電子文件在線歸檔“四性”檢測(cè)實(shí)踐初探

王青 馬小亮

摘 要：真實(shí)性、完整性、可用性和安全性是電子檔案的重要屬性，“四性”檢測(cè)是電子文件接收過(guò)程中，保證這些屬性的一種重要手段。在檔案系統(tǒng)和PDM接口開(kāi)發(fā)過(guò)程中，對(duì)“四性”檢測(cè)的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了初步探索，本文對(duì)實(shí)現(xiàn)過(guò)程及實(shí)現(xiàn)效果進(jìn)行了描述，為“四性”檢測(cè)的最終實(shí)現(xiàn)提供參考。

關(guān)鍵詞：電子文字;歸檔;“四性檢測(cè)”;實(shí)踐

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.101

隨著信息化建設(shè)的推進(jìn)，越來(lái)越多的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)上線使用，如檔案管理系統(tǒng)、PDM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、知識(shí)管理系統(tǒng)、軟件工程化系統(tǒng)以及合同管理系統(tǒng)等。通過(guò)和檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)集成，大量的電子文件通過(guò)接口將被推進(jìn)檔案系統(tǒng)內(nèi)，那么如何保障接收電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性及安全性（即“四性”），已成為檔案電子信息化管理中亟待解決的問(wèn)題。針對(duì)這一問(wèn)題，結(jié)合“四性”檢測(cè)要求，筆者在檔案系統(tǒng)和PDM系統(tǒng)的接口開(kāi)發(fā)過(guò)程中，進(jìn)行了初步實(shí)踐。

1 “四性”檢測(cè)的定義和意義

1.1 “四性”檢測(cè)的定義

DA/T70-2018對(duì)“四性”的定義為：

1）真實(shí)性，是指電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景與形成時(shí)的原始狀況相一致的性質(zhì);2）完整性，是指電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全沒(méi)有被破壞、變異或丟失的性質(zhì);3）可用性，是指電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)或理解的性質(zhì);4）安全性，是指電子檔案的管理過(guò)程可控、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)可靠，未被破壞、未被非法訪問(wèn)的性質(zhì)。

1.2 “四性”檢測(cè)的意義

隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，越來(lái)越多的電子文件歸檔到檔案系統(tǒng)，電子文件將逐步取代紙質(zhì)文件，成為主要的檔案管理對(duì)象。電子檔案“四性”檢測(cè)是保證電子文件、電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的重要手段，也是確保電子檔案憑證價(jià)值、查考價(jià)值和保存價(jià)值的重要措施。因此，在電子文件接收以及電子檔案管理過(guò)程中，“四性檢測(cè)”具有舉足輕重的作用。

2 PDM接口開(kāi)發(fā)及“四性”檢測(cè)的實(shí)現(xiàn)過(guò)程

2.1 接口集成方式

檔案系統(tǒng)和PDM系統(tǒng)之間的接口采用Web Service的方式及SOAP協(xié)議來(lái)實(shí)現(xiàn)集成。檔案系統(tǒng)作為服務(wù)提供者，發(fā)布Web Service服務(wù); PDM系統(tǒng)作為服務(wù)請(qǐng)求者，請(qǐng)求服務(wù)。

Web Service是使原來(lái)各孤立的站點(diǎn)之間的信息能夠相互通信、共享而提出的一種接口，是建立可互操作的分布式應(yīng)用程序的新平臺(tái)，其定義了應(yīng)用程序如何在Web實(shí)現(xiàn)互操作性。Web Service所使用的是統(tǒng)一、開(kāi)放的標(biāo)準(zhǔn)，如HTTP、XML、SOAP（簡(jiǎn)單對(duì)象訪問(wèn)協(xié)議）、WSDL等，所以Web Service可以在任何支持這些標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)境（Windows，Linux，Unix）中使用。Web Service具有平臺(tái)無(wú)關(guān)性、普遍性、易于使用等優(yōu)點(diǎn)，可以溝通不同平臺(tái)、編程語(yǔ)言和組件模型中的不同類型系統(tǒng)，方便地實(shí)現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)之間的集成。

2.2 集成方式的優(yōu)點(diǎn)

采用Web Service方式具有以下特點(diǎn)：

1）實(shí)時(shí)性好，PDM系統(tǒng)中調(diào)用Web Service方法，可以實(shí)時(shí)將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)中;2）通用和擴(kuò)展性好，雙方系統(tǒng)的耦合度低，一方的需求和系統(tǒng)變動(dòng)不會(huì)帶來(lái)另一方開(kāi)發(fā)工作量的增加;3）安全性好，雙方只需溝通傳遞的數(shù)據(jù)內(nèi)容和格式，均不需要了解對(duì)方的數(shù)據(jù)庫(kù)地址、表結(jié)構(gòu)，不會(huì)對(duì)對(duì)方數(shù)據(jù)造成潛在危險(xiǎn)。

2.3 接口“四性”檢測(cè)內(nèi)容及實(shí)現(xiàn)過(guò)程

2.3.1 真實(shí)性檢測(cè)

在真實(shí)性檢測(cè)過(guò)程中，對(duì)電子文件內(nèi)容、電子文件元數(shù)據(jù)及相關(guān)的目錄信息等內(nèi)容、技術(shù)信息屬性進(jìn)行了檢測(cè)，主要包括以下內(nèi)容。

1）目錄信息檢測(cè)：PDM將電子文件相關(guān)的目錄信息寫(xiě)入XML結(jié)構(gòu)中，檔案系統(tǒng)接收到XML結(jié)構(gòu)后，歸檔接口檢測(cè)目錄信息是否符合檔案著錄規(guī)則要求，包括數(shù)據(jù)類型、長(zhǎng)度、格式、值域以及信息內(nèi)容是否合理等。2）目錄和電子文件關(guān)聯(lián)準(zhǔn)確性檢測(cè)：檢測(cè)電子文件與目錄信息是否關(guān)聯(lián)。關(guān)聯(lián)信息包括：電子文件名稱、電子文件大小以及電子文件的哈希值。3）電子文件名稱檢測(cè)：對(duì)比PDM上傳的電子文件名稱是否與XML結(jié)構(gòu)中電子文件關(guān)聯(lián)信息的文件名稱相同（包括擴(kuò)展名稱）。4）電子文件大小檢測(cè)：獲取PDM上傳的電子文件，計(jì)算文件大小是否與XML結(jié)構(gòu)中電子文件關(guān)聯(lián)信息的文件相同（單位為（KB）字節(jié)）。5）電子文件哈希檢測(cè)：通過(guò)MD5算法計(jì)算PDM上傳的電子文件的哈希值，對(duì)比哈希值是否與XML結(jié)構(gòu)中電子文件關(guān)聯(lián)信息的文件哈希值相同（MD5算法）。

2.3.2 完整性檢測(cè)

在完整性的檢測(cè)過(guò)程中，對(duì)電子文件內(nèi)容、元數(shù)據(jù)及其相關(guān)目錄信息內(nèi)容完整、項(xiàng)目齊全等進(jìn)行檢測(cè)，主要包括以下內(nèi)容。

1）電子文件類型檢測(cè)：檢測(cè)電子檔案類型與移交接收類型是否一致，包括變更單、圖紙及簽署頁(yè)等。 2）目錄項(xiàng)目完整性檢測(cè)：按照檔案著錄規(guī)則檢測(cè)檔案目錄項(xiàng)目是否填寫(xiě)齊全（必填項(xiàng)檢驗(yàn)）。3）電子文件完整性檢測(cè)：檢測(cè)每條歸檔的電子目錄是否都有對(duì)應(yīng)的電子文件（一對(duì)一，或者一對(duì)多）。

2.3.3 可用性檢測(cè)

在可用性檢測(cè)過(guò)程中，對(duì)電子檔案的目錄數(shù)據(jù)、電子檔案內(nèi)容能夠長(zhǎng)期保存，并被合法用戶無(wú)障礙地使用進(jìn)行檢測(cè)，主要包括以下內(nèi)容。

1）目錄數(shù)據(jù)可用性檢測(cè)：檢測(cè)電子檔案目錄數(shù)據(jù)是否可以被正常檢索（條目檢索）。2）電子檔案內(nèi)容可用性檢測(cè)：檢測(cè)電子檔案內(nèi)容是否可以被正常打開(kāi)和瀏覽（全文檢索）。

2.3.4 安全性檢測(cè)

在電子檔案安全性檢測(cè)過(guò)程中，對(duì)電子檔案具有安全保管和長(zhǎng)期可用的環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)，主要包括以下內(nèi)容。

1）目錄數(shù)據(jù)安全性檢測(cè)：檢測(cè)著錄項(xiàng)目中的密級(jí)和控制標(biāo)識(shí)是否規(guī)范，確保電子檔案利用安全。2）按照“四性”檢測(cè)要求，應(yīng)該對(duì)電子文件進(jìn)行病毒檢測(cè)，檢測(cè)電子文件是否感染木馬或病毒，確保電子檔案保存和利用安全。實(shí)現(xiàn)這一功能需要和殺毒軟件進(jìn)行開(kāi)發(fā)集成，在本次接口開(kāi)發(fā)中暫未病毒檢測(cè)。

3 實(shí)現(xiàn)效果

通過(guò)在檔案系統(tǒng)和PDM系統(tǒng)接口增加了“四性”檢測(cè)功能，除了病毒檢測(cè)外，基本實(shí)現(xiàn)了對(duì)PDM在線歸檔數(shù)據(jù)的“四性”檢測(cè)，確保了電子文件、電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性及安全性，同時(shí)，也促進(jìn)了電子文件及歸檔過(guò)程的規(guī)范性。

1）能夠準(zhǔn)確無(wú)誤地將電子文件元數(shù)據(jù)和電子文件歸檔到檔案系統(tǒng)中，保證在歸檔過(guò)程中數(shù)據(jù)不丟失、不被篡改。確保了歸檔電子文件的真實(shí)性。2）通過(guò)對(duì)歸檔條目信息屬性以及電子文件關(guān)聯(lián)關(guān)系的校驗(yàn)，能夠確保歸檔數(shù)據(jù)的完整性，使不符合歸檔要求的數(shù)據(jù)被拒退回，并提示歸檔人必須完善所有歸檔信息后才能正確歸檔。提高了歸檔文件信息的完整性及規(guī)范性。3）避免檔案人員手工錄入條目和掛接電子文件，以及這一過(guò)程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤。檔案利用者可能通過(guò)條目檢索、全文檢索快速的獲取檔案信息。在確保電子可用的同時(shí)，提高了檔案管理和檔案利用的效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

目前檔案界對(duì)“四性”檢測(cè)的研究還處于起步階段，實(shí)踐領(lǐng)域的成功案例也很少。基于這種情況，在這次PDM接口開(kāi)發(fā)過(guò)程中，對(duì)“四性”檢測(cè)的功能實(shí)現(xiàn)也僅僅是一個(gè)初步的探索，還存在一些不足，比如，病毒檢測(cè)未能實(shí)現(xiàn)，隨著進(jìn)一步的使用及“四性”檢測(cè)技術(shù)的成熟，還有待進(jìn)一步改進(jìn)優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)

[1]DA/T70-2018.《文件類電子檔案檢測(cè)一般要求》

[2]駱建珍，楊安榮，馬來(lái)娣.電子檔案“四性”檢測(cè)要求及其實(shí)現(xiàn)方法[J].浙江檔案，2017（12）：27-30.

作者簡(jiǎn)介

王青，女，副研究館員，研究方向：科研院所檔案信息化建設(shè)，數(shù)字檔案館建設(shè);產(chǎn)品檔案管理。