ERP系統(tǒng)中采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制研究

摘要：在科技不斷迅猛發(fā)展的今天，企業(yè)內(nèi)部控制也要在ERP系統(tǒng)廣泛應(yīng)用的新形勢下，與時俱進(jìn)，適應(yīng)新的管理環(huán)境，調(diào)整內(nèi)控方案。本文概括ERP系統(tǒng)在我國的發(fā)展現(xiàn)狀，理順企業(yè)ERP系統(tǒng)中采購業(yè)務(wù)具體流程，抓住各環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險控制點，提出相應(yīng)的內(nèi)部控制措施和解決方案。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng);采購業(yè)務(wù);內(nèi)部控制

中圖分類號：F270.7;F274 ? 文獻(xiàn)識別碼：A ?文章編號：2096-3157（2020）20-0075-02

一、ERP系統(tǒng)簡介

ERP，英文全稱為Enterprise Resource Planning。它對企業(yè)的人、財、物等相關(guān)信息進(jìn)行集中管理、充分利用企業(yè)有限資源，創(chuàng)造最大的效益，是目前國際上最流行的高效管理模式之一。

近年來我國企業(yè)ERP系統(tǒng)的使用雖然逐漸普及，但由于起步較晚，比起發(fā)達(dá)國家，我國對ERP系統(tǒng)的應(yīng)用仍處于初步階段。由于我國很大部分企業(yè)中熟練掌握系統(tǒng)的人員較少，造成了在引入ERP系統(tǒng)時，因各模塊應(yīng)用操作不當(dāng)，造成了不少失誤。而企業(yè)管理者如果不深入了解ERP系統(tǒng)，不注意不相容職位的分離，就會構(gòu)成內(nèi)部控制缺陷，尤其是在采購環(huán)節(jié)，如果內(nèi)控出現(xiàn)問題，就會影響相關(guān)聯(lián)的模塊，給企業(yè)帶來財、物損失。

二、ERP系統(tǒng)中企業(yè)采購業(yè)務(wù)的流程、主要風(fēng)險點研究及關(guān)鍵內(nèi)控控制措施

1.請購環(huán)節(jié)

企業(yè)各部門（生產(chǎn)、經(jīng)營、項目建設(shè)等需求部門）根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，在需要外購材料時，提出物資需求計劃，提交采購申請。與手工編制下達(dá)、審批紙質(zhì)計劃單不同，這時需求部門需要在ERP系統(tǒng)的采購管理模塊下，點擊選擇請購單，分別將如名稱、規(guī)格、數(shù)量、單位以及需求時間等所需求的物品的信息錄入，審批部門按規(guī)定的權(quán)限和程序完成請購單的審批，采購部門定期歸類匯總請購物料信息，平衡現(xiàn)有安全庫存情況，并據(jù)此編制采購清單，統(tǒng)籌安排采購計劃。

（1）請購環(huán)節(jié)存在的問題及內(nèi)控風(fēng)險。和傳統(tǒng)的手工操作相比較，ERP系統(tǒng)將傳統(tǒng)流程轉(zhuǎn)化為電腦操作，提高了工作效率，但是ERP系統(tǒng)對企業(yè)原始數(shù)據(jù)的要求也大大提高，如果企業(yè)不重視提高系統(tǒng)初始化時原始數(shù)據(jù)的真實性與準(zhǔn)確性，不重視應(yīng)用過程中的系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)，就會造成系統(tǒng)中充斥垃圾數(shù)據(jù)。在請購環(huán)節(jié)中，失效存貨或供應(yīng)商編碼等垃圾數(shù)據(jù)就會導(dǎo)致需求部門在請購選項中選擇的物料品名或規(guī)格不準(zhǔn)確，難免會產(chǎn)生采購計劃及實際到貨與需求的偏差。

（2）請購環(huán)節(jié)的內(nèi)控措施。在進(jìn)行采購處理之前，企業(yè)應(yīng)指定專職人員分別負(fù)責(zé)制單和審核，負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)初始化，以及后期存貨基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)（存貨基礎(chǔ)信息包含例如存貨品名、存貨系統(tǒng)編碼、規(guī)格、增值稅說率、計量單位、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等存貨屬性、庫存數(shù)量信息、圖片等）。其中尤其要注意的是，為避免出現(xiàn)同一種存貨“大小名”的現(xiàn)象，存貨品名、規(guī)格等信息應(yīng)該與供應(yīng)商的合同報價一致、與實際到貨物品的送貨單一致。

企業(yè)應(yīng)根據(jù)購買物資的類型，確定請購部門，在預(yù)算范圍內(nèi)，授予相應(yīng)的請購權(quán)。保證物資請購與審批的職責(zé)相互分離，授權(quán)審批部門在審批時，要重點關(guān)注物資品類是否符合購生產(chǎn)經(jīng)營的需要，請購的物資是否信息準(zhǔn)確、內(nèi)容是否完整，物資總金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)，大額物資是否納入年度預(yù)算內(nèi)，負(fù)不同責(zé)任的經(jīng)辦與審核人員，其在ERP系統(tǒng)登錄名和操作密碼應(yīng)分別設(shè)置，并在執(zhí)行中要切實保證經(jīng)辦與審核真正分離，不能將不同人員的登陸名及密碼交由一人操作，讓經(jīng)辦、審批的流程設(shè)置形同虛設(shè)。另外，系統(tǒng)自動順序生成請購單據(jù)編號不能人為修改（特殊情況除外）。

2.選擇供應(yīng)商、訂貨

（1）采購系統(tǒng)初始化之初，操作人員應(yīng)在系統(tǒng)中做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)如：供應(yīng)商信息、存貨清單。供應(yīng)商信息包括供應(yīng)商名稱、編碼、經(jīng)營商品、經(jīng)營范圍、賬期、到貨周期、收款賬戶信息、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、郵件地址等。存貨清單錄入存貨編碼、名稱、規(guī)格、單價、稅率等信息以及資質(zhì)證件、原料標(biāo)準(zhǔn)、驗收標(biāo)準(zhǔn)、條碼、箱包數(shù)、所屬庫區(qū)。

當(dāng)請購環(huán)節(jié)完成后，下一步就是擇商環(huán)節(jié)，也就是企業(yè)對所需求的貨物選擇合適供應(yīng)商。供應(yīng)商可以根據(jù)ERP系統(tǒng)競價平臺發(fā)布的產(chǎn)品需求信息，上報價格。同時平臺可以將公司的采購需求通過郵件或短信的等定向推送給相關(guān)的供應(yīng)商。系統(tǒng)可以對供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價，這些ERP系統(tǒng)功能可以幫助采購人員選擇合適的供應(yīng)商。需要選擇供應(yīng)商時，采購人員執(zhí)行比價生單命令，價格最合適的供應(yīng)商就會被ERP系統(tǒng)自動選擇，之前錄入的詢價數(shù)據(jù)隨之就被導(dǎo)入到當(dāng)前單據(jù)表格當(dāng)中。

（2）擇商、訂貨環(huán)節(jié)存在的問題及內(nèi)控風(fēng)險。企業(yè)能否選擇到提供質(zhì)優(yōu)價廉的商品或服務(wù)的供應(yīng)商，關(guān)鍵在于擇商、訂貨環(huán)節(jié)，而擇商、訂貨環(huán)節(jié)最重要的是要保證供應(yīng)商資料的真實性、準(zhǔn)確性，以及所采用的評估程序是否恰當(dāng)。企業(yè)雖然可以借助ERP系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)詢價、比價和競價，但所有系統(tǒng)的最終還是由人來操控，ERP系統(tǒng)采購管理平臺雖然可以大大提高企業(yè)執(zhí)行采購業(yè)務(wù)的效率，但最后在實際做出擇商決定的還是操作人員，而這些人為因素影響，是無法通過ERP系統(tǒng)檢測的，如果企業(yè)管理存在監(jiān)管漏洞，就會影響擇商環(huán)節(jié)的真實性。

此外，如果企業(yè)供應(yīng)商基礎(chǔ)信息如名稱、編碼等信息缺乏維護(hù)，就會造成相關(guān)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫的混亂，以至于在ERP系統(tǒng)中擇商造成困難。

（3）擇商、訂貨環(huán)節(jié)的內(nèi)控措施。首先，企業(yè)對供應(yīng)商的評估應(yīng)遵守公開、公平、公正的原則，詢價、競價過程要由請購部門、采購部門、財務(wù)部門共同參與，各負(fù)其責(zé)。即在ERP系統(tǒng)中由各相關(guān)部門共同審核擇商程序。其次，企業(yè)還應(yīng)通過審計程序?qū)Σ少徣藛T的比價操作進(jìn)行監(jiān)督。再者，企業(yè)按照存貨類別分級設(shè)置供應(yīng)商編碼，為滿足不同部門的需求，快速定位，對訂貨環(huán)節(jié)中屬于不相容職位的采購訂單錄入和審核職位，應(yīng)做到人員、職位分離。采購訂單編號應(yīng)為自動生成，不能人為修改。此外，設(shè)立存貨檔案時，財務(wù)人員要對根據(jù)物資的采購價格設(shè)置上限，這樣既能控制采購預(yù)算規(guī)模，也可以防止采購人員舞弊，對外與供應(yīng)商勾結(jié)，抬高物資進(jìn)貨價格，收取回扣。同時，在單據(jù)初始設(shè)置時，對必填項目進(jìn)行設(shè)置，若有遺漏或錯誤，操作人員會得到系統(tǒng)提示，以便及時更正，保證采購訂單的完整、準(zhǔn)確。

三、到貨入庫

貨物送達(dá)企業(yè)，辦理入庫之前，采購員要仔細(xì)審核供應(yīng)商的送貨單和采購訂單，將品名、規(guī)格、數(shù)量、價格等各項信息與供應(yīng)商的合同、需求部門的要求相核對，確認(rèn)無誤后，采購管理模塊中的訂單可轉(zhuǎn)為到貨單。如若不一致，則要求供應(yīng)商做出相應(yīng)修改，避免系統(tǒng)中的過期未執(zhí)行的采購訂單的存在。

到貨后，倉庫保管員辦理入庫之時，要對品名、規(guī)格、單位、數(shù)量等主要內(nèi)容進(jìn)行核對，即將所收到貨物實物與系統(tǒng)中的到貨單進(jìn)行核對，如果核對不一致，則拒絕辦理入庫手續(xù)。入庫時企業(yè)質(zhì)檢人員還應(yīng)參與開箱驗收，對包括貨物產(chǎn)地、實際生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等進(jìn)行檢驗并出具貨物質(zhì)量檢驗報告。倉管人員將核對無誤、質(zhì)檢人員檢驗無誤的貨物，在ERP系統(tǒng)中關(guān)聯(lián)選擇到貨單或采購訂單信息、直接自動生成采購入庫單，或者手工填制采購入庫單，隨后系統(tǒng)會自動過賬。

1.到貨、入庫環(huán)節(jié)存在問題及內(nèi)控風(fēng)險

這一環(huán)節(jié)要切實保證采購入庫單與實際所入貨物的一致性和準(zhǔn)確性，但是作為信息管理系統(tǒng)，在處理采購業(yè)務(wù)時 ERP系統(tǒng)雖然能做到采購入庫單與到貨單、采購訂單各個單據(jù)環(huán)節(jié)在系統(tǒng)中相關(guān)聯(lián)一致，但是所有系統(tǒng)的最終還是由人來操控，而這些人為因素，就會影響實際實物入庫驗收環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性。為了控制人員編制，實際案例中很多企業(yè)未能執(zhí)行不相容職位分離制度，請購、采購和驗收由一人全部完成，或者未實行存貨入庫環(huán)節(jié)的三方驗收，就會造成企業(yè)購進(jìn)貨物質(zhì)量不過關(guān)、數(shù)量短缺、規(guī)格不符、名稱不完全一致等導(dǎo)致系統(tǒng)中存在過期未執(zhí)行訂單等現(xiàn)象發(fā)生。

2.到貨、入庫環(huán)節(jié)內(nèi)控措施

在入庫環(huán)節(jié)，貨物的驗收必須由獨立于采購的人員完成。辦理入庫時，參與驗收的三方人員（用貨部門、倉管、質(zhì)控部門）各司其職：倉管人員要確保相關(guān)單據(jù)如供應(yīng)商送貨單、到貨單與采購訂單核對無誤，各單據(jù)與實物核對一致，用貨部門與質(zhì)控部門對質(zhì)量無異議的貨物，在庫存管理系統(tǒng)中操作入庫單的錄入。沒有系統(tǒng)計劃的送貨單，或者送貨單與系統(tǒng)貨物名稱、規(guī)格不符的拒絕辦理入庫。實際送貨數(shù)量與訂單數(shù)量的差異，經(jīng)過采購人員確認(rèn)后，才能繼續(xù)生成入庫單。入庫單系統(tǒng)會自動過賬到存貨明細(xì)賬，所以月末結(jié)賬之前，財務(wù)人員要定期抽查、審核本月外購入庫物資的存貨明細(xì)賬，防止過賬出現(xiàn)差錯。這里要強(qiáng)調(diào)的是，因物資的數(shù)量、質(zhì)量信息容易被人為篡改，為防止參與驗收人員在入庫環(huán)節(jié)舞弊以謀取私利，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置為采購入庫的諸多環(huán)節(jié)為自動完成操作。另外對系統(tǒng)中過期未執(zhí)行的訂單，采購部要及時跟蹤，追究原因。

四、發(fā)票的校驗及付款

1.與供應(yīng)商的發(fā)票核對一致發(fā)票要每月及時、準(zhǔn)確開具，這就要求每月月末，采購部門要將當(dāng)月的送貨單、入庫單按照供應(yīng)商進(jìn)行匯總、統(tǒng)計數(shù)量、與簽訂的采購合同核對單價，與供應(yīng)商核對需開發(fā)票金額，并在系統(tǒng)中自動或手動通過入庫單生成與供應(yīng)商核對一致的采購發(fā)票，錄入供應(yīng)商開具的發(fā)票號碼。

財務(wù)部門對發(fā)票進(jìn)行審核校驗時，要重點審核送貨單、入庫單的相關(guān)責(zé)任部門簽字是否齊全，規(guī)格、稅率等是否與合同一致，系統(tǒng)內(nèi)的采購發(fā)票是否與供應(yīng)商提供的發(fā)票核對一致。核對無誤后，憑發(fā)票在ERP系統(tǒng)中錄入應(yīng)付賬款。

2.發(fā)票校驗和付款環(huán)節(jié)存在問題及內(nèi)控風(fēng)險

在ERP系統(tǒng)中，由于購貨發(fā)票可以由系統(tǒng)自動生成，企業(yè)需要認(rèn)真核對生成采購發(fā)票信息以及供應(yīng)商的發(fā)票，尤其是關(guān)注發(fā)票號碼等關(guān)鍵信息，以核對一致的單據(jù)作為付款的依據(jù)。如果企業(yè)制單與審核未能做到崗位分離，就會存在管理的漏洞，在接下來的付款環(huán)節(jié)有發(fā)生舞弊的風(fēng)險。同時，請款業(yè)務(wù)需要相關(guān)人員從系統(tǒng)中生成請款單，作為付款業(yè)務(wù)觸發(fā)點，這一環(huán)節(jié)如果發(fā)生賬戶戶名、賬號信息錯誤情況，人工審核環(huán)節(jié)又跟不上，就易出現(xiàn)操作疏漏，將給企業(yè)帶來甚至不可挽回經(jīng)濟(jì)損失。

3.發(fā)票的校驗及付款環(huán)節(jié)內(nèi)控措施

從不相容職位分離的角度考慮，在發(fā)票校驗的環(huán)節(jié)，系統(tǒng)中的采購發(fā)票的制單和審核不應(yīng)由一人負(fù)責(zé)。供應(yīng)商發(fā)票送來時，采購人員要在ERP系統(tǒng)中關(guān)聯(lián)相應(yīng)的入庫單等單據(jù)，在系統(tǒng)中關(guān)聯(lián)入庫單，自動生成或手動錄入采購發(fā)票。財務(wù)人員付款前要在系統(tǒng)中逐筆審核本月外購入庫物資的采購發(fā)票。崗位分離，就能有效保證該環(huán)節(jié)單據(jù)校對的真實、可靠，規(guī)避了舞弊的可能。

付款環(huán)節(jié)的請款和付款也應(yīng)做到不相容職位分離。在付款前，先要進(jìn)行單據(jù)審核，確保所請求付款的單據(jù)的合法、真實、準(zhǔn)確，對不符合要求的單據(jù)不予辦理。同時在系統(tǒng)設(shè)置預(yù)算預(yù)警機(jī)制，事先未經(jīng)核準(zhǔn)或超出預(yù)算的款項系統(tǒng)予以退回，獲取批準(zhǔn)或調(diào)整預(yù)算后，才能夠繼續(xù)支付。已付款的采購業(yè)務(wù)要及時核銷應(yīng)付賬款。另外需要強(qiáng)調(diào)的是，財務(wù)人員付款前要在系統(tǒng)中逐筆審核應(yīng)付賬款明細(xì)賬，以防止系統(tǒng)自動過賬的失誤。

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作者簡介：

劉麗莉，供職于青島民航食品有限公司。