企業(yè)電子檔案管理中存在的隱患和應(yīng)對(duì)對(duì)策分析

郭秀麗

摘 要： 隨著電子檔案管理工作的不斷深化與發(fā)展，企業(yè)陸續(xù)以電子檔案管理方式開展檔案管理與檔案利用工作，有效提升了企業(yè)檔案相關(guān)工作的工作效率。但同時(shí)也存在一定的隱患，對(duì)企業(yè)檔案信息造成了一定的威脅。基于此，本文分析了企業(yè)電子檔案管理中存在的隱患，并提出保證企業(yè)電子檔案信息安全的有效措施，推動(dòng)企業(yè)電子檔案健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 電子檔案;安全隱患;應(yīng)對(duì)對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G276 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.30.269

隨著信息化建設(shè)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，電子檔案建設(shè)成為各個(gè)企業(yè)檔案管理工作的新方向，隨著電子檔案管理工作的不斷深入，其安全隱患也隨之顯現(xiàn)出來(lái)，為了保證企業(yè)電子檔案管理工作安全穩(wěn)健運(yùn)行，需要對(duì)當(dāng)前企業(yè)電子檔案管理工作進(jìn)行分析，找到其中存在的隱患，并采取有效措施保證電子檔案工作有序進(jìn)行。

1 企業(yè)電子檔案管理中存在的安全隱患

1.1 網(wǎng)絡(luò)安全問題所造成的電子檔案管理隱患

電子檔案管理以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體，在電子檔案數(shù)據(jù)分享、資料傳輸?shù)倪^(guò)程中容易給不法分子造成可乘之機(jī)，黑客會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)漏洞竊取企業(yè)信息或破壞企業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全，這些行為都會(huì)對(duì)企業(yè)電子檔案資料形成威脅。企業(yè)電子檔案信息中記錄了重要的數(shù)據(jù)內(nèi)容與企業(yè)信息，一旦被不法分子竊取會(huì)為企業(yè)造成難以估量的損失。此外，電腦病毒也是威脅電子檔案安全的重大隱患，電腦病毒會(huì)破壞、篡改甚至刪除企業(yè)的檔案信息，造成企業(yè)機(jī)密泄漏，破壞企業(yè)檔案信息的完整性。

1.2 沒有形成統(tǒng)一的檔案存儲(chǔ)格式

各企業(yè)在電子檔案管理過(guò)程中采用的存儲(chǔ)方法并不相同，電子檔案的格式也有所差異。企業(yè)一旦更換電腦軟件，就容易出現(xiàn)檔案管理軟件與其他軟件不兼容的情況，在進(jìn)行信息轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，由于解讀誤差會(huì)造成信息錯(cuò)誤，從而影響企業(yè)電子檔案管理的健全性。

1.3 不當(dāng)?shù)牟僮餍袨樗斐傻陌踩[患

在電子檔案管理過(guò)程中，無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為一種全新的檔案管理趨勢(shì)，當(dāng)前電子檔案證逐步代替紙質(zhì)檔案管理方式，成為檔案管理的主要工作形式。但是，電子檔案管理工作提高了對(duì)檔案管理工作人員的要求，檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要熟知計(jì)算機(jī)操作技能，具備電子檔案管理能力與素養(yǎng)。一旦在工作過(guò)程中操作失誤，就會(huì)造成檔案信息丟失的情況，如在將原始檔案輸入電子檔案管理系統(tǒng)后沒有點(diǎn)擊保存按鈕，就會(huì)造成檔案缺失的情況?；蛘咴谳斎氲倪^(guò)程中由于輸入方式不當(dāng)，會(huì)導(dǎo)致信息格式不一致，從而威脅電子檔案的安全。

2 提高企業(yè)電子檔案管理安全性的有效對(duì)策

2.1 采用數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的軟件

企業(yè)在開展電子檔案管理工作的過(guò)程中，要確定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)采集格式標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)定要求開展檔案信息歸納整理工作。有些企業(yè)雖然開展電子檔案管理工作。但在具體實(shí)踐過(guò)程中只是將檔案信息內(nèi)容加以簡(jiǎn)單的電子錄入處理，沒有考慮軟件格式是否符合檔案管理要求，從而造成電子檔案資料格式各異的情況。企業(yè)之間及企業(yè)內(nèi)部沒有形成統(tǒng)一的黨按文件格式標(biāo)準(zhǔn)，有些企業(yè)內(nèi)部不同部門之間也存在檔案格式不兼容的問題，這些隱患都將為日后檔案管理工作造成負(fù)擔(dān)，難以有效利用檔案中記載的信息資料。因此，企業(yè)要盡量統(tǒng)一檔案格式標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)管理方式，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行糾正[1]。

2.2 提高對(duì)電子檔案安全性的管理

雖然電子檔案具有永久保持的特點(diǎn)，但受諸多因素影響電子檔案信息也會(huì)出現(xiàn)損壞或丟失的情況，從而為企業(yè)檔案管理工作造成不良影響。因此，要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)電子檔案安全管理工作，需要定時(shí)備份電子檔案內(nèi)容。隨著時(shí)間的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)中會(huì)存有大量的檔案信息，一旦操作不當(dāng)就會(huì)出現(xiàn)檔案信息誤刪的情況。因此，需要定期檢查病毒、維護(hù)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，及時(shí)對(duì)存放電子檔案信息的硬件與軟件設(shè)施進(jìn)行更新升級(jí)。保證電子檔案管理系統(tǒng)及存儲(chǔ)設(shè)備能夠有序運(yùn)行。此外，在電子檔案安全管理操作過(guò)程中，可以利用身份驗(yàn)證防火墻、權(quán)限設(shè)置、殺毒軟件等方式防止電子檔案被惡意篡改或訪問。電子檔案管理以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)為載體，企業(yè)要為電子檔案管理工作選擇，優(yōu)質(zhì)的存儲(chǔ)設(shè)備。從當(dāng)前大數(shù)據(jù)信息管理情況分析來(lái)看，通常都會(huì)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)中心，以雙機(jī)備份的方式降低電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，從而提高電子檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。建立電子檔案存儲(chǔ)安全機(jī)制，可以通過(guò)病毒查殺防止病毒軟件對(duì)數(shù)據(jù)信息造成的損壞。客戶端需要及時(shí)更新殺毒軟件，檔案管理人員要重視對(duì)計(jì)算機(jī)病毒查殺工作的重要性。此外，要及時(shí)更新計(jì)算機(jī)程序，要及時(shí)安裝操作系統(tǒng)并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行補(bǔ)丁修復(fù)，對(duì)安全漏洞進(jìn)行補(bǔ)丁升級(jí)保證系統(tǒng)安全。通過(guò)數(shù)據(jù)權(quán)限的方式控制操作用戶，從而確保他人無(wú)法對(duì)檔案信息進(jìn)行操作。同時(shí)要重視檔案數(shù)據(jù)備份工作，網(wǎng)絡(luò)自身的防護(hù)能力不足以支持整個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)在電子檔案管理工作過(guò)程中，要提升對(duì)檔案數(shù)據(jù)備份的重視程度，避免檔案數(shù)據(jù)丟失造成的損害。從而加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)的安全管理能力[2]。

2.3 健全檔案信息安全管理制度

首先，要重視對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全人才的培養(yǎng)工作，要在企業(yè)內(nèi)部培養(yǎng)既掌握信息安全法律法規(guī)條例，又熟知信息安全設(shè)備與設(shè)施的檔案信息技術(shù)人才。其次，要加強(qiáng)檔案保護(hù)應(yīng)急管理制度，提高檔案管理人員在日常工作中對(duì)檔案信息風(fēng)險(xiǎn)的防范意識(shí)，從而能夠在第一時(shí)間，發(fā)現(xiàn)并處理檔案信息存在的安全隱患，提升檔案管理人員的應(yīng)急處理能力。企業(yè)要制定科學(xué)系統(tǒng)的檔案信息應(yīng)急處理體系，一旦發(fā)生突發(fā)事件需要及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，從而保證應(yīng)急方法的科學(xué)性與規(guī)范性。最后，企業(yè)要建立信息保密制度不斷強(qiáng)化企業(yè)檔案管理人員的安全意識(shí)，使其在檔案信息管理工作過(guò)程中能夠做到優(yōu)盤、移動(dòng)硬盤、內(nèi)外網(wǎng)電腦規(guī)范使用，強(qiáng)化檔案信息數(shù)字化管理的安全意識(shí)[3]。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，我國(guó)企業(yè)已經(jīng)陸續(xù)開展企業(yè)電子檔案管理工作方式。電子檔案管理方式能夠有效提升檔案管理與檔案利用工作質(zhì)量與效率，但其在安全性能方面也存在一定的隱患。因此，企業(yè)要細(xì)致分析判斷電子檔案管理工作可能出現(xiàn)的隱患，并采取有效的應(yīng)對(duì)措施提升電子檔案管理工作的安全性，確保企業(yè)電子檔案管理工作有序進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1] 辛鳳.探討企業(yè)電子檔案管理中存在的隱患及應(yīng)對(duì)方案[J].價(jià)值工程，2020，39（12）：267-269.

[2] 楊云賢.電子檔案管理存在的問題及優(yōu)化對(duì)策[J].城建檔案，2019（12）：18-19.

[3] 郭金萍.電子檔案管理存在的風(fēng)險(xiǎn)與不安全因素的防范措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（19）：94-95.