知識管理背景下檔案管理模式研究

孫曉宇

【摘要】知識管理作為一種先進的信息管理方式，它可以鏈接一切相關信息，并重視挖掘知識資產(chǎn)的創(chuàng)造力，這對提高事業(yè)單位檔案管理工作的有效性具有良好的推動作用。因此，本文深入思考了如何在知識管理背景下創(chuàng)新檔案管理模式這一關鍵問題，主要針對事業(yè)單位的檔案管理工作，由此試圖使檔案管理達到更有效的存儲效果。

【關鍵詞】知識管理;檔案管理;模式

檔案管理是事業(yè)單位管理的基礎，其重要性不言而喻。用有效方式實現(xiàn)檔案管理的價值，不僅是事業(yè)單位進行檔案建設的要求，也是實現(xiàn)國家文化建設政策的要求，特別是近年來中國事業(yè)單位改革步伐的加速，使得新的檔案管理方法不斷涌現(xiàn)。

一、知識管理與檔案管理的關系

（一）知識管理概念分析。知識管理是在克服信息管理內(nèi)在缺陷的基礎上發(fā)展起來的，這是一種重視與人溝通作用的信息管理活動，其本質(zhì)是將一切結(jié)構(gòu)化以及非結(jié)構(gòu)化的信息與使用規(guī)則相互關聯(lián)起來，知識管理側(cè)重于知識資產(chǎn)的競爭優(yōu)勢，重視學習創(chuàng)新，要求管理過程兼?zhèn)潇`活性、智能性、獨創(chuàng)性等特征。

（二）知識管理與檔案管理。檔案管理活動與知識管理之間緊密相關，二者之間的相似之處在于推動社會發(fā)展的管理目的，存在一部分相重疊的管理對象。另外，檔案管理和知識管理的管理過程有著密切關系，檔案管理與知識管理同樣需要對信息進行集中處理，也都同時適用于信息推廣和元數(shù)據(jù)等其他技術(shù)。因此，研究知識管理對檔案管理特別是事業(yè)單位的檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義。

二、當前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理思想觀念更新不及時。目前，部分事業(yè)單位的檔案管理工作仍集中于材料的收集、分類、保存、咨詢等方面。在年終總結(jié)階段，負責檔案管理工作的人員千篇一律，總是強調(diào)檔案管理工作一年中提交了多少材料，或者是為多少人提供了咨詢服務。他們認為檔案管理的關鍵在于管理，工作人員的責任在于對檔案資料的存放，重點工作要放在檔案資料的防蟲、防火、防潮、高溫預防等方面。至于定期檢查檔案的存儲狀況，及時針對已經(jīng)損壞的檔案進行修復處置，檔案資料的利用是否達到最大化與自己無關，檔案管理不能適應單位發(fā)展的需要，思想處于落后狀態(tài)。

（二）檔案管理模式一味沿用舊例。時代不斷發(fā)展，科技的應用越來越廣泛。如今，先進的信息技術(shù)已廣泛應用于工作及生活的各個領域。但是，有些單位沒有意識到這一點，在檔案管理上也沒有及時引進先進技術(shù)，檔案管理模式仍然沿用舊例，技術(shù)水平不高，從而影響到檔案管理的效率。另外，在一些事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理工作人員在檔案保存方面也存在問題，某些損壞或不完整的檔案資料無法得到修復，資料丟失問題層出不窮。

（三）檔案材料使用效率低。從檔案材料使用實際情況來看，部分單位仍然存在一些不合理的地方。在使用檔案材料的過程中，大多數(shù)是以借閱的形式或直接去檔案室查詢所需信息。此外，不屬于單位內(nèi)部在編的人員在查閱檔案的過程中往往會受到較多限制。這些情況的出現(xiàn)將在一定程度上影響單位檔案材料的有效共享和使用效率，造成檔案材料存放雖多，但檔案使用價值低等問題。

三、知識管理背景下如何創(chuàng)新檔案管理模式

（一）樹立檔案管理的大局觀念。從知識管理的角度，我們必須考慮檔案管理工作的改進問題。這不僅需要與實踐相結(jié)合，同時也需要進一步在檔案管理的過程中確立大局觀念。事業(yè)單位檔案管理應當結(jié)合環(huán)境因素和其他有關因素加以綜合考慮，同時我們還應注意事業(yè)單位的外部環(huán)境因素，明確管理重點。在實際的檔案管理工作中，不僅要做好文件的收集和整理，還要意識到動態(tài)的知識信息化可以提高檔案管理的工作效率，并通過這種方式建立相對完整的文件管理模式。要進一步分析事業(yè)單位檔案管理的新理念，建立大局觀，改變傳統(tǒng)的狹義認知，并根據(jù)事業(yè)單位的檔案管理要求和知識內(nèi)容擴展管理內(nèi)容。

（二）提高單位管理人員的素質(zhì)。通過檔案管理和知識資源的結(jié)合，有助于檔案管理人員從簡單的資料整理者轉(zhuǎn)變?yōu)橹R管理者。檔案管理工作的特點、工作方式等均已發(fā)生了很大變化，對管理人員本身的要求也大大提高。長期以來，檔案管理工作一直是以實體資料的管理作為基礎，但現(xiàn)在依靠的主要是知識資源，需要高水平的業(yè)務人員。例如，將文件管理集成到網(wǎng)絡系統(tǒng)后，檔案管理人員應具有一定的網(wǎng)絡安全知識，對安全問題保持敏感，及時發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡系統(tǒng)中一些隱藏的風險因素，或者發(fā)現(xiàn)存在黑客攻擊的可能，并能夠積極進行應對。此外，由于檔案管理逐漸朝著知識密集型的方向發(fā)展，因此要不斷通過培訓學習、實踐操作練習等方式提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。

（三）建立基于知識理念的檔案管理制度。在構(gòu)建基于知識理念的檔案管理模式的過程中，第一，要在原有管理系統(tǒng)存在的基礎上，建立適合于知識管理模式存在的系統(tǒng)?；谥R理念的事業(yè)單位檔案管理模式的建立主要包括人員結(jié)構(gòu)、文化思想、管理體系三個方面。其中，在事業(yè)單位檔案管理部門中弘揚先進的文化思想尤為重要。應該努力在事業(yè)單位內(nèi)部形成檔案管理的文化觀念，使檔案管理人員在做好相關工作的同時，能夠以基于知識理念的檔案管理制度為指導，積極進行變革。人員結(jié)構(gòu)是整個事業(yè)單位知識型工作組織建構(gòu)的核心組成部分，主要是通過培養(yǎng)更加專業(yè)的檔案管理人員隊伍提高人員素質(zhì)，除了具備專業(yè)知識之外，還可以要求他們掌握一定的管理文化知識。第二，對于分散在其他職能部門的檔案管理人員，他們應該盡快了解檔案管理模式和基本的工作理論，對保護檔案的價值具有一定的認知，增強他們的檔案管理知識理念。另外，對于檔案管理系統(tǒng)的建設，還要建立并不斷完善以服務為導向的檔案管理制度，以提高知識理念在檔案管理工作中的作用。

（四）積極應用先進的信息技術(shù)。為了實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的有效性，事業(yè)單位必須積極改變傳統(tǒng)的管理方式，使先進的信息技術(shù)應用于檔案管理，使其能夠滿足實際需要。因此，從該角度出發(fā)，檔案管理需要積極引入先進信息技術(shù)，在特定的資料管理工作中有效利用技術(shù)力量，使檔案管理工作具備現(xiàn)代信息化的特點。積極應用先進技術(shù)不僅有利于對檔案進行分類，而且有利于后續(xù)管理工作更好地開展。在具體工作過程中，事業(yè)單位通常會累積很多原始文件信息。為了更好地處理這些資料，相關單位需要將數(shù)據(jù)輸入到計算機的文件目錄中，然后對信息進行處理和分類保存，并設置關鍵字作為搜索方式，方便后續(xù)的信息搜索工作。此外，原始文件信息也應及時上傳到相關系統(tǒng)，并由具備一定安全系數(shù)的系統(tǒng)進行保存。如此一來，檔案管理模式將更加信息化。但需要注意的是，在檔案管理信息系統(tǒng)的建設過程中，有關人員必須從單位的實際情況出發(fā)，準確把握單位的發(fā)展趨勢，以確保信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定為目標，準確區(qū)分文件的安全管理級別，并提供相對應的管理措施。

四、結(jié)束語

在技術(shù)更新不斷加快的時代，基于知識管理背景下的檔案管理應采用更多技術(shù)性的信息手段，培養(yǎng)更多高素質(zhì)的檔案管理人員。同時，只有讓所有人意識到檔案管理工作的重要性，并在管理制度、資金、人員、流程等方面進行創(chuàng)新，才能為知識管理背景下的檔案管理工作開辟全新途徑。

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