淺析高校公文字號編寫的規(guī)范化

陳思遠 諸葛寰宇

摘?要：公文字號在高校的應(yīng)用中，普遍存在適用嵌字的情況，但卻存在諸多不規(guī)范之處，文章通過對國家開放大學(xué)公文發(fā)文字號現(xiàn)狀、問題產(chǎn)生原因的分析，通過相應(yīng)的實踐經(jīng)驗對高校公文字號編寫的規(guī)范化提出具體的應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：高校公文;發(fā)文字號;應(yīng)對策略

公文是實施領(lǐng)導(dǎo)、依法行政、處理公務(wù)，具有法定效力和規(guī)范格式的重要工具。法定效力是這一工具的本質(zhì)特性，規(guī)范格式是其外在特征，是保證法定效力實現(xiàn)的具體形式。其中發(fā)文字號是公文規(guī)范格式的重要因素之一。

根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定，發(fā)文字號的三要素包括“發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號”。在我校發(fā)文具體實踐中，為反映公文的類別、內(nèi)容、代擬部門、文種等屬性，除機關(guān)代字“國開”外，在機關(guān)代字與年份之間還插入了“辦”“發(fā)”“函”等嵌字（也稱“公文屬性詞”），而《黨政機關(guān)公文處理工作條例》并未對嵌字的用法作明確交代。因此導(dǎo)致在公文管理實踐中存在諸多不規(guī)范之處。文章通過對國家開放大學(xué)公文發(fā)文字號現(xiàn)狀與問題的分析，提出了相關(guān)建議和反思。

一、 高校公文發(fā)文號中嵌字編寫的現(xiàn)狀分析

（一）用表示行文方向的嵌字表示承辦部門

1. 下行文一般用嵌字“發(fā)”字，因此學(xué)校的發(fā)文字號的嵌字“發(fā)”字代表的是公文的行文方向為下行，而非公文代擬部門。通常若發(fā)文字號中嵌入“發(fā)”字，則不宜再增加其他嵌字。

2. 平行文一般用嵌字“函”，“函”字表示公文用于信函的格式印發(fā)，而非表達平行文，無論是“函”“意見”“通知”“批復(fù)”等文種，只要編函號應(yīng)使用“信函格式”印發(fā)。

（二）表示文件內(nèi)容特征的嵌字與承辦部門嵌字使用混亂

校內(nèi)發(fā)文字號大多以文件內(nèi)容特征作為命名依據(jù)。例如：人事任免工作用“人”字，考試工作用“考”字，學(xué)習(xí)資源工作用“資源”字。但是由于文件的內(nèi)容特征命名會與以機關(guān)代字中加設(shè)主辦部門代字重復(fù)，因此導(dǎo)致嵌字使用的混亂。例如科研管理辦公室與教育研究院共用“研”字的文號，而由于發(fā)文受眾不同、工作內(nèi)容不同，給公文接受對象造成一定困擾。

（三）處發(fā)文的發(fā)文字號命名規(guī)則綴疣

現(xiàn)行處發(fā)文現(xiàn)有命名規(guī)則是“國開（機關(guān)代字）+校（表對內(nèi)發(fā)布）+××（部門簡稱）+〔年份〕+順序號”。由于除黨委辦公室/校長辦公室外，各部門不能直接對外行文，因此機關(guān)代字、發(fā)文對象的“國開”“?！弊值拿?guī)則綴疣。

二、 高校公文發(fā)文號不規(guī)范選用嵌字的原因

（一）上級未明確規(guī)定

《黨政機關(guān)公文處理工作條例》是我校公文處理依據(jù)的主要條例。但該條例目前關(guān)于公文發(fā)文字號中的嵌字尚無統(tǒng)一規(guī)定，僅對發(fā)文字號的三要素、編排位置、數(shù)字使用、格式要求等做出了較為規(guī)范的規(guī)定。因此，客觀上導(dǎo)致了高校公文發(fā)文號嵌字使用不規(guī)范的現(xiàn)象。

（二）學(xué)理上有爭論

在公文的學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域，對嵌字選用的研究熱點主要存在以下兩個主流方向：一是嵌字使用是否必要。一方認為，各大高校公文發(fā)文字號應(yīng)該嚴格按照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中對發(fā)文字號三要素的定義進行執(zhí)行，不必嵌入“發(fā)”“函”等嵌字，在未有相應(yīng)明確的規(guī)定下使用嵌字，可能會造成發(fā)文字號的混亂使用;另一方則認為在我國公文發(fā)文字號編制的實踐中，相對于僅只用發(fā)文字號的三要素，嵌字的使用確實可以更高效的了解公文發(fā)文事項等內(nèi)容，使用嵌字以規(guī)范發(fā)文字號編制確有必要。二是對嵌字的理解不同。如對“呈”的使用說法很多：有人認為“呈”字只表示行文方向，實屬綴疣;也有觀點認為“呈”字表示公文為呈報性質(zhì)，其發(fā)文對象是上級機關(guān)，便于發(fā)文管理。

三、 高校公文發(fā)文號中嵌字選用對策

將發(fā)文字號的組成要素規(guī)范為四要素，由“發(fā)文機關(guān)代字、嵌字、年份、發(fā)文順序號”組成。嵌字選擇的常見使用標準如下。

（一）以公文的行文方向作為嵌字選用標準

行文方向選擇唯一的一字作為嵌字，例如“呈”用于上行文，“發(fā)”用于下行文，“函”用于平行文。

（二）以公文文種作為嵌字選用標準

用“復(fù)”表示批復(fù)，用“通”表示通知。

（三）以公文內(nèi)容業(yè)務(wù)領(lǐng)域名稱的簡稱作為嵌字選用標準

涉及教學(xué)內(nèi)容的嵌字用“教”，涉及人事人才工作的嵌字用“人”，涉及學(xué)生工作的嵌字用“學(xué)”。

（四）以公文文稿代擬部門簡稱作為嵌字選用標準

校長辦公室的嵌字用“辦”，教務(wù)部院發(fā)文的嵌字用“實驗”，中專校的發(fā)文嵌字用“中?！?。

四、 建議對策

從公文標題可以看出公文的文種，從行文關(guān)系中可以看出行文方向，因此沒有必要以公文的行文方、文種向作為嵌字選用標準。鑒于學(xué)校內(nèi)設(shè)機構(gòu)數(shù)量較多，全年發(fā)文數(shù)量較大，且學(xué)校業(yè)務(wù)領(lǐng)域名稱的簡稱與文稿代擬部門簡稱基本契合，建議以學(xué)校業(yè)務(wù)領(lǐng)域名稱的簡稱作為嵌字選用標準。

嵌字“函”字用于信函格式的文件，并不特指行文方向為平行，建議無論什么文種，只要編函號就使用“信函格式”印發(fā)。

關(guān)于校內(nèi)各部門處發(fā)文代字，由于規(guī)定各部門不能直接對外行文，因此文號中機關(guān)代字“國開校”的嵌字建議刪除。以“部門簡稱+函/通+〔年份號〕+順序號”的排列方式作為處發(fā)文的發(fā)文代字。

參考文獻：

[1]蘇武榮.淺談發(fā)文字號規(guī)范化[J].應(yīng)用寫作，2014（2）：14-17.

作者簡介：

陳思遠，諸葛寰宇，北京市，國家開放大學(xué)。