新時代高校畢業(yè)生檔案高質量管理應對策略

張裕民

[摘 要] 高校畢業(yè)生檔案是對學生學習情況、在校懲處情況等重要信息資料的重要記錄，能夠直接反映出學生的在校行為及整體表現，對于用人單位進行人才選撥至關重要，是保障用人效果的關鍵資料。對于學生而言，檔案作為其學習成績及個人表現的重要憑證，在其職業(yè)生涯發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。加強對高校畢業(yè)生檔案的高質量管理與運用的重視，對于畢業(yè)生及用人單位的發(fā)展而言都具有重大意義。

[關鍵詞] 高校畢業(yè)生；檔案；高質量管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

就目前而言，一些地區(qū)的人力資源服務中心對高校畢業(yè)生的檔案管理工作重視度不夠，對畢業(yè)生檔案的收集管理力度有限，在一定程度上降低了畢業(yè)生檔案的可信度，既不利于學生的發(fā)展，也影響著人力資源服務中心的工作效益，加強對高校畢業(yè)生檔案管理的重視，并采取有效措施提高管理質量是新時期提升人力資源服務中心檔案管理工作效果的重要方式。

一、當前人力資源服務中心在高校畢業(yè)生檔案管理質量提升上的難點

（一）高校對學生檔案管理缺乏重視，檔案完整度得不到保障

人力資源服務中心對畢業(yè)生檔案的管理質量高低，在很大程度上取決于高校在學生檔案地收集與管理上的水平高低。就目前而言，很多高校對畢業(yè)生檔案的管理意識還有所欠缺，管理方式的創(chuàng)新度嚴重不足，大多高校依然采用的是傳統(tǒng)紙質檔案對學生檔案進行管理，紙質檔案的易破損、易丟失等局限性導致畢業(yè)生檔案管理在源頭上就容易出現問題，檔案的完整度受到的威脅較大。此外，雖然部分高校采用了信息化管理模式，但由于全校學生數量龐大，學校負責畢業(yè)生檔案管理的人才有限，同時因為管理意識的欠缺及人工操作的失誤，很容易導致畢業(yè)生檔案出現人與檔案內容不符、錄入錯誤、紙質原始版檔案與電子版內容有出入等問題，使得畢業(yè)生檔案的全面性、完整性、真實性降低。此外，部分高校在畢業(yè)生檔案管理中的問題還表現于檔案移交方面。在檔案移交過程中，通常采用的是郵寄等方式進行移交，存在檔案丟失的風險，同時對檔案移交的后續(xù)跟蹤力度也非常不足，導致畢業(yè)生檔案一經離校，檔案的追蹤就很難落實。學校在檔案管理中存在的問題為畢業(yè)生的發(fā)展及人力資源服務中心的檔案管理質量帶來了根源性的阻礙。

（二）畢業(yè)生個人對檔案的認識不足

一般而言，只要畢業(yè)生及時準確地向學校提供檔案接受地址，檔案丟失的現象就很難出現，但因為畢業(yè)生普遍對個人檔案缺乏正確認識，沒有認識到個人檔案對其發(fā)展及就業(yè)的重要影響，在提供地址信息方面存在拖延、不準確等問題，為檔案丟失及其完整性破壞埋下了一定隱患。此外，一些畢業(yè)生就業(yè)延遲，其檔案沒有及時送到其所在地的人力資源服務中心，久而久之，畢業(yè)生檔案可能因為個人保管不當等因素造成檔案被拆開、資料丟失等問題。畢業(yè)生自身的問題也為人力資源服務中心對畢業(yè)生檔案管理的質量提升帶來了一定阻礙。

（三）人力資源服務中心對畢業(yè)生檔案管理工作缺乏大局意識

人力資源服務中心在進行畢業(yè)生檔案管理的過程中，同樣存在著多種問題影響著管理質量。首先，因為多數高校采用的紙質材料進行畢業(yè)生檔案管理，信息化建設力度不足，這導致一些人力資源服務中心在接收到高校送來的畢業(yè)生檔案時，無法及時向高校送達回執(zhí)單，導致高校與人力資源服務中心在畢業(yè)生檔案移交方面存在溝通不及時等問題，為后續(xù)管理工作埋下了一定隱患；其次，針對學生個人送來的檔案中存在的被拆封等影響檔案完整性及可靠性的情況，人力資源服務中心沒有采取有效措施核實檔案資料的真實性；最后，部分地區(qū)人力資源服務中心在畢業(yè)生檔案管理中存在這管理模式單一問題，在歸檔完成后便束之高閣，沒有充分發(fā)揮檔案價值。在電子檔案的管理上，存在錄入不及時、查閱服務不到位等問題。

二、新時期人力資源服務中心對高校畢業(yè)生檔案進行高質量管理的有效策略

（一）加強引導，提高畢業(yè)生檔案管理意識

由上文可知，人力資源服務中心對高校畢業(yè)生檔案管理的效果在很大程度上取決于高校及學生個人對畢業(yè)生檔案的管理效果。因此，要保障人力資源服務中心畢業(yè)生檔案管理的高質量，應發(fā)揮其職能，加強對高校及學生個人意識的引導，全面提升相關各方的檔案管理意識，為人力資源服務中心的高質量畢業(yè)生檔案管理工作奠定基礎。首先，應加強與高校領導的溝通交流，通過開展畢業(yè)生檔案管理專題會議等方式提高高校領導及負責人的管理意識，并通過向高校領導傳授管理經驗、提供信息化管理幫助等方式優(yōu)化高校在檔案收集及管理上的效果。在此基礎上，引導高校通過積極開展畢業(yè)生檔案管理相關講座、在校園公告欄等宣傳處張貼校報、通過高校微博及公眾號向學生推送相關知識等方式進一步引導學生個人對檔案管理重視度地提升。同時，人力資源服務中心還應協(xié)助高校進行檔案移交工作確保高效開展，為高校的宣傳提供權威材料，包括如何進行檔案移交、如果學生在個人移交過程中發(fā)生遺失或破損等問題時的處理方式等重要信息，進一步提升高校及學生個人在檔案管理上的認識[1]。

（二）結合實際情況，完善相關管理機制

制度地建立與完善應保障全面性。首先，應協(xié)助高校完善畢業(yè)生檔案管理制度。人力資源服務中心根據自身管理需求對高校在畢業(yè)生檔案管理上的收集、整理、裝訂、移交等流程的具體要求進行規(guī)范說明，確保高校在檔案收集、整理上的完整性，確保檔案移交環(huán)節(jié)不會因為工作流程不規(guī)范等原因造成檔案丟失、漏寄忘寄等情況；其次，應根據實際情況對高校檔案管理機構與人力資源服務中心的相關部門之間的溝通機制進行健全完善。人力資源服務中心應盡可能地與高校檔案管理部門進行聯系，結合實際情況建立高效暢通的溝通模式，借助該溝通機制及時對畢業(yè)生檔案移交的發(fā)出與接收等情況進行反饋溝通，提高檔案管理溝通效率及效果；最后，應引導高校與畢業(yè)生之間建立檔案管理溝通渠道。通過設置專門針對畢業(yè)生檔案管理問題的熱線電話、在微博及微信公眾號中開設咨詢窗口等方式為學生提供溝通渠道，及時了解并解決學生的檔案問題。同時，高?？赏ㄟ^微博及微信公眾號窗口對學生檔案的收集程度、移交情況進行反饋，為畢業(yè)生提供查詢服務。

（三）結合信息技術，強化信息化建設

要提高新時代人力資源服務中心對高校畢業(yè)生檔案管理的質量，必須結合時代發(fā)展特征對管理方式進行創(chuàng)新。因此，人力資源服務中心應加強對信息技術的運用，在檔案管理過程中積極融合信息技術，轉變檔案形式及管理方式，保障新時代的管理質量。首先，應借助計算機技術等先進技術通過掃描等方式將紙質材料轉化為數字材料，豐富檔案形式，提高檔案管理高效性、完整性與可靠性；其次，應結合互聯網技術積極開發(fā)關于畢業(yè)生檔案查詢等功能的網站平臺，通過設置網上查詢、統(tǒng)計分析等功能為畢業(yè)生檔案的利用效果提供便攜幫助，同時利用大數據技術、數據庫技術等對畢業(yè)生檔案進行優(yōu)化管理分析，進一步提高檔案管理的可靠性與完整性，在保障人力資源服務中心管理質量的同時，也最大限度地發(fā)揮出畢業(yè)生檔案的作用，為畢業(yè)生就業(yè)及企業(yè)選聘提供更有效的幫助[2]。

（四）結合工作需求，提升管理人員專業(yè)性

檔案管理人員是保障畢業(yè)生檔案管理完整性及高質量的關鍵。因此必須結合實際工作需求對管理人員的綜合能力進行培養(yǎng)提升。不論是高校檔案管理部門，還是學生個人及人力資源服務中心相關部門，作為畢業(yè)生檔案管理的經手者，都必須具有管理意識與專業(yè)能力。高校及人力資源中心管理人員專業(yè)性地提升，應通過加強培訓、加強學習、互相之間加強溝通等方式實現專業(yè)性提升，同時建立專職管理隊伍，保障管理質量。學生個人的管理意識則需要高校及人力資源服務中心的宣傳引導。

三、結語

對高校畢業(yè)生檔案地管理，是人力資源服務中心人事檔案管理中的重要內容，做好對畢業(yè)生的檔案管理，能夠在一定程度上提升就業(yè)率，同時能夠達到規(guī)范就業(yè)環(huán)境的效果，不論對于學生個人發(fā)展而言，還是對于社會整體發(fā)展都具有重要意義。人力資源服務中心作為畢業(yè)生檔案管理的重要機構，必須履行提高管理質量、做好管理工作的職責。在認識到高校、學生個人及服務中心三方在檔案管理上存在的問題，并采取針對性措施進行改善優(yōu)化，是提高質量、做好管理工作的根本。

參考文獻：

[1]李婧.新時代高校畢業(yè)生檔案高質量管理應對策略[J].檔案時空，2018（12）：47-48.

[2]米力坎木·艾木拉江.加強高校畢業(yè)生檔案管理提升人力資源效用探究[J].魅力中國，2018（20）：267.