新媒體環(huán)境與檔案數(shù)字化背景下的檔案利用服務(wù)

陳小春

摘要：當(dāng)前新媒體快速發(fā)展，各檔案館數(shù)字化程度越來(lái)越高，為檔案利用提供了新的解決途徑。其中微信公眾平臺(tái)因其超大的用戶(hù)群，良好的使用體驗(yàn)和高效便捷的特點(diǎn)，使得利用這一平臺(tái)提供檔案利用服務(wù)，將成為一種趨勢(shì)，并將有力的促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新媒體;檔案數(shù)字化;檔案利用服務(wù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，圍繞互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展起來(lái)的新媒體不斷出現(xiàn)，特別是近幾年隨著智能手機(jī)的普及，4G、5G的到來(lái)，使手機(jī)的上網(wǎng)速度毫無(wú)障礙，越來(lái)越多的人借助手機(jī)平臺(tái)，辦理各種各樣的業(yè)務(wù)，信息傳播已經(jīng)變得更便捷，數(shù)字化，無(wú)時(shí)空障礙。同時(shí)檔案館檔案數(shù)字化工作不斷推進(jìn)，部分檔案館基本實(shí)現(xiàn)利用不進(jìn)庫(kù)房，完全數(shù)字化，這為檔案利用服務(wù)創(chuàng)新更便捷的方式提供了可能或說(shuō)是水到渠成。在此背景下，利用微信平臺(tái)提供檔案利用服務(wù)變得越來(lái)越可行。

一、微信公眾平臺(tái)應(yīng)用于檔案利用服務(wù)的可行性

微信公眾平臺(tái)是微信的一項(xiàng)功能，微信是騰訊公司產(chǎn)品，通過(guò)微信公眾平臺(tái)，企業(yè)和個(gè)人可以申請(qǐng)微信公眾號(hào)，并對(duì)公眾號(hào)進(jìn)行使用、管理、更新，可發(fā)布文字、語(yǔ)音、圖片、視頻等內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)相應(yīng)工作業(yè)務(wù)的辦理。對(duì)于檔案工作來(lái)講，微信公眾平臺(tái)的產(chǎn)生，使得檔案工作有了一個(gè)全新的檔案信息發(fā)布平臺(tái)。

（一）智能手機(jī)的普及、微信用戶(hù)群體量巨大

隨著智能手機(jī)的普及，各種應(yīng)用程序的使用越來(lái)越多，微信做為高使用率的一款應(yīng)用，自2011年它在廣州誕生以來(lái)，微信在全球范圍內(nèi)支持20多種語(yǔ)言，覆蓋了200多個(gè)國(guó)家和地區(qū)。截至2020年第一季度，微信及WeChat的合并月活躍帳戶(hù)數(shù)達(dá)12億之多。而且這一用戶(hù)量具有一定的穩(wěn)定性，可以說(shuō)，我們的日常生活越來(lái)越離不開(kāi)微信。越來(lái)越多的企業(yè)建立了自己的微信公眾號(hào)來(lái)服務(wù)自己的用戶(hù)群。

（二）信息傳播模式的多樣化，為檔案利用服務(wù)途徑的多樣化提供了可能

微信公眾平臺(tái)信息傳播方式多種多樣，即可以是文字的、圖片的、視頻的、語(yǔ)音。對(duì)使用對(duì)象可以實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)服務(wù)，有需求的對(duì)象，用微信關(guān)注公眾號(hào)，即可使用，方便快捷，沒(méi)有任何障礙，也不產(chǎn)生任何成本。

（三）檔案館檔案數(shù)字化程度高，為使用微信公眾號(hào)在線(xiàn)辦理檔案利用服務(wù)提供了內(nèi)容上的可能

數(shù)字化是檔案工作的基本要求，部分檔案館完全實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化，有些是部分實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化，例如作者所在檔案館，四川師范大學(xué)檔案館對(duì)利用率較高的檔案也基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，這為檔案的在線(xiàn)傳輸提供了可能。

（四）有償服務(wù)項(xiàng)目可在線(xiàn)支付

微信支付已經(jīng)成為一種日常生活的支付方式，已得到很大程度上的普及，當(dāng)前微店，微信商場(chǎng)的廣泛使用，微信支付以方便、快捷、安全得到用戶(hù)的認(rèn)可，也成為了一種支付習(xí)慣。在實(shí)際的檔案利用服務(wù)中，如果涉及到部分增值業(yè)務(wù)需要收費(fèi)，例如高校檔案的翻譯費(fèi)用等，就可以在公眾平臺(tái)上提供學(xué)校收費(fèi)的微信二維碼，可以直接通過(guò)微信公眾號(hào)解決服務(wù)費(fèi)用的支付問(wèn)題。

二、使用微信公眾平臺(tái)進(jìn)行檔案利用服務(wù)的初步探索

目前已有很多檔案館申請(qǐng)了微信公眾號(hào)，并逐漸開(kāi)始使用微信公眾號(hào)向用戶(hù)推送檔案工作相關(guān)信息，也有部分檔案館積極探索利用微信公眾平臺(tái)辦理檔案利用服務(wù)，例如四川師范大學(xué)檔案館，在今年疫情封校的情況下，學(xué)校檔案館為了解決利用者不能到校辦理檔案利用服務(wù)的情況，及時(shí)推出了檔案在線(xiàn)辦理業(yè)務(wù)。檔案利用者和檔案工作人員不用面對(duì)面就能辦理好檔案利用。首先檔案利用者需要關(guān)注微信公眾號(hào)“川師大檔案”，即可以在公眾號(hào)上進(jìn)行在線(xiàn)查檔申請(qǐng)，利用者手持本人身份證拍照上傳進(jìn)行身份認(rèn)證，同時(shí)填寫(xiě)所需要的個(gè)人檔案詳情，如所需要檔案類(lèi)型，檔案產(chǎn)生的時(shí)間，個(gè)人在校期間的學(xué)院、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)，以及聯(lián)系方式，郵箱等即可。申請(qǐng)成功后，檔案館工作人員在后臺(tái)就可以看到，即可根據(jù)利用者提供的信息在檔案系統(tǒng)里查詢(xún)，查詢(xún)到利用者所需的檔案后，進(jìn)行打印蓋章，然后掃描，發(fā)送到利用者電子郵箱，服務(wù)就結(jié)束了。這種服務(wù)方式解決了以前利用者請(qǐng)假來(lái)館，長(zhǎng)途奔波甚至有些利用乘坐飛機(jī)來(lái)查檔，即費(fèi)時(shí)又費(fèi)錢(qián)，利用成本相當(dāng)高的情況。這一利用服務(wù)方式變革，讓之前的高成本行為變成了成本可忽略不計(jì)。同時(shí)還化解了好多情緒化的困境，例如有些利用者遠(yuǎn)道而來(lái)，剛找到檔案館，又已經(jīng)到下班時(shí)間了，如果不給他提供利用，他情緒就會(huì)崩潰，往往工作人員還要加班給他查找檔案，如果是有難度的檔案，一時(shí)沒(méi)查到，又免不了會(huì)出現(xiàn)場(chǎng)面緊張的情況，甚至引來(lái)對(duì)工作人員的投訴，給工作人員帶來(lái)不必要的麻煩。也給利用者帶來(lái)痛苦。使用微信公眾號(hào)進(jìn)行在線(xiàn)服務(wù)后，這種情況就不會(huì)發(fā)生了。

三、使用微信公眾平臺(tái)進(jìn)行檔案利用服務(wù)還需要繼續(xù)探索，不斷完善

從目前我校檔案館的初步嘗試來(lái)看，效果非常好，也得到了利用者的肯定和贊許，但這一工作還有很多不足的地方，例如，因經(jīng)費(fèi)不足，技術(shù)還比較落后，往往要多次身份認(rèn)證才能成功，甚至有些多次也不能成功，只能后臺(tái)工作人員人工審核，增加了不必要的工作量。查到的檔案雖然已經(jīng)數(shù)字化了，但因沒(méi)有電子簽章，只能打印后，再蓋檔案館的章，然后再掃描，有點(diǎn)費(fèi)時(shí)，如果有電子簽章，就可以直接使用。同時(shí)，從我校情況看，微信公眾號(hào)只是完成了申請(qǐng)和部分回復(fù)工作，而所需檔案的數(shù)字化傳輸仍然使用的電子郵箱，這一環(huán)節(jié)，還需要改進(jìn)，如果能使用微信公眾號(hào)一站式服務(wù)，效果會(huì)更好。

綜上所述，檔案工作的探索在不斷的深化，微信公眾平臺(tái)的出現(xiàn)為檔案工作帶來(lái)了新的契機(jī)，檔案部門(mén)應(yīng)該抓住這一機(jī)遇，特別是當(dāng)前受疫情影響，要盡量減少人員的流動(dòng)和人員的直接接觸的情況下，不斷優(yōu)化檔案工作機(jī)制，完善檔案信息資源，建立檔案信息資源的共享機(jī)制，促進(jìn)檔案文化傳播方式多樣化，完善檔案在線(xiàn)利用服務(wù)，方便利用者，更好的服務(wù)社會(huì)。

參考文獻(xiàn)

[1]孫沁.基于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案利用服務(wù)工作變革的同彈簧扣思考[J].北京檔案，2020（02）：32-34.