科研單位優(yōu)化采購管理效率研究

彭云

摘 要：本文通過研究目前國內(nèi)科研單位采購業(yè)務(wù)管理的現(xiàn)狀，從對采購的項目類別、職責(zé)權(quán)限、采購方式開始分析，到進一步對影響流程效率的問題進行識別分析，提出優(yōu)化措施，旨在進一步規(guī)范和加強科研單位的采購管理，提高采購管理效率，提升科研人員滿意度，保障科研任務(wù)的順利完成。

關(guān)鍵詞：科研單位;采購效率;管理優(yōu)化;評估機制

一、引言

科研采購效率是直接影響科研效率的關(guān)鍵因素之一。部分科研單位學(xué)科交叉、集成創(chuàng)新，采購業(yè)務(wù)也相對項目較廣、名目繁多，在政府采購制度的基礎(chǔ)上，為保證科研采購業(yè)務(wù)的知悉權(quán)和審批權(quán)，以及風(fēng)險控制需要，采購必須根據(jù)實際情況按規(guī)定流程和路徑予以審批，采購流程的快慢反映了采購業(yè)務(wù)整體效率，進而影響科研效率。通過分析實際操作問題，對采購效率評估，可以對采購流程的效率進行識別和分析研究，探討優(yōu)化采購效率的建設(shè)性措施，以實現(xiàn)管理與效率的平衡發(fā)展。

二、科研采購業(yè)務(wù)情況

1.逐步完善采購制度體系建設(shè)

為實現(xiàn)國家“放管服”的工作目標(biāo)，要提升采購管理的整體效率，科研單位需進一步對以往的各項采購政策、管理辦法等進行了全面梳理，并、立、改、廢，完善采購實施細則和操作指引。以采購管理制度為主線，再配套以工作規(guī)范、流程指引、模板范本和業(yè)務(wù)用表為補充，使單位采購制度更為完整、全面、清晰，有助于提升采購效率。

2.采購項目細化分類

采購項目的分類管理是保障采購業(yè)務(wù)高效廉潔的第一步。通常情況下，采購項目類別屬性差異較大、價格互不相同、采購數(shù)量相差大、采購的渠道不同、采購物資供應(yīng)方式有差異，驗收方式及監(jiān)管方法也互不相同等等。為此采購業(yè)務(wù)的分類梳理應(yīng)該從采購項目的特點、物品內(nèi)在質(zhì)量特點等方面將采購項目進行合理分類。先分大類，再根據(jù)單位的實際情況進行具體細分。

3.分清采購流程中的責(zé)任部門及職能范圍

分清部門，明晰權(quán)責(zé)，才能真正做到防控風(fēng)險，規(guī)范采購管理，提升管理效率。根據(jù)采購流程的職責(zé)權(quán)限，具體可劃分為五個部門，分別是需求部門、實施部門、驗收部門、管理部門以及監(jiān)管部門。

需求部門是采購流程中的起點。科學(xué)合理確定采購需求是加強采購業(yè)務(wù)源頭管理的重要內(nèi)容，在采購活動整體流程中具有承上啟下的重要作用。

采購部門是采購流程的核心部門，負責(zé)工作環(huán)節(jié)繁雜，需要時刻關(guān)注上級制度的要求，并注意更新、優(yōu)化內(nèi)部采購制度、約束采購行為，保障采購的廉潔高效。

采購履約驗收是采購業(yè)務(wù)的最后一個環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到采購成效，是對成果的最終檢驗。嚴格規(guī)范履約驗收是加強采購結(jié)果管理的重要舉措，對實現(xiàn)采購與預(yù)算、資產(chǎn)及財務(wù)等管理工作協(xié)調(diào)聯(lián)動具有深遠意義。

管理部門是管理項目使用情況的核心部門。管理采購項目的過程中，一定要保障采購項目使用的真實性和合法性，保證采購、領(lǐng)用、消耗形成閉環(huán)。

監(jiān)督部門貫穿采購的整個流程，是保證采購每個環(huán)節(jié)廉潔高效的重要部門。在對采購業(yè)務(wù)流程合法合規(guī)進行監(jiān)督，重點關(guān)注資金的安全和使用效益，并結(jié)合審計發(fā)現(xiàn)問題，提出整改意見并跟進整改等，確保采購工作的高效廉潔。

4.采購方式

國內(nèi)科研單位采購的主要方式可以分為：公開招標(biāo)、高校競價、政府協(xié)議供貨、單位內(nèi)部招標(biāo)、內(nèi)部集中采購及分散采購等采購方式。

三、影響采購效率的主要問題

真正高效的采購應(yīng)追求的是效率與規(guī)范的統(tǒng)一，在滿足規(guī)范要求的基礎(chǔ)上，提升采購效率非常重要，也是每一位采購業(yè)務(wù)人員的工作目標(biāo)。針對影響采購效率的幾個問題，深刻分析產(chǎn)生問題的原因，對于提出優(yōu)化建議提升采購效率就非常有必要了。

1.采購審批權(quán)限環(huán)節(jié)較多，審批周期較長，審批人員對審批職責(zé)不清晰

由于采購業(yè)務(wù)管理流程中不同職責(zé)權(quán)限涉及不同的審核審批級別，存在審批層級多、流程復(fù)雜、審批職責(zé)不清晰的情況。部分采購執(zhí)行人認為審批僅是履行簽字，對職責(zé)和要求不清晰。采購周期較長，尤其是大額的采購，需經(jīng)過申請、審批、確定供應(yīng)商、簽訂合同、供貨、驗收、付款等流程，如中間環(huán)節(jié)工作沒做好或溝通不暢耗費的時間會更長一些。根據(jù)有關(guān)研究顯示，科研單位政府采購一般的采購周期在40天左右。

2.采購工作績效評估機制不完善

由于采購流程復(fù)雜，任何一個管理環(huán)節(jié)處理不當(dāng)容易造成采購耗費較大資金和時間成本，或者由于從業(yè)人員自身責(zé)任心不夠、流程控制不嚴、各環(huán)節(jié)負責(zé)人跟進不及時造成采購業(yè)務(wù)單擠壓處理不及時，再加上采購工作績效評估不合理，最終便會影響采購效率。

3.采購業(yè)務(wù)骨干隊伍的專業(yè)化水平有待進一步提升

采購業(yè)務(wù)人員是采購流程的參與者，采購業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)是采購業(yè)務(wù)有效實施的重要因素，如采購業(yè)務(wù)人員專業(yè)水平不足，對制度流程要求不清楚不熟悉，對內(nèi)部系統(tǒng)操作不了解，容易造成采購業(yè)務(wù)跟進不及時、溝通不暢、退單等問題，影響采購效率。

4.供應(yīng)商準入及管理機制不健全

合格供應(yīng)商的評定則是直接影響業(yè)務(wù)質(zhì)量成果的關(guān)鍵，供應(yīng)商選擇的公正性是做好采購業(yè)務(wù)的重要依托。而由于科研領(lǐng)域的技術(shù)復(fù)雜性等各種因素制約，難以確定供應(yīng)商的遴選標(biāo)準，對供應(yīng)商選擇的合理性難以把控，加上對供應(yīng)商后期的評價和動態(tài)調(diào)整機制不完善，導(dǎo)致與不合格供應(yīng)商簽訂采購合同或者供應(yīng)商出現(xiàn)突發(fā)狀況，即使供應(yīng)商能夠交付違約金，也無法真正彌補單位所產(chǎn)生的損失，從而影響采購效率。

四、采購效率優(yōu)化提升建議

采購效率的不斷提升，是依法管理的重要體現(xiàn)，而傳統(tǒng)采購模式固定性較強很難適用于單位的發(fā)展需求。為了保證傳統(tǒng)采購模式得到更好優(yōu)化適應(yīng)單位發(fā)展需要，針對影響采購效率的幾個問題，探索優(yōu)化途徑，提出以下幾點優(yōu)化提升建議。

1.清晰化流程及職責(zé)權(quán)限、簡政放權(quán)是進一步提升采購效率的有效探索

（1）簡政。通過對業(yè)務(wù)流程的分析，對具備條件的部分環(huán)節(jié)改“例行審批”為“例外審批”、改“審批制”為“備案制”、區(qū)分“審批”與“知會”的要求，通過合并或減少部分審批環(huán)節(jié)，達到簡化流程的效果。

（2）放權(quán)。進一步下放審批權(quán)限，考慮增大下屬機構(gòu)的自主審批權(quán)，如果采用招標(biāo)采購，下屬機構(gòu)可以自行組織，選擇統(tǒng)一招標(biāo)代理機構(gòu)進行委托招標(biāo);具備一定條件的小額采購，在部分環(huán)節(jié)簡化職能審核要求，充分發(fā)揮科研團隊或者項目負責(zé)人的管理優(yōu)勢，調(diào)動工作積極性。

（3）清晰化流程及職責(zé)權(quán)限。將梳理好的流程圖片化、可視化，在明確工作流向的同時，標(biāo)明審批權(quán)限及負責(zé)內(nèi)容，做到邊界清晰，各負其責(zé)。

2.加強采購的計劃性，進一步擴大院內(nèi)集中采購范圍

各研究團隊?wèi)?yīng)將科研采購需求計劃管理作為重點工作，提高科研采購需求計劃的準確性、及時性，最大限度的降低因采購周期造成的采購效率問題。采購部門可以在原有基礎(chǔ)上不斷擴大集中采購的供貨范圍，建議考慮從材料采購進一步擴大集中采購的范圍，同時探索將進一步延伸至部分通用型設(shè)備，進行打包捆綁式采購。

3.進一步建立健全采購業(yè)務(wù)績效評估機制

為了保證采購效率得到全面提高，單位需要定期開展采購工作績效評估，保障從采購前的預(yù)算編制到物資驗收整個流程依然具備合理性和科學(xué)性。在指出相關(guān)問題的同時，及時對執(zhí)業(yè)人員在實際工作中的難題，給予有效幫助，通過對其進行綜合評估，督促具體業(yè)務(wù)執(zhí)行人不斷完善執(zhí)行細節(jié)能夠不斷降低成本、提升工作效率和資金的使用率。建設(shè)采購后期的綜合評價機制，能對采購業(yè)務(wù)整個過程進行有效的數(shù)據(jù)分析和信息反饋，能夠為下一步的采購工作提供強有力的支撐，促進合理性和嚴謹性采購工作的可持續(xù)發(fā)展。

4.加強采購流程培訓(xùn)，逐步建立專業(yè)化業(yè)務(wù)服務(wù)團隊

采購流程注意事項煩瑣，采購部門應(yīng)階段性的匯總多方面信息和系統(tǒng)化歸納總結(jié)，定期進行規(guī)范化、具體化、針對性地業(yè)務(wù)培訓(xùn)。建議采購部門從單位整體層面加強采購業(yè)務(wù)服務(wù)團隊建設(shè)，通過探索考評、激勵、內(nèi)部輪崗等方式提高采購業(yè)務(wù)服務(wù)團隊積極性和專業(yè)化，并引導(dǎo)從業(yè)人員自主學(xué)習(xí)，提升工作水平。對于采購人員來講，要主動參加國內(nèi)外設(shè)備展覽會，并了解最新的行業(yè)技術(shù)，及時更新專業(yè)知識體系，為今后的設(shè)備采購工作提供有效支持，在完成日常工作基礎(chǔ)上，能夠?qū)嶋H情況提出創(chuàng)新性管理建議，從而有效提升采購管理效能。

5.逐步建立規(guī)范化供應(yīng)商數(shù)據(jù)管理信息庫，拓展共同發(fā)展的可能性

供應(yīng)商資源管理的科學(xué)合理性直接關(guān)系到科研物資供應(yīng)水平的提升，應(yīng)將采購管理的工作重心逐步轉(zhuǎn)移到對供應(yīng)商的管理上。結(jié)合自身實際，優(yōu)化合格供應(yīng)商的評價方式，完善供應(yīng)商的準入機制，可以考慮建立規(guī)模適當(dāng)?shù)墓?yīng)商數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化合格供應(yīng)商的后期評定和動態(tài)考核、淘汰機制，還可以借助付款激勵、合作激勵、訂單激勵等方法提升供應(yīng)水平。

積極與其他單位、同行業(yè)進行資源交流，了解資源動態(tài)、發(fā)展方向。同時，鼓勵、規(guī)范研究團隊積極參與供應(yīng)商交流拓展其他業(yè)務(wù)的發(fā)展，促使提供的物資與科研需求的高度符合，提高采購效率效益，進一步推進完成科研任務(wù)的高效化。

科研單位物資采購是促進科研活動正常進行的重要環(huán)節(jié)。通過健全內(nèi)控體系，簡政放權(quán)、加強計劃性、完善績效評估、專業(yè)培訓(xùn)及不斷優(yōu)化供應(yīng)資源管理等方面，從而使物資采購效率能夠得到提升、保障科研任務(wù)順利進行。（責(zé)任編輯：蘭卡）