時(shí)參考，如使用過(guò)程中出現(xiàn)Excel文件與所提供的模板格式不一致，導(dǎo)致的系統(tǒng)錯(cuò)誤，本系統(tǒng)無(wú)法自動(dòng)糾正）。必須保證系統(tǒng)中先有封面，再有文件條目，否則系統(tǒng)無(wú)法正常工作。

第三，檔案導(dǎo)出。每份檔案導(dǎo)出后形成的文件：一個(gè)條目列表Excel文件和若干圖片合成的PDF文件（每個(gè)條目中的圖片合成一個(gè)PDF）。對(duì)檔案封面批量導(dǎo)出后形成一個(gè)檔案列表Excel文件。

第四，圖像處理。對(duì)于預(yù)覽狀態(tài)和掛接之后的圖片，可以進(jìn)行簡(jiǎn)單的加工。

2.2 系統(tǒng)角色

第一，系統(tǒng)管理員。系統(tǒng)管理員的主要功能包括：①用戶管理：添加和刪除用戶、重新設(shè)置用戶密碼;②設(shè)置角色：指定每個(gè)用戶的身份是錄入人員還是掃描人員;③數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：查看每個(gè)用戶的工作量（按時(shí)間范圍查看）;④案卷審核：對(duì)于其他用戶錄入、掛接的檔案進(jìn)行審查，符合要求的通過(guò)審核，不符合要求的退回修改。第二，錄入人員。錄入人員的主要功能包括：①封面、條目錄入：詳見(jiàn)第一部分“檔案錄入管理”;②任務(wù)查看：查看完成的任務(wù)狀態(tài)，對(duì)于退回修改的任務(wù)重新修改。第三，掃描人員。檔案圖片掛接：詳見(jiàn)第一部分“檔案錄入管理”。

對(duì)于每一個(gè)系統(tǒng)角色，都擁有登錄、修改密碼的功能。

2.3 其他說(shuō)明

第一，瀏覽器兼容性。由于本系統(tǒng)只局限在公司內(nèi)部使用，因此，為縮短開(kāi)發(fā)周期，使用了快速開(kāi)發(fā)的前端框架，不保證在所有瀏覽器中正常工作。另外，處理圖片過(guò)程中所采用的最新的HTML5標(biāo)準(zhǔn)，也不兼容某些版本過(guò)舊的瀏覽器。開(kāi)發(fā)完成后，研發(fā)團(tuán)隊(duì)提供一份經(jīng)過(guò)測(cè)試，完整支持本系統(tǒng)的瀏覽器版本清單，建議用戶使用清單推薦的瀏覽器進(jìn)入本系統(tǒng)。第二，圖像加工。圖像加工的功能類似于Photoshop，操作上具有一定的技巧性。研發(fā)團(tuán)隊(duì)將系統(tǒng)部署完畢后，免費(fèi)為用戶提供一次培訓(xùn)服務(wù)。第三，檔號(hào)的自動(dòng)生成。系統(tǒng)自動(dòng)生成導(dǎo)出文件的檔號(hào)。針對(duì)不同類型的檔案，系統(tǒng)后臺(tái)擁有不同的檔號(hào)規(guī)則。檔號(hào)規(guī)則由系統(tǒng)管理員根據(jù)錄入的各種字段自定義生成。因?yàn)闄n號(hào)里沒(méi)有文字，要求系統(tǒng)具有轉(zhuǎn)碼功能，即將某字段的文字信息轉(zhuǎn)為相應(yīng)的數(shù)字信息。第四，自動(dòng)掛接時(shí)的錯(cuò)誤提示。在掛接圖像文件時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)判斷掛接的圖像頁(yè)數(shù)與錄入的頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)停止掛接并彈出錯(cuò)誤提示窗口。第五，崗位的劃分。將圖像處理和圖像掛接分成兩個(gè)崗位，圖像處理完成后再進(jìn)行掛接。

3 項(xiàng)目成果及推廣

①基礎(chǔ)理論成果：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完成論文兩篇《電子檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)的安全策略研究》，發(fā)表于2017年9月，發(fā)表刊物《科技展望》;《檔案電子信息認(rèn)證平臺(tái)設(shè)計(jì)及其功能實(shí)現(xiàn)》，發(fā)表于同年10月，發(fā)表刊物《科技展望》。②應(yīng)用型技術(shù)成果：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在2018年項(xiàng)目驗(yàn)收之后，該項(xiàng)目首次被部署在高新區(qū)科技城檔案委托管理公司快信通服務(wù)器上進(jìn)行試運(yùn)行。該項(xiàng)目繼續(xù)在市場(chǎng)上做進(jìn)一步推廣。目前，山東、河南的檔案管理公司有意應(yīng)用該產(chǎn)品進(jìn)行數(shù)字化電子檔案管理。

4 項(xiàng)目成果的創(chuàng)新點(diǎn)、先進(jìn)性

4.1 提高檔案管理水平

當(dāng)前，在信息技術(shù)和掃描技術(shù)得到有效利用的背景下，再加上檔案管理人員綜合技能的提升，檔案管理數(shù)字化是一種必然趨勢(shì)。事實(shí)上，實(shí)現(xiàn)管理數(shù)字化，不僅方便檔案信息資源的整理和歸檔，還能方便查詢，可以有效滿足使用者的需要，促進(jìn)檔案管理服務(wù)質(zhì)量提升。

4.2 推進(jìn)數(shù)字化檔案的軟、硬件設(shè)施建設(shè)

在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，必須加強(qiáng)軟、硬件設(shè)施的建設(shè)，這不僅是企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的基本前提，同時(shí)，也是其順利運(yùn)行的基本保障。首先，優(yōu)化配置各種資源，為檔案部門配備必要的硬件設(shè)施。各企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，為各自檔案館室配備必要的計(jì)算機(jī)、掃描儀等基本設(shè)備，并隨著需求發(fā)展不斷升級(jí)完善。其次，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是企業(yè)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，每年要定期聽(tīng)取檔案數(shù)字化建設(shè)匯報(bào)，了解檔案數(shù)字化建設(shè)工作情況，提出要求、下達(dá)任務(wù)，關(guān)心和支持這一工作，創(chuàng)造條件投入資金、配置先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，幫助解決工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題。

4.3 建立數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)體系

檔案數(shù)字化建設(shè)是一種基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的數(shù)字化檔案信息資源共享的檔案管理系統(tǒng)，是一個(gè)面向?qū)ο蟮姆植际骄W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)模式，是由一個(gè)個(gè)相對(duì)獨(dú)立的電子檔案實(shí)體組成的。要對(duì)這些分散的檔案信息資源進(jìn)行組織控制，就必須有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)等，這些標(biāo)準(zhǔn)也僅僅是幾個(gè)主要的標(biāo)準(zhǔn)。而實(shí)際上，在檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)體系，是一個(gè)系統(tǒng)，因此，企業(yè)要結(jié)合實(shí)際，迅速建立一個(gè)具有企業(yè)特色的標(biāo)準(zhǔn)化體系，用來(lái)明確各業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中的地位、職責(zé)、定位。

【參考文獻(xiàn)】

【1】張雅欣.關(guān)于檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新[J].中國(guó)科技博覽，2018（18）：145.

【2】高曉莉.信息安全在人力資源檔案數(shù)字化管理中的有效運(yùn)用[J].現(xiàn)代營(yíng)銷（經(jīng)營(yíng)版），2019（08）：20-21.

【3】朱桂紅.資源共享視域下自然資源檔案數(shù)字化管理策略研究[J].浙江檔案，2020（09）：63-64.

【基金項(xiàng)目】Ky-xjy704-IPv6過(guò)渡技術(shù)中安全協(xié)議分析及應(yīng)用研究。

【作者簡(jiǎn)介】張嫻（1981-），女，江蘇蘇州人，講師，從事信息安全技術(shù)研究。