基于可持續(xù)發(fā)展理念的高校檔案數(shù)字化建設(shè)研究

郭穎 吳貴峰

摘 要：隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代信息技術(shù)被運(yùn)用到高校檔案管理工作中，檔案管理信息化、數(shù)字化已經(jīng)成為了高校檔案管理的必然趨勢。因此，高校應(yīng)加強(qiáng)自身的檔案數(shù)字化建設(shè)工作。這里的檔案數(shù)字化建設(shè)并不只是簡單的將館藏進(jìn)行數(shù)字化處理的過程，而是要以促進(jìn)高校檔案可持續(xù)發(fā)展為目標(biāo)，并借助信息環(huán)境和先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案與社會的交融。為此，本文主要基于可持續(xù)發(fā)展理念，對于高校檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行了分析和探討，以期推動高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：可持續(xù)發(fā)展理念;高校檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分，其主要擔(dān)負(fù)著將高校政務(wù)、黨務(wù)信息系統(tǒng)和數(shù)字化校園所產(chǎn)生的電子文件、檔案信息進(jìn)行存儲、管理和查詢服務(wù)等基本職能。利用信息化、數(shù)字化手段對檔案進(jìn)行管理，不僅可以使得檔案管理的效率得到極大提升，同時也是確保高校各項(xiàng)工作高效開展的重要保障。因此，高校應(yīng)樹立與時俱進(jìn)的發(fā)展理念，充分利用信息化技術(shù)手段，優(yōu)化檔案管理工作，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，以此來提升高校檔案管理的質(zhì)量和水平，促進(jìn)自身可持續(xù)發(fā)展。由此可見，加強(qiáng)對基于可持續(xù)發(fā)展理念下的高校檔案數(shù)字化建設(shè)的研究是非常具有現(xiàn)實(shí)意義的。

一、基于可持續(xù)發(fā)展理念下高校檔案數(shù)字化建設(shè)需遵循的原則

（一）經(jīng)濟(jì)性原則

在高校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中遵循經(jīng)濟(jì)性原則是指在合格完成檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上，盡可能的節(jié)省資金投入，即用最少的資金，高效率的完成學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)工作。這就要求高校根據(jù)自身的實(shí)力，投入相應(yīng)的資金用于檔案數(shù)字化建設(shè)中。同時在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)堅(jiān)持節(jié)約性原則和適應(yīng)性原則，做到物盡其用，避免資金和資源的浪費(fèi)，最大限度的為學(xué)校節(jié)約資金，促進(jìn)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展。

（二）安全性原則

將數(shù)字化和信息化手段運(yùn)用到檔案管理工作中，可以使得檔案管理工作的效率和水平得到全面提升，但與此同時檔案安全問題逐漸暴露出來。檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)會極大的增加高校檔案管理的風(fēng)險，比如在利用網(wǎng)絡(luò)對檔案資料進(jìn)行導(dǎo)入、傳輸、存儲、利用等環(huán)節(jié)，如果操作不當(dāng)，就很有可能會出現(xiàn)檔案信息泄露、丟失、病毒入侵等問題。因此，高校必須要加強(qiáng)對檔案數(shù)字化建設(shè)中安全問題的重視，做好檔案安全防范工作，以此來確保檔案的完整性和安全性。

（三）重點(diǎn)性原則

高校檔案資源數(shù)量龐大、種類繁多，要將這些檔案資源全部轉(zhuǎn)化為信息資源，工程量非常之大。然而高校檔案管理人員數(shù)量有限，要想在短時間完成這項(xiàng)工作是非常困難的。這就要求檔案管理人員在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，遵循重點(diǎn)性原則，將重要檔案資料優(yōu)先處理[1]。檔案管理人員需先將館藏的檔案資料進(jìn)行分類整理，并將重要檔案或師生使用頻率較高的檔案率先進(jìn)行數(shù)字化處理，其余不重要的檔案資料則可以在之后逐漸完成，這樣才能夠確保在最短的時間內(nèi)完成檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)。

（四）真實(shí)性原則

在高校檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，為了便于管理，檔案管理人員可以對檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)募庸ず吞幚?。而在這一過程中，極易因?yàn)闄n案管理人員的個人原因，出現(xiàn)隨意篡改檔案信息的情況，導(dǎo)致檔案信息與事實(shí)不符，這會給檔案使用者造成極大的困擾[2]。因此，高校應(yīng)遵循實(shí)事求是的原則，加強(qiáng)對檔案數(shù)字化建設(shè)工作的監(jiān)督，禁止檔案管理人員對檔案的真實(shí)性進(jìn)行篡改，即便是加工和處理，也必須要基于尊重歷史事實(shí)的基礎(chǔ)上，以此來確保數(shù)字檔案的真實(shí)性和可加工性。

二、基于可持續(xù)發(fā)展理念下的高校檔案數(shù)字化建設(shè)策略

（一）完善檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理

基礎(chǔ)軟硬件設(shè)備是高校開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作的前提和基礎(chǔ)，因此，高校需要投入資金，完善檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施。首先，高校需要完善軟硬件設(shè)備，如電腦、掃描槍、檔案管理軟件等，以此來確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作的正常開展。其次，高校需借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在校園內(nèi)部建立一個信息共享平臺，用于實(shí)現(xiàn)校內(nèi)師生之間的信息共享，以此來提升檔案資源的利用率[3]。再次，高校應(yīng)建立電子文件中心，對所有的檔案資源進(jìn)行數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化管理，以此來推進(jìn)檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，確保高校各項(xiàng)工作的有序開展。最后，高校應(yīng)將檔案管理信息系統(tǒng)和其他信息系統(tǒng)進(jìn)行有效連接，實(shí)現(xiàn)檔案資源和信息平臺的無縫對接，進(jìn)而將學(xué)校的各項(xiàng)工作的開展成為一個連貫的整體。

（二）檔案建設(shè)應(yīng)優(yōu)先服務(wù)學(xué)校重點(diǎn)工作

檔案管理工作的開展主要是為了學(xué)校的各項(xiàng)工作而提供服務(wù)。在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，為了確保學(xué)校各項(xiàng)工作的有序開展，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)重點(diǎn)性原則，將根據(jù)檔案資源的用途，將檔案資源進(jìn)行分類整理，優(yōu)先對學(xué)校重點(diǎn)工作項(xiàng)目的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化和信息化處理。首先，檔案管理部門需要制定檔案館的歸檔時間和歸檔單位，并將檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作與學(xué)校重點(diǎn)工作相結(jié)合，比如學(xué)校的一些重要科研項(xiàng)目、重要會議等資源，在檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中將需要優(yōu)先處理這些檔案資源。其次，在重點(diǎn)檔案歸檔后，工作人員同樣不能放松警惕，還需要完成對這些檔案資源的核對和檢查工作，確保檔案資料的價值型和完整性。另外，對于學(xué)校的一些重大項(xiàng)目，檔案管理人員可以提前介入，隨時了解項(xiàng)目的進(jìn)程和部分情況，并建立一個項(xiàng)目檔案資料庫，讓全校師生能夠及時了解項(xiàng)目的最新進(jìn)程情況，同時也便于后續(xù)歸檔工作的開展，以此來提升檔案管理工作的時效性和水平。

（三）挖掘高校文化資源，提升檔案資源價值

每所高校在創(chuàng)辦和發(fā)展的過程中，都會形成非常豐富的文化資源，這些資源對于學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展具有非常重要的推動作用。因此，在高校檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，檔案管理人員應(yīng)積極挖掘高校的文化資源，并合理利用這些文化資源推進(jìn)學(xué)校檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新。這就要求高校加強(qiáng)校園文化建設(shè)，形成自己的文化特色和文化內(nèi)容，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供豐富的文化資源，并借助檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，來弘揚(yáng)學(xué)校優(yōu)秀文化，以此來促進(jìn)自身的可持續(xù)發(fā)展[4]。同時在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，高校還應(yīng)當(dāng)要建立校史館和檔案館之間的聯(lián)系平臺，實(shí)現(xiàn)這二者的資源互動，進(jìn)而將檔案資源的文化價值充分體現(xiàn)出來，更好地為全體師生服務(wù)。大多數(shù)高校都非常重視學(xué)校的文化建設(shè)，并經(jīng)常會開展一些文化活動，以此來提升學(xué)校的文化內(nèi)涵，增強(qiáng)校內(nèi)的文化氛圍，比如，在校慶之際，高校都會組織開展校史、校慶紀(jì)念活動。校園文化是學(xué)校在幾十年、甚至上百年的發(fā)展過程中所慢慢積淀下來的，具有非常深厚的文化底蘊(yùn)，是高校得以持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，是學(xué)校重要的檔案資源。因此，在高校檔案數(shù)字化建設(shè)中，必須要積極挖掘?qū)W校的文化資源，并將其運(yùn)用到數(shù)字化建設(shè)中，推動學(xué)校檔案管理工作服務(wù)的創(chuàng)新，促進(jìn)學(xué)校優(yōu)良文化的傳承和發(fā)揚(yáng)。

（四）注重優(yōu)質(zhì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

高校檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)直接關(guān)乎學(xué)校檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化的推進(jìn)。不過就具體情況來看，高校檔案管理人員素質(zhì)往往都比較高，不過隨著社會不斷發(fā)展，對他們的要求越來越高，如果他們一直停步不前，將很難滿足新時代要求。而且還有部分檔案管理人員并不是本專業(yè)出身，對于具體專業(yè)知識掌握不是很深入。所以，高校方面應(yīng)該加強(qiáng)注重檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，具體可以通過以下兩種方式來進(jìn)行;一方面就是培訓(xùn)，具體可以組織優(yōu)秀檔案管理人才出外進(jìn)修，也可以聘請專業(yè)人士來校組織開展講座，加強(qiáng)數(shù)字化、信息化等知識的講解;另一方面就是提升崗位福利待遇，吸引更多懂技術(shù)、高知識以及高素質(zhì)的人才加入。

（五）科學(xué)改造檔案管理部門，加強(qiáng)檔案管理制度的完善

就高校檔案管理部門來說，在數(shù)字化挑戰(zhàn)下，首先就得積極轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)檔案管理理念，化被動為主動，全面調(diào)查本校檔案利用率，分析檔案應(yīng)用者的需要，然后基于此進(jìn)行檔案的收集。同時，還應(yīng)該將館藏資源進(jìn)行公開，使得廣大師生能夠?qū)Υ擞兄钊氲牧私?，從而能夠更好的?yīng)用。此外，還得注重檔案管理制度的完善。檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)極大轉(zhuǎn)變了學(xué)校的檔案管理方式，所以相關(guān)管理制度也得積極創(chuàng)新與轉(zhuǎn)變。在具體數(shù)字化建設(shè)中，高校應(yīng)該加強(qiáng)注重檔案資源網(wǎng)絡(luò)化與信息化的特點(diǎn)，對其實(shí)施高校的制度化管理，如歸檔制度、保密制度等等，以便有效提升該項(xiàng)工作的安全穩(wěn)定性，為廣大師生提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，而且還能在很大程度上避免損壞高校數(shù)字檔案。

三、結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅是提升高校檔案管理效率和水平的有效途徑，同時也是促進(jìn)高?？沙掷m(xù)發(fā)展的重要動力。但高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一個不斷探索、可持續(xù)發(fā)展的過程。這就要求高校在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，遵循各項(xiàng)基本原則，并設(shè)立科學(xué)的目標(biāo)，借助信息化手段優(yōu)化檔案管理工作模式和方法，這樣才能夠做好檔案數(shù)字化建設(shè)工作，繼而更好地為高校教學(xué)、科研和管理工作提供信息服務(wù)，促進(jìn)高?？沙掷m(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]尹小莉.可持續(xù)發(fā)展理念下的高校檔案數(shù)字化建設(shè)分析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（05）：11-12.

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[3]韓彬彬.探析可持續(xù)發(fā)展理念下的高校檔案數(shù)字化建設(shè)[J].電子世界，2016（14）：24.

[4]謝文杰.可持續(xù)發(fā)展理念下的高校檔案數(shù)字化建設(shè)分析[J].城建檔案，2016（02）：20-21.