基層事業(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存與融合管理研究

邱達(dá)

摘 要：近年來，我國的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，國內(nèi)各行各業(yè)也深受其益，享受著科技的發(fā)展帶來的好處，對于基層事業(yè)單位，也是一樣。新的信息革命為新的時(shí)代賦予了新的特征，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)是現(xiàn)代人們工作和生活中的關(guān)鍵詞，對于基層事業(yè)單位的檔案管理，紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存與融合成為人們思索和探究的關(guān)鍵。本文對基層事業(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存與融合管理的必要性進(jìn)行了簡單的闡述，并提出了基層事業(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案并存與融合管理的相關(guān)策略，希望能夠?qū)鶎邮聵I(yè)單位檔案管理的工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;紙質(zhì)檔案;電子檔案;融合策略

科技改變未來，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化時(shí)代正式到來。在信息化時(shí)代中，人們越來越渴望追求便捷高效的工作和學(xué)習(xí)的方式，對傳統(tǒng)檔案管理的理念和方式產(chǎn)生了一定的沖擊，對現(xiàn)代基層事業(yè)單位的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的時(shí)代背景下，如何利用互聯(lián)網(wǎng)的機(jī)遇深化和落實(shí)檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的有機(jī)融合是現(xiàn)在的熱門話題，對現(xiàn)代基層事業(yè)單位的工作至關(guān)重要?；诖耍瑢鶎邮聵I(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存與融合管理的探討勢在必行。

一、基層事業(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存與融合管理的必要性

檔案中包含著重要的信息，詳細(xì)真實(shí)地記錄著各種業(yè)務(wù)往來，是一個(gè)龐大的資料庫?；鶎邮聵I(yè)單位的日常工作中，時(shí)時(shí)刻刻都離不開檔案的利用與管理，檔案是基層事業(yè)單位維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)的工作基礎(chǔ)，是基層事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營和管理的重要依據(jù)，是基層事業(yè)單位經(jīng)營和發(fā)展過程中的寶貴財(cái)富?；鶎邮聵I(yè)單位有效的檔案管理可以為人們的管理和決策提供各種數(shù)據(jù)，具有一定的憑證和參考作用，在基層事業(yè)單位組織管理的各個(gè)方面發(fā)揮著重要的作用。基層事業(yè)單位的工作性質(zhì)要求其檔案管理工作必須保持高效優(yōu)質(zhì)的運(yùn)轉(zhuǎn)。紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存與融合在基層事業(yè)單位的整體管理中占據(jù)著重要的地位，可以有效提高基層事業(yè)單位檔案管理的效率，對基層事業(yè)單位的整體運(yùn)營管理至關(guān)重要[1]。

二、基層事業(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案并存與融合管理的策略

（一）更新檔案管理觀念，加強(qiáng)對基層事業(yè)單位檔案管理的重要性認(rèn)識

基層事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)尤為繁雜且見效期較長的工作。新時(shí)期，基層事業(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存與融合管理，要注意更新基層事業(yè)單位相關(guān)人員的檔案管理觀念，改變固有思維，建立起符合新時(shí)代的思維方式，與時(shí)俱進(jìn)。要加強(qiáng)對基層事業(yè)單位檔案管理的重要性認(rèn)識，重視檔案管理工作對基層事業(yè)單位的作用，向員工廣泛普及檔案管理的知識和價(jià)值，增進(jìn)人們對檔案的認(rèn)識和利用，將紙質(zhì)檔案和電子檔案相融合，尋求基層事業(yè)單位檔案管理效率的最大化。要明確各部門人員工作的內(nèi)容和責(zé)任的落實(shí)，可以通過廣泛宣傳及個(gè)別談話等方法讓員工認(rèn)識到紙質(zhì)檔案和電子檔案工作的重要性，提升員工對于檔案管理工作的自主性，加強(qiáng)單位檔案管理工作的便捷和高效[2]。

（二）增強(qiáng)檔案管理人員自身素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的有效融合

檔案管理人員的自身素質(zhì)是影響基層事業(yè)單位檔案利用效果的重要因素，要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存與融合管理，相關(guān)部門應(yīng)有意識、有計(jì)劃、有目標(biāo)的去增強(qiáng)檔案管理人員的自身素質(zhì)，要鼓勵檔案管理人員“走出去”，多多看看現(xiàn)代社會的變化，提升檔案管理人員的專業(yè)水平，聘請專業(yè)的、經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員定期舉辦相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)培訓(xùn)和人事檔案管理的信息化建設(shè)培訓(xùn)，讓科技與理論充分的結(jié)合，讓實(shí)踐與理論充分的結(jié)合，增強(qiáng)檔案管理人員的自身素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，保證基層事業(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的有效運(yùn)行[3]。

（三）構(gòu)建完善的檔案管理工作制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、規(guī)范化

基層事業(yè)單位檔案管理的工作體系龐大，工作任務(wù)繁重，新時(shí)期基層事業(yè)單位的檔案管理工作要想進(jìn)行有序的、規(guī)范的運(yùn)行，根本在于制定科學(xué)、合理的檔案管理工作制度。對于基層事業(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存與融合管理，基層事業(yè)單位應(yīng)積極面對，構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、規(guī)范化?；鶎邮聵I(yè)單位應(yīng)該更新單位檔案管理的組織結(jié)構(gòu)，要加深與其他部門的聯(lián)系，進(jìn)行信息共享，要提高移動互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用技巧與運(yùn)用頻率，開拓與外部的信息共享途徑，避免“信息孤島”的發(fā)生。另外，還要建立健全檔案管理的檢查審核制度，各部門、各人員要明確分工，確認(rèn)在檔案的形成和管理方面的職責(zé)，要形成全面的、嚴(yán)格的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，還要定期對紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案管理工作的完整性和準(zhǔn)確性[4]。

（四）進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)

信息化這個(gè)主題在信息技術(shù)發(fā)展之初就一直被人們所提出，并不斷地為之進(jìn)行實(shí)踐研究?；鶎邮聵I(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存與融合管理，基層事業(yè)單位要積極進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)，并為檔案管理的信息化建設(shè)配置一定的軟硬件資源及網(wǎng)絡(luò)資源，進(jìn)行一定的人力資源和物力資源的投入，加大檔案管理工作的科技含量。在基層事業(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案并存與融合的具體實(shí)踐過程中，基層事業(yè)單位可以建立針對于基層事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容，有針對性的建立一個(gè)電子檔案管理平臺，將紙質(zhì)檔案掃描，實(shí)現(xiàn)庫藏檔案和新增檔案數(shù)字化，利用網(wǎng)絡(luò)平臺電子檔案的內(nèi)容，提高檔案調(diào)取的便捷性和高效性，保證信息化檔案管理的正常運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)電子查閱全程留痕，便于收集、整理、統(tǒng)計(jì)檔案再利用，提高基層事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)效性[5]。

結(jié)束語

新的時(shí)代背景下，基層事業(yè)單位的檔案管理，要重視紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存與融合管理，打破原有傳統(tǒng)的檔案管理觀念，更新檔案管理制度，豐富檔案管理的途徑與內(nèi)容，增強(qiáng)檔案管理人員自身素質(zhì)，建立完善的電子檔案管理平臺，進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的利益最大化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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[2]牟仙仙.基層事業(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存與融合管理[J].才智，2020（17）：234.

[3]王玉玲，朱銀培.新時(shí)期高校電子檔案基于信息化發(fā)展應(yīng)用研究[J].蘭臺世界，2020（06）：61-63+66.

[4]褚麗娜.基層事業(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存與融合管理[J].城建檔案，2019（02）：62-63.

[5]李衛(wèi)華.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用探究[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2020（11）：32-33.