境外工程檔案標準化管理規(guī)范探究

陳慧 羅慧玉 王曉曉 張凱

摘要：“境外”與“工程”雙重屬性賦予境外工程檔案管理極其多元的特點，這些特點在突顯境外工程檔案管理特色的同時，也引發(fā)管理沖突、監(jiān)管困難、檔案流失以及利用不便等問題。文章在深入探析上述問題根源的基礎上，提出以標準化助力境外工程檔案管理走出困境，即通過實現(xiàn)管理體制標準化與業(yè)務環(huán)節(jié)標準化促使境外工程檔案管理工作由“繁”變“簡”，由“人治”走向“法治”，由“雜亂”走向“統(tǒng)一”。

關鍵詞：境外工程檔案 管理特點 現(xiàn)實困境 標準化管理

Abstract： The dual attributes of“overseas”and“engineering”give extremely diverse characteristics tooverseasengineeringarchivesmanagement. These characteristics not only highlight the distin？ guishing features of overseas engineering archives management， but also cause problems such as man？ agement conflicts， regulatory difficulties， archives loss and inconvenience in utilization. On the basis of in- depth analysis of the above- mentioned prob？ lems， this study proposes that standardized manage？ ment can help overseas engineering archives man？ agement get out of such dilemmas. It means that the overseas engineering archives management can be changed from“complex”to“simple”， from“rule by man”to“rule by law”， from“messy”to“unification”by realizing the standardization of management sys？ tem and business links.

Keywords： Overseas engineering archives； Man？ agement characteristics； Realistic dilemmas； Stan？ dardized management

一、引言

在貿易經濟全球化深入發(fā)展、區(qū)域經濟一體化加快推進的大背景下，我國境內企業(yè)紛紛加快“走出去”的步伐，積極承接境外項目，延伸業(yè)務領域，由此產生了大量不同形式、不同載體的境外檔案[1]。其中，境外工程檔案是國內企業(yè)在境外工程項目建設過程中形成的具有憑證和參考價值的各種文字、圖表、聲像及實物等文件材料[2]。它既能全面地反映境外工程項目的性質、規(guī)模和施工質量，為工程的后續(xù)管理與維護營運提供有效依據，也能真實地記錄各項工程活動的證據、責任和詳細情況，為境外機構的權益維護與爭端解決提供有力保障[3]，在境外檔案中占據著十分重要的位置。

境外工程檔案集“境外檔案”與“工程檔案”的雙重特色于一體，其管理也相應地呈現(xiàn)出“境外”與“工程”兩方面的特點。這些特點在凸顯境外工程檔案管理特色的同時，也為其管理帶來了更加嚴峻的挑戰(zhàn)，諸如管理沖突、監(jiān)管困難、檔案流失及利用不便等日益尖銳的現(xiàn)實問題由于缺乏標準化管理規(guī)劃而長期得不到解決。但現(xiàn)階段境外檔案研究仍主要集中在境外歷史檔案征集機制、境外企業(yè)檔案管理模式、體系與策略探析等方面，對境外工程檔案的研究較少，僅有的研究或從宏觀層面對境外工程檔案管理的重、難點加以分析，或從組織機構角度對境外工程檔案管理的現(xiàn)狀及問題進行探究，尚未對境外工程檔案管理進行標準化的總體規(guī)劃研究。

因此，本研究擬從標準化管理的視角入手，對境外工程檔案管理的現(xiàn)實困境及其解決思路進行再思考。標準化是指在各類社會實踐中，對重復性的事物和概念，通過制訂、發(fā)布和實施標準達到統(tǒng)一[4]。標準化視角下的檔案管理主張以相關國際通用標準引領和指導檔案工作的開展，用統(tǒng)一的標準及規(guī)范固化檔案工作的科學方法與程序[5]，將其應用于境外工程檔案管理實踐中，可避免各主體在管理體制與業(yè)務環(huán)節(jié)中的不一致性或不通用性，從而有效緩解上述四大困境帶來的困擾。

二、境外工程檔案管理的顯著特點

境外工程檔案本質上是境外檔案與工程檔案的復合體，在其管理方面也融合了“境外”與“工程”的雙重屬性，體現(xiàn)出管理主體的多元性、監(jiān)管流程的特殊性、保管形式的分散性以及語言種類的多樣性?！熬惩狻迸c“工程”雙重屬性的融合并非二者屬性的簡單疊加，而是含有內在邏輯的重新組合，如圖1所示。

（一）管理主體的多元性

境外工程檔案管理主體的多元性，是境外工程項目參建單位繁多、涉及國家多元的結果。一方面，境外工程項目涉及主體廣泛復雜，對外涉及當地政府、承包方、建設方、設計方、施工方及監(jiān)理方等，對內又涉及企業(yè)的各個部門[6]。這些主體在工程項目建設期間會生成大量的原始記錄，并對其負有相應的管理職責。因此，境外工程檔案管理的責任主體并不是單個參建方或其檔案管理部門，而是對上述多個主體全方位、多層次的整合。另一方面，境外工程檔案管理主體的多元性也源于主體所在國家的多元性[7]。境外工程建設由來自不同國家的參建方共同完成，他們分別對工程各階段檔案負有管理職責，且責任主體與檔案管理間存在復雜的對應關系，某一階段工程檔案的管理可能由多國參建方負責，某一國參建方也可能支持多項工程檔案管理業(yè)務。

（二）監(jiān)管流程的特殊性

境外工程檔案監(jiān)管流程的特殊性，是境外工程項目監(jiān)管力量分散、監(jiān)管范圍寬泛的結果。一方面，由于境外工程項目建設處于國境范圍之外，其檔案監(jiān)管工作無法集中于境內本部，因而呈現(xiàn)出監(jiān)管力量相對分散的狀態(tài)[8]，監(jiān)管流程因此變得更為復雜，需接受境內外雙重監(jiān)管；另一方面，工程檔案的監(jiān)管范圍更加寬泛，需對項目建設過程中產生的前期文件、設計文件、施工技術文件、竣工文件、設備文件乃至電子文件進行全面的質量監(jiān)管，而大多境外機構缺乏健全的檔案管理機構，難以執(zhí)行“整改處置—考核兌現(xiàn)—信息反饋—復查落實—簽名認定”這一閉合監(jiān)管流程[9]，因此境外機構常以“監(jiān)理制”替代“簽名認定制”，將檔案監(jiān)管的責任交由第三方。監(jiān)理在業(yè)主的授權下對各參建方的工程檔案工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查，通過事前、事中及事后控制確保檔案監(jiān)管與工程同步。

（三）保管形式的分散性

境外工程檔案保管形式的分散性，是檔案形成地域相對分散、保管思維因“國”而異的結果。一方面，境外工程項目建設跨度大、參建單位點多面廣，其檔案形成具有顯著的地域分散性，加劇了檔案集中保管的困難性[10]。受制于距離遙遠，大多境外工程檔案僅依靠工作人員回國時陸續(xù)帶回，而工程項目周期長且工作人員回國次數有限，實體檔案無法及時移交國內進行統(tǒng)一歸檔與保管，致使其長期處于散存兩地的狀態(tài)，部分檔案甚至因歸檔滯后而最終留存于個人手中[11]。另一方面，我國境外工程項目涉及多個國家和地區(qū)，而不同國家和地區(qū)在工程檔案保管思維上不乏差異性，“集中式保管”與“分布式保管”兩種主流保管思維的博弈始終存在[12]。部分境外項目駐在國（如加拿大、老撾等）推行分布式保管，即當地形成的檔案分散保存于各業(yè)務部門，無須實行集中統(tǒng)一管理[13]。因此，境外工程建設期間產生的文書檔案、圖片檔案、聲像檔案與實物檔案等各類檔案往往隨著項目的完成而散存于相應部門。

（四）語言種類的多樣性

境外工程檔案語言種類的多樣性，是境外工程項目涉及國家廣泛、語言環(huán)境復雜的結果。我國境外工程建設業(yè)務已拓展至185個國家和地區(qū)[14]，境外工程檔案所涉及的駐在國既包括美國、英國及澳大利亞等英語母語國家，也涵蓋西班牙、墨西哥及哥倫比亞等西語母語國家，還涉及德國、法國、俄羅斯、日本及印度等其他外語類型國家。由于駐在國的工作語言不同，境外工程項目在建設過程中面臨著更為復雜的語言環(huán)境，使得工程檔案語言文字不僅涉及本國語言，更有相當一部分涉及駐在國語言[15]，由此展現(xiàn)出語言種類的廣泛性與多樣性。

三、境外工程檔案管理的現(xiàn)實困境

境外工程檔案管理受“境外”與“工程”雙重屬性的影響而呈現(xiàn)出四大顯著特點，這些特點使得境外工程檔案管理在實踐中面臨著與之相應的挑戰(zhàn)。其中一些挑戰(zhàn)由于長期未采取有效策略，逐漸成為阻礙境外工程檔案管理的現(xiàn)實困境。

（一）多元的管理主體引發(fā)管理沖突

境外工程檔案管理的責任主體具有多元性，意味著境外工程檔案同時接受多個主體的管理，是一種分散的、多元的、無中心的管理機制。由于缺乏統(tǒng)一的管理制度和標準加以約束，在這一機制下，不同主體對境外工程檔案采用的管理模式、原則及方法不盡相同，致使檔案管理過程中不可避免地產生一定沖突[16]。以某電力公司為例，其下屬44家境外機構中，5家機構制定了專項的境外工程檔案管理制度，而其余39家機構仍參照國內本部的檔案管理相關制度，因而在工程檔案管理模式上存在沖突。部分境外機構實行屬地化管理，即所有檔案均在當地整理、保存和利用；部分機構采取分段管理方式，即項目前期檔案由國內本部進行管理，項目建設或運營周期的檔案則由境外機構實行屬地化管理；還有部分境外機構則將檔案全部交由本部集中管理[17]。

此外，境外工程檔案管理主體所屬國家或地區(qū)不同，工程檔案的管理制度必然存在一定差異，從而增加了管理的復雜性。例如，也門、沙特等國規(guī)定，不允許將地質檔案材料帶離出境，而中國許多企業(yè)要求境外工程項目結束后，所有檔案移交國內，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。為滿足各自國家或地區(qū)對工程檔案管理的相關規(guī)定，中外方管理主體對于境外工程檔案管理存在多套制、多版本及多規(guī)格的要求，但通常難以有效落實[18]。

（二）特殊的監(jiān)管流程加劇監(jiān)管難度

境外工程檔案監(jiān)管流程具有特殊性，意味著境外工程檔案的監(jiān)管工作有別于境內，監(jiān)管流程的復雜化及差異化加劇了檔案監(jiān)管難度。一方面，境外工程檔案的監(jiān)管工作需接受境內本部的監(jiān)督與指導，但境內本部因無法深入現(xiàn)場檢查，在監(jiān)督和指導的“度”上難以把握[19]，若監(jiān)管過度容易造成境外監(jiān)管壓力過大，若監(jiān)管缺失則又可能引發(fā)工程檔案的質量問題；另一方面，以簽名為準的境內機構本部在監(jiān)督境外機構檔案工作時很難發(fā)現(xiàn)問題，因為其通常認定監(jiān)理機構審查無誤后方才簽字，只要簽字符合要求，在監(jiān)管困難的情況下境內機構本部不會再次查驗檔案本身是否齊全完整。例如，某電力公司境外工程項目實施監(jiān)理制，其監(jiān)理單位重工程質量監(jiān)理而輕檔案質量監(jiān)理。在境內機構本部對境外檔案工作開展遠程監(jiān)督時，因檔案簽名符合規(guī)范而未發(fā)現(xiàn)問題。但當境外工程檔案移交本部時卻發(fā)現(xiàn)檔案仍存在諸多問題，如施工記錄文件的數據失真或工程圖紙不規(guī)范等[20]。

（三）分散的保管形式致使檔案流失

境外工程檔案的分散保管，意味著其將長期依托各形成單位進行保管，保管方由單方變?yōu)槎喾絒21]。這一轉變使整個工程項目的檔案完整性會受到各方保管水平的制約，任意一方的保管不當均有可能造成檔案流向不清，從而加劇檔案流失的整體風險。加之境外機構的檔案管理人員相較境內存在更強的不確定性，較大的人員流動性往往會導致檔案管理工作的非連續(xù)性，若檔案交接不及時極易造成檔案丟失現(xiàn)象，從而影響境外工程檔案的整體價值[22]。

境外工程檔案保管方也可能受部分駐在國分布式保管模式的制約，放棄集中式保管轉而實行檔案的分散管理，將檔案管理的責任移交給各業(yè)務部門。然而，部分已適應集中式保管模式的業(yè)務部門，對分布式保管的本質與機制不甚了解，僅簡單模仿駐在國的保管形式或組織方法，而忽略檔案保管的流程設計，容易引發(fā)境外工程檔案流向不清、管理缺失的問題。例如，某電力公司境外機構實行部門責任制的分散式管理，但未設置與之相適的審批流程，致使檔案管理人員無法按照境外工程檔案歸檔范圍進行檢查并根據審批權限對檔案進行調取，從而造成檔案的流失[23]。

（四）多樣的歸檔語種造成利用不便

境外工程檔案歸檔語種具有多樣性，意味著語言障礙成為檔案潛在利用價值挖掘的一大難題。由于境外工程檔案本身內容復雜且專業(yè)性強，而兼具外語翻譯水平與檔案專業(yè)知識的人員極少，多數境外機構并未實現(xiàn)工程檔案譯文稿與原文稿同步歸檔[24]。即便少數境外機構實現(xiàn)同步歸檔，所歸檔的譯文稿形式也不盡相同，難免為檔案歸檔后的開發(fā)與利用造成諸多不便。例如，某電力公司為響應國家“一帶一路”倡議的號召，在“一帶一路”沿線國家中持續(xù)跟蹤開發(fā)了多個工程項目，在此過程中產生了中文、土耳其語、老撾語以及緬甸語等多語種檔案。這些多語種檔案大多僅以形成語言統(tǒng)一歸檔，少部分遵循“當地語言—英語—中文”的翻譯流程（請當地認可的翻譯公司翻譯）進行雙語歸檔。但因各境外機構對翻譯內容及要求尚未統(tǒng)一，部分歸檔的譯文稿中有些僅翻譯案卷封面、卷內目錄及備考表等關鍵部分，給檔案的利用造成困擾。由于無法有效克服語言障礙，該公司境外工程檔案開發(fā)利用程度始終較低[25]。

四、境外工程檔案標準化管理：助力檔案管理走出困境

境外工程檔案因其固有的特點在管理實務中陷入管理沖突、監(jiān)管困難、檔案流失與利用不便等現(xiàn)實困境，而這些困境很大程度上源于境外工程檔案多元共治過程中缺少統(tǒng)一且通用的標準。因此，克服困境應致力于消除多元管理主體在“制度管理”“流程管理”“檔案保管”和“檔案利用”等方面的差異。標準化管理主張在管理過程中對實際或潛存的重復性、共通性問題制定國際通用規(guī)則[26]，將其落實于境外工程檔案管理實踐中，可使檔案管理工作不再受雙重管理、雙套流程及多元語種的困擾，推動多數現(xiàn)實困擾迎刃而解。檔案管理標準化既涉及管理體制標準化（含制度與流程），也涵蓋業(yè)務環(huán)節(jié)標準化（含保管與利用），是解決上述困境的有效手段。

（一）實現(xiàn)檔案管理體制標準化，突破管理沖突與監(jiān)管困難

在境外工程檔案管理實務中，管理沖突與監(jiān)管困難的兩大難題是由制度管理與流程管理不善所致。為走出困境，檔案管理主體應充分重視境外工程檔案管理體制標準化，通過實行統(tǒng)一的戰(zhàn)略性標準來引導制度管理與流程管理工作，實現(xiàn)制度管理標準化和流程管理標準化。

境外工程檔案管理沖突的產生，源自各管理主體間缺乏統(tǒng)一適用的檔案管理制度作為可供參考的實踐依據[27]。因此，解決這一問題的關鍵便在于消除多元主體間多套制、多版本的管理制度。各管理主體可參考現(xiàn)行國際標準《信息與文獻—文件管理體系—要求》（ISO 30301：2019）[28]。該標準從戰(zhàn)略上考慮了跨組織結構、跨地理邊界和跨部門的文件管理，可為境外工程檔案管理的最佳實踐提供管理框架和方法[29]。通過規(guī)范文件過程和受控文件系統(tǒng)將文件管理工作模型化，能夠確保文件管理機制、原則和方法的統(tǒng)一。若境內外檔案管理主體均以該標準下科學合理的管理體系對工程檔案管理加以約束，并加強制度標準化的引導功能，將有效緩解管理沖突問題。

境外工程檔案監(jiān)管難度的加劇，則歸咎于境內外檔案監(jiān)管方采取的監(jiān)管流程復雜化與差異化[30]。因此，要克服這一難題，就應化“特殊性”為“通用性”。在監(jiān)管流程管理上，ISO 9000質量管理標準所提供的質量監(jiān)控內容與程序具有參考價值。ISO 9000質量管理標準視角下的檔案監(jiān)管工作，強調對文件質量記錄與現(xiàn)場過程管理的把控，把質量控制的客觀要素設定為標準，把檔案監(jiān)管工作擴展到整個文件生命周期，實現(xiàn)全方位、全過程的監(jiān)管[31]。若境內外檔案監(jiān)管方均在ISO 9000質量管理標準下實施工程項目檔案監(jiān)管工作，把工程文件質量納入工程質量管理體系，以統(tǒng)一的質量要求作為監(jiān)管的依據，那么境內外工程檔案監(jiān)管流程間的本質差異（即檔案的質量監(jiān)控標準）將不復存在，由此產生的監(jiān)管難題也將迎刃而解。

（二）推進檔案業(yè)務環(huán)節(jié)標準化，避免檔案流失與利用不便

在境外工程檔案管理實務中，檔案流失與利用不便兩大現(xiàn)實困境則是由檔案保管與檔案利用難所致。這兩大困境的解決思路應聚焦于境外工程檔案業(yè)務環(huán)節(jié)標準化，即通過設定通用化的操作標準來指導檔案保管與檔案利用等實踐，實現(xiàn)檔案保管標準化和檔案利用標準化。

境外工程檔案的有效保管建立在檔案歸屬清晰的基礎上，因此，減少境外工程檔案流失，首先需要解決境外工程檔案的流向問題。根據《信息與文獻—文件管理第1部分：概念與原則》（ISO 15489—1：2016）的要求，文件的保管工作必須經過授權；必須遵循已批準的規(guī)定、程序進行；必須明確各執(zhí)行主體的責任[32-33]。若境外機構工程檔案保管原則的設定均以ISO國際標準為依據，維持保管責任主體的清晰化，便能有效避免檔案原始材料因歸屬不清而流失，從而保證境外工程檔案的連續(xù)性、完整性。

境外工程檔案得以利用的前提是確保多語種檔案的通用性，唯有對多語種檔案進行統(tǒng)一語言、統(tǒng)一標準的歸檔，消除歸檔語種的非通用性，才能使其更好地服務于后續(xù)利用[34]。對于境外工程檔案文字應用的問題，ISO暫未發(fā)布相關標準予以指導。若未來國際標準規(guī)定境外工程檔案需采取通用的國際語言（如英語）為主要用語，那么遵循該標準的境內外機構便能夠省去多語種檔案語言翻譯的煩瑣程序，并滿足多語種檔案有效利用的現(xiàn)實需求。

值得注意的是，盡管現(xiàn)有通用型國際標準體系可以為境外工程檔案管理走出困境提供借鑒，但將其應用于實踐中仍較為困難。況且部分困境尚不可通過現(xiàn)有國際標準解決，其他可解決的困境也需綜合考量多個國際標準，而這要求檔案人員對國際標準十分了解。因此，在尚未出臺境外工程檔案管理專項國際標準的情境下，標準化管理的實現(xiàn)還存在一定障礙?，F(xiàn)階段，開展境外工程項目的企業(yè)可以暫以上述國際標準作為參考，但標準化管理的最終實現(xiàn)還有賴于專項國際標準的制定。

五、結論與建議

隨著大批“一帶一路”合作項目落地生根，我國進入了境外工程項目高速拓展的階段，境外工程檔案的構成更加豐富，檔案價值也日益凸顯；但檔案管理卻因其固有的特點，面臨管理沖突、監(jiān)管困難、檔案流失及利用不便等困境，阻礙了檔案信息資源價值的實現(xiàn)。在如何推動境外工程檔案管理走出困境這一問題的引導下，本研究結合境外工程檔案所呈現(xiàn)的特點，剖析現(xiàn)實困境的成因并識別其解決的關鍵要素，在此基礎上探尋標準化視角下境外工程檔案管理的可行路徑，如圖2所示。

研究發(fā)現(xiàn)，標準化為工程檔案跨境管理的實現(xiàn)提供了一種嶄新的視角和思路。以標準化為導向，積極借鑒ISO 30301：2019、ISO 9000及ISO 15489—1：2016等現(xiàn)行國際標準，并將其作為管理體制標準化與業(yè)務環(huán)節(jié)標準化的參考框架和基準，有助于克服境外工程檔案管理困境。但想真正走出困境，離不開國際標準化工作的支撐，因此，各國應協(xié)同推進境外工程檔案管理專項國際標準的盡快落實，使其可直接用于指導工程檔案跨境管理實踐。我國在已有SC11文件管理標準制修訂工作的基礎上，可以有計劃地申領與境外工程檔案管理相關的專項國際標準制定工作，提升我國在國際標準制修訂工作中的話語權[35]，力求為企業(yè)“走出去”和“一帶一路”倡議的實施提供標準指引。

*本文系國家社會科學基金青年項目“面向創(chuàng)新型國家建設的工程檔案知識賦能及其實現(xiàn)路徑研究”（項目編號：19CTQ037）研究成果之一。

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作者單位：1.華中師范大學信息管理學院

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