代路英
摘 要:隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展,各個領(lǐng)域都發(fā)生了新的變化,檔案管理在新形勢下也發(fā)生了新的變化,管理標準也更加成熟,這使得檔案管理在實際工作中發(fā)揮出了更為關(guān)鍵的作用。而隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來,和信息技術(shù)的飛速發(fā)展,人們的生產(chǎn)、生活方式發(fā)生了巨大的變革。檔案管理標準有著自身獨有的特點和優(yōu)勢,在基層單位的檔案管理過程中結(jié)合當下形勢建立檔案管理標準,能夠使檔案的利用效率得到進一步提升,從而提高檔案管理的效率和質(zhì)量,促進檔案管理工作的規(guī)范性。
關(guān)鍵詞:新形勢;基層單位檔案管理;標準化
一、引言
在基層單位檔案管理工作中,標準化建設能夠幫助基層單位的決策者實際了解本單位的情況,根據(jù)工作實踐中總結(jié)出的經(jīng)驗教訓,對檔案管理人員的綜合素養(yǎng)加強了解,對整個檔案管理工作結(jié)構(gòu)調(diào)整和發(fā)展規(guī)劃有著重要作用,在新形勢下,對檔案的內(nèi)容和管理形式進行數(shù)字化處理,能夠提高檔案的利用效率和檔案管理工作的實效性,但在標準化過程中還存在著一些問題,需要相關(guān)人員進行深入研究。
二、新形勢下基層單位檔案管理標準化建設過程中出現(xiàn)的問題
(一)沒有重視對檔案標準化管理的認識
沒有體現(xiàn)出對檔案管理標準化管理的認識首先體現(xiàn)在制度建設的力度不夠?;鶎訂挝坏墓ぷ鲀?nèi)容相對較多,涉及的業(yè)務范圍相對廣泛,常用制度的完善使得相關(guān)人員忽視檔案標準化管理制度。大多數(shù)基層單位的檔案管理制度不夠健全,一些基層單位雖然已經(jīng)建立檔案管理制度,但在實際的管理工作中沒有和本單位的實際情況相結(jié)合,導致檔案管理制度和實際工作不匹配。主要體現(xiàn)在檔案管理室沒有對產(chǎn)生的檔案及時整理和錄入,并且沒有明確規(guī)定檔案保管的期限,而對到期的檔案也沒有明確的處理方法。
其次,還體現(xiàn)在檔案管理過程中沒有設立專門的檔案管理人員,一般情況下,基層檔案管理過程中都是由辦公室人員兼管,而檔案管理人員在工作中除了管理檔案之外還需要完成其他工作,這在一定程度上降低了檔案管理效率。
(二)檔案管理人員業(yè)務水平有待提高
基層單位的檔案管理人員大多不是專業(yè)人員,一般情況下,檔案管理人員都是辦公室人員兼管,這種情況導致檔案管理人員的專業(yè)技能缺失,難以達到檔案管理的標準化。即使有一些基層單位配備了專業(yè)的檔案管理人員,其職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力都需要加強,除此之外,還有一些基層單位的檔案管理人員不少都是臨退休的老同志,他們的計算機水平有限,難以滿足新形勢下檔案管理工作標準化的需求。但由于基層單位沒有對檔案管理標準化引起足夠的重視,因此沒有對檔案管理人員進行定期培訓,從而導致檔案管理的標準化難以體現(xiàn)。因此,在新形勢下檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變,更需要擁有檔案管理的專業(yè)人才進行標準化建設和標準化管理。
(三)檔案管理人員的標準和素養(yǎng)不高
在新形勢下,基層檔案管理人員還沒有適應信息環(huán)境下標準化檔案管理的轉(zhuǎn)變,在現(xiàn)有的檔案管理模式下,基層單位的檔案管理人員沒有掌握信息化的檔案管理方式,也幾乎不具備信息技術(shù)設備的應用能力,因此難以實現(xiàn)新形勢下檔案管理的標準化需求。除此之外,基層單位也沒有對檔案管理人員進行標準的量化考核,導致檔案管理人員在管理過程中沒有根據(jù)標準化的要求進行檔案管理,檔案管理人員的工作積極性和工作效率低下,檔案管理工作隨意,也沒有根據(jù)新形勢的轉(zhuǎn)變對紙質(zhì)檔案進行電子化、數(shù)字化,這些問題的出現(xiàn)都導致新形勢下基層檔案管理標準化難以實現(xiàn)。
三、基層單位檔案管理標準化建設路徑
(一)提高檔案管理的規(guī)范性
提高檔案管理的規(guī)范性首先要求檔案管理人員做到管理標準,提高檔案管理的規(guī)范性,這就需要基層單位根據(jù)本單位的實際情況和檔案管理工作的現(xiàn)實需要制定標準化的管理制度,明確檔案管理的操作方法,從而在工作中形成有效的管理模式,制定科學化的檔案管理工作與操作依據(jù),結(jié)合單位的實際情況和檔案的實際情況。在新形勢下,還需要結(jié)合檔案管理的未來發(fā)展路徑,制定明確的管理體系。除此之外,基層單位的決策部門還應當聯(lián)合單位內(nèi)的各個部門,共同配合協(xié)作,形成檔案管理操作的規(guī)范流程。
(二)體現(xiàn)信息化
在新形勢下,只有檔案管理工作適應信息化發(fā)展,才能發(fā)揮出檔案管理的標準化價值,在現(xiàn)代檔案管理標準化過程中,應當充分把握時代特點,以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托,強化檔案管理的標準化方式,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理形式,運用信息化的方式對檔案內(nèi)容和管理方式進行數(shù)字化,為提高其便利性打下堅實基礎,還應當深入挖掘檔案的使用價值。
(三)提高檔案管理的便利性
標準化建設的目的是為了提高檔案使用的效率,因此,在提高便利性的基礎上進行標準化的檔案管理方式變革,才能真正體現(xiàn)出檔案管理標準化的真正價值。在新形勢下,基層單位檔案管理標準化工作應當具有動態(tài)性的特征,根據(jù)本單位內(nèi)檔案的實際情況和使用需求不同,不斷更新檔案保管和應用的標準,除此之外,還應當在新形勢下依托新型的信息技術(shù)不斷改革檔案標準化的內(nèi)涵,提高業(yè)務規(guī)范的同時開發(fā)出標準化的檔案應用模式,使檔案信息能夠具有共享性,并且在共享中體現(xiàn)其檔案的基本價值。
四、針對新形勢下基層單位檔案管理過程出現(xiàn)問題的解決策略
(一)加強對檔案管理標準化的重視
檔案管理具有極其重要的現(xiàn)實價值,基層單位的相關(guān)部門應當對檔案管理形成正確認識,在此基礎上強化對檔案管理標準化的重視。實踐中,可以通過會議、宣傳等方式,在基層單位內(nèi)部培養(yǎng)人員的檔案管理標準化意識,在此過程中,根據(jù)實際情況提高管理人員的標準化管理意識,提高相關(guān)人員檔案借閱、維護標準化意識,通過這樣的方式實現(xiàn)加強對檔案管理標準化重視的目的。此外,還要健全基層單位檔案管理的制度,并且針對制度不斷優(yōu)化,使其與本單位的實際情況和檔案管理的實際模式相適應。其次,在檔案管理工作中應及時對檔案進行錄入和歸檔整理,明確檔案的保管期限,對于已到保管期限的檔案做出明確的處理方式,接下來,還要制定專職人員進行檔案管理。
(二)加強基層單位檔案管理人才隊伍建設
檔案管理是基層單位工作中不可缺少的一環(huán),因此,基層單位要為檔案管理人員提供培訓和深造的機會,加強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng),促使其達到檔案管理標準化的要求。在實際工作中,基層單位要為檔案管理人員的培訓提供場地和資源,通過在職培訓、兄弟單位對口交流等方式,強化檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。除此之外,基層單位也可以在人才選拔之初提高選拔門檻,實現(xiàn)人才擇優(yōu)錄取、擇優(yōu)選拔,并且構(gòu)建檔案管理人員的福利待遇體系,吸引優(yōu)秀的人才。在新形勢下,基層單位要結(jié)合時代發(fā)展趨勢,引進具有組織信息化檔案建設、數(shù)字化檔案建設的人才進行檔案標準化管理。在此過程中,可以聘請其他單位的優(yōu)秀人才到本單位舉辦講座,以提高單位檔案管理人員的能力和素質(zhì)。為了促使檔案管理人員專業(yè)能力的成長,還需要進行人事考核,對于沒有達到考核標準的人員進行培訓,通過利用針對性的培訓方式提高其業(yè)務技能和思想認知。而基層單位在此過程中應當成立專項的標準化建設資金,用于引進設備和人才培訓,從而使人才隊伍更好的滿足新形勢下檔案管理標準化的需求。
(三)加強檔案管理的設施建設
檔案管理的設施建設是實現(xiàn)檔案管理標準化的硬件基礎。在新形勢下,基層單位應當配備檔案管理所需要的設備,為進行檔案信息化建設提供硬件設施基礎,利用網(wǎng)絡和信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理的專用系統(tǒng),并且由專人管理。其次,要開發(fā)適合本單位實際情況的檔案借閱系統(tǒng),保證檔案借得出去,還得回來,保證每一份檔案從出到入都能落實到個人,這樣才能提高檔案管理的安全性,有效防止檔案的損毀。最后,在檔案信息化過程中,將紙質(zhì)的檔案進行數(shù)字化,檔案借閱時可以根據(jù)實際情況,出借閱電子檔案,從而有效避免原始的紙質(zhì)檔案被損毀。除此之外,在檔案設施建設過程中還應當考慮到檔案管理的系統(tǒng)安全,利用信息技術(shù)對檔案管理安全系統(tǒng)進行保護,建立用戶登錄身份識別系統(tǒng),從而避免檔案信息被惡意攻擊而導致數(shù)據(jù)丟失。
五、結(jié)語
綜上所述,要想在新形勢下實現(xiàn)基層單位檔案管理標準化建設,首先要分析當前檔案管理工作中出現(xiàn)的問題,并且針對問題做出解決策略,在具體建設過程中明確標準化檔案的運作制度,做好信息化檔案設備的基礎建設,提高檔案管理人員的標準化意識,并且選用專業(yè)的檔案管理人員進行管理,定時或不定時對檔案管理人員進行培訓,在提高其管理標準化意識的同時提高其業(yè)務能力,在實際工作中應當結(jié)合基層單位的具體情況和實際檔案管理需求,這樣才能更好地滿足現(xiàn)階段檔案信息化標準化建設的要求,從而為本單位的檔案管理制定標準化的建設方案,使檔案管理標準化發(fā)揮其應有的價值。
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