關(guān)于電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用研究

張璐

摘 要：通過對企事業(yè)單位檔案在信息化背景下的特點進行詳細闡述，結(jié)合檔案工作中存在的問題和不足，探討科學(xué)的電子檔案利用策略，推動檔案管理水平的提升，為單位發(fā)展提供有效支持。

關(guān)鍵詞：電子檔案;企事業(yè)單位;檔案管理

1 引言

企事業(yè)單位是社會管理活動的關(guān)鍵組成，對社會發(fā)展起到重要的基礎(chǔ)保障作用，檔案工作作為企事業(yè)管理運行的重要環(huán)節(jié)，對推動單位社會職能的實現(xiàn)形成有效的推動作用。

2 信息技術(shù)下的企事業(yè)單位檔案特質(zhì)

隨著信息技術(shù)在企事業(yè)單位管理運行中的廣泛利用，大量的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)隨之出現(xiàn)，需要檔案工作對電子數(shù)據(jù)進行全面的收集，以保證檔案資料的完整性。電子檔案管理模式的推廣使得檔案的特質(zhì)發(fā)生了很大的變化，能夠結(jié)合實際的單位情況進行檔案資料的及時更新，并能夠建設(shè)完善的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對檔案利用環(huán)節(jié)的優(yōu)化，提升資源利用效率，推動檔案價值的高效實現(xiàn)[1]。

3 企事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

3.1 對檔案工作缺乏有效的重視

單位管理部門對檔案工作缺乏有效的重視，對檔案工作的重要作用缺乏正確的認(rèn)識，無法推動檔案價值的高效實現(xiàn)。同時檔案工作涉及企事業(yè)單位的各個管理環(huán)節(jié)，需要相關(guān)職能部門進行高效協(xié)作。而在實際工作過程中，各個職能部門將缺乏有效的協(xié)調(diào)，無法保證檔案管理制度的高效落實，使得檔案收集和整理過程得不到有效的規(guī)范，影響管理質(zhì)量，不利于檔案工作的高效開展。

3.2 檔案管理機制不完善

隨著改革的不斷深入，企事業(yè)單位的管理模式發(fā)生了很大的變化，各個檔案管理環(huán)節(jié)的工作職能也在隨之調(diào)整，需要管理部門能夠結(jié)合單位實際情況進行檔案管理制度的動態(tài)調(diào)整，使其能夠充分符合單位發(fā)展需求。但是當(dāng)前管理部門的管理思想較為傳統(tǒng)，缺乏主動意識，不能結(jié)合單位發(fā)展和檔案工作環(huán)境進行管理制度的完善，不能對相關(guān)管理活動進行全面的規(guī)范，工作標(biāo)準(zhǔn)缺乏針對性的設(shè)置，不利于管理效果的提升。同時對檔案工作缺乏有效的監(jiān)管，對相關(guān)信息整理和利用環(huán)節(jié)缺乏有效的監(jiān)督，不能對管理活動中存在的問題和不足進行及時的發(fā)現(xiàn)，不能對管理制度進行針對性的完善，不能形成較好的管理效果[2]。

3.3 信息化水平較低

隨著信息技術(shù)在單位管理運行中的廣泛應(yīng)用，大量的數(shù)字化數(shù)據(jù)資料需要檔案工作進行及時的收集和整理，以實現(xiàn)對管理活動的全面覆蓋，但是在實際的檔案管理中，信息化程度相對不足，不能利用技術(shù)手段實現(xiàn)對數(shù)字化資料數(shù)據(jù)的管理，使得管理效率得不到有效的提升。信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對薄弱，缺乏先進信息技術(shù)的利用。同時電子檔案的普及力度不足，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案缺乏有效的數(shù)字形式轉(zhuǎn)化，在紙質(zhì)資料的管理中需要投入大量的資源，制約著信息化水平的提升[3]。

4 電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用舉措

4.1 加強信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子檔案的高效普及對提升檔案管理效率具有積極作用，能夠有效減少對傳統(tǒng)檔案管理方面的投入，提升檔案管理水平，為單位發(fā)展提供有效支持。管理部門要加強信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為電子檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。要加強對基礎(chǔ)信息硬件設(shè)備的投入力度，實現(xiàn)對各個管理環(huán)節(jié)的優(yōu)化，使工作人員能夠借助信息設(shè)備實現(xiàn)數(shù)字化的操作，實現(xiàn)對資料數(shù)據(jù)的高效收集和整理，實現(xiàn)管理效率的提升。同時能夠借助信息設(shè)備實現(xiàn)對紙質(zhì)資料的數(shù)字形式轉(zhuǎn)變，推動電子檔案管理體系的完善。要加強網(wǎng)絡(luò)通信架構(gòu)的建設(shè)，實現(xiàn)各個管理流程的高效鏈接，使得相關(guān)資料信息和管理決策能夠通過網(wǎng)絡(luò)途徑進行高效的傳遞，實現(xiàn)檔案資源的高效共享，為檔案利用效率的提升提供有效支持。

4.2 完善電子檔案管理機制

電子檔案管理工作與傳統(tǒng)的管理活動具有顯著不同，管理部門要結(jié)合電子檔案管理模式的實際情況，進行管理制度的針對性優(yōu)化，對管理工作進行有效的指導(dǎo)和規(guī)范，能夠充分適應(yīng)單位發(fā)展的實際需求。要對檔案管理流程進行高效整合，形成完善的檔案標(biāo)準(zhǔn)，對相關(guān)管理活動制定針對性的標(biāo)準(zhǔn)，使管理制度能夠充分適應(yīng)電子檔案的實際需求。同時要健全監(jiān)管機制，對檔案工作流程進行全面監(jiān)督，借助信息技術(shù)手段，形成高效的監(jiān)管效果，對管理活動進行全面的記錄，及時發(fā)現(xiàn)工作中的問題，實現(xiàn)管理機制的針對性完善。

4.3 建設(shè)信息化管理平臺

電子檔案管理模式建設(shè)需要借助信息技術(shù)手段，對檔案管理環(huán)節(jié)進行信息化轉(zhuǎn)變，建設(shè)完善的信息化管理平臺，實現(xiàn)對管理流程的高效整合，推動檔案工作效果的提升。要加強對檔案資料收集環(huán)節(jié)的規(guī)范，利用管理平臺實現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的規(guī)范化錄入，對相關(guān)資料進行及時更新，保證檔案時效性。同時要加強管理系統(tǒng)的功能設(shè)計，針對檔案工作中的實際需求，進行管理功能模塊的科學(xué)完善。積極利用信息技術(shù)手段對檔案資料進行高效的分析處理，對資料中的關(guān)鍵內(nèi)容進行準(zhǔn)確提取，并進行科學(xué)的分類、排序和數(shù)字形式的存儲，形成完善的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，提升檔案資源的利用效率，為使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，推動檔案管理水平的提升。

4.4 提優(yōu)化電子檔案利用環(huán)節(jié)

檔案資源的高效利用能夠充分發(fā)掘檔案價值，對企事業(yè)單位管理決策的制定和執(zhí)行提供科學(xué)的參考，形成有效的憑證作用，對單位發(fā)展提供有效支持。管理部門要充分結(jié)合單位發(fā)展形勢，利用先進技術(shù)手段對電子檔案利用環(huán)節(jié)進行科學(xué)優(yōu)化，利用網(wǎng)絡(luò)渠道實現(xiàn)資料信息的高效傳遞，實現(xiàn)檔案資源的遠程調(diào)用。同時要對檔案使用者的實際需求進行有效的預(yù)測，實現(xiàn)對檢索機制的針對性調(diào)整，提升更加高效的服務(wù)。

4.5 加強電子檔案安全防護力度

電子檔案的廣泛利用使得數(shù)據(jù)安全問題成為影響檔案安全的重要因素，管理部門要加強對安全威脅的防護力度，建立完善的安全防護機制，切實保證檔案管理工作的安全推進。要加強對基層信息設(shè)備的管理力度，營造良好的設(shè)備運行環(huán)境，加強對設(shè)備的管理和維護，保證信息設(shè)備的正常運行。要加強對網(wǎng)絡(luò)安全威脅的防護力度，科學(xué)利用防火墻和專業(yè)殺毒軟件，對計算機病毒等威脅進行及時的查殺。同時要加強對安全管理機制的完善，對管理和訪問人員進行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和安全監(jiān)測，設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，提升安全防護水平。

4.6 加強管理隊伍建設(shè)

電子檔案管理模式的高效建設(shè)需要管理部門加強對信息技術(shù)人才的引進，為管理平臺的建設(shè)和維護提供有效的基礎(chǔ)保障。同時要加強對管理人員的培訓(xùn)教育，對信息知識技能進行針對性的培訓(xùn)，能夠?qū)ο嚓P(guān)設(shè)備和技術(shù)進行熟練的運用，推動管理效率的提升。要加強思想教育，引導(dǎo)工作人員提升對電子檔案的重視，推動管理制度的高效落實，提升其工作積極性和責(zé)任心，營造積極的檔案管理環(huán)境。

5 結(jié)語

電子檔案管理模式的推廣對提升檔案管理水平具有積極作用，管理部門要充分結(jié)合電子檔案實際情況和單位發(fā)展形勢，合理利用先進信息技術(shù)，建設(shè)完善的信息化管理平臺，提升檔案工作質(zhì)量，為企事業(yè)單位發(fā)展提供有效支持。

參考文獻

[1]鄭太敏.企事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用[J].現(xiàn)代營銷：經(jīng)營版，2019，317（5）：151-151.

[2]白紅艷.企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2018，17（12）：268-269.

[3]廖艷婷.基層企事業(yè)單位檔案管理存在的問題與解決對策分析[J].企業(yè)文化（中旬刊），2019（5）：204-204.