新時期做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考

孫潔

摘 要： 人事檔案是機關(guān)事業(yè)單位在人事管理活動中所形成的，檔案管理也是人事管理制度的核心內(nèi)容，近年來隨著改革的不斷推進，機關(guān)事業(yè)單位在服務體系中有了更高的要求，事業(yè)單位的人事檔案管理工作模式也要隨之發(fā)生改變，檔案管理的水平必須提升，就此對當前機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作不足做簡要分析，并提出幾點改進建議，以期讓我們的人事檔案管理工作更加高效化、規(guī)范化、科學化，發(fā)揮出人事檔案的更多的實用價值。

關(guān)鍵詞： 機關(guān)事業(yè)單位;人事檔案;管理

【中圖分類號】G271 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.38.284

人事檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，記錄了單位內(nèi)每個人的自然情況、思想水平、專業(yè)能力、歷史和現(xiàn)實表現(xiàn)以及獎懲情況等，是單位職工的一個縮影，是職工晉升、調(diào)動的參考依據(jù)，人事檔案具有很高的憑證價值和參考價值，因此要確保人事檔案的真實、準確、嚴謹，提高機關(guān)事業(yè)單位人事檔案的管理水平，在一定程度上也反映出了單位的管理能力，在當前社會發(fā)展順應市場經(jīng)濟的大趨勢下，機關(guān)事業(yè)單位也要將人事檔案管理意識提前，改變傳統(tǒng)檔案管理的滯后性，逐漸完善優(yōu)化人事檔案管理體系，強化單位運行基石。

1 人事檔案的價值

1.1 人事檔案是個人情況的真實展示

人事檔案是個人信息的全面收集和展示，它所記載的個人學習工作經(jīng)歷、獎懲情況反映了這個人的文化專業(yè)水平;履歷表、自我鑒定反映了其經(jīng)歷，家庭和社會關(guān)系;年度考核成績則反映出這個人在不同時期的真實表現(xiàn)和組織評價;入團、入黨、晉升等材料則是組織培養(yǎng)人才的重要依據(jù);崗位工作的實際情況、科研成果則顯示出這個人的工作專業(yè)技術(shù)水平和潛在能力，是調(diào)崗任職，人盡其才的重要參考。

1.2 人事檔案是單位用人的參考依據(jù)

人事檔案具有真實性、嚴謹性、機密性的特點，是按照一定程序保存起來的個人情況資料，人事檔案資料是機關(guān)事業(yè)單位順利開展工作，優(yōu)化崗位職能的重要的參考依據(jù)，人員調(diào)配、工作安排、組織培訓等活動都離不開人事檔案，正確用人能讓單位的運行效率更高，工作效果更好，提高人事檔案管理工作水平對于人力資源配置有著非常重要的作用。

1.3 人事檔案是重要的信息資源

人才是第一生產(chǎn)力，無論是在機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)還是國家建設(shè)的各個領(lǐng)域，全面了解人才，選拔人才，培養(yǎng)人才，能有效提升國家競爭軟實力，對經(jīng)濟發(fā)展社會進步有極大的推動作用。

2 機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的不足

2.1 傳統(tǒng)管理思想落后，人事檔案管理重視度不足

機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作受到傳統(tǒng)工作模式的影響，具有一定的局限性，工作形成了思維定式，管理方式和管理經(jīng)驗已經(jīng)深入人心，很少有創(chuàng)新改善，在當今社會飛速發(fā)展的環(huán)境下，已顯露出能不適應的態(tài)勢，再加上人事檔案管理工作的重要性并沒有得到更多的重視，在工作改革優(yōu)化方面的進度就十分緩慢。

2.2 人事檔案管理人員意識不強，水平不高

受整體工作氛圍的影響，人事檔案管理工作人員對于自己的工作態(tài)度也有些許的滯后性，檔案管理的積極性不高，責任意識逐漸淡化，檔案管理部門工作松懈，一直是處于對檔案的被動收集整理中，但是人事檔案管理其實是一項要求專業(yè)水平非常高的工作，內(nèi)容復雜操作難度大，要想精準、完備的整理人事檔案還是必須要專業(yè)的檔案管理人員來開展工作，但是目前機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員大多邊緣化，不具備專業(yè)技能，而單位內(nèi)部對于檔案管理工作人員的專業(yè)培訓又不到位，使得檔案管理的效率十分低下，工作內(nèi)容不明確，制度不完善，工作人員整體素質(zhì)不高，管理意識不強，影響了檔案的收集管理工作效果。

2.3 人事檔案管理建設(shè)落后，檔案資源利用率低

在人事檔案管理體系建設(shè)方面一些單位并沒有單獨提出來自成一系，而是歸于綜合檔案管理部門進行管理，人事檔案的管理工作重心分散，缺乏規(guī)范性，有的人事檔案是由部門在管理的，沒有統(tǒng)一起來，出現(xiàn)管用分離的狀態(tài)，對工作的順利開展也是不利的。另外一方面，現(xiàn)在信息化管理發(fā)展很快，但是在一些單位的人事檔案管理工作中的信息化投入不大，停留在初步的信息數(shù)字化階段，真正發(fā)揮信息化檔案功能的不多，并且由于缺乏統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標準和規(guī)范，人事檔案的借閱查詢費時費力，存在重保密輕利用的情況，還沒有實現(xiàn)人事檔案資源共享，檔案服務處于被動的狀態(tài)，無法真正發(fā)揮檔案價值。

3 提高機關(guān)事業(yè)單位認識檔案管理水平的策略

3.1 制度化、規(guī)范化、標準化人事檔案管理工作

要建立起完整的人事檔案管理規(guī)章制度，明確管理的工作內(nèi)容、流程、崗位職責、獎懲機制、考核機制等一系列相關(guān)制度，獨立設(shè)置人事檔案管理部門，有專門的地方來存放人事檔案，對人事檔案進行系統(tǒng)的收集、整理、歸類、保存，電子檔案要與紙質(zhì)檔案相一致，并且存好備份，避免隨意改動。管理人員的工作要責權(quán)明晰，嚴格管理手續(xù)，如有發(fā)現(xiàn)問題，第一時間進行解決處理并追責，確保人事檔案管理工作能夠有序開展。

3.2 及時更新、定期修復人事檔案

人事檔案資料是動態(tài)化的，是隨著人的工作學習變動而一直在更新的狀態(tài)，檔案生成后要注意檔案的補充、更新、完善，確保檔案的真實性、準確性和權(quán)威性，還要定期對檔案進行核查，發(fā)現(xiàn)損壞丟失的部分要及時修正，所有的檔案材料交接都要嚴格按照程序辦理，認真細致核對，交接簽字蓋章，確保檔案安全。

3.3 做好人事檔案的信息化管理，保障信息安全

建立人事檔案資源信息庫，整合人事檔案資料，逐步實現(xiàn)資源共享，挖掘人事檔案潛在利用價值;科學管理信息庫，做好信息庫的權(quán)限設(shè)置;建立信息庫的安全保障機制，防止病毒、黑客攻擊;加強檔案管理工作人員的安全意識，培訓安全技能，保障紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的存儲安全。

3.4 強化人事檔案管理隊伍，提高管理人員待遇

對于機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部，要招攬檔案管理的專業(yè)人才，給予一定的薪資待遇和職業(yè)發(fā)展機會，留住人才，提高人事檔案管理隊伍的整體水平;對于已有的檔案管理工作人員要加強檔案專業(yè)管理技能的培訓和學習，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì);加強對檔案管理工作人員的管理意識的強化，緊跟社會發(fā)展的腳步，及時吸取檔案管理的先進理念，改變傳統(tǒng)檔案管理的滯后思想，讓檔案管理工作具有超前意識，活躍檔案管理部門的工作氛圍，更好地投入檔案管理的事業(yè)中去。