對比分析電子檔案與紙質(zhì)檔案技術(shù)保護(hù)的差別

梁菁 宋莉

摘 要：關(guān)于信息的保存方式一般分為兩種，紙質(zhì)檔案和電子檔案。由于紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者之間存在差異化，對于保護(hù)技術(shù)也有著明顯的區(qū)別。基于此，本文結(jié)合電子檔案和紙質(zhì)檔案存在的區(qū)別以及保護(hù)技術(shù)的差別進(jìn)行細(xì)致分析，以此對長期關(guān)注這項(xiàng)話題的相關(guān)人士提供參考數(shù)據(jù)。

關(guān)鍵詞：電子檔案;紙質(zhì)檔案;技術(shù)保護(hù)差異性

前 言

檔案因科技的發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生，由于社會(huì)的不斷發(fā)展，科技時(shí)代的到來，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，人們更青睞于電子檔案帶來的便利性。由于二者之間存在著一定的差異化，對于保護(hù)的技術(shù)也有著一定的差別，因此預(yù)防紙質(zhì)檔案和電子檔案受不同因素的影響，導(dǎo)致無法使用，做好對紙質(zhì)檔案和電子檔案的保護(hù)措施，成了人們首要的任務(wù)。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別

（一）載體壽命區(qū)別。電子檔案的載體是磁性物質(zhì)和光盤，盤底的底基物質(zhì)是聚酯，聚酯遇靜電會(huì)產(chǎn)生摩擦，吸引大量空氣中的灰塵，致使光盤卷曲變形，與磁粉脫離，導(dǎo)致光盤以及磁盤出現(xiàn)發(fā)霉或磨損現(xiàn)象，破壞存儲(chǔ)的信息內(nèi)容。一般的電子檔案載體的壽命在10年左右，因此有效的延長載體的壽命，有利于電子檔案的長期保存。

最早出現(xiàn)的記錄信息的檔案就是紙質(zhì)檔案，東漢時(shí)期蔡倫發(fā)明了造紙術(shù)，推動(dòng)了人類的文明和發(fā)展。紙質(zhì)檔案的主要載體是紙張，紙張的主要成分是纖維素，在高溫、潮濕、酸性環(huán)境與氧化環(huán)境中發(fā)生水解、氧化反應(yīng)，不利于保存，降低紙質(zhì)檔案的壽命。因此，在檔案的管理中，加大對紙質(zhì)檔案的有效保護(hù)，可以大大延長紙質(zhì)檔案的使用年限。只要條件允許，紙質(zhì)檔案的使用壽命可以達(dá)到上百年甚至上千年。

（二）兩者受溫度、濕度的影響。電子檔案在高溫或者低溫的情況下，聚酯底基極其容易膨脹或收縮變形，導(dǎo)致光盤載體中使用的材料也會(huì)隨之變形，影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，不能對信息的有效傳播帶來便捷條件，大大影響了人們文明的進(jìn)步[1]?？茖W(xué)研究表明，對于電子文件的理想溫度在16℃-20℃，相對濕度在35%-45%。

對于紙張來說，溫度越高，濕度越大紙張的氧化反應(yīng)更快，進(jìn)而影響紙張字跡的擴(kuò)散程度，造成字跡模糊不清的現(xiàn)象，紙張經(jīng)過長期放置，紙張表面的油墨很容易出現(xiàn)褪色、滲透的現(xiàn)象，對于識(shí)別工作的進(jìn)行造成了很大的困擾，加上人為翻閱時(shí)，對紙張不同程度的損壞，都會(huì)導(dǎo)致紙張的保存陷入困境。實(shí)驗(yàn)證明，對紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度是14℃-24℃，相對濕度是45%-60%。

（三）光線強(qiáng)度、有害氣體對兩者的影響。光線對電子檔案的破壞極強(qiáng)，特別是紫外線，引起檔案感光材料內(nèi)部結(jié)構(gòu)的變化，破壞檔案內(nèi)部的結(jié)構(gòu)構(gòu)造，導(dǎo)致電子檔案的數(shù)據(jù)丟失，影響電子檔案的正常使用。有害氣體，包括二氧化硫、二氧化氮、氯氣等，具有氧化性和酸性，在一定的條件下，對磁性載體和光盤進(jìn)行破壞，致使光盤老化、磁粉脫落，電子檔案信息不完整，對信息的保存存在一定的隱患[2]。

光線長期照射在紙質(zhì)檔案上，使紙質(zhì)檔案由于化學(xué)反應(yīng)產(chǎn)生一定的變化，將紙質(zhì)檔案上的油墨造成擴(kuò)散、分離的現(xiàn)象，對于紙張字跡的完整保存產(chǎn)生不利因素，降低文字的識(shí)別度，給紙質(zhì)檔案的長期保存帶來了不利影響，給工作人員的工作帶來了一定的難度。

（四）灰塵對兩者的影響?？諝庵械幕覊m對電子檔案的主要影響有對磁盤、光盤造成摩擦，資料無法進(jìn)行正常的數(shù)據(jù)讀取，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)的丟失，對電子檔案的長期保存起到反向作用。

紙質(zhì)檔案受到灰塵的影響，導(dǎo)致紙張出現(xiàn)大量的霉菌，侵害紙張的內(nèi)容，出現(xiàn)紙張粘連的現(xiàn)象。因此對于保存檔案的區(qū)域，進(jìn)行灰塵的有效處理，能夠減緩檔案出現(xiàn)的不良現(xiàn)象，延長檔案的使用年限。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案技術(shù)保護(hù)的差別

（一）存儲(chǔ)載體保護(hù)和差異性。想要檔案能夠長久穩(wěn)定的被保存，首先應(yīng)該做的就是對載體本身進(jìn)行保護(hù)措施的實(shí)施。紙質(zhì)檔案本身有不易破裂的優(yōu)勢，只要將濕度、溫度控制在一定范圍內(nèi)，就可以避免紙張受到一系列的氧化反應(yīng)，造成紙張的損害，在人為進(jìn)行翻閱、整理的過程中，要對自身進(jìn)行嚴(yán)格的訓(xùn)練，戴上專業(yè)的防護(hù)工具，對紙質(zhì)檔案輕拿輕放，減小對紙質(zhì)檔案的接觸所產(chǎn)生的摩擦，保證紙張內(nèi)容的完整度，對紙張檔案的有效保管起到良好的促進(jìn)作用。

電子檔案的儲(chǔ)存內(nèi)容更加現(xiàn)代化，可以存儲(chǔ)各類型的圖片、影像、圖片、文本等，因此電子檔案的有效存儲(chǔ)，在一定程度上記錄著人類文明的發(fā)展歷史，具有里程碑式的意義。在載體的保護(hù)上應(yīng)進(jìn)行靜電的有效防護(hù)措施，對于溫度濕度進(jìn)行有效把控，利用現(xiàn)代科技，實(shí)時(shí)監(jiān)控電子檔案的情況，減少靜電的產(chǎn)生，保護(hù)聚酯不受靜電的侵?jǐn)_，減小光盤內(nèi)部產(chǎn)生灰塵、黏土所引起的光盤或者磁盤出現(xiàn)發(fā)霉或者磨損現(xiàn)象的發(fā)生，延長電子檔案的使用壽命。

（二）存儲(chǔ)環(huán)境保護(hù)的差異性。紙質(zhì)檔案在保存過程中，受環(huán)境的影響極其嚴(yán)重。溫度過高、濕度越大，會(huì)使紙張?jiān)谝欢ǔ潭壬习l(fā)生化學(xué)反應(yīng)，加速紙張字跡的模糊，因此對于紙質(zhì)檔案的保護(hù)，應(yīng)該及時(shí)有效的進(jìn)行，例如可以在紙張表面進(jìn)行防熱防潮處理，涂抹特殊藥水，減緩水解、氧化反應(yīng)的發(fā)生，對紙質(zhì)檔案的長期保存及時(shí)進(jìn)行處理。對于環(huán)境的把控做到位，紙質(zhì)檔案相比于電子檔案的保存在環(huán)境的要求上要高，紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度是14℃-24℃，相對濕度是45%-60%，因此對于溫度和濕度的把控要更加科學(xué)、謹(jǐn)慎的進(jìn)行。

電子檔案對于環(huán)境的要求相對來說不是很高，理想溫度在16℃-20℃，相對濕度在35%-45%，就可以很好的防治聚酯產(chǎn)生靜電，延長電子檔案的使用壽命。

（三）信息保護(hù)上的差異性。紙質(zhì)檔案一般保管在檔案館里，有專門的管理人員進(jìn)行看管，對于資料的查詢可以通過咨詢進(jìn)行查閱，信息的傳播更快，對于檔案的保護(hù)更難。紙質(zhì)的檔案人們可以進(jìn)行隨意的涂改，對以后的保存、管理工作帶來很大的不便，因此要對亂涂亂畫現(xiàn)象加以制止，強(qiáng)化個(gè)人綜合素養(yǎng)。

電子檔案相比于紙質(zhì)檔案就會(huì)安全的多，信息與載體是分離的，防止信息被惡意篡改、盜竊。由于科技的進(jìn)步，電腦會(huì)有黑客攻擊的現(xiàn)象發(fā)生，因此做好網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管、提高保護(hù)意識(shí)，防止信息盜竊的現(xiàn)象發(fā)生，勢在必行。

（四）技術(shù)保護(hù)上的差異性。紙質(zhì)檔案的內(nèi)容與載體是一體化，對于技術(shù)的保護(hù)沒有實(shí)質(zhì)性的影響。

電子檔案的存儲(chǔ)主要依賴于電子設(shè)備，隨著技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，對于數(shù)據(jù)的讀取也要不斷的進(jìn)行，因此對數(shù)據(jù)本身的載體造成不同程度的磨損，容易造成數(shù)據(jù)的部分丟失。同時(shí)，對于更新的新系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)讀取時(shí)，不能很好的對舊程序的系統(tǒng)有一個(gè)良好的適應(yīng)，導(dǎo)致讀取數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確性，對信息的采集造成一定的影響。

結(jié) 論

總而言之，紙質(zhì)檔案和電子檔案都有著各自的優(yōu)點(diǎn)和不足，兩者不可或缺。不論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都要進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)募夹g(shù)保護(hù)工作，對資料的完整性進(jìn)行合理的選擇方案，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，防止數(shù)據(jù)的丟失給國家造成不可挽回的損失。

參考文獻(xiàn)

[1] 陸萍.紙質(zhì)檔案與電子檔案的區(qū)別及技術(shù)保護(hù)分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（04）：108+142.

[2] 張忠文. 淺析檔案技術(shù)保護(hù)工作[C]. 中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——企業(yè)黨建與政工創(chuàng)新工作發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（下）.中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院：《科技與企業(yè)》編輯部，2016：172.

作者簡介：梁菁 1984 女 漢 山西 館員 研究生 空軍檔案館 研究方向： 檔案