干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)探討

何秋萍

摘 要：干部人事檔案作為人力資源管理的重要內(nèi)容，具備現(xiàn)實性、保密性、全面性以及動態(tài)性的特征。新時期，傳統(tǒng)干部人事檔案管理方式方法所存在的弊端日益突出，無法滿足管理工作需求，因此加快干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)顯得尤為重要，這是提升干部人事檔案數(shù)字化管理水平的關(guān)鍵，同時這也是發(fā)展的必然趨勢。本文首先概述了干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性;其次分析了當前干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀;最后探討了新時期干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)對策。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;數(shù)字化建設(shè);現(xiàn)狀;對策

所謂干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，指的就是借助先進的計算機信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)將干部人事檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，進而實現(xiàn)數(shù)字化存儲與利用。但是，當前我們發(fā)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作仍存在諸多的問題，例如：數(shù)字化建設(shè)程度不高、缺乏專業(yè)人才等等。在這種情況下，積極采取有效措施解決現(xiàn)存問題具有重要的現(xiàn)實意義。

1 干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性概述

科技水平不斷提升的背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)、計算機信息技術(shù)以及云計算技術(shù)應(yīng)運而生，并實現(xiàn)了在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，為人們的工作帶來了巨大的便利。將上述技術(shù)應(yīng)用于干部人事檔案管理工作當中，能夠為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)提供巨大的幫助，具體來說，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1）保護了傳統(tǒng)檔案載體。在過去的一段時間里，干部人事檔案管理工作大多采取的是紙質(zhì)檔案管理模式，在對這些檔案資料使用的時候，往往需要進行查借閱、復印及提供利用等多個環(huán)節(jié)的工作，整個過程較為繁瑣復雜，并且反復翻閱、抽取、復原紙質(zhì)檔案極易導致其出現(xiàn)破損和工作量大的現(xiàn)象。通過加強干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對干部人事檔案的電子檔查閱、打印及利用，有效的做好了電子和紙質(zhì)雙套制保存檔案，為干部人事檔案信息化建設(shè)奠定了堅實基礎(chǔ)，同時減少了對于檔案資料所造成的損壞，以便后期的長久利用。

2）保障了干部科學評價。干部人事檔案是具備動態(tài)性及真實性特征的，檔案記錄了干部的“三齡兩歷一身份”和獎懲整個成長歷程，通過對其檔案展開客觀評價的分析，能夠準確掌握干部的“德能勤績廉”。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)強化干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，并建立干部人事檔案信息橫縱向聯(lián)系，全面分析干部人事檔案數(shù)據(jù)信息，及時掌握干部人事信息情況，為組織人事部門干部選拔等工作的進行提供重要的參考依據(jù)，同時也使得干部評價更加的科學化。

3）提升了檔案利用效率。近年來，干部人事制度改革不斷推進的背景下，使得各個地區(qū)、部門彼此之間的人事調(diào)動越來越頻繁，這一系列工作的開展，均離不開干部人事檔案的重要支撐。加強干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，極大的創(chuàng)新了查閱利用方式，在系統(tǒng)中輸入相關(guān)信息即可實現(xiàn)對所需要人員檔案資料的快速準確查閱，實現(xiàn)了對干部人事檔案資料的高效利用。

2 當前干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀分析

1）數(shù)字化建設(shè)成效不高。當前干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)成效不高的問題較為突出，由于受到傳統(tǒng)觀念和技術(shù)等方面的影響，雖然在干部人事檔案管理工作當中應(yīng)用了計算機信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，但是其應(yīng)用局限于表面，有的地區(qū)個別部門目前并沒有建立完善的數(shù)字化管理體系及干部人事檔案數(shù)據(jù)庫體系，部分重要的檔案資料依然采用的是紙質(zhì)管理模式，并且數(shù)字化建設(shè)中軟件及硬件設(shè)施設(shè)備配置不完善，無法起到良好的數(shù)字化管理效果。

2）專業(yè)化人才不足。干部人事檔案管理工作的開展，離不開人力資源管理部門的支撐，檔案管理人員自身是否具備較高的專業(yè)性，會極大的影響到檔案管理成效及數(shù)字化建設(shè)成效。當前由于專業(yè)化人才不足，缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才，再加上部分工作人員不具備數(shù)字化技能的應(yīng)用，檔案理論專業(yè)知識不扎實，導致無法很好的滿足當前干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作需求。

3）安全性不高?；ヂ?lián)網(wǎng)時代背景下，干部人事檔案在數(shù)字化建設(shè)工作中，對于安全性提出了更高的要求。但是，當前干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)面臨著嚴重的安全威脅，例如：病毒入侵、系統(tǒng)崩潰、硬件損壞、檔案資料泄露等等，會給干部人事檔案資料的保密性及安全性造成極大的影響，同時也阻礙干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)進程。

3 干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)對策

1）重視干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)。新時期，必須要意識到干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和迫切性。將干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作納入干部隊伍建設(shè)管理的高度，重視起對計算機信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及先進的管理理念的應(yīng)用，同時要加大人力、物力、財力方面的投入力度，提升數(shù)字化建設(shè)水平。要重點做好對干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的頂層設(shè)計工作，結(jié)合實際需求建立切實可行的數(shù)字化建設(shè)方案，明確短期及長期建設(shè)目標，將干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作列入黨建工作重要議事日程，并進行目標考核，保障該項工作有條不紊的進行。

2）夯實干部人事檔案數(shù)字化根基。一是干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展，離不開軟件及硬件設(shè)施設(shè)備的重要支撐。干部人事檔案管理部門要將數(shù)字化建設(shè)工作納入部門預(yù)算中，在必要的情況下，可以設(shè)立專項資金，為數(shù)字化建設(shè)提供重要的經(jīng)費保障，并購置所需要應(yīng)用的設(shè)備和干部人事檔案管理專用軟件等;二是強化安全保障工作管理，嚴禁抽取、撤換、篡改及失泄密，避免干部人事檔案在數(shù)字化過程中出現(xiàn)新問題，要充分的結(jié)合干部人事檔案管理工作需求，建立數(shù)字化建設(shè)數(shù)據(jù)庫，強化對干部人事檔案數(shù)字化安全制度、利用制度、轉(zhuǎn)遞制度及保密制度的建設(shè)工作。

3）強化人才培養(yǎng)。針對當前部分干部人事檔案管理工作人員專業(yè)性不高的問題，要足夠的重視起來。首先要做好對人員的配備和培訓工作，通過定時定期的培訓，完善檔案管理理論知識與技能，提高其專業(yè)性及綜合素質(zhì)，以便于高效完成干部人事檔案管理工作。其次要重視起對優(yōu)秀人才的引進，面向高校及社會公開招聘優(yōu)秀人才，做好對應(yīng)聘人才的數(shù)字化技能的考核工作，確保其滿足干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)及管理工作需求。只有組建一支高水平、高素質(zhì)、高能力的復合型人才隊伍，才能夠更好的保障干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)成效。

4）完善干部人事檔案數(shù)字化流程。在干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)及管理工作中，建立完善的工作流程及管理體系至關(guān)重要，必須嚴格按照國家相關(guān)技術(shù)標準要求對干部人事檔案進行數(shù)字化。具體來說，應(yīng)做好以下幾個方面的工作：一是要重視對干部人事檔案資料的查漏補缺工作，確保檔案資料更加齊全完整;二是做好對干部人事檔案資料的編碼編注工作，要嚴格按照干部人事檔案數(shù)字化相應(yīng)的技術(shù)要求進行排序整理;三是要做好對干部人事檔案的目錄錄入工作，必須要確保檔案目錄和檔案內(nèi)容兩者的對應(yīng)一致性;四是按照分類標準逐一利用掃描技術(shù)將干部人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成數(shù)字圖像和數(shù)字文本，確保與紙質(zhì)檔案一致;五是按照干部人事檔案改版裝訂要求進行整理裝訂干部人事檔案資料;六是對經(jīng)掃描獲取的原始圖像和高清圖像進行制作，重點做好圖像糾偏工作，確保符合數(shù)字化歸檔要求;七是對高清及圖像處理的檔案數(shù)據(jù)資料進行逐一審核，完成審核后的干部人事檔案資料將其傳輸?shù)礁刹咳耸聶n案數(shù)據(jù)庫中，為接下來的利用提供便利;八是對已經(jīng)數(shù)字化的紙質(zhì)檔案進行入庫，確保檔案安全和利用;九是對數(shù)字化的檔案進行數(shù)據(jù)備份，確保檔案安全。

4 結(jié)語

綜上所述，干部人事檔案作為人力資源管理的一項重要工作，新時期干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)成為必然趨勢。針對當前該項工作中所呈現(xiàn)出的問題，要引起高度的重視，結(jié)合實際情況，制定切實可行的干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)對策，提升干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)水平，使得干部人事檔案資料得到充分的利用。

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