檔案業(yè)務指導工作實踐與思考

蔡陽洋

摘 要：經(jīng)濟社會的快速發(fā)展中，機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其它組織的檔案工作所面臨的建設局面越發(fā)地復雜，這從一定程度上也對檔案業(yè)務指導工作提出了更高的要求。本文就檔案管理工作的重要性予以了闡釋，并就當前檔案管理工作在工作理念、監(jiān)督模式、隊伍能力層面所出現(xiàn)的問題進行分析，并在此基礎(chǔ)上提出了解決策略。在檔案業(yè)務指導工作實踐的探索中，應從制度、模式、團隊三個維度強化建設，推動檔案業(yè)務指導工作實踐的深入發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案;業(yè)務指導;實踐

一段時期以來，在借鑒國外檔案管理模式的基礎(chǔ)上，我國機關(guān)單位的檔案管理工作在制度化、規(guī)范化建設是取得了一定的成績的，通過上級督導和逐級分管的模式，檔案管理水平基本可以滿足我國機關(guān)單位發(fā)展中的總體要求。在檔案管理工作中，檔案業(yè)務指導扮演著非常重要的角色，其將在一定程度上直接決定了機關(guān)單位檔案管理工作建設的成效[1]。隨著事業(yè)單位改革的深入，檔案管理工作面臨著更為嚴峻的建設和發(fā)展形勢，如何利用好檔案業(yè)務指導這一手段，推動檔案管理工作在科學化制度化、規(guī)范化、信息化等層面的升級成為一個值得關(guān)注的問題。

1 檔案業(yè)務指導工作的重要性

我國經(jīng)濟社會的發(fā)展進入了深化改革的時期，檔案工作所涉及的領(lǐng)域和內(nèi)容越發(fā)地寬泛和專業(yè)。根據(jù)《檔案法》的規(guī)定：“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)的機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其它組織的檔案工作實施監(jiān)督和指導?！痹谶@一要求下，檔案業(yè)務指導通過監(jiān)督、檢測、指導等方式的運用，能夠有效地提升區(qū)域檔案管理工作的效率和效能，成為推動機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其它組織的檔案工作科學化、規(guī)范化、制度化、信息化建設的重要保證。同時，這一管理方式也是履行“依法治檔”的重要手段，通過業(yè)務指導工作能夠較好地制定出服務區(qū)域經(jīng)濟社會發(fā)展的地方性檔案管理工作的規(guī)定，從而使得檔案指導工作有章可循，檔案建設工作合法合規(guī)[2]。

2 檔案業(yè)務指導工作實踐中的常見問題

2.1 工作理念滯后

面對龐大的管理內(nèi)容，檔案管理人員的總量不足，同時檔案業(yè)務指導人員受限于經(jīng)驗或體力，崗位的能動性不大，面對檔案管理的業(yè)務指導工作也未能前瞻性地建立起高效、規(guī)范的管理模式。日常工作的開展主要是以被動應付為主，仍將檔案業(yè)務指導的工作重心放在了對機關(guān)單位檔案的歸檔指導上，使得檔案業(yè)務指導工作仍停留在了“事后監(jiān)督”的階段，導致機關(guān)單位檔案的文本化缺失等問題較為突出。這一管理行為距新時期的檔案業(yè)務指導工作要求還有一定的差距。

2.2 監(jiān)督力度不夠

檔案業(yè)務指導中部分人員對過程性督導力度不足，導致基層單位的檔案管理工作仍停留在初期階段。當前，機關(guān)單位的檔案管理工作總體功效利用不足，缺乏交流和共享機制等問題仍相對較為突出，這些都在一定側(cè)面反映出檔案督導工作的不利。在對這問題的深入探索中發(fā)現(xiàn)，激勵機制的欠缺和問責機制的疏漏成為檔案業(yè)務指導人員不作為的一大誘因，而這也將是檔案業(yè)務指導工作發(fā)展中亟待解決的問題。而從另一個維度而言，檔案管理的業(yè)務指導雖能夠依法進行管理，但因監(jiān)管手段的單一，導致業(yè)務的監(jiān)督行為最終流于流失[3]。

2.3 信息化指導能力不足

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使檔案管理工作的模式發(fā)生了較大的改革，而這也在一定程度上對檔案業(yè)務指導人員的工作提出了不小的挑戰(zhàn)。檔案業(yè)務的指導人員需能夠全面掌握信息化條件下的檔案工作的新方式，熟知檔案信息化建設的原理、內(nèi)化信息化檔案管理的技能，從而提升自身的服務力。不可忽視的是，多數(shù)檔案業(yè)務指導人員自身的檔案信息化專業(yè)水平存有一定的短板，多是在一種“邊學習”“邊指導”的狀態(tài)，這一能動性的發(fā)揮并未能全面跟上檔案信息化的更新，導致檔案業(yè)務管理人員在實踐中的“話語權(quán)”不足[4]。

3 新時期背景下檔案業(yè)務指導工作的實踐策略

3.1 落實責任，加強管理監(jiān)督

檔案業(yè)務指導工作需落實管理責任，建立檔案業(yè)務指導責任制，改變行政化的指導模式，真正地走進基層實現(xiàn)對基層檔案管理的督導、指導及檢查。與此同時，應建立起精細化的考核機制，對檔案業(yè)務指導人員的崗位行為進行評定，并跟進獎懲，以此來扭轉(zhuǎn)檔案業(yè)務指導工作的固有模式。筆者認為，在檔案業(yè)務管理工作的落實過程中，應能夠擺正監(jiān)督、指導及檢查的位置，應將檔案業(yè)務指導的中心放在業(yè)務的指導上，在行使“權(quán)”的同時，履行“責”。

3.2 優(yōu)化技能，實施崗位培訓

檔案管理工作在新時期的發(fā)展中，對業(yè)務指導人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。從一定角度上講，檔案業(yè)務指導人員素質(zhì)的高低，將直接決定了機關(guān)單位檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣。檔案業(yè)務指導人員需具備高度的責任感和良好的職業(yè)道德的同時，也應具備廣博的知識層次及專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗，實現(xiàn)對檔案管理工作的精益化指導。

3.3 信息共建，實現(xiàn)技能培訓

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，機關(guān)單位中的電子檔案興起。機關(guān)單位應通過數(shù)字檔案室系統(tǒng)的安全檔案管理系統(tǒng)的建設，推動的檔案管理的數(shù)字化、共享化進程。在這一背景下，檔案業(yè)務指導人員需與時代的發(fā)展相協(xié)調(diào)，端正學習態(tài)度，落實崗位創(chuàng)新，掌握信息化檔案管理系統(tǒng)的應用技能和操作規(guī)范，不斷提升和完善自身在信息技術(shù)應用層面的能力，從而在檔案業(yè)務指導中重新樹立專業(yè)權(quán)威，以更為全面的指導推動檔案管理工作的開展。

4 小結(jié)

新時期的發(fā)展政策中，檔案管理工作的重要性日益地突顯了出來。事業(yè)單位檔案管理將為事業(yè)單位的發(fā)展提供新的動能。這一價值的實現(xiàn)需要檔案業(yè)務管理工作的強有力地實施。檔案業(yè)務指導工作的開展中，應通過強化管理責任、提升隊伍素養(yǎng)及落實信息化技能培訓等策略的綜合實施，提升檔案業(yè)務指導工作的科學性和規(guī)范性，進而推動機關(guān)單位檔案管理工作的上檔升級。

參考文獻

[1]王蘇月.企業(yè)集團檔案業(yè)務指導工作的實踐與思考[J].中國檔案，2015，（10）：43-44.

[2]趙麗萍.奧運工程檔案業(yè)務指導工作之實踐與思考[J].北京檔案，2015，（9）：16-17.

[3]李惠.檔案業(yè)務指導“縮水”現(xiàn)象分析[J].檔案管理，2015，（5）：30-31.

[4]李艷.宗教檔案業(yè)務指導工作實踐與思考[J].檔案與建設，2014，（11）：83-84，80.