高校房屋資產(chǎn)檔案管理問題研究

趙楠

摘? 要：本文基于當前高校房屋資產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，進一步探討提升高校房屋資產(chǎn)檔案管理水平的路徑，以期促進高校檔案事業(yè)的規(guī)范發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校;房屋資產(chǎn);檔案管理

Abstract： Based on the status quo and existing problems， this article discusses ways to improve the management level of college housing assets archives， in order to promote the standardized development of college files.

Keywords： Colleges and universities; Housing assets; Archives management

房屋資產(chǎn)是高校培養(yǎng)人才的最基礎的物質(zhì)材料，可以稱得上是“家底”，是高校其他工作發(fā)展的重要保障。[1]隨著房屋資產(chǎn)的增多，所產(chǎn)生的房屋資產(chǎn)檔案資料也逐漸增多。如何對這些檔案資料實施有效管理，是高校檔案管理部門需要關(guān)注的問題。

1 高校房屋資產(chǎn)檔案簡述

我國會計準則中對固定資產(chǎn)有這樣的界定：只要是使用時間超過一年且價值高于1000元的，而且在使用的過程中能夠保持原有的形態(tài)的資產(chǎn)。[2]根據(jù)這一定義，高校房屋資產(chǎn)指的是高校范圍內(nèi)的一切建筑物，主要指廣大師生經(jīng)常使用的教學樓、圖書館、實驗大樓等建筑物，這樣一些可供長期使用的、能夠保持原來面貌的資產(chǎn)。這些資產(chǎn)具有形式和來源多樣化的特點，而且還包含了經(jīng)營的和非經(jīng)營的資產(chǎn)。

房屋資產(chǎn)檔案涉及到相關(guān)法律較多，如《房地產(chǎn)法》《合同法》《城市規(guī)劃法》《檔案法》等，很多關(guān)于房屋資產(chǎn)檔案的工作是法制性很強的工作，所以房屋資產(chǎn)檔案的管理不能脫離法律軌道。

2 高校房屋資產(chǎn)檔案管理存在的問題

2.1 制度層面的問題

從當前許多高校情況來看，普遍存在房屋資產(chǎn)檔案管理制度不健全的問題。房屋資產(chǎn)是高校眾多固定資產(chǎn)中非常重要的一類資產(chǎn)，但因為房屋資產(chǎn)是不動產(chǎn)，日常每天都在使用，所以對房屋資產(chǎn)的管理多體現(xiàn)在使用過程中的維護方面，缺少管理房屋資產(chǎn)檔案的明確條例。雖然每所高校都有檔案管理機構(gòu)，但房屋資產(chǎn)檔案管理很容易被忽視，所以也沒有建立完善的資產(chǎn)檔案制度，與房屋資產(chǎn)的相關(guān)檔案資料也沒有被及時納入到資產(chǎn)日常管理工作中。[3]

許多高校并沒有將建設房屋的項目檔案納入到房屋資產(chǎn)檔案體系中，導致房屋建設項目在實施的過程中缺少歸檔指導，甚至還出現(xiàn)對現(xiàn)房屋建設項目完工后的材料不進行歸檔驗收的現(xiàn)象，造成房屋資產(chǎn)檔案的缺失。高校內(nèi)有許多建設年份很早的房屋，隨著時間的流逝，加上有些房屋建設檔案資料本身就不齊全，所以很多房屋資產(chǎn)檔案已經(jīng)丟失，或者是散存在各個許多部門的檔案中，處于無序管理狀態(tài)。

2.2 管理人員的問題

許多高校資產(chǎn)管理人員兼職現(xiàn)象較多，兼職人員既沒有資產(chǎn)管理方面的知識，也缺少檔案管理的知識和經(jīng)驗。在日常房屋資產(chǎn)檔案管理的過程中，檔案的收集、整理環(huán)節(jié)很容易出現(xiàn)問題。資產(chǎn)的維修保養(yǎng)也會產(chǎn)生大量檔案，如果檔案管理人員不及時歸檔，也同樣會導致檔案材料的缺失。[4]

2.3 信息化的問題

房屋資產(chǎn)檔案作為高校資產(chǎn)檔案管理中的重要內(nèi)容，理應通過信息化建設來提升檔案管理質(zhì)量。但是，許多高校對房屋資產(chǎn)檔案的管理還只是簡單地將紙質(zhì)版檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案，采用的電子化的分類和登記管理。這種管理模式既無法對房屋資產(chǎn)實施有效的管理，也無法為高校房屋資產(chǎn)保值增值提供科學依據(jù)，所以必須加強高校房屋資產(chǎn)檔案的信息化建設。

2.4 土地性質(zhì)的問題

目前，我國高校土地性質(zhì)分為公辦和民辦兩類。公辦高校都是由國家或者地方政府辦的，其房屋資產(chǎn)所占土地都屬于教育用地，由國家和地方政府統(tǒng)一劃撥使用。民辦高校則是由民間出資辦的，自行籌措辦學經(jīng)費，所以其土地多是通過有償方式獲得的，民辦高校房屋資產(chǎn)檔案管理更復雜。如果涉及建立新校區(qū)或者是置換校區(qū)等問題，則需要詳細、準確的房屋資產(chǎn)檔案作為支撐。

3 完善高校房屋資產(chǎn)檔案管理的路徑

3.1 強化管理意識，建立完善的資產(chǎn)檔案管理制度

資產(chǎn)檔案管理具有特殊性。房屋資產(chǎn)檔案處于不斷變化的過程中，僅僅依靠檔案部門管理是遠遠不夠的。因此，要強化資產(chǎn)部門和檔案部門的管理意識，確保各部門聯(lián)合并參與到檔案管理工作中，確保房屋資產(chǎn)檔案的準確性和完整性。同時，建立完善的資產(chǎn)檔案管理制度也尤為重要。[5] 通過房屋資產(chǎn)檔案管理的各項制度建設，使檔案管理工作在房屋資產(chǎn)的配置、利用、維修、租賃等每一個環(huán)節(jié)都有切實的依據(jù)。

3.2 強化責任意識，建立專業(yè)的資產(chǎn)檔案管理隊伍

資產(chǎn)檔案管理具有復雜性。這一特點給檔案管理人員提出了高要求。為確保資產(chǎn)檔案管理的規(guī)范性和準確性，檔案管理人員應具有房屋構(gòu)造、資產(chǎn)管理、檔案管理等多方面的知識，也要具備一定的溝通和協(xié)調(diào)能力。許多高校缺少專業(yè)化的資產(chǎn)檔案管理隊伍且不夠穩(wěn)定，這種情況不利于提升檔案管理工作的質(zhì)量。[6]

3.3 強化信息化意識，建立資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫

檔案管理信息化建設已經(jīng)是檔案管理工作的大趨勢，房屋資產(chǎn)檔案工作作為高校檔案工作重要組成部分，也應該跟上時代發(fā)展的步伐。要充分利用信息化技術(shù)，建立資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫，為學校的基礎設施建設提供科學的依據(jù)，也方便資產(chǎn)檔案的利用和國家對高校資產(chǎn)的檢查。[7]要建立資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫，首先需要做好前期的準備工作。對于房屋資產(chǎn)管理過程中所產(chǎn)生的各種文件，應該分門別類的收集，并根據(jù)資產(chǎn)檔案管理制度的要求來進行編目和整理，從而做好紙質(zhì)版房屋資產(chǎn)檔案資料的歸檔工作。

在這個過程中，對房屋資產(chǎn)檔案科學的分類非常重要。檔案管理人員要按照房屋資產(chǎn)檔案的類別編寫目錄，再根據(jù)目錄建立相應的數(shù)據(jù)庫。信息化社會里，數(shù)據(jù)軟件更新速度非?？欤再Y產(chǎn)管理系統(tǒng)應該針對房屋資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)變化及時補充和完善資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。在管理的過程中，要注意添加相關(guān)數(shù)據(jù)的備份，只要是與房屋資產(chǎn)相關(guān)的原始檔案資料，都應該在歸檔后備份，確保資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫的安全和準確。[8]應該安排專人來負責管理和維護資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫，要確保數(shù)據(jù)庫和房屋資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)隨時對接，這里可以利用數(shù)據(jù)庫功能來增加相應的模塊，使房屋資產(chǎn)在申購、驗收、支付等方面都可以利用資產(chǎn)管理系統(tǒng)來控制操作程序。通過管理系統(tǒng)來查詢房屋資產(chǎn)相關(guān)數(shù)據(jù)，方便長期使用房屋資產(chǎn)、對房屋資產(chǎn)負有管理責任的教職員工及時查詢相關(guān)的信息，并可以及時補充房屋資產(chǎn)使用的相關(guān)信息，從而確保高校房屋資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)動態(tài)化管理。

參考文獻：

[1]東華大學報.學校全面啟動校內(nèi)國有資產(chǎn)清查工作[EB/OL].[2020-03-02].http：//donghuabao.cuepa.cn/show more.php？docid=1448537

[2]劉映琦.高校固定資產(chǎn)管理中存在的問題及對策探討[J].實驗室科學，2012（04）：197-199.

[3]李瑋.統(tǒng)一管理模式下的高校國有資產(chǎn)管理對策研究——以某省屬H學院為例[D].西安：西北大學，2018.

[4]賀宇晨.淺談固定資產(chǎn)投資項目檔案的管理[J].機電兵船檔案，2019（04）：69-70.

[5]田欣，王茜茹，吳麗坤.淺談高校資產(chǎn)檔案管理常見問題及分析建議[J].傳播力研究，2019（02）：184.

[6]趙晴，李慧.高校固定資產(chǎn)管理績效考核評價研究[J].山西大學學報（哲學社會科學版），2020（01）：76-78.

[7]王永峰，洪堅，李偉華.淺談高職院校資產(chǎn)檔案的信息化管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（05）：94.

[8]楊偉.高校檔案館歸口管理檔案、文物及陳列品資產(chǎn)現(xiàn)象研究[J].山西檔案，2020（01）：54-55.

（作者單位：首都體育學院 來稿日期：2020-04-21）