探究集團(tuán)企業(yè)集中采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制相關(guān)問題

王慧鵬

摘 要：目前，我國各大企業(yè)在采購的過程中，大多數(shù)都會(huì)選擇集中采購這種模式。集中采購模式規(guī)模大，相較于其他采購模式更具規(guī)范化，而且還能夠有效降低采購過程中的支出成本，提高采購資金的使用效率和水平。因此，強(qiáng)化集團(tuán)企業(yè)集中采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制具有非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)企業(yè);集中采購;內(nèi)部控制

集中采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制是企業(yè)經(jīng)營管理中的重要組成部分。但從現(xiàn)階段集團(tuán)企業(yè)集中采購的發(fā)展進(jìn)程看，其采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制方面存在諸多問題，導(dǎo)致集團(tuán)企業(yè)難以對(duì)內(nèi)部進(jìn)行有效管理，以致于各種腐敗浪費(fèi)采購物資等狀況產(chǎn)生，從而對(duì)企業(yè)發(fā)展具有一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。因此，集團(tuán)企業(yè)必須要強(qiáng)化對(duì)集中采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制，從整體上加強(qiáng)集團(tuán)企業(yè)經(jīng)營管理的水平，推進(jìn)集團(tuán)企業(yè)得以健康、可持續(xù)發(fā)展。

一、集團(tuán)企業(yè)集中采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制發(fā)展現(xiàn)狀

（一）采購流程規(guī)范

皇城相府集團(tuán)為規(guī)范采購過程中的弊端和降低各企業(yè)材料成本，實(shí)施集中采購，大橋煤業(yè)也在其中，具體流程由各單位將材料需求報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批后送至集團(tuán)物資管理部。具體情況如下：

（1）每月1-5號(hào)由物資管理部統(tǒng)一進(jìn)價(jià)向社會(huì)供應(yīng)商公開招標(biāo)，有資質(zhì)價(jià)低者優(yōu)先中標(biāo)

（2）由物資管理部統(tǒng)一下放準(zhǔn)購單

（3）由供應(yīng)商送貨至需求單位

（4）需求單位根據(jù)自己報(bào)貨的型號(hào)和貨物本身質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，入產(chǎn)后才能結(jié)算

供應(yīng)環(huán)節(jié)屬于財(cái)務(wù)主管分管，在供應(yīng)環(huán)節(jié)提出自己的意見和建議，規(guī)范各環(huán)節(jié)中的各種制度，最終讓企業(yè)在采購供應(yīng)環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)得以降低，使企業(yè)成本得以降低

（二）存在問題

1、缺乏內(nèi)控意識(shí)

在集團(tuán)企業(yè)經(jīng)營管理過程中，大多數(shù)集團(tuán)企業(yè)內(nèi)控意識(shí)不足，更不用說強(qiáng)化集中采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制。內(nèi)部控制指對(duì)集團(tuán)企業(yè)經(jīng)營管理全過程的控制，不僅如此，還需要集團(tuán)企業(yè)從上到下全體工作人員積極參與的控制。但是大部分的集團(tuán)企業(yè)并沒有建立專門的獨(dú)立內(nèi)控管理部門，此外，在進(jìn)行職員培訓(xùn)后也沒有進(jìn)行內(nèi)控管理方面的學(xué)習(xí)和交流。由此，導(dǎo)致員工在工作崗位中存在不規(guī)范現(xiàn)象，而集團(tuán)企業(yè)集中采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的水平也隨之降低。

2、權(quán)責(zé)分配不當(dāng)

由于集團(tuán)企業(yè)現(xiàn)行管理制度不健全，在實(shí)行采購制度方面也存在一定問題。即采購制度中規(guī)定采購人員具有相對(duì)較高的職權(quán)，而其工作職責(zé)又不能是當(dāng)前擁有的高職權(quán)，導(dǎo)致采購人員權(quán)責(zé)不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。如此，存在部分采購人員由于缺乏相應(yīng)的采購經(jīng)驗(yàn)而造成的采購物資超過預(yù)支以及浪費(fèi)采購資金的現(xiàn)象，此外，還存在部分采購人員由于私利而進(jìn)行貪污腐敗的不良現(xiàn)象。

3、績效考評(píng)不嚴(yán)

在集團(tuán)企業(yè)中有部分沒有完善的績效考評(píng)體制，又或者沒有將績效考評(píng)體制落實(shí)到實(shí)處，此外，還存在沒有采用合理高效的績效考評(píng)的方式等現(xiàn)象，導(dǎo)致集團(tuán)企業(yè)的職員在集中采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作的主動(dòng)性以及積極性較低。

4、預(yù)算控制無效

在集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制的諸多方式中，預(yù)算控制是其中重要組成部分。但是集團(tuán)企業(yè)沒有開展切實(shí)可行的內(nèi)控管理工作，也無法敏銳察覺出內(nèi)部和外部環(huán)境發(fā)生變化，也未在第一時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)并做出調(diào)整，導(dǎo)致頻頻發(fā)生預(yù)算控制無力的現(xiàn)象，由此使得集中采購環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的支出成本超出預(yù)算資金，導(dǎo)致不利于集團(tuán)企業(yè)集中采購應(yīng)有價(jià)值的有效發(fā)揮。

二、集團(tuán)企業(yè)集中采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的作用

（一）提高集團(tuán)企業(yè)資金的使用效率

在集團(tuán)企業(yè)經(jīng)營管理過程中，采購是其中重要組成部分。通過科學(xué)研究表明，一般集團(tuán)企業(yè)在集中采購環(huán)節(jié)中所支出的成本在集團(tuán)企業(yè)總支出中占比很大，足足有百分之七十左右。因此，集團(tuán)企業(yè)在集中采購環(huán)節(jié)中購置物美價(jià)廉的物資，才可有效降低集團(tuán)企業(yè)的支出成本，從而獲取更高的經(jīng)濟(jì)效益。因此，集中采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制需要集團(tuán)企業(yè)采取有效措施予以強(qiáng)化，并在此基礎(chǔ)上提升集團(tuán)企業(yè)使用資金的效率和水平，達(dá)到集團(tuán)企業(yè)既定的成本戰(zhàn)略目標(biāo)。

（二）有力抵抗集團(tuán)企業(yè)的采購風(fēng)險(xiǎn)

在我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，各大集團(tuán)企業(yè)在市場(chǎng)中競(jìng)爭(zhēng)日益激烈。此外，由于內(nèi)外部環(huán)境的錯(cuò)綜復(fù)雜，導(dǎo)致集團(tuán)企業(yè)在集中采購過程中會(huì)產(chǎn)生諸多問題和風(fēng)險(xiǎn)。倘若集團(tuán)企業(yè)強(qiáng)化了對(duì)集中采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控管理，就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)集中采購全過程以及各個(gè)環(huán)節(jié)中的有效監(jiān)督和管理，從而提前預(yù)測(cè)出哪項(xiàng)環(huán)節(jié)存在潛在風(fēng)險(xiǎn)，也能夠最大程度上將已存在的風(fēng)險(xiǎn)所造成的損失降到最低程度。

（三）有效防范采購過程的腐敗問題

由于集團(tuán)企業(yè)在集中采購環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的支出成本高，所經(jīng)過的各項(xiàng)流程多，倘若無法實(shí)行合理高效的集中采購內(nèi)控管理，就無法對(duì)采購人員和采購行為進(jìn)行有效監(jiān)管，而工作不規(guī)范將直接影響到集團(tuán)企業(yè)的生存和發(fā)展。因此，加強(qiáng)集中采購環(huán)節(jié)內(nèi)控管理是非常有必要的，通過對(duì)集中采購環(huán)節(jié)的嚴(yán)格監(jiān)管，提高整個(gè)過程的透明度，從根本上抑制腐敗現(xiàn)象的產(chǎn)生。

（四）提升集團(tuán)企業(yè)集中采購的效率

倘若集團(tuán)企業(yè)進(jìn)行行之有效的內(nèi)控管理，也加強(qiáng)對(duì)員工內(nèi)控管理的認(rèn)識(shí)和了解，有利于相關(guān)人員在集中采購過程中具有規(guī)范的工作行為，從而提升集中采購的效率和水平。此外，集團(tuán)企業(yè)如果能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)自身內(nèi)部科學(xué)有效以及規(guī)范化的管理，就有利于提升自身的綜合實(shí)力以及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，從而在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足。

三、強(qiáng)化集團(tuán)企業(yè)集中采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制管理的有效舉措

（一）加強(qiáng)集中采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制意識(shí)

要想強(qiáng)化集中采購環(huán)節(jié)內(nèi)控管理，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)該要強(qiáng)化自身及工作人員的內(nèi)控意識(shí)，通過各種形式的宣傳教育能夠有效實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。因此，對(duì)于那些內(nèi)控意識(shí)不足的集團(tuán)企業(yè)而言，可以定期舉行內(nèi)部控制知識(shí)與技能相關(guān)的員工培訓(xùn)，此外，還可以邀請(qǐng)內(nèi)控管理方面的專家進(jìn)行演講，普及專業(yè)的內(nèi)控管理知識(shí)和傳授有效的技能。通過上述的兩種方法都可以加強(qiáng)集團(tuán)企業(yè)全體人員對(duì)內(nèi)部控制的重視程度，對(duì)內(nèi)部控制也有了一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)和深刻的了解，也提高了自身內(nèi)部控制的能力和水平，從而從整體上提高集團(tuán)企業(yè)的經(jīng)營管理的能力和水平。

（二）優(yōu)化集中采購體制，實(shí)現(xiàn)責(zé)權(quán)分配得當(dāng)

行之有效的集中采購體制為集團(tuán)企業(yè)強(qiáng)化集中采購環(huán)節(jié)內(nèi)控管理奠定了制度基礎(chǔ)。但是從集團(tuán)企業(yè)現(xiàn)行的集中采購體制看來，還存在一些缺陷，已經(jīng)無法適用于現(xiàn)代化的集團(tuán)企業(yè)管理了。倘若強(qiáng)行實(shí)行，將會(huì)導(dǎo)致集團(tuán)企業(yè)陷入風(fēng)險(xiǎn)之中。因此，集團(tuán)企業(yè)在進(jìn)行集中采購體制的優(yōu)化工作時(shí)，要對(duì)可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行綜合考量，并且在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)于集中采購體制的優(yōu)化工作。此外，在集中采購過程中，要確保采購職責(zé)與職權(quán)二者相匹配，確保各個(gè)崗位都能夠明確自身的工作職責(zé)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)彼此的監(jiān)督。其次，在集團(tuán)企業(yè)經(jīng)濟(jì)情況允許的情況下，可以考慮在集中采購環(huán)節(jié)中應(yīng)用制衡機(jī)制。一旦有任何的問題就可以在第一時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)并且予以有效處理。此外，在集中采購環(huán)節(jié)中需要將不相容崗位分離貫徹到底，從而有效防止對(duì)于采購職權(quán)的亂用以及濫用等不良現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（三）完善集中采購環(huán)節(jié)的績效考評(píng)體制

切實(shí)可行的績效考評(píng)能夠促使集團(tuán)企業(yè)經(jīng)營管理人員對(duì)職員工作表現(xiàn)以及取得的業(yè)績等方面有全面的認(rèn)識(shí)和了解，此外，還能夠充分調(diào)動(dòng)職員工作的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性。因此，完善集中采購環(huán)節(jié)的績效考評(píng)體制是非常重要的。在此過程中，除了要對(duì)財(cái)務(wù)以及非財(cái)務(wù)指標(biāo)、企業(yè)資產(chǎn)以及物資數(shù)量等可視指標(biāo)進(jìn)行綜合考慮外，還需充分利用道德觀念以及人脈數(shù)量等指標(biāo)，基于此選擇使用正確適用的績效考評(píng)方式并且建立科學(xué)合理的績效考評(píng)體制，從而有效發(fā)揮出集中采購環(huán)節(jié)績效考評(píng)體制的積極效用。

（四）加強(qiáng)對(duì)集中采購預(yù)算控制管理

集中采購預(yù)算控制是采購內(nèi)控中的重要組成部分，綜合考慮各種不穩(wěn)定因素，選擇使用切實(shí)可行的采購預(yù)算編制方式，實(shí)現(xiàn)合理高效的采購預(yù)算編制，從而提高集中采購預(yù)算管理水平。在諸次集中采購前，集中采購部門都需要深入研究和分析集團(tuán)企業(yè)的內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)因素、資產(chǎn)狀況以及生產(chǎn)發(fā)展的需要等內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上制定科學(xué)合理的的集中采購計(jì)劃。由于集中采購具有規(guī)模大的特點(diǎn)，所以在每次采購前都需要開展集體決策活動(dòng)，對(duì)于相關(guān)部門提供的意見建議進(jìn)行充分的考慮和衡量，強(qiáng)化集中采購預(yù)算控制，從而加強(qiáng)集中采購環(huán)節(jié)內(nèi)控管理。

四、結(jié)束語

因此，集中采購模式對(duì)于企業(yè)發(fā)展有非常重要的作用。合理高效的內(nèi)部控制是集團(tuán)企業(yè)有效防范風(fēng)險(xiǎn)的重要手段，通過加強(qiáng)企業(yè)集團(tuán)集中采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制，能夠提高對(duì)集中采購的管理能力，降低采購風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)集中采購順利進(jìn)行，從而為集團(tuán)企業(yè)的發(fā)展奠定了充實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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