高校人事檔案數(shù)字化管理的實(shí)施策略與路徑

郭俊

【摘要】在當(dāng)下我國信息技術(shù)高速發(fā)展的時代背景下，紙質(zhì)的高校人事檔案已經(jīng)無法再滿足當(dāng)今社會發(fā)展中各大高校對校內(nèi)人力資源的需求，并且由于當(dāng)前我國市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的高校人才流動性特別大，所以造成高校紙質(zhì)人事檔案在時效性上無法做到統(tǒng)一，而人事檔案數(shù)字化管理則恰恰解決了這一難題，在參與人事檔案相關(guān)工作時采用數(shù)字化的工作形式大大提高了高等學(xué)校人事檔案的利用效率和利用質(zhì)量。接下來，筆者將通過閱讀相關(guān)高等學(xué)校在涉及到與人事檔案有關(guān)工作方面的改革措施和路徑探究的相關(guān)理論文獻(xiàn)，并通過分析高等學(xué)校在其工作中對數(shù)字化工作形式的應(yīng)用，對其具體的實(shí)施策略和路徑做出合理的分析和探究，以希求為廣大從業(yè)者提供科學(xué)、合理且行之有效的管理策略與管理路徑的借鑒。

【關(guān)鍵詞】高等學(xué)校? 人事檔案? 數(shù)字化管理? 實(shí)施策略與路徑

高校人事檔案是對高校內(nèi)部人力資源的各項(xiàng)信息進(jìn)行準(zhǔn)確記錄和有效反饋的主要途徑之一，對于高校內(nèi)部人力資源的科學(xué)的使用和價值的發(fā)揮具有極其重要的推動作用，高校人事檔案本身具有一定的復(fù)雜性、多樣性及邏輯性，這就從根本上決定了相關(guān)從業(yè)者依據(jù)自身豐富的管理經(jīng)驗(yàn)采取的慣性制度無法適用于當(dāng)下我國各大高?？焖侔l(fā)展的需求?；诖?，需要我們不斷推進(jìn)高等學(xué)校對內(nèi)部人員個人信息的收集、歸納、整理和使用的相關(guān)工作的信息計(jì)劃化進(jìn)程，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息技術(shù)更加高效的為高等學(xué)校潛在的人力資源開發(fā)工作和使用工作服務(wù)的作用，并使高等學(xué)校內(nèi)部從事相關(guān)工作的工作人員的工作效率和工作水平呈不斷上升的趨勢。通過筆者多年來從事高等學(xué)校內(nèi)部相關(guān)工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和理論研究發(fā)現(xiàn)，高等學(xué)校對員工個人信息的收集、歸納、整理和使用的相關(guān)工作是一項(xiàng)具有長期特質(zhì)和綜合特質(zhì)的工作，它不僅需要通過數(shù)字化管理系統(tǒng)對現(xiàn)存的高校人事檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確、合理的有效整合和管理，同時還需要校內(nèi)相關(guān)工作人員從本校對此類工作的實(shí)際需求出發(fā)，結(jié)合國家相關(guān)規(guī)定的變化及時對高等學(xué)校內(nèi)部的人事資源信息進(jìn)行科學(xué)的更新和歸納整理，并最終根據(jù)高校人力資源管理的需求對人事檔案管理的內(nèi)容和方法進(jìn)行合理的優(yōu)化升級。

一、利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)量化人事檔案的優(yōu)勢

（一）保護(hù)高?，F(xiàn)存人事檔案，縮短人事檔案查詢時間

在展開高等學(xué)校內(nèi)部人員個人信息收集、整理、歸納和使用的相關(guān)工作時，利用計(jì)算機(jī)和掃描儀等信息技術(shù)將內(nèi)部人員的個人信息掃描和存儲至計(jì)算機(jī)或硬盤內(nèi)，從而方便工作人員通過統(tǒng)計(jì)技術(shù)量化管理對象和管理行為，進(jìn)而再把高等學(xué)校內(nèi)部人員的個人信息上傳至校園內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，這樣便將校內(nèi)人員的個人信息通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)拷貝成了電子副本，這樣不僅能夠?qū)Ω咝?nèi)部原始的紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)、有效的儲存保護(hù)，還能提高高校人事檔案的使用效率和使用范圍，并提高了高等學(xué)校內(nèi)部高層管理干部查閱校內(nèi)人員個人信息的效率，及高等學(xué)校內(nèi)部相關(guān)工作人員對人事檔案信息的更新和管理提供了莫大便利。

（二）備份高校現(xiàn)存人事檔案，謹(jǐn)防人事檔案隨意篡改

當(dāng)高校人事檔案經(jīng)過數(shù)字化處理之后，高校高層管理人員在日常工作中使用人事檔案時只需利用其電子人事檔案即可，這樣就能使校內(nèi)人員個人資料的紙質(zhì)版合理規(guī)避掉損壞或篡改的風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，借用計(jì)算機(jī)、通信和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)管理高等學(xué)校內(nèi)部人員的個人信息的工作的實(shí)現(xiàn)，不僅能夠使人員個人信息的紙質(zhì)版和電子版保持一致，并且通過對同一人員不同類型的兩種人事檔案信息的對比，可以及時發(fā)現(xiàn)該人員的人事檔案信息是否經(jīng)歷過人為的篡改。對于更改人事檔案信息的人事檔案，還可以采用分批次處理的方式，并實(shí)行多人異地儲存、管理策略，聯(lián)動多個從事相關(guān)專業(yè)性工作的部門或校內(nèi)管理工作部門進(jìn)行審核和儲存，以最大限度的確保校內(nèi)工作人員人事檔案的安全性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

二、通過計(jì)算機(jī)、通訊和網(wǎng)絡(luò)管理高等學(xué)校人事檔案的策略

（一）配置完備校內(nèi)計(jì)算機(jī)、通訊和網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施

由于相關(guān)工作的實(shí)施是需要以計(jì)算機(jī)、通訊和網(wǎng)絡(luò)為依托的，這就需要各大高等院校要在校園內(nèi)部配置完備所需的計(jì)算機(jī)、各類通訊設(shè)備，以及專項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施，因此，各大高等學(xué)校的高層干部就要從各自學(xué)校本身的經(jīng)濟(jì)狀況和財(cái)政預(yù)算入手，合理配置構(gòu)建數(shù)字化人事檔案管理工作所需要的相關(guān)電子設(shè)備、掃描設(shè)備和存儲設(shè)備等硬件設(shè)施。與此同時，在高等學(xué)校內(nèi)部從事相關(guān)工作的工作人員還要結(jié)合本校自身的工作發(fā)展現(xiàn)狀，創(chuàng)造性地研發(fā)對校內(nèi)員工個人信息資料進(jìn)行收集、整理、歸納和使用的系統(tǒng)管理策略和管理制度，并以此為基礎(chǔ)構(gòu)建安全、完善的人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺和人事檔案網(wǎng)絡(luò)有限共享平臺，從而加強(qiáng)對該網(wǎng)絡(luò)平臺的實(shí)時監(jiān)護(hù)和防護(hù)工作，最終以此為相關(guān)工作的高速發(fā)展打下夯實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）相關(guān)從業(yè)者要改善目前的工作管理方式

倘若要迫切實(shí)現(xiàn)對高等學(xué)校內(nèi)部人員個人信息資料的管理能夠通過計(jì)算機(jī)、通訊和網(wǎng)絡(luò)完成，就必須從高等學(xué)校自身的相關(guān)工作情況和發(fā)展進(jìn)度出發(fā)，考慮到迫切需要轉(zhuǎn)型的方面，再以此為出發(fā)點(diǎn)研發(fā)和確定下真正適宜的認(rèn)識檔案信息化管理方法和管理策略。進(jìn)而，在確定人事檔案信息化管理制度和管理策略的基礎(chǔ)上對其細(xì)節(jié)工作做出相應(yīng)的改革，比如統(tǒng)一人事檔案數(shù)字化錄入、保存的格式與標(biāo)準(zhǔn)，從而在貫徹落實(shí)相關(guān)工作的同時轉(zhuǎn)變其數(shù)字化管理的方式，并最終實(shí)現(xiàn)各大高等學(xué)校內(nèi)部人員電子版?zhèn)€人信息資料的正確率和高效性的管理目標(biāo)。

（三）組織相關(guān)工作人員的技能培訓(xùn)

要想提高相關(guān)工作人員在工作方面的專業(yè)性和在保證質(zhì)量的前提下提高效率，就要加強(qiáng)對工作人員數(shù)字化管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和對工作人員思想道德建設(shè)的培訓(xùn)，力圖在提升相關(guān)工作人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)操控的熟練程度的同時，轉(zhuǎn)變他們的工作理念和工作態(tài)度，使相關(guān)工作人員深刻的理解利用計(jì)算機(jī)、通訊和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)展開相關(guān)工作的意義，進(jìn)而提高自身學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)技能和專業(yè)知識的積極性和主動性。

三、結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前我國各大高等學(xué)校在相關(guān)工作中利用計(jì)算機(jī)、通訊和網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)象呈全面化趨勢。要想正確認(rèn)識并合理解決數(shù)字化管理工作轉(zhuǎn)型中遇到的各種問題，就要從對人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善入手，通過對相關(guān)工作的規(guī)范化整合、管理方式的優(yōu)質(zhì)化提升和工作人員專業(yè)管理技術(shù)能力的培訓(xùn)，推動計(jì)算機(jī)、通訊和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)在相關(guān)工作中的有效運(yùn)用。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳媛華.高校實(shí)施人事檔案數(shù)字化管理的必然性分析[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2020，（9）：24-26.