信息化環(huán)境下會計檔案管理的新特點及改進策略分析

韓基秋

摘要：進入21世紀以來，信息技術的迅速發(fā)展為社會各行各業(yè)的發(fā)展奠定了基礎，會計行業(yè)深入到行業(yè)內部管理，在信息化環(huán)境下會計檔案管理也有了新轉變。本文就會計檔案管理在信息化環(huán)境下的新特點進行分析，為其如何改進提出可行性策略。

關鍵詞：信息化;會計檔案管理;新特點;改進策略

中圖分類號：G270.7;F810.6文獻標識碼：A文章編號：1672-9129（2020）03-0085-01

Abstract：Sincethebeginningofthe21stcentury，therapiddevelopmentofinformationtechnologyhaslaidthefoundationforthedevelopmentofallwalksoflifeinthesociety.Theaccountingindustryhaspenetratedintotheinternalmanagementoftheindustry，andtherehavebeennewchangesinthemanagementofaccountingfilesundertheinformationenvironment.Thisarticleanalyzesthenewcharacteristicsofaccountingfilemanagementintheinformationenvironment，andproposesafeasiblestrategyforhowtoimproveit.

Keywords：informatization;accountingfilemanagement;newfeatures;improvementstrategies

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，信息技術、管理軟件在財務管理應用范圍明顯加大，對會計檔案管理工作提出更高要求。因此，為推動信息化環(huán)境下會計檔案管理進程，優(yōu)化會計檔案管理是行業(yè)面臨的新難題，這就需要把握會計檔案的特點，針對會計檔案管理工作中存在的不足進行深入分析，為提高單位檔案管理工作找到新出路。

1信息化環(huán)境下會計檔案管理的弊端

1.1傳統(tǒng)會計檔案管理方式不適應信息化發(fā)展需求。會計檔案管理是為了記錄會計人員從事會計工作和工作軌跡的文件，依照《會計信息化管理辦法》，作為識別和考察會計人員素質的憑證。隨著信息化技術的發(fā)展，會計檔案管理在歷史發(fā)展進程中弊端凸現(xiàn)，表現(xiàn)最明顯的是管理方式陳舊。盡管社會各行各業(yè)已經(jīng)認識到會計的重要性，在信息化建設和會計檔案實行信息化管理的不斷發(fā)展，強化會計檔案管理，但是現(xiàn)在對信息化會計檔案的基本要求并未提及信息化，原有的管理方式無法適應檔案管理要求，不利于檔案管理安全防范。

1.2會計檔案管理信息化程度不高。目前，會計檔案信息化管理需要在一定的系統(tǒng)內才得以實現(xiàn)，目前許多企業(yè)都沒有將會計軟件引入管理中，或者是會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)無法很好保存會計檔案管理，使得會計檔案不能相互調用。有的行業(yè)對會計檔案管理的保存期限作了規(guī)定，受保存期限制，無法按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準實施會計檔案信息化管理。

1.3信息化會計檔案的安全性不高。會計信息化檔案管理安全性是重中之重，將信息化技術應用到會計檔案管理中，是利用計算機網(wǎng)絡技術進行檔案管理，將會計檔案數(shù)字化處理后，錄入計算機會計檔案管理軟件中，可以使會計檔案的調度不再完全依賴于手工的查賬，在網(wǎng)絡技術支撐下直接查詢會計檔案信息，通過拷貝光盤等存儲介質直接獲取相關資料。然而，受信息化技術的負面影響，會計檔案管理的安全性始終無法保證，尤其是一些無法提供保密功能的檔案管理軟件，在使用時無法保證會計數(shù)據(jù)的真實性和有效性。

2信息化環(huán)境下會計檔案管理的特點

2.1會計檔案信息全面數(shù)字化。目前，我國各行各業(yè)檔案管理方式都開始引進計算機技術，強大的計算機網(wǎng)絡為檔案管理工作提供了技術支撐，同時，檔案載體形態(tài)也向多樣化發(fā)展，會計檔案信息日常查詢、統(tǒng)計分析和制作報表也得到極大推動。這是會計檔案信息全面數(shù)字化的表現(xiàn)，它為會計檔案儲存、更新都帶來了較大的便利。

2.2會計檔案信息化風險系數(shù)增大。數(shù)字化檔案信息化管理一方面加快信息資源共享，而另一方面又極其容易被篡改、破壞和泄密，無論是將會計檔案存儲在電腦硬盤還是其他介質，都不免有被病毒感染的可能性，一旦感染上病毒，信息化檔案管理就會失去信任。在信息化環(huán)境下，會計檔案信息處于高度集中的狀態(tài)下，這對不法人員來說是盜竊信息的最佳途徑，為其惡意篡改檔案信息提供了便利。

3信息化環(huán)境下會計檔案管理的新途徑

3.1增強會計檔案管理的集成化和安全性。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，會計檔案管理也改變了傳統(tǒng)的管理模式。首先，信息化手段的運用為檔案管理提供新途徑的同時，它充分利用信息技術的高效、快捷手段，最大程度地實現(xiàn)檔案管理的高效、迅速。其次，會計行業(yè)人員眾多，涉及的檔案信息也非常龐雜，在進行會計檔案管理過程中，為了避免因人工參與造成檔案信息的丟失和泄密，則需要重視檔案管理的信息化應用，將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化為電子版，存儲在相關管理軟件系統(tǒng)中，既可以提高檔案管理安全性，又可以加大會計檔案管理的集成化。

3.2完善信息化環(huán)境下會計檔案管理各項制度。第一，建立信息化會計檔案的歸檔、保管制度。這就需要相關人員開發(fā)會計信息化系統(tǒng)，采用全套文檔資料及軟件程序進行會計信息檔案的記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬一并錄入管理，按照有關稅務、審計等管理部門的要求嚴格執(zhí)行。第二，完善信息化會計檔案保管制度，按照國際檔案的標準，選擇高質量的保存介質進行數(shù)據(jù)備份，并要做好防壓、防塵.防光、防蝕工作。

3.3建立電子檔案信息的風險防范體系。為了確保會計檔案信息的安全性，可以通過設置防火墻等技術手段，建立電子檔案信息的風險防范體系。首先，在計算機硬件環(huán)節(jié)防止不安全隱患，加強會計檔案文件信息的安全運轉，保證文件信息的私密性和安全性。其次，做好會計檔案信息管理的監(jiān)控環(huán)節(jié)，這也是為了確保系統(tǒng)產(chǎn)生的會計電子檔案的真實原始性。作為會計檔案管理人員，必須提高檔案管理安全認識，關注流程管理的科學性，在實施檔案管理時，建立會計電子檔案信息安全保障體系、設立電子檔案數(shù)據(jù)中心，利用信息化手段梳理、提煉岀機構文件，實施電子檔案的統(tǒng)一管理。

3.4強化會計檔案管理人員的專業(yè)素質。雖然說信息化技術是可以推進檔案管理高效發(fā)展的方式，但歸根結底都是人在主導檔案管理工作。因而，在會計信息化檔案管理中，重視檔案管理人員的專業(yè)性和管理素質非常重要。通過多種方式指導學習，不斷增強管理人員的文字能力、綜合分析能力、計算機知識、信息管理技術能力，加強信息化管理效率，將信息化檔案管理從“封閉性”轉為“開放型”，為會計檔案管理提供更優(yōu)質、更高效的管理。

現(xiàn)代化信息技術的發(fā)展為社會各行業(yè)發(fā)展提供便利，及時、準確的會計信息始終與發(fā)展決策密切相關。隨著會計檔案的內容范圍、承載形式等的變化，必須要完善信息化環(huán)境下會計檔案管理各項制度，才能確保會計檔案管理的真實性、有效性和準確性。多方面探索會計檔案管理的新方法、新途徑，對增強會計檔案管理的安全性具有深遠而持久的意義。

參考文獻：

[1]劉丹.淺談會計電算化檔案管理的工作特點及要求[J].黑龍江檔案，2017（3）：58-58.