基于公眾參與的美國公民檔案員項目研究

劉露

摘? 要：我國各級檔案館允許公眾承擔檔案錄入、校對、檔案展覽等工作，但參與度和積極性不高。為了解國外社會力量在檔案事業(yè)的參與情況，以NARA公民檔案員項目為基礎(chǔ)，從任務(wù)選題、任務(wù)設(shè)置、任務(wù)講解等方面分析項目的主要特點，在此基礎(chǔ)上結(jié)合我國檔案工作實際情況，從加強檔案資源開發(fā)、建立激勵機制等方面為我國檔案事業(yè)實現(xiàn)公眾有效參與提供借鑒。

關(guān)鍵詞：公眾參與;公民檔案員;美國

Abstract： Archives at all levels in our country allow the public to undertake such tasks as record entry， proofreading， and archive exhibition， but their participation and enthusiasm are not high. In order to understand the participation of social forces in foreign archival work， based on the NARA citizen archivist project， the main characteristics of the project are analyzed from the aspects of task selection， task setting， and task explanation. On this basis， combined with the actual situation of my country's archival work， it provides references for my country's archival undertakings to achieve effective public participation in terms of strengthening archival resource development and establishing incentive mechanisms.

Keywords： Public participation; Citizen Archivists; USA

1 美國“公民檔案員”項目概況（American Citizen Archivist）

在美國NARA的檔案管理實踐中，公眾可以參與到檔案著錄、整理、內(nèi)容補充、數(shù)字化等事務(wù)中，其中最具有代表性的就是公民檔案工作者（Citizen archivist）項目。[1]“Citizen archivist”是根據(jù)美國國家航空航天局（NASA）“Citizen scientists”（公民科學家）的提法而提出的。[2]NASA鼓勵科學愛好者或其他外部非專業(yè)科學家廣泛參與科學研究活動，鼓勵他們參與收集、分析、處理數(shù)據(jù)，分享鳥類觀察日記等任務(wù)，幫助科學研究破解難題。[3]2010年4月時任美國國家檔案館館長David S. Ferriero在博客上提到“公民檔案工作者”概念，并表達了對“公民檔案工作者”項目的期待，北美鳥類物候?qū)W計劃在公民科學家的參與下，完成了228479只鳥類遷徙卡的轉(zhuǎn)錄，為開展“公民檔案工作者”項目提供了借鑒。

2010年7月，美國國家檔案館開通“our Archives”維基網(wǎng)站[4]，2010年10月至2011年6月總點擊量為115312次，公眾參與編輯數(shù)量總共達1863次。公眾通過網(wǎng)絡(luò)相簿分享檔案的次數(shù)每月不斷增加，2010年10月僅上傳9張照片，到2011年6月僅一個月就上傳332張照片。[5]2011年美國國家檔案館開通Citizen archivist Dashboard平臺，公眾在兩周內(nèi)為1000多頁手稿添加注釋和標簽。[6]

2012年1月公眾對歷史手稿進行謄錄，僅兩周就收到1000多頁謄錄副本，其中包括奴隸逃跑事件記錄、總統(tǒng)記錄、選舉請愿書等檔案。[7]該項目于2012年獲得“年度政府最佳創(chuàng)新實踐獎”。

2 美國公民檔案員項目中公眾參與的特點

2.1 任務(wù)選題大眾化

公民檔案員項目將資源分為三個部分并定期更新。一是按照專題分布。截至2020年5月10日，該項目開設(shè)了總統(tǒng)圖書館之旅、富蘭克林·羅斯福1898-1945年演講稿記錄、康涅狄格巡回法院和地方法院對阿米斯塔德號案件的數(shù)字化記錄、1958年在伊拉克革命中喪生的國王費薩爾二世在紐約的資產(chǎn)檔案、1937至1948年受田納西河流域管理局水電開發(fā)項目影響的移民家庭調(diào)查和人口調(diào)整記錄材料、阿拉斯加公路委員會材料、1942-1963美國杰出飛行十字勛章等榮譽獎勵索引卡片、1861-1867在費城斯庫爾基爾工作的信件等專題。

二是利用文件資源管理器以可視化方式呈現(xiàn)。截至2020年4月，共有103，683，462份數(shù)字掃描件、11，472，232，108個文本頁面。該工具對館藏檔案進行編號后以列表或視圖形式呈現(xiàn)并每月更新一次。

三是美國歷史事件相關(guān)的特色文件，包括總統(tǒng)哈里·杜魯門日常工作表、1964年8月東京灣事件總統(tǒng)決議、奧斯瓦爾德的筆記等。NARA將這些任務(wù)分為初級、中級和高級難度，并以可視化方式呈現(xiàn)給參與者，方便參與者結(jié)合自身實際情況選擇活動形式。

該項目發(fā)布的任務(wù)多與社會熱點結(jié)合，比如名人演講、總統(tǒng)圖書館等，能夠激發(fā)群眾興趣，吸引更多的社會公民參與到項目中任務(wù)中來。

2.2 參與渠道和任務(wù)設(shè)置多樣化

參與渠道方面，公眾除了可以通過NARA網(wǎng)站的公民檔案工作者入口參與以外，還可以通過其他相關(guān)檔案網(wǎng)站、政府挑戰(zhàn)賽網(wǎng)站、臉書、網(wǎng)絡(luò)相簿、微博客、維基百科等渠道參與。任務(wù)分散在官方網(wǎng)站和不同社交媒體平臺，允許公眾選擇自己喜歡或熟悉的渠道進入，不局限于國家檔案館網(wǎng)站，選擇多樣化。

任務(wù)設(shè)置方面，NARA提供添加標簽、轉(zhuǎn)錄、翻譯視頻影像、編輯檔案條目等方式。參與前需要在網(wǎng)站或?qū)?yīng)社交媒體上注冊賬戶，登錄后即可參與。對參與者能力的要求由具體任務(wù)的性質(zhì)和難度決定，參與者可以根據(jù)自身水平和能力選擇合適的任務(wù)。主要類型有：

第一，貼標簽。即為某份文本文件或圖片添加關(guān)鍵詞、術(shù)語、標簽等描述信息，為視頻添加人名、位置或其他視頻中可見的細節(jié)信息，增加信息完整性，方便下一個用戶檢索。

第二，轉(zhuǎn)錄。文字識別（OCR）技術(shù)對手寫體很難識別，公民檔案員項目鼓勵普通民眾對包含郵票、表格、圖表的文檔或帶有手寫簽名、意見的信件、備忘錄、報告等歷史文件進行轉(zhuǎn)錄。

第三，通過阿馬拉（Amara）字幕編輯器為音頻、視頻文件添加字幕翻譯。

第四，編輯檔案條目和內(nèi)容。

第五，分享檔案資源。國家檔案館工作人員每天都在掃描國家檔案館的紙質(zhì)檔案，但其實許多用戶為了查閱利用可能已經(jīng)掃描或復(fù)制了某些檔案文件，如果他們能夠把這些數(shù)字化的檔案分享出來，就可以減少一部分的數(shù)字化開支。

美國公民檔案員項目在Flickr上創(chuàng)建了一個賬戶，公眾只需要上傳圖片并添加圖片的基本信息，就可以為館藏檔案數(shù)字化貢獻力量。

2.3 任務(wù)講解人性化

一方面，為規(guī)范和指引公眾有效參與，項目制定了《公民貢獻政策》，對參與者的權(quán)利和義務(wù)、注意事項、版權(quán)問題等進行規(guī)定，對參與過程起到良好的向?qū)ё饔?。如：不得添加辱罵、威脅、攻擊性、誹謗、淫穢、虛假標簽或評論;不得添加與主題無關(guān)的廣告宣傳、投票宣言等內(nèi)容;所提交貢獻對所有用戶可見，允許其他參與者編輯等。除了《公民貢獻政策》，該網(wǎng)站還發(fā)布《使用Web 2.0和社交媒體網(wǎng)站的行為規(guī)則以及內(nèi)容管理的責任》《社交媒體使用指南》《社交媒體文件管理指南》等，明確各社交媒體工具的使用規(guī)則，一定程度上有效規(guī)范了參與行為。

另一方面，NARA公民檔案員項目對如何參與提供了詳細的入門操作指南、步驟講解、任務(wù)介紹和案例示范，對如何注冊、如何查找數(shù)字資源、如何轉(zhuǎn)錄、如何添加標簽、如何提交貢獻等問題給予詳盡說明和解答，幫助和引導(dǎo)公眾有序、有效參與各項工作。目前關(guān)于任務(wù)的講解信息包括公民檔案員簡介，檔案著錄信息解說，做標簽、轉(zhuǎn)錄、編輯條目的技巧和實例講解;查找和下載數(shù)字化檔案資源的方法。如轉(zhuǎn)錄時盡可能按照原始順序和布局進行，包括字母大小寫、縮寫、名稱、日期等;當出現(xiàn)無法辨認的字詞時，可以根據(jù)檔案內(nèi)容的上下文來尋找線索，沒有線索時可以在該字詞之后用方括號“[難以辨認]”來說明;當出現(xiàn)單詞拼寫錯誤時，可以在單詞之后用方括號給出正確拼寫;當遇到圖表、郵票、地圖等難以轉(zhuǎn)錄的格式時，可以用方括號“[藍色印章]/[郵票顯示……，在它下面寫著……]”來描述其特征;轉(zhuǎn)錄時如果有疑問或者意見，可以在注釋一欄注明等。

同時，人性化還體現(xiàn)在為參與者開設(shè)專門交流區(qū)供交流、討論、互動，及時了解參與者感受，有利于及時調(diào)整和改進工作。

美國還開展了投票活動了解一定時間內(nèi)公民感興趣的數(shù)字化記錄，并有針對性更新轉(zhuǎn)錄任務(wù)。美國公民檔案員項目不管是提交的內(nèi)容還是公眾的評論、疑問（如系統(tǒng)出現(xiàn)故障的問題）大部分都能在一個工作日內(nèi)回復(fù)，展現(xiàn)了對參與者的尊重。

3 公民檔案員項目對我國公眾參與檔案事業(yè)的啟示

3.1 結(jié)合社會熱點，加強檔案資源開放和開發(fā)力度

據(jù)統(tǒng)計，西方國家檔案開放率高達70%～90%。尤其美國先后出臺《聯(lián)邦登記法》《行政程序法》《信息自由法》，形成“以公開為原則，不公開為例外”的理念，除個別文件不公開，美國政府機關(guān)和政府檔案部門對開放檔案一直保持積極態(tài)度，為公眾參與檔案活動創(chuàng)造了條件。[8]

目前我國主要停留在檔案征集、局館長信箱民意調(diào)查等互動階段。2019年10月21日十三屆全國人大常委會第十四次會議初次審議檔案法修訂草案，我國檔案封閉期擬由30年縮短為25年。[9]

檔案部門應(yīng)加強對已開放檔案資源的開發(fā)和未開放檔案的研究、鑒定。在網(wǎng)絡(luò)信息充斥的新時代，結(jié)合社會熱點成為提高檔案部門參與關(guān)注度的有效途徑。

“911”事件結(jié)束后不久，“911”數(shù)字檔案館鼓勵人們分享與事件相關(guān)的故事、圖片、視頻、音頻等，多方面、多要素記錄歷史，為“911”事件保留數(shù)字記憶。[10]

我國民眾對日軍侵華事件頗為關(guān)注，南京大屠殺幸存者越來越少，二史館、南京市檔案館、上海市檔案館、遼寧省檔案館和侵華日軍南京大屠殺遇難同胞紀念館可以聯(lián)合開展活動，吸引人們共同完善日軍侵華檔案，幫助檔案部門記錄、留存這段歷史。

3.2 開通多種參與渠道，合理設(shè)置任務(wù)難度

目前我國主要開通檔案網(wǎng)站、微信來鼓勵社會公民參與檔案事務(wù)，微博、手機app等方式也有使用，但相對較少。檔案機構(gòu)除了提供分享的方式，可以創(chuàng)建諸如添加標簽、轉(zhuǎn)錄照片、為視頻檔案添加字幕、創(chuàng)建索引等方式，設(shè)置不同類型的活動，減少因重復(fù)而產(chǎn)生的疲勞感和厭煩心理。

同時，要合理設(shè)置任務(wù)難度。開展任務(wù)前及時了解公眾需求、對現(xiàn)有任務(wù)的參與感受，根據(jù)參與者不同群體類型、興趣愛好、能力水平，設(shè)置不同難度的參與任務(wù)。任務(wù)復(fù)雜程度會影響參與意愿和參與連續(xù)性，當任務(wù)比較簡單、容易完成時，參與者可以從中獲得滿足感和成就感，參與積極性會提高;如果任務(wù)比較復(fù)雜，很難完成，公眾參與意愿會下降。

實施者應(yīng)該將參與任務(wù)按難度分級設(shè)置，難易均衡，對于簡單或難度適中的任務(wù)適當增加，難度較大的任務(wù)可適當減少，讓公眾在自己能力范圍內(nèi)選擇合適的任務(wù)。同時要及時根據(jù)實際情況調(diào)整任務(wù)難度。參與之后要及時反饋信息，了解現(xiàn)有任務(wù)設(shè)置情況及公眾實際參與情況是否達到預(yù)期，以便后期工作持續(xù)改進。

3.3 提供全程指導(dǎo)和培訓

目前，我國大部分實體檔案館會提供參考咨詢服務(wù)，在網(wǎng)站設(shè)有留言區(qū)，公眾可進行業(yè)務(wù)咨詢和建言獻策，也有網(wǎng)站并未設(shè)置留言區(qū)，也未提供諸如電話、郵箱等任何反饋渠道，對于初次參與者來說無法及時解答參與中出現(xiàn)的問題。

為規(guī)范公眾參與行為，檔案機構(gòu)要制定參與規(guī)則，明確參與者權(quán)利和義務(wù)，保證公眾有效參與。此外，還要加強專業(yè)指導(dǎo)和培訓，讓公眾在短期內(nèi)理解并順利完成相應(yīng)任務(wù)。

比起文字說明，視頻操作講解更為直觀便捷，業(yè)余愛好者都可以一目了然，以此提高參與效率和質(zhì)量。對參與結(jié)果和留言及時回復(fù)。如需延遲回復(fù)，應(yīng)將其清楚地傳達給參與者。如設(shè)置統(tǒng)一回復(fù)，表明會在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)或者統(tǒng)一解釋延遲回復(fù)的原因;在某項參與活動結(jié)束的幾天內(nèi)向參與者發(fā)送電子郵件，通知貢獻者編輯成果正在審核，以顯示對參與者的尊重。

3.4 建立激勵機制，提高參與積極性和連續(xù)性

公眾是否參與及參與度如何與參與動機有密切關(guān)系。參與動機分為內(nèi)在動機和外在動機。內(nèi)在動機包括：興趣愛好、職業(yè)發(fā)展、求知欲、好奇心、休閑娛樂、追求成就感等方面。[11]

興趣愛好對公眾是否參與具有顯著影響，由于參與者大多數(shù)利用業(yè)余時間，所以興趣愛好成為激勵參與者參與的主要動力。外在動機主要包括物質(zhì)獎勵、組織機構(gòu)聲望、任務(wù)復(fù)雜程度等。[12]

物質(zhì)獎勵是最主要的外在激勵因素，反映了公眾對自我價值的肯定，也反映了組織者對參與者的肯定。組織機構(gòu)的知名度會影響參與者的信任感，知名度越高信任感越強，人們越愿意參與其中。

檔案機構(gòu)應(yīng)從大眾角度出發(fā)，明確參與動機，采取適當措施鼓勵和吸引民眾參與檔案工作。

第一，結(jié)合活動規(guī)模、資金投入合理設(shè)置話費充值券、流量充值券、外賣優(yōu)惠券等物質(zhì)獎勵。如完成20個詞條編輯任務(wù)給予5元話費充值券獎勵;完成50張圖片加標簽任務(wù)給予10元淘寶優(yōu)惠券。

第二，可在參與平臺上設(shè)置積分商城兌換，適當給予積分獎勵。荷蘭阿姆斯特丹檔案館為了吸引更多用戶參與，建立了積分制度，獲得的積分可以兌換商品，取得了良好的效果。[13]我國檔案部門可在檔案網(wǎng)站、微信、手機APP等參與平臺上設(shè)置積分商城，完成不同任務(wù)給予不同積分獎勵。如針對已經(jīng)提交的貢獻，鼓勵其他參與者對貢獻內(nèi)容進行檢查和糾錯，對核查結(jié)果給予一定的積分獎勵。積分累加到一定數(shù)量可以兌換商品或服務(wù)，如兌換百度文庫免費下載機會，允許查閱部分收費的檔案資源、免費利用某關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫等。

第三，根據(jù)參與結(jié)果設(shè)置貢獻榮譽榜。將每項任務(wù)貢獻最多的前幾名參與者在榜單上公布，并給予獎勵，從物質(zhì)和精神上肯定參與者的成果。

第四，推送熱門活動或參與者感興趣的活動。在參與者提交結(jié)果以后，系統(tǒng)按照參與者以往的貢獻和任務(wù)分類及時推送目前比較熱門的活動，或最新更新的活動，或是參與者經(jīng)常參與的任務(wù)，方便參與者找到自己感興趣的活動，也能提高公眾參與的連續(xù)性等。

參考文獻：

[1]Citizen Archivist Dashboard[EB/OL].[2020-05-10].https：//www.Archives.gov/citizen-archivist.

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[3]Finalizing a Definition of "Citizen Science" and "Citizen Scientists"[EB/OL]. [2020-05-05]. http：//www.openscientist.org/2011/09/finalizing-definition-of-citizen.html.

[4]David S.Ferriero.Cultivating Citizen Archivists [EB/OL]. [2020-05-10]. https：//aotus.blogs.Archives.gov/ 2010/04/12/cultivating-citizen-archivists/.

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[9]檔案法修訂草案初審：檔案封閉期擬由30年縮短為25年[EB/OL]. [2020-05-05]. http：//www.bjnews.com.cn/ news/2019/10/21/639542.html.

[10]楊翠芹.“9·11”數(shù)字檔案館建設(shè)概況及其啟示[J].北京檔案，2013（06）：40-43.

[11]Isto Huvila.The unbearable lightness of participating？ Revisiting the discourses of 'participation' in archival literature[J].Journal of Documentation 71（02）：358-386.

[12]朱立冬，詹萍，張慧.眾包模式下參與動機對參與意愿的影響研究——基于金錢激勵強度及任務(wù)復(fù)雜程度的視角[J].安徽師范大學學報（人文社會科學版），2016，44（05）：597-604.

[13]晏秦.檔案信息資源開發(fā)大眾參與激勵機制探析[J].北京檔案，2017（03）：16-19.

（作者單位：鹽城師范學院公共管理學院 來稿日期：2020-06-07）